Tomorrow Marketers – Trình bày slides thuyết trình là một trong những kỹ năng mà ứng viên thường xuyên phải tiếp xúc trong môi trường công sở, thế nhưng, không phải ai cũng có thể làm tốt. Trên thực tế, để sắp xếp, chọn lọc thông tin sao cho khoa học và hiệu quả trên slides yêu cầu bạn phải có nền tảng về tư duy phản biện (Critical Thinking) rất vững chắc. Nếu không, bạn sẽ rất dễ mắc những sai lầm sơ đẳng, khiến slides thuyết trình của mình trở nên kém chuyên nghiệp, qua đó “mất điểm” trước đồng nghiệp, quản lý.
Vậy, đâu là những lỗi trình bày slides có thể khiến sếp của bạn “ngán ngẩm” khi theo dõi phần thuyết trình? Cùng Tomorrow Marketers khám phá qua bài viết dưới đây nhé!
Những yếu tố tạo nên một slides thuyết trình tốt
Một slides thuyết trình có phần nhìn đẹp chưa chắc đã khiến người nghe, người đọc hiểu rõ được dụng ý của tác giả. Ngược lại, việc đưa quá nhiều thông tin mà không có sự chọn lọc, minh họa trực quan cũng không phải là một ý kiến hay. Nhìn chung, để làm nên một slides thuyết trình tốt, người nói (thường là người làm slides) cần đáp ứng được những yếu tố như sau:
- Sự liên quan đến đối tượng mục tiêu (Audience Relevance): Bài thuyết trình của bạn không chỉ có nhiệm vụ truyền đạt ý tưởng và thông điệp từ bản thân, mà còn phải đem đến những thông tin có giá trị, sát với kỳ vọng của người đọc, người nghe.
- Tính rõ ràng, xúc tích của thông điệp (Message Clarity & Conciseness): Nói dài, nói dai thành ra nói dại”. Thay vì sử dụng những ngôn ngữ phức tạp, những thuật ngữ “đao to búa lớn”, hãy tập trung vào việc truyền đạt ý chính một cách dễ hiểu và ngắn gọn.
- Dẫn chứng hỗ trợ cho luận điểm (Supporting Evidence): Suy cho cùng, slides thuyết trình cũng chỉ là một hình thức để bạn đưa ra luận điểm của mình. Chính vì vậy, việc bổ sung những con số, trích dẫn từ các nguồn uy tín để hỗ trợ cho luận điểm là điều rất quan trọng.
- Phân luồng nội dung logic (Logical Flow): Cũng giống như một bài viết, bài thuyết trình của bạn cần phải có sự liên kết từ slides này sang slides khác. Đồng thời, các ý một slides cùng cần phải được sắp xếp logic để giúp người đọc, người nghe hiểu rõ thông điệp của bạn.
- Tiêu đề thu hút sự chú ý (Compelling Headlines): Tiêu đề có thể được coi là một “điểm neo” trong mỗi slides thuyết trình. Việc có tiêu đề ngắn gọn mà vẫn hấp dẫn sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý và khái quát rất tốt nội dung của slides.
- Hình ảnh minh họa trực quan (Visual Enhancements): Hình ảnh và biểu đồ có thể làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên sinh động và dễ hiểu hơn. Do đó, hãy tích cực sử dụng chúng để minh họa và hỗ trợ các luận điểm quan trọng trong bài thuyết trình của bạn.
05 lỗi trình bày slides thuyết trình “khiến sếp ngán ngẩm”
Như bạn có thể thấy, để làm nên được một slides thuyết trình tốt cần không chỉ một, mà rất nhiều yếu tố cộng hưởng lẫn nhau. Sẽ là lý tưởng nếu bạn có thể đáp ứng được tất cả những yếu tố này. Tuy nhiên, nếu trong trường hợp thời gian và nguồn lực có hạn, hay khi phải thuyết trình cho quản lý, sếp của mình, những yếu tố về sự rõ ràng trong nội dung của slides vẫn nên được đề cao hơn những yếu tố về thẩm mỹ. Bạn có thể không có slides thuyết trình đẹp nhất. Nhưng nếu nội dung của bạn có thể thuyết phục được người nghe, bạn vẫn sẽ “ghi điểm” trong mắt mọi người. Vì vậy, khi trình bày slides, hãy nhớ đừng mắc phải những lỗi dưới đây.
Không nắm được phạm vi của bài thuyết trình
Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi trình bày slides là không xác định được rõ phạm vi của bài thuyết trình. Khi phạm vi không được xác định rõ, người đọc hay người nghe sẽ dễ rơi vào tình trạng bối rối vì không biết nên mong đợi nội dung gì từ người thuyết trình. Sự thiếu rõ ràng này có thể dẫn đến một bài thuyết trình không mạch lạc, thiếu sự tập trung, từ đó khiến khán giả cảm thấy khó chịu.
Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình về “Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc”. Nếu bạn không xác định rõ phạm vi của bài thuyết trình, có thể bạn sẽ bắt đầu bằng cách nói về quản lý thời gian trong cuộc sống hàng ngày, sau đó chuyển đến cách quản lý thời gian trong công việc, rồi cuối cùng lại trình bày về ứng dụng quản lý thời gian trong việc phát triển bản thân.
Tuy nhiên, nếu bạn đã định rõ phạm vi từ đầu, bạn có thể chỉ định rõ rằng, bài thuyết trình sẽ tập trung vào “Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc”. Sự rõ ràng này giúp bạn xây dựng nội dung cụ thể và liên quan trực tiếp đến chủ đề chính mà bạn muốn trình bày. Theo đó, thay vì thuyết trình lan man như ví dụ trên, bạn sẽ lần lượt làm rõ khái niệm, lợi ích của việc quản lý thời gian trong công việc, sau đó mới cung cấp những cách thức hiệu quả để người nghe dễ dàng áp dụng.
Để khắc phục sai lầm này, người trình bày nên xác định rất rõ luận điểm muốn truyền tải trong bài thuyết trình, từ đó chọn lọc kỹ lưỡng các thông tin để cho vào slides. Ngoài ra, dù là với đối tượng nào, trước khi thuyết trình, bạn cũng nên nói qua về agenda, về các kỳ vọng (expectation) của bạn cho khán giả, cũng như những kết quả (outcome) mà bạn muốn đạt được sau phần trình bày. Để xác định phạm vi của bài thuyết trình, hãy tham khảo ví dụ dưới đây.
(Slides là một phần trong khóa học Business English của Tomorrow Marketers!)
“Tham” nội dung trình bày
“Tham” nội dung trình bày cũng là một sai lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải khi trình bày slides thuyết trình. Điều này xảy ra khi các slides bị quá tải bằng lượng văn bản dày đặc hay chứa quá nhiều dữ liệu hoặc hình ảnh, khiến khán giả phải tiếp nhận một lượng thông tin lớn hơn mức cần thiết. Lỗi trình bày này có thể dẫn đến quá tải tinh thần (Cognitive Fatigue), làm cho người đọc, người nghe khó có thể tiếp thu các điểm quan trọng và làm giảm hiệu quả của bài thuyết trình.
Quy tắc 6×6 là một tips khá hữu dụng để giải quyết hiện tượng “tham” nội dung khi làm slide thuyết trình. Về cơ bản, trong một slides, bạn sẽ chỉ được trình bày tối đa 6 dòng, với mỗi dòng không chứa quá 6 từ. Bằng cách tuân theo quy tắc này, người trình bày sẽ buộc phải tóm gọn nội dung của họ sao cho cô đọng nhất, từ đó tạo sự rõ ràng và ngăn chặn sự quá tải thông tin trên các slide. Cách tiếp cận này khuyến khích sự ngắn gọn và đảm bảo rằng khán giả có thể dễ dàng tiếp thu, ghi nhớ các điểm quan trọng. Hơn nữa, với việc thông tin trên các slides được rút ngắn, các hình ảnh minh họa cũng sẽ được trình bày trực quan và hiệu quả để thu hút sự chú ý của người đọc, người nghe hơn.
Luận điểm lỏng lẻo, không chắc chắn
“Cơ sở đâu để em đưa ra luận điểm/quyết định này?” có lẽ là câu hỏi mà không ít nhân sự nhận được từ sếp của mình khi mắc phải lỗi trình bày này. Đây là lỗi xảy ra khi các luận điểm hoặc thông tin quan trọng được truyền tải, nhưng lại thiếu bằng chứng để xác minh, khiến cho nội dung trở nên lỏng lẻo, thiếu logic. Chính điều này sẽ khiến người đọc, người nghe đặt nhiều câu hỏi về tính xác thực của thông tin, hay thậm chí là chất vấn chuyên môn của người trình bày.
Khắc phục vấn đề này, không ít người nghĩ rằng chỉ cần thêm thật nhiều biểu đồ hay số liệu là có thể khiến bài thuyết trình ngay lập tức trở nên thuyết phục. Tuy nhiên, trên thực tế, việc chọn thông tin để đưa vào slides cũng cần người trình bày phải có nền tảng tư duy phản biện (Critical Thinking) rất tốt. Dưới đây là 2 bước để bạn có thể ứng dụng Critical Thinking vào việc đánh giá, chọn lọc thông tin để bổ sung vào slides thuyết trình:
- Analyzing & Interpreting: Bắt đầu bằng việc kiểm tra một cách tỉ mỉ thông tin được trình bày trong các slide của bạn. Hãy tự đặt câu hỏi liệu bạn đã cung cấp đủ dữ liệu, ví dụ hoặc dẫn chứng để hỗ trợ cho luận điểm của mình hay chưa.
- Evaluating & Adjusting: Trong bước này, hãy đánh giá một cách kỹ lưỡng các dẫn chứng bạn đã đưa ra trong slides thuyết trình, cả về tính logic lẫn tính tin cậy. Nếu bạn phát hiện bất kỳ khoảng trống hoặc điểm yếu nào, hãy thêm vào những bằng chứng hoặc dữ kiện để đảm bảo rằng các luận điểm trong bài thuyết trình của bạn được hỗ trợ một cách chắc chắn.
Ứng dụng vào ví dụ về việc làm slides thuyết trình cho chủ đề “Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc” ở phần trước, 2 bước trên có thể được minh họa như sau:
- Analyzing & Interpreting: Khi xem xét lại các slides, bạn nhận thấy rằng trong phần “ưu tiên thứ tự công việc”, bạn chỉ đề cập đơn thuần lý thuyết để ưu tiên công việc, nhưng không cung cấp bất kỳ tình huống thực tế hoặc số liệu thống kê nào để thể hiện tầm quan trọng của cách làm này.
- Evaluating & Adjusting: Bạn quyết định sẽ khiến slide này trở nên thuyết phục hơn bằng cách thêm vào các bằng chứng cụ thể. Theo đó, bạn bổ sung thêm 1 Case Study về việc 1 nhân sự đã tăng 20% tỷ lệ hoàn thành dự án chỉ bằng cách áp dụng kỹ thuật “ưu tiên thứ tự công việc”. Ngoài ra, để khiến luận điểm của mình trở nên toàn diện hơn, bạn thêm vào số liệu về việc các công ty có nhân sự biết “ưu tiên thứ tự trong công việc” có năng suất tốt hơn tới 15%. Như vậy, chỉ với việc để ý thêm vào 2 số liệu nhỏ, luận điểm và slide của bạn đã trở nên mạnh mẽ hơn rất nhiều.
Đọc thêm: Kể chuyện bằng dữ liệu (data storytelling) không khó chỉ với 4 bước
Mắc các lỗi diễn đạt khiến nội dung “tối nghĩa”
Lỗi diễn đạt không chỉ xuất hiện trong những dạng văn bản thông thường, mà cũng có thể gặp nhiều trong các slides thuyết trình. Những lỗi này có thể bao gồm việc sử dụng những từ ngữ mơ hồ (Vague words), những phép so sánh chưa đầy đủ (Inappropriate Comparison), diễn đạt dài dòng (Wordy Expression) hay mắc lỗi trong quan hệ nhân quả (Errors Causality). Qua đó, nội dung trong các slides có thể bị mất đi tính rõ ràng và trở nên “tối nghĩa”, khiến chất lượng của bài thuyết trình bị ảnh hưởng nặng nề.
Đọc thêm: 04 lỗi diễn đạt cần tránh khi viết báo cáo tiếng Anh
Để khắc phục các lỗi về diễn đạt, người trình bày cần phải lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận. Đối với những phép so sánh hay các câu có quan hệ nhân quả, bạn cần phải chắc chắn rằng việc sử dụng những kỹ thuật này sẽ làm cho câu văn trở nên chuyên nghiệp và gãy gọn hơn. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy slides thuyết trình của mình đang quá dài dòng về lối diễn đạt, hãy thử lượng hóa thông tin bằng những con số để người đọc dễ hình dung hơn.
Việc cung cấp thông tin một cách chính xác, chuẩn văn phong kinh doanh, ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn dựa trên những dữ liệu, dẫn chứng rõ ràng là những yếu tố bạn sẽ có được nếu sở hữu kỹ năng Critical Writing. Đây là kỹ năng quan trọng giúp ứng viên có lợi thế cạnh tranh khi thi tuyển và làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia. Nếu bạn muốn luyện tập Critical Writing, luyện tư duy phản biện & Tiếng Anh vào tập đoàn đa quốc gia, hãy tham khảo ngay khóa học Master Critical Thinking & Interview của Tomorrow Marketers!
Vội vàng làm slides khi chưa chắc chắn về mạch nội dung muốn truyền tải
Một cách tiếp cận phổ biến khi làm slides thuyết trình đó chính là “Làm tới đâu, hay tới đó”. Điều này ám chỉ thay vì suy nghĩ cẩn trọng về mạch nội dung, nhiều người lai sa đà vào việc làm slides đầu tiên.
Không có một hình dung rõ ràng cho bài thuyết trình của bạn có thể dẫn đến việc tạo ra các slide thiếu sự liên kết và một luồng nội dung logic (Logical Flow). Khi rơi vào tình huống này, bài thuyết trình của bạn sẽ trở nên vô cùng rời rạc và có phần rối rắm. Công đoạn làm slides cũng sẽ bị ảnh hưởng do có quá nhiều thông tin riêng lẻ, thiếu tính tập trung. Như một “hiệu ứng domino”, khi thuyết trình slides, bạn cũng sẽ khó có thể đạt được mục tiêu đã đề ra của mình.
Mindset để bạn chinh phục mọi bài thuyết trình
Cách tốt nhất để hạn chế những lỗi sai khi trình slides chính là có một mindset đúng đắn ngay từ đầu. Hãy hình dung rõ về một bài thuyết trình thành công theo quan điểm của bản thân. Điều này bao gồm việc biết rõ các kết quả bạn muốn đạt được, thông điệp bạn muốn truyền tải,… Khi đã có một tầm nhìn rõ ràng là lúc bạn mới nên bắt tay vào tạo dựng câu chuyện, thu thập tài liệu, chuẩn bị slides và cuối cùng mới là lên kế hoạch cho quá trình thuyết trình onsite.
Thêm vào đó, việc thấu hiểu insight và pain points của đối tượng mục tiêu, khán giả cũng là điều vô cùng quan trọng. Hãy dành thời gian để tận tâm nghiên cứu những khó khăn của họ, kết hợp với việc xem xét dữ liệu và kiến thức hiện tại bạn đang có trong tay để cấu trúc nội dung của bạn một cách hiệu quả. Bằng cách tập trung vào việc giải quyết những “điểm đau” của khán giả, bạn sẽ đảm bảo rằng bài thuyết trình của mình đáp ứng đúng nhu cầu và mối quan tâm cụ thể của người nghe, người đọc.
Ngoài ra, trước khi xây dựng bài thuyết trình của bạn, hãy tập trung trả lời ba câu hỏi cơ bản: Tại sao bạn ở đây? (mục đích của bạn), Bạn muốn nói gì cho khán giả? (thông điệp của bạn), và Bạn sẽ trình bày thông điệp đó như thế nào? (phương pháp trình bày của bạn). Những câu hỏi này sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc trong quá trình xây dựng nội dung và đảm bảo rằng tất cả nội dung của bạn phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Tóm lại, việc bắt đầu với một điểm kết thúc rõ ràng là bước quan trọng trong việc lập kế hoạch và tổ chức một bài thuyết trình thành công, gây “quyến rũ” và gây ấn tượng với khán giả của bạn. Chính vì vậy, trong lần làm slides tiếp theo, hãy để công việc trình bày slides là công việc cuối cùng, sau khi bạn đã hoàn thành hết tất cả những bước trên nhé!
Tạm kết
Trên đây là 05 lỗi trình bày slides mà bạn không nên mắc phải khi thuyết trình ý tưởng với sếp của mình. Không chỉ làm slides thuyết trình, mà rất nhiều các kỹ năng khác trong môi trường chuyên nghiệp cũng đều cần đến Critical Thinking, Critical Writing và Critical Reading, đơn cử như tranh luận trong Business Meeting, viết Business Report hay trả lời phỏng vấn… Chính vì vậy, nếu bạn mong muốn trau dồi những kỹ năng này, hãy tham khảo ngay khóa học Master Critical Thinking & Interview của Tomorrow Marketers!
Với 6 chủ đề chuyên sâu chuẩn GMAT – bài thi đầu vào các trường kinh tế hàng đầu thế giới, kho câu hỏi luyện tập phong phú, giảng viên với nền tảng học thuật xuất sắc và kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, khóa học Master Critical Thinking & Interview sẽ giúp bạn rèn luyện các kỹ năng Critical Thinking, Critical Writing và Critical Reading – những yếu tố không thể thiếu của một ứng viên làm việc trong các môi trường, tập đoàn đa quốc gia. Tìm hiểu ngay!
