Viết cold email tuyển dụng thế nào để tăng mức độ quan tâm và phản hồi?

cold email tuyển dụng
marketing foundation

Tomorrow MarketersThống kê tuyển dụng gần đây cho thấy, 73% ứng viên là những người không chủ động tìm kiếm công việc mới, nhưng vẫn sẵn sàng đón nhận cơ hội nếu có offer công việc khác tốt hơn. Đây là con số quá hấp dẫn để các nhà tuyển dụng tham gia vào cuộc chiến cold email, đưa thông tin tuyển dụng đến ứng viên tiềm năng để họ tham khảo công việc mới và cân nhắc nộp đơn. 

Thế nhưng, thách thức ở đây là có hàng trăm email đổ bộ vào hộp thư đến của họ mỗi ngày, và khả năng cao cold email của bạn sẽ bị bỏ mặc trong mớ đó. Nhằm giúp nhà tuyển dụng vượt qua thách thức này, bài viết sẽ cung cấp 8 bí quyết viết cold email tuyển dụng để tăng mức độ quan tâm và phản hồi của ứng viên.

Cold email là gì?

Cold email là khái niệm niệm bắt nguồn từ Marketing và Sales, mô tả những email gửi tới khách hàng tiềm năng khi họ chưa biết gì về doanh nghiệp. Tương tự trong hoạt động tuyển dụng, cold email được các nhà tuyển dụng dùng để tiếp cận những ứng viên xa lạ, chưa biết đến công ty hoặc chưa có ý định tìm kiếm công việc mới. Nhiệm vụ lúc này của cold email là giới thiệu về bạn và vị trí bạn đang tuyển, hay nói cách khác, đưa thông tin tuyển dụng tới ứng viên một cách bị động để tạo nhu cầu ứng tuyển cho họ.

Bí quyết viết cold email tăng tối đa tỷ lệ phản hồi

1. Hiểu ứng viên của bạn là ai

Trước khi viết, hãy biết bạn viết cho ai. Muốn tăng lượt quan tâm cold email, bạn không thể không nghiên cứu về ứng viên, hiểu tình trạng, mối quan tâm của họ và thu thập những thông tin quan trọng khác như vị trí tại công ty cũ, bằng cấp, mục tiêu nghề nghiệp. Đây là những thông tin thường rất dễ được khai thác trên LinkedIn – nơi thảo luận sôi nổi về chủ đề công việc, sự nghiệp. Bạn có thể tạo kết nối với nhiều người và tham gia vào các hội nhóm trên nền tảng này để tìm ra chân dung ứng viên lý tưởng của mình.

Nhưng tất nhiên, LinkedIn không phải lựa chọn duy nhất. Các kênh mạng xã hội là mỏ vàng thông tin bạn có thể đào để hiểu về ứng viên của mình. Chẳng hạn, dân công nghệ thường trú ẩn trên GitHub và Stack Overflow, những người viết lách thường lưu qua Medium hay đội designer thường xài Pinterest hoặc Instagram để trưng diện sản phẩm của mình.

2. Lập dàn ý, bố cục rành mạch

Bất cứ nội dung nào cũng nên được sắp xếp theo một trình tự thuyết phục để kêu gọi hành động. Tương tự, muốn ứng viên thực hiện hành động ứng tuyển, bạn cần có một bố cục rõ ràng cho cold email của mình. Tuy nhiên, đây là công việc các nhà tuyển dụng thường bỏ qua (và vì thế, cũng thường thất bại trong việc kêu gọi ứng viên ứng tuyển). 

Dưới đây là ví dụ về cold email điển hình mà nhà tuyển dụng không nên gửi cho một ứng viên xa lạ. Nó không dành riêng cho bất kỳ ai, liệt kê danh sách dài các kỹ năng nhưng không thể hiện giá trị mà từng kỹ năng mang lại, và kết thúc bằng một CTA yếu. Thật khó để gây ấn tượng với những ai đang tìm việc qua một email như này.

Để lập dàn ý cho email, hãy có câu trả lời rõ ràng, cụ thể cho những câu hỏi sau:

  • Email này dành cho ai?
  • Mục đích/ mục tiêu của việc gửi email?
  • Email có cần tệp đính kèm?
  • Giọng văn nào nên được sử dụng?
  • CTA (call-to-action: kêu gọi hành động) tốt nhất là gì và nên đặt nó ở đâu?
  • Mở đầu/ kết thúc email thế nào?

Đọc thêm: Bí kíp viết JD “hớp hồn” ứng viên

Cold email dưới đây là ví dụ sắc nét của một bố cục tốt, đề cập trực tiếp đến những gì bạn ấn tượng ở ứng viên, giải thích chi tiết về công việc bạn muốn giới thiệu cho họ và kết thúc bằng một CTA ngắn gọn, hiệu quả.

3. Đặt tiêu đề rõ ràng, không ‘bóng bẩy’ thái quá

Phần lớn chúng ta chỉ nhìn tiêu đề để quyết định mở hay lời đi một email. Những người kiếm việc cũng tương tự. Khi hòm thư ngày nào cũng được lấp đầy bởi vô số tin nhắn spam, họ sẽ ngay tức khắc bỏ qua một email không có giá trị với mình ngay từ tiêu đề. Vì vậy việc dành thời gian để trau chuốt tiêu đề là rất quan trọng. 

Thông thường, một tiêu đề cần ngắn gọn, súc tích (lý tưởng từ 4-6 từ) trong khi khơi gợi được sự tò mò, quan tâm của người đọc. Lời khuyên là khi “giật” tiêu đề, hãy nhập vai vào ứng viên để phỏng đoán đâu là tiêu đề sẽ thu hút sự chú ý của họ, hoặc ngược lại, khiến họ từ chối mở. Chẳng hạn, “Cơ hội sự nghiệp có 1-0-2 sẽ thay đổi hoàn toàn đời bạn – Không thể bỏ lỡ!” là một tiêu đề tương đối dài dòng và phóng đại, dễ tạo kỳ vọng sai lệch cho người nhận. Một tiêu đề tốt chỉ cần đơn giản như “Vị trí UX Writer tại công ty A đang mở”, “Công ty B tìm kiếm Product Manager” hoặc “Hiện có vị trí trống mảng Data Engineering – Làm tại TP. HCM”.  

Bên cạnh tiêu đề, bạn cũng nên tận dụng hiệu quả Preheader text – phần mô tả xem trước của email. Đây là 2-3 dòng ký tự ngắn hiển thị dưới tiêu đề mail trong inbox. Khi ứng viên đọc tiêu đề mail, phần text này sẽ hiển thị ngay trong tầm mắt họ. Vì thế, đừng bỏ lỡ không gian này để hé lộ những nội dung thu hút nhất, kích thích ứng viên mở mail.

4. Cá nhân hóa cho từng đối tượng

Không có sự cá nhân hóa là một trong những lý do lớn dẫn đến tình trạng cold email bị mặc kệ. Điều đáng buồn là có đến gần 90% các email được gửi tới ứng viên đều không được cá nhân hóa. Kết quả là, liệu mấy ai sẽ quan tâm đến một “bức thư nguội” như được gửi cho hàng nghìn người một lúc, “trúng ai thì trúng”? Hãy cá nhân hóa cold email của bạn nhất có thể, đề cập trực diện đến người nhận trong email. Một email cá nhân hóa không chỉ tạo sự kết nối giữa bạn và ứng viên, mà quan trọng hơn là thể hiện sự tôn trọng đúng mực dành cho họ.

Dưới đây là một ví dụ về cold email được cá nhân hóa. Bạn có thể thấy nó thể hiện sự tìm hiểu rất kỹ càng về ứng viên, đưa ra lý do tại sao họ sẽ tạo ra ảnh hưởng lớn trong công ty bạn.

Đọc thêm: 7 lưu ý giúp tăng hiệu quả cho cold email

5. Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề

Hấp dẫn với tiêu đề hay tạo kết nối gần gũi sẽ vô nghĩa nếu cold email của bạn là một bức thư dông dài, cố gắng giới thiệu quá nhiều thứ. Bởi sự nỗ lực trong việc đọc cold email cũng tương tự với điền form ứng tuyển công việc (job applications), theo thống kê, 60% người tìm việc sẽ từ bỏ giữa đường nếu việc đọc điền nó quá tốn thời gian. Để giữ sự kiên nhẫn của ứng viên trên bức thư của bạn (đặc biệt những người ở vị trí cao luôn trong trạng thái bận rộn), hãy chuốt cho nó gãy gọn, chắt lọc thông tin thực sự cần thiết, và quan trọng hơn là nói rõ rằng họ cần làm gì sau khi đọc.

Email mẫu trên cũng là một ví dụ tốt cho việc cung cấp vừa đủ thông tin cần thiết để ứng viên ra quyết định, từ mô tả công việc, đến quyền lợi về tài chính và quy trình tuyển dụng. Hãy thử phân tích một chút:

  • Mô tả cụ thể về vị trí công việc: Chúng tôi đang tuyển thêm một Mobile Engineer cho PuppyHomeTech.
  • Nhấn mạnh mức thu nhập hấp dẫn: Chúng tôi trả bạn cao hơn bất cứ startup nào tại Hà Nội.
  • Làm rõ quy trình tuyển dụng: Buổi phỏng vấn chỉ diễn ra trong một ngày duy nhất. Nếu xét thấy bạn phù hợp, chúng tôi sẽ tiến hành các thủ tục nhanh chóng và gửi thư mời làm việc trong vòng 24 giờ.

Ngoài ra, một bí quyết bạn có thể áp dụng là đính kèm ảnh hoặc video trên email banner để thể hiện văn hóa công ty và tiết lộ thêm vài chi tiết liên quan đến vị trí đang tuyển, trong khi không làm cold email trở nên lan man, dài dòng.

6. Không quên CTA 

*Call-to-Action: kêu gọi hành động

Hãy thử phân tích mẫu cold email sau:

Email này có hai lời kêu gọi hành động. Một cái yêu cầu điền vào biểu mẫu trực tuyến, cái kia yêu cầu lên lịch cuộc gọi. Các CTA trái ngược nhau hoặc nhiều CTA trong cùng một email sẽ ứng viên nhầm lẫn và bối rối không rõ mình cần thực hiện hành động nào. Vì thế, cơ hội họ ấn vào nút “tìm hiểu thêm” hoặc “ứng tuyển” của bạn là rất thấp. Đó là lý do tại sao bạn cần có một và chỉ một CTA đủ mạnh. Trong trường hợp muốn giới thiệu thêm vị trí khác hay muốn họ trực tiếp trả lời email của mình, hãy chỉ chèn thêm liên kết hoặc đề cập đến vấn đề đó chứ đừng gắng “nhồi” thêm CTA thứ hai. 

Một lưu ý nữa là CTA cần được nói ra một cách trôi chảy, tự nhiên, theo bố cục thuyết phục mà bạn đã lên từ đầu. Bởi đây là lần đầu bạn làm quen những ứng viên xa lạ này, họ có thể chưa biết gì về bạn, lĩnh vực bạn đang làm và vị trí bạn đang tuyển.

Dưới đây là minh họa một CTA tốt, điều hướng rõ ràng cho ứng viên hành động cần thực hiện tiếp theo. Hãy để ý rằng hai câu hỏi cuối không chỉ CTA rất rõ mà còn tiến thêm một bước nữa để cung cấp thêm thông tin về cuộc gọi.

7. Tận dụng triệt để chữ ký email

Nếu bạn đang bỏ quên chữ ký email trong thư gửi ứng viên, hãy nhanh chóng thiết lập ngay bởi đây là những tính năng vô cùng quan trọng của nó:

  • Cung cấp một cái tên chính thức để ứng viên có thể ngay lập tức tìm kiếm trực tuyến. Đây là cách xác minh tính hợp pháp dễ dàng và tin cậy hơn nhiều sử dụng một tài khoản email tuyển dụng đại diện không xác định.
  • Thuận tiện trong việc thêm các liên kết giới thiệu về văn hóa, môi trường làm việc tại công ty và thông tin chi tiết về vị trí ứng tuyển.
  • Một lượng lớn email rơi vào thư mục thư rác mỗi ngày và email tuyển dụng cũng là một trong số đó. Đính kèm chữ ký email bên dưới sẽ là một cách giúp bạn tránh bị đánh dấu spam email.

Dưới đây là ví dụ của mẫu chữ ký cơ bản không thể thiếu trong một cold email.

8. Tiếp tục gửi các email follow-up, nuôi dưỡng nguồn ứng viên

Không ít nhà tuyển dụng quyết định “đánh rớt” nhân tài khi không nhận lại phản hồi trong lần đầu gửi mail. Thế nhưng đây là một sai lầm. Không ai có thể mong đợi cold email sẽ nhận lại tỷ lệ phản hồi 100% trong lần đầu tiên. Những ứng viên của bạn có thể là một nhân viên chuyên nghiệp/ chuyên gia bận rộn tại một công ty nào đó và rất có khả năng họ sẽ lỡ một email. 

Cold email thực chất là một phần của quá trình khởi động để nuôi dưỡng nguồn ứng viên cho sau này. Bạn nên follow-up (chăm sóc tiếp) họ ít nhất 3-4 email trước khi từ bỏ, để xác nhận họ có thực sự quan tâm đến cơ hội này không. Khi viết các follow-up email, hãy xem mình có thể bổ sung thêm thông tin gì để hấp dẫn họ hơn, hoặc có các email nhắc nhở ngắn gọn về thời hạn ứng tuyển. Dưới đây là một số mẫu tham khảo:

Follow-up email sau email đầu tiên gửi:

Follow-up email lần hai ngắn gọn, gợi nhắc:

Follow-up email tia hi vọng cuối cùng:

Tạm kết

Khi hầu hết cold email tuyển dụng hiện nay đều được tạo một cách tự động, đại trà và thiếu tính cá nhân hóa, việc đầu tư vào nội dung sẽ giúp bạn nổi bật và giành thành công sự chú ý của ứng viên tiềm năng. Lên kế hoạch sản xuất Content và tối ưu tỷ lệ chuyển đổi trên các kênh tuyển dụng cũng chính là nội dung quan trọng trong khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers. Tìm hiểu ngay khóa học để biết cách ứng dụng Marketing vào nghiệp vụ tuyển dụng.

khóa học employer branding & hiring

Bài viết được Tomorrow Marketers biên dịch từ Workable, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.

Tagged: