Tomorrow Marketers – Một cuộc khảo sát từ Harvard Business Review cho thấy, tuyển người không phù hợp là nguyên nhân của 80% các trường hợp nhân sự thôi việc. Bên cạnh đó, theo Bộ Lao động Hoa Kỳ, chi phí tuyển sai người sẽ chiếm tới 30% lương nhân sự của vị trí đó trong năm đầu tiên.
Có thể thấy, doanh nghiệp sẽ chịu nhiều thiệt hại nếu như tuyển sai người. Lúc này, để chủ động tiếp cận và tuyển được người phù hợp, recruiters sẽ cần xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng (Candidate Persona) cho vị trí cần tuyển. Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu định nghĩa và cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng trong bài viết này nhé.
Chân dung ứng viên tiềm năng (Candidate Persona) là gì? Tại sao cần xây dựng chân dung ứng viên?
Chân dung ứng viên tiềm năng (Candidate Persona) được hiểu là bản mô tả chi tiết các đặc điểm, kỹ năng, và cả những mong đợi của những nhân tài mà công ty muốn thu hút. Nhìn chung, một bản mô tả chân dung ứng viên cơ bản sẽ được xây dựng dựa trên các thông tin thường thấy trên CV của ứng viên, như đặc điểm nhân khẩu học, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… Bên cạnh kỹ năng và chuyên môn làm việc, để tìm được người có tiềm năng phát triển trong văn hóa doanh nghiệp, nhà tuyển dụng cũng sẽ cần chú ý cả về cả những khía cạnh như: đặc điểm tính cách, định hướng nghề nghiệp, kỹ năng mềm, hay khả năng làm việc nhóm,…
Với vai trò như vậy, chân dung ứng viên nên được xây dựng hoàn chỉnh trước khi bạn gửi cold email, viết bản mô tả công việc, đăng bài tuyển dụng,… Một bản chân dung được tạo ra càng tỉ mỉ sẽ giúp bạn càng dễ dàng phát triển các nội dung phù hợp với những nhân tài mà bạn muốn thu hút. Bên cạnh đó, khâu tuyển dụng của doanh nghiệp cũng sẽ có được những lợi điểm như:
- Nhân sự mới dễ hòa nhập, giảm tỷ lệ nghỉ ngang khi đang thử việc vì sốc văn hóa. Thật vậy, khi có một thang đối chiếu cụ thể để so sánh mức độ phù hợp của ứng viên với công ty, bạn sẽ dễ dàng hơn để tuyển đúng người từ số đông người ứng tuyển.
- Tập trung vào những kênh truyền thông hiệu quả nhất. Quá trình tìm hiểu về ứng viên sẽ cho bạn biết họ thường xuyên online trên các nền tảng nào, hay chủ động tìm kiếm công việc mới ở đâu. Từ đó, bạn biết đâu là nơi tốt nhất để dành phần lớn nỗ lực của mình.
- Rút ngắn thời gian tuyển dụng. Khi đã có những tiêu chí cụ thể, quá trình sàng lọc CV, hay đánh giá ứng viên sau phỏng vấn cũng diễn ra nhanh chóng hơn, giúp tiết kiệm thời gian của công ty.
- Tối ưu quá trình tạo nguồn ứng viên. Khi biết nơi ứng viên xuất hiện để tìm việc, các nội dung tuyển dụng sẽ được phân phối đúng chỗ, tăng tỷ lệ ứng viên tiềm năng nhìn thấy thông tin.
- Nâng cao trải nghiệm ứng viên. Nhờ hiểu rõ ứng viên là ai, mong muốn điều gì, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để tạo ra hành trình ứng tuyển thuận tiện nhất cho họ.
Đọc thêm: Mẫu khung năng lực chuyên môn cho bộ phận Marketing (Marketing Functional Competencies)
Cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
Chúng ta có thể chia nhỏ quá trình này ra làm 3 giai đoạn: Thu thập thông tin về vị trí cần tuyển, Thống nhất thông tin với Trưởng bộ phận/ CEO, và Xây dựng chân dung ứng viên hoàn chỉnh.
Giai đoạn 1: Thu thập thông tin về vị trí cần tuyển
Các tiêu chí về Kỹ năng chuyên môn & Kinh nghiệm làm việc
Một chân dung ứng viên chất lượng sẽ cần được xây dựng dựa trên những thông tin thực tế và khách quan, chứ không chỉ từ phỏng đoán hay cảm nhận của người làm tuyển dụng. Vậy nên, cách tốt nhất để hiểu vị trí mình cần tuyển là thu thập thông tin từ những người đang thực hiện tốt vị trí đó. Ví dụ, giả sử bạn đang cần tuyển người thay thế cho vị trí Project Manager hiện tại. Hãy bắt đầu bằng cách xem sơ yếu lý lịch của những người đã đủ tiêu chuẩn, được tuyển vào công ty và làm việc xuất sắc cho vị trí đó để tìm ra điểm chung về các thông tin như:
- Thông tin nhân khẩu học: Tuổi, Nơi ở hiện tại, Trình độ học vấn,…
- Vị trí công việc hiện tại
- Kinh nghiệm làm việc
- Kỹ năng chuyên môn
- Mục tiêu sự nghiệp
- Tính cách, giá trị
- …
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sắp xếp một buổi Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) cùng nhân sự hiện tại để lắng nghe ý kiến chủ quan từ họ về hành vi, mong muốn của ứng viên cho vị trí này. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi như sau:
- Động lực làm việc: Tại sao bạn lựa chọn ứng tuyển vào công ty? Điều gì giúp bạn giữ được nhiệt huyết ở công việc này?
- Bạn tìm thấy công việc sắp tới ở đâu? Những nền tảng việc làm nào bạn thường xuyên truy cập?
- Trong quá trình làm việc tại đây, bạn thấy mình đã có cơ hội phát triển những gì?
- Vì sao bạn lại nghỉ việc và tìm kiếm một cơ hội mới?
Những câu trả lời từ khảo sát nhỏ này cũng là chất liệu để doanh nghiệp có thể xây dựng hoặc cải thiện EVP (Employer Value Proposition) của mình. Một EVP tốt sẽ giúp ứng viên trả lời được “Vì sao nhân sự lựa chọn gia nhập công ty tôi và vì sao họ quyết định gắn bó?”
Đăng ký tham gia khóa học để được hướng dẫn chi tiết.
Các tiêu chí về Văn hóa doanh nghiệp & Đội nhóm
Bên cạnh kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, doanh nghiệp cũng cần có các tiêu chí đánh giá về mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty, hoặc văn hóa đội nhóm. Thử tưởng tượng, sẽ thật tệ hại nếu như ban giám đốc muốn xây dựng một văn phòng không gian mở để kích thích sáng tạo và tiến bộ, nhưng những nhân viên họ tuyển vào lại là những người ngại giao tiếp và muốn riêng tư. Hoặc, công ty cố gắng tuyển những người có tham vọng lớn, luôn muốn tiến bộ để phát triển công ty nhưng lại chẳng có nổi một chương trình đào tạo nhân sự, hay chính sách hỗ trợ học tập cho nhân viên.
Nếu những niềm tin và hành vi của nhân viên phù hợp với các giá trị cốt lõi và văn hóa công ty, mối quan hệ giữa hai bên sẽ trở nên bền vững hơn. Trên thực tế, khảo sát của Trường Đại học Iowa cho thấy, nếu nhân viên có thể hòa nhập tốt với tổ chức, đồng nghiệp, và quản lý trực tiếp của mình, họ sẽ có mức độ hài lòng trong công việc cao hơn, hiệu suất công việc tốt hơn, và gắn bó với doanh nghiệp lâu dài hơn.
Ngoài những tính từ mô tả văn hóa chung của công ty được trình bày trên website, bạn cũng có thể trao đổi với nhân sự để khai thác thêm về phong cách làm việc phù hợp. Bạn có thể đặt ra các câu hỏi như:
- Vị trí này sẽ thiên về làm việc nhóm hay làm việc độc lập?
- Theo trải nghiệm làm việc của cá nhân bạn, người với tính cách như thế nào sẽ không thể thích nghi trong môi trường làm việc này? Và người như thế nào sẽ thích nghi tốt?
- Bạn đã bao giờ cảm thấy nhân sự lạc lõng trong khi làm việc tại đây chưa? Tại sao lại như vậy?
- …
Giai đoạn 2: Thống nhất thông tin với Trưởng bộ phận/ CEO
Cả người tuyển dụng và Trưởng bộ phận đều có chung mục tiêu là tuyển đúng người cho vị trí đang trống, nhưng cả 2 lại thường không có chung suy nghĩ khi tuyển dụng. Theo iCIMS Hire Expectation Institute, có đến 80% chuyên viên tuyển dụng cho rằng họ hiểu vị trí đang tuyển ở mức “cao” cho đến “rất cao”. Trong khi đó, 61% trưởng bộ phận cho rằng mức độ hiểu biết của chuyên viên tuyển dụng về vị trí cần tuyển chỉ dừng lại ở mức “trung bình” và “thấp”.
Nhiều chuyên viên tuuyển dụng từng chia sẻ rằng chẳng ít lần họ đã tốn nhiều công sức để tìm và lọc CV rất kỹ càng trước khi chuyển tiếp cho Trưởng bộ phận, nhưng họ vẫn chưa hài lòng và yêu cầu tiếp tục tìm kiếm thêm CV mới. Khi không có cùng suy nghĩ và các tiêu chí để đánh giá ứng viên, những tình huống như trên rất dễ xảy ra, kéo theo các xung đột không đáng có và làm tốn thêm thời gian.
Sự hài lòng của Trưởng bộ phận đối với ứng viên là yếu tố then chốt để hoàn tất quá trình tuyển dụng một cách thành công. Tuy vậy, họ lại không có chuyên môn về tuyển dụng, nên thường đưa ra các yêu cầu chung chung như “Anh muốn tìm một Quản lý dự án tốt”. Do đó, công việc chính của chuyên viên tuyển dụng bây giờ sẽ là làm rõ các tiêu chí để đáp ứng yêu cầu “tốt” của trưởng bộ phận. Dựa vào các thông tin khách quan đã thu thập được để xây dựng chân dung ứng viên, chuyên viên tuyển dụng có thể sử dụng chúng để làm tiếp tục sàng lọc và xin ý kiến từ Trưởng bộ phận. Một phương pháp mà chuyên viên tuyển dụng có thể áp dụng để thảo luận cùng Trưởng bộ phận về những yêu cầu cho ứng viên của vị trí cần tuyển là MoSCoW, cụ thể:
- Must Have – Những tiêu chí nào mà ứng viên “bắt buộc” phải sở hữu? (Ví dụ: Liệu ứng viên có cần bằng Thạc sĩ, hay chỉ cần bằng Cử nhân cùng với một vài năm kinh nghiệm làm việc là đủ?)
- Should Have – Những tiêu chí nào giúp ứng viên trở nên khác biệt với số đông?
- Could Have – Những tiêu chí nào đưa ứng viên trở thành ưu tiên lựa chọn của doanh nghiệp?
- Won’t Have – Những tiêu chí mà ứng viên sở hữu nhưng không giúp ích nhiều cho dự án?
Để dễ hiểu hơn, hãy thử xem một ví dụ về cách sử dụng MoSCoW khi phân tích các tiêu chí cho vị trí Project Manager (Quản lý dự án):
- Must Have: Một số câu hỏi để tìm ra các yêu cầu tối thiểu mà ứng viên phải đáp ứng là:
- Theo ý kiến của bạn, những kỹ năng cụ thể nào sẽ tạo ra một Project Manager tốt?
- Quy mô và phạm vi của dự án họ đã từng quản lý là như thế nào? (Thách thức về ngân sách, thời gian,…)
Câu trả lời của Trưởng bộ phận có thể giúp bạn tìm ra được các Yêu cầu tối thiểu như: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm Quản lý dự án/ Đã có kinh nghiệm quản lý các dự án phân phối phần mềm với ngân sách ít nhất là 8 tỷ đồng.
- Should Have: Từ những thông tin bạn thu thập được ở trên, hãy đưa cho Trưởng bộ phận lựa chọn xem tiêu chí nào sẽ giúp ứng viên này khác biệt so với số đông. Chẳng hạn, trong danh sách của bạn có 3 tiêu chí: có kinh nghiệm với Middleware, React Native, và có nền tảng kỹ thuật về cơ sở hạ tầng. Nếu bắt buộc phải chọn một trong 3, tiêu chí được chọn sẽ là yếu tố giúp ứng viên khác biệt so với số đông – những người chỉ đáp ứng yêu cầu tối thiểu.
- Could Have: 2 yếu tố không được chọn ở phần Should Have sẽ là các yếu tố giúp ứng viên nổi bật, trở thành ưu tiên lựa chọn của doanh nghiệp.
- Won’t Have: Ở phần này, bạn có thể khai thác xem Trưởng bộ phận không thích tiêu chí nào ở những ứng viên đã từng phỏng vấn hoặc đã từng làm việc cùng. Giả sử, họ cho rằng việc hiểu biết sâu về kỹ thuật không phải là tiêu chí không đáng quan tâm.
Ngoài ra, Trưởng bộ phận là người cũng nắm khá rõ hành vi của vị trí cần tuyển trong phòng ban. Vậy nên, nhờ họ lập ra một danh sách các kênh truyền thông, mạng xã hội mà ứng viên tiềm năng thường xuyên sử dụng cũng sẽ giúp bạn cải thiện chân dung ứng viên của mình.
Giai đoạn 3: Xây dựng hoàn chỉnh chân dung ứng viên tiềm năng
Khi đã tổng hợp đầy đủ và nhất quán các tiêu chí đánh giá ứng viên, bạn có thể sắp xếp lại các thông tin để có góc nhìn tổng quan và có hệ thống hơn về ứng viên cần tìm. Hãy thử tham khảo một ví dụ bên dưới:
Tạm kết
Một ứng viên tiềm năng không chỉ cần tốt về kỹ năng chuyên môn mà còn cần phù hợp với văn hoá và giá trị doanh nghiệp, như vậy mới có thể cam kết đồng hành lâu dài. Nếu bạn muốn tìm thêm về cách xây dựng chân dung ứng viên và lắng nghe chia sẻ thực tế từ trainer giàu kinh nghiệm trong ngành, hãy tham khảo khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers. Ngoài ra, trong 8 buổi học, bạn sẽ cùng trainers tìm hiểu các nội dung như:
- Áp dụng mô hình Brand Key Vision để phân tích Điểm mạnh/Giá trị cốt lõi, Yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, giúp tìm ra EVP cạnh tranh.
- Cách triển khai định vị thương hiệu qua các hoạt động: PR, Event, Tài trợ,…
- Cách lên kế hoạch, triển khai, và phân phối nội dung tuyển dụng để tạo nguồn ứng viên trên các kênh truyền thông (Facebook, Tiktok, Linkedin,…)
Tham gia khoá học Employer Branding & Hiring để xây dựng thương hiệu tuyển dụng & tăng trưởng nguồn ứng viên cho doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu thêm về khóa học cùng Tomorrow Marketers nhé.
Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!
