20 cách biểu diễn các chỉ số tài chính không thể bỏ qua

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Làm báo cáo, nên trực quan hoá các chỉ số tài chính thế nào cho khoa học và dễ hiểu? Trong bài viết dưới đây, Tomorrow Marketers giới thiệu bạn 20 chỉ số tài chính cùng các biểu đồ giúp bạn dễ dàng xây dựng báo cáo, theo dõi và phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp.

1. Gross Profit Margin (Tỷ suất lợi nhuận gộp)

Là một thành phần quan trọng trong mẫu báo cáo về lợi nhuận & lỗ (profit & loss dashboard), biểu đồ tài chính này được phát triển từ dạng biểu đồ tròn truyền thống nhưng có thiết kế dễ quan sát hơn. Biểu đồ này thể hiện tổng doanh thu của bạn trừ đi giá vốn hàng bán, rồi chia cho tổng doanh thu bán hàng.

Cung cấp trình bày trực quan về tổng lợi nhuận cũng như các chỉ số tương quan khác, biểu đồ này sẽ cho phép bạn đo lường hiệu quả sản xuất của tổ chức, từ đó giúp bạn đạt được mức lợi nhuận cao hơn từ mỗi đô la bán hàng của mình.

2. Operating Profit Margin (Hệ số lợi nhuận hoạt động)

Là một biểu đồ tài chính tập trung vào yếu tố lãi-lỗ, biểu đồ trực quan này được chia thành một thước đo tỷ lệ phần trăm dễ hiểu cùng với một biểu đồ dạng cột chi tiết sẽ giúp bạn tính toán chính xác thu nhập trước lãi suất và thuế (EBIT- Earnings Before Interest and Tax).

Thu nhập hoạt động (operating income) của bạn càng cao, doanh nghiệp của bạn càng có khả năng sinh lời cao và biểu đồ tài chính này sẽ giúp tối ưu hoá chỉ số này thông qua sự kết hợp giữa các dữ liệu lịch sử và các thông tin phân tích theo thời gian thực.

3. Operating Expense Ratio (Tỷ lệ chi phí hoạt động)

Tỷ lệ chi phí hoạt động – Operating expense ratio (OER)  cũng liên quan chặt chẽ đến khía cạnh lãi-lỗ trong các hoạt động chính của bộ phận tài chính – nó sẽ giúp bạn truy cập vào những thông tin cần thiết chỉ trong nháy mắt.

Chỉ số OER sẽ giúp bạn hiểu được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách so sánh chi phí hoạt động với tổng doanh thu. Đây là biểu đồ phù hợp nhất để hiển thị lãi và lỗ (profit & loss), tuy nhiên, bạn vẫn cần kết hợp với các biểu đồ khác để tạo ra một câu chuyện hoàn chỉnh từ các dữ liệu tài chính phù hợp. Bằng cách theo dõi thông tin này thường xuyên, bạn sẽ có thể quyết định liệu doanh nghiệp của mình có khả năng mở rộng hay không, từ đó thực hiện những thay đổi cần thiết đối, chẳng hạn như điều chỉnh chiến lược thương mại. Có thể nói, đây là một biểu đồ tài chính vô cùng giá trị!

4. Current Ratio (Tỷ số khả năng thanh toán hiện thời)

Có liên kết chặt chẽ với mẫu báo cáo quản lý tiền mặt (cash management dashboard), biểu đồ tài chính này tập trung vào tỷ lệ thanh khoản – giúp bạn đánh giá được khả năng của công ty trong việc trả các khoản nợ ngắn hạn, thường là từ 6 tháng tới 1 năm.

Được trình bày dưới dạng hai phép tính tỷ lệ – biểu đồ này cho phép bạn nắm được tình trạng & hiệu suất thanh khoản tổng thể một cách nhanh chóng. Đồng thời, các biểu đồ cột bên dưới sẽ giúp bạn so sánh dữ liệu và xác định các xu hướng. Nhờ thế, bạn có thể đáp ứng các trách nhiệm, cam kết thanh toán và hạn chế những vấn đề bất lợi trong tương lai.

5. Net Profit Margin (Biên lợi nhuận ròng)

Được trình bày ở định dạng tương tự như biểu đồ tỷ lệ chi phí hoạt động (OER), biểu đồ này giúp bộ phận tài chính của doanh nghiệp dễ dàng thu thập và phân tích các thông tin nhằm phục vụ cho nghiên cứu sâu hơn về tình trạng lợi nhuận. Đây chính là yếu tố quan trọng để bạn có thể đưa ra các chiến lược tăng trưởng lợi nhuận.

Là một trong những KPI tài chính quan trọng nhất mà một doanh nghiệp cần theo dõi, biểu đồ này vô cùng giá trị. Bằng cách sử dụng biểu đồ trực quan, mạnh mẽ và đáng tin cậy này, doanh nghiệp của bạn có thể khắc phục mọi sự kém hiệu quả và tăng lợi nhuận ròng của công ty lên.

6. Accounts Payable Turnover Ratio (Chỉ số vòng quay các khoản phải trả)

Liên quan đến các hoạt động quản lý tiền mặt của công ty bạn, accounts payable turnover ratio là một chỉ số thanh khoản khác – đảm bảo rằng công ty của bạn có thể thanh toán tất cả các chi phí quan trọng của mình trước thời hạn yêu cầu hoặc trong khung thời gian đã định.

Chỉ số này sẽ tự thay đổi & cập nhật theo thời gian thực và được hiển thị ở định dạng đánh số in đậm, trong khi các thông tin lịch sử hoặc theo trình tự thời gian sẽ được trình bày dưới dạng biểu đồ cột và được được chia thành các khoảng thời gian khác nhau. Tỷ lệ này cao có nghĩa là công ty bạn thanh toán thường xuyên, do đó có được sự tin tưởng hơn từ các nhà cung cấp và chủ nợ. Đây là thước đo đặc biệt quan trọng khi bạn cần thương lượng hạn mức tín dụng với nhà cung cấp. Biểu đồ này thực sự rất quan trọng với bất cứ doanh nghiệp nào.

7. Accounts Receivable Turnover Ratio (Chỉ số vòng quay các khoản phải thu)

Được trình bày dưới dạng biểu đồ hình tròn có thể quét, đi kèm với các số liệu doanh thu quan trọng, đây là biểu đồ tài chính giúp bạn xác định mức độ nhanh chóng mà công ty bạn thu các khoản thanh toán còn nợ, từ đó thể hiện mức độ hiệu quả trong các hoạt động mở rộng tín dụng.

Doanh nghiệp của bạn có thể chuyển đổi doanh thu tín dụng thành tiền mặt càng nhanh thì khả năng thanh khoản của bạn càng cao, từ đó dẫn đến khả năng xử lý các khoản nợ ngắn hạn của bạn tốt hơn.

8. Return On Assets – ROA (Tỷ số lợi nhuận trên tài sản)

Biểu đồ này cực kỳ hữu ích vì nó cho phép bạn hiểu được mức độ hiệu quả của doanh nghiệp trong việc tận dụng tài sản của mình để thu được nhiều lợi nhuận hơn.

Được hiển thị dưới dạng biểu đồ cột và đường một cách dễ theo dõi, biểu đồ này cung cấp một hình ảnh trực quan về mức lợi nhuận của doanh nghiệp trong tương quan với tổng. Điểm mấu chốt ở đây là ROA của bạn càng cao càng tốt, nhất là khi bạn so sánh số liệu này với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong ngành. Chính vì vậy, biểu đồ này rất cần thiết cho tiến trình phát triển tài chính của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Data Visualization là gì? Các loại biểu đồ giúp bạn trực quan hoá dữ liệu

9. Return On Equity – ROE (Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu)

Biểu đồ tài chính này cung cấp một phép đo khác biệt về mức lợi nhuận mà bạn có thể tạo ra cho các cổ đông của mình. Số liệu cụ thể này được tính bằng cách lấy thu nhập ròng (net income) của doanh nghiệp (trừ đi cổ tức đối với cổ phiếu ưu đãi) chia cho vốn chủ sở hữu (không tính tới cổ phiếu ưu đãi) – nó không chỉ cung cấp một thước đo tuyệt vời về hiệu suất tài chính mà còn rất hữu dụng khi bạn cần so sánh đối chiếu với các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.

Chỉ số ROE của bạn càng cao nghĩa là bạn càng cung cấp nhiều giá trị hơn cho các cổ đông của mình – điều này sẽ dẫn đến thành công kinh doanh lâu dài.

10.  Phân tích chi phí công nghệ thông tin (IT)

Biểu đồ tài chính này đặc biệt tập trung vào bộ phận IT, nhưng bạn có thể dễ dàng điều chỉnh nó cho bất kỳ phòng ban nào khác trong công ty. Chúng ta có thể thấy sự phân bổ chi phí theo từng khía cạnh cụ thể: phần mềm (software), phần cứng (hardware), SP và nhân sự (personnel). Trong mỗi khía cạnh các chi phí lại được chia nhỏ theo từng thành tố, ví dụ quản trị (administration), phát triển (development), vận hành (operations) và hỗ trợ (support). Điều quan trọng là phải theo dõi các thông tin này để biết được chi phí đến từ các nguồn chính nào, có tiềm năng/lựa chọn nào mới không, từ đó doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược của mình.

Nếu bạn thấy rằng một chi phí nào đó lớn đáng kể, bạn nên kiểm tra xem chi phí đó có hợp lý hay cần điều chỉnh lại. Bằng cách sử dụng một phần mềm kinh doanh trực tuyến (online business intelligence software), bạn có thể tương tác trực tiếp với tất cả dữ liệu được trình bày trong biểu đồ này và phân tích sâu hơn tùy theo nhu cầu của công việc. Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian xuất, nhập và tìm kiếm thông tin phù hợp mà khả năng xử lý & thấu hiểu dữ liệu cũng được tăng cường, bởi con người chúng ta làm việc nhạy bén hơi với các hình ảnh trực quan.

11. Cost Avoidance (Hạn chế chi phí)

Đây là một trong những biểu đồ quan trọng cần được để ý sát sao vì nó theo dõi khoản chi phí (trong trường hợp này là của một bộ phận thu mua) đã được tiết kiệm trong một khung thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể mô tả xu hướng trong 5 năm như ở ví dụ này và sắp xếp nó theo danh mục nhà cung cấp. Số liệu này tuy không hữu hình và cụ thể như khoản chi phí được tiết kiệm (cost saving), nhưng vẫn mang đến nhiều thông tin hữu ích cho bộ phận thu mua.

Mục tiêu của mọi chuyên gia thu mua là giảm chi phí trong tương lai (cũng như trong hiện tại) và biểu đồ này có thể dễ dàng thể hiện tác động mà những nỗ lực này đã đem đến cho công ty.  Ví dụ, một chuyên gia hay quản lý thu mua có thể chốt giá hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp để tránh việc tăng giá trong tương lai.

12. Cash Conversion Cycle (Vòng quay tiền mặt)

Cash conversion cycle – CCC (Vòng quay tiền mặt) là một chỉ số tài chính theo dõi thời gian mà công ty cần để chuyển các nguồn lực của mình thành tiền mặt từ hoạt động bán hàng. Ở ví dụ trên, công thức cũng được mô tả đơn giản để có thể dễ dàng theo dõi: bạn cần thêm số ngày doanh thu chưa thanh toán (sales outstanding) vào số ngày hàng tồn kho (inventory outstanding) và trừ đi số ngày còn nợ phải trả (payable outstanding) để tính ra vòng quay tiền mặt.

Nếu bạn sử dụng một biểu đồ tài chính mà bạn có thể tương tác và tính toán dữ liệu tự động dựa trên thông tin đầu vào của bạn, thì khả năng sai sót sẽ được giảm thiểu tối đa. Bạn không cần tính toán một cách thủ công mỗi khi cần báo cáo, mà có thể theo dõi dữ liệu của mình trong thời gian thực, chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Mục tiêu của công ty luôn là giữ vòng quay tiền mặt ở mức thấp nhất có thể, vì chỉ số này cao có nghĩa là doanh nghiệp đang không đạt được sự hiệu quả tối ưu trong hoạt động quản lý và vận hành. Hiểu một cách đơn giản: nếu công ty bán thứ mà khách hàng muốn mua, chu kỳ sẽ diễn ra nhanh chóng và phát triển lành mạnh. Nếu không, công ty cần những điều chỉnh kịp thời để tránh việc tình trạng trở nên nghiêm trọng hơn nữa.

13. Vendor Payment Error Rate (Tỷ lệ lỗi thanh toán của nhà cung cấp)

Việc thanh toán hóa đơn và xuất hóa đơn cho nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác là điều cần được phân tích cẩn thận vì nó cho biết tỷ lệ sai sót của việc thanh toán – đánh giá xem phòng ban chịu trách nhiệm cho việc này có hoạt động hiệu quả không. Tất nhiên, những sai lầm vẫn sẽ xảy ra, nhưng chúng cần được giữ ở mức tối thiểu. Các sai sót có thể bao gồm thanh toán cho sai đối tượng, thanh toán quá mức hoặc lập hóa đơn kép,… .

Một báo cáo phân tích tài chính tốt có thể giúp ích trong quá trình này. Khi bạn tự động hóa dữ liệu và số hóa những phân tích của mình với sự trợ giúp của các phần mềm hiện đại, tỷ lệ sai sót của bạn sẽ được kiểm soát chặt chẽ. Ở ví dụ bên trên, chúng ta có thể thấy rằng tỷ lệ sai sót trung bình là 1,3%, nhưng nó đã bắt đầu giảm trong những tháng qua. Mục tiêu ở đây là duy trì tỷ lệ thấp nhất có thể và hẹn chế các rắc rối tiềm năng.

14. Operating Cash Flow (Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh)

Biểu đồ dòng tiền này cho ta một bức tranh rõ ràng về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ được trình bày ở trên cho thấy một công ty tạo ra bao nhiêu tiền mặt trong vòng 5 năm. Nó không bao gồm các khoản đầu tư và/hoặc doanh thu không liên quan đến bán hàng – về cơ bản có nghĩa là nó tập trung vào các hoạt động chính liên quan tới tiền mặt (ví dụ: bán/mua hàng tồn kho hoặc trả lương). Biểu đồ này rất quan trọng vì nó thể hiện liệu một công ty có thể duy trì hoạt động của mình và phát triển hay không. Chỉ số này cần được theo dõi chặt chẽ và thường xuyên để tránh các khó khăn về tài chính có thể xảy ra.

15. Working Capital (Vốn lưu động)

Ví dụ tiếp theo của  là về working capital (vốn lưu động). Đây là một biểu đồ đơn giản giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty bạn. Nó không bao gồm bất kỳ tỷ lệ hay hệ số nào, mà chỉ bao gồm các con số thể hiện trạng thái nợ hiện tại (current liabilities), tài sản lưu động (current assets) và tổng vốn lưu động (total working capital) của bạn. Nếu vốn lưu động cao, bạn có thể cân nhắc sử dụng số tiền dư thừa để đầu tư.

16. Berry Ratio (Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên chi phí hoạt động)

Tỷ lệ Berry là một chỉ số tài chính so sánh lợi nhuận gộp của một công ty với chi phí hoạt động của công ty – thể hiện khoản lợi nhuận thu được từ một khoảng thời gian cụ thể. Trong biểu đồ trên, chúng ta thấy rằng 1,0 là hệ số tham chiếu để đo lường chỉ số này. Nếu tỷ lệ Berry của công ty bạn dưới 1,0 có nghĩa là bạn đang thua lỗ, ngược lại, nếu tỷ lệ này cao hơn, điều đó có nghĩa là bạn đang tạo ra lợi nhuận trên tất cả các chi phí biến đổi.

Biểu đồ kinh doanh này là một phần cơ bản của CFO dashboard (mẫu báo cáo dành cho các giám đốc tài chính) – nếu bạn theo dõi nó thường xuyên, bạn có thể biết chính xác thời kỳ nào lợi nhuận của bạn giảm hoặc tăng, từ đó đưa ra các quyết định để cải thiện tài chính kinh doanh.

17. Economic Value Added (Giá trị gia tăng kinh tế)

Biểu đồ tương tác này nhằm mục đích theo dõi giá trị gia tăng kinh tế (EVA) của một công ty. Sự phân chia màu sắc (màu đỏ, xám và xanh lá cây) thể hiện chỉ số là dương hay âm. Số liệu này được tính bằng cách khấu trừ chi phí vốn khỏi lợi nhuận hoạt động và điều chỉnh nó để tính thuế trên cơ sở tiền mặt. Để tính EVA của công ty, bạn có thể sử dụng công thức đơn giản: lợi nhuận hoạt động ròng sau thuế  – vốn đầu tư * chi phí sử dụng vốn bình quân

EVA là một chỉ số tài chính căn bản để biết liệu khoản đầu tư của công ty có mang lại giá trị hay không. Nếu một doanh nghiệp có EVA âm, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đó không tạo ra bất kỳ lợi nhuận nào từ các khoản đầu tư của mình. Bằng cách đo lường chỉ số này một cách thường xuyên, bạn sẽ có bức tranh toàn cảnh hơn về tài sản của công ty và đưa ra các quyết định quản lý tốt hơn về lâu dài.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp (Có giải thích chi tiết các chỉ số)

18. Payroll Headcount Ratio (Tỷ lệ nhân viên trong biên chế)

Biểu đồ kinh doanh tiếp theo theo dõi tỷ lệ số nhân viên trong biên chế. Số liệu này được tính bằng cách chia tất cả các vị trí nhân sự toàn thời gian cho tổng số nhân viên dựa trên các khía cạnh khác nhau như chi phí hoặc doanh thu liên quan. Bạn có thể tính cả nhân viên toàn thời gian, bán thời gian cũng như các freelancer. Mục đích chung của chỉ số này là để hiểu công ty của bạn đang quản lý chi phí nhân lực tốt như thế nào.

Bằng cách theo dõi các chỉ số nhân sự như payroll headcount ratio, bạn có thể đảm bảo rằng chi phí lao động của mình là một khoản đầu tư tốt và mang lại lợi nhuận tài chính tích cực cho công ty. Đồng thời, biểu đồ này cũng giúp bạn đánh giá liệu chi phí trả lương của bạn có quá cao hay không, từ đó bạn có thể điều chỉnh và hạn chế các tình trạng khó khăn về tài chính.

19. Procurement Cost Reduction (Giảm thiểu chi phí thu mua)

Giảm chi phí là một KPI quan trọng mà bạn sẽ tìm thấy trong tất cả các mẫu báo cáo thu mua (procurement dashboard). Mục đích của chỉ số này là để theo dõi khoản tiết kiệm hữu hình từ các hoạt động quản lý chi phí trong những năm qua. Hình ảnh trên hiển thị hai biểu đồ: Biểu đồ đầu tiên là xu hướng 5 năm để bạn có thể so sánh hiệu suất hiện tại với các năm khác. Biểu đồ thứ hai cung cấp cái nhìn chi tiết về mức tiết kiệm theo danh mục nhà cung cấp – bằng cách này bạn có thể  được chính xác bạn đã tiết kiệm tiền trong khía cạnh/lĩnh vực nào.

Bằng cách thường xuyên theo dõi biểu đồ này, bạn có thể nắm rõ được vòng đời quản lý của nhà cung cấp (supplier lifecycle management), tăng mức độ hiệu quả  thông qua việc tận dụng phân tích chuỗi cung ứng hoặc đào tạo nhân viên của bạn về cách tiết kiệm chi phí. Tất cả những gợi ý này chắc chắn sẽ làm các chỉ số của bạn tốt hơn trong dài hạn.

20. Cost Per Hire (Chi phí tuyển dụng/người)

Chúng ta sẽ kết thúc danh sách các biểu đồ tài chính với số liệu đơn giản này. Nó được dùng để theo dõi số lượng nguồn lực bạn đầu tư vào mỗi nhân viên mới mà công ty cần thuê. Trong biểu đồ hình tròn ở trên, chúng ta có thể thấy chi phí hàng năm được chia theo cấp độ thâm niên: Junior (nhân viên cấp thấp), Mid-level (cấp trung) và Senior (cấp cao). Biểu đồ bao gồm tất cả các chi phí đến từ quá trình tuyển dụng như marketing, chi phí thời gian mà nhà tuyển dụng dành ra để xem xét CV và thực hiện các cuộc phỏng vấn, cũng như chi phí các tài liệu đào tạo,…

Quá trình tuyển dụng tuy nhìn qua không phức tạp nhưng thực tế lại tốn rất nhiều tiền của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi chi phí tuyển dụng/người, bạn có thể tối ưu hóa khoản đầu tư của mình và tận dụng hiệu quả ngân sách tuyển dụng của mình. Đầu tư vào các nhân sự tài năng cũng chính là cách để công ty bạn có được sự phát triển lâu dài.

Tạm kết

Data Visualization luôn là một phần quan trọng trong quy trình khai thác và phân tích dữ liệu. Biểu diễn các chỉ số đúng cách sẽ giúp bạn dễ dàng kể câu chuyện từ bức tranh dữ liệu lớn, từ đó tìm ra insight và xác định các xu hướng trong tương lai. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các công cụ hỗ trợ quá trình Data Visualization và củng cố tư duy khai thác dữ liệu trong vận hành doanh nghiệp, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers!

Bài viết được biên soạn bởi TM, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.

Tagged: