Tomorrow Marketers – Với vai trò là nhà quản lý, chắc hẳn, không ít lần bạn cố gắng giúp thành viên trong team cải thiện công việc bằng cách chỉ ra những điểm họ làm chưa tốt. Những tưởng nhân sự sẽ nhìn nhận với góc nhìn tích cực và cải thiện ngay lập tức, nhưng thực tế, không ít người chống đối hoặc có cảm xúc tiêu cực với những lời nhận xét kiểu vậy (Theo khảo sát từ Harvard Business Review). Bên cạnh đó, theo khảo sát của Journal of Applied Psychology, nhân sự nhiều khi sẽ mất động lực làm việc, không hài lòng với công việc, và cảm thấy áp lực nếu nhận được những lời phê bình.
Để hạn chế tình huống này xảy ra, cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu về phương pháp nhận xét mang tính xây dựng (Constructive Feedback) nhé.
Tại sao bạn cần đưa ra góp ý mang tính xây dựng (Constructive Feedback)?
Tục ngữ có câu “Lời nói gói vàng”, nghĩa là cần coi trọng và sử dụng lời nói hợp lý, bao gồm cả khi chúng ta đưa ra nhận xét với cấp dưới của mình. Theo khảo sát của Zenger & Folkman – Công ty tư vấn phát triển kỹ năng lãnh đạo, nếu quản lý đưa ra những lời nhận xét tích cực, mang tính xây dựng, hiệu suất làm việc của nhân sự sẽ tăng 15%. Ngược lại, nếu đó là những lời phê bình, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ giảm tới 19%.
Tại sao những lời nhận xét thẳng thắn lại nhiều khi lại mang đến hiệu ứng ngược?
Hãy cùng xem xét 1 vài ví dụ bên dưới:
- “Bài thuyết trình này sắp xếp lộn xộn, không mạch lạc gì cả! Làm như thế này sao dám mang đi gặp khách hàng.”
- “Viết cái gì mà lan man quá, lần sau tự đọc lại bài trước khi gửi cho anh!”
- “Chỗ này quá sơ sài, dẫn chứng thì quá vô lý để thuyết phục người đọc tin tưởng.”
Mặc dù những nhận xét này giúp người nhận thấy được những điểm cần phải cải thiện, nhưng nó đôi phần chạm đến lòng tự trọng của đối phương. Điều này còn tệ hơn nữa, nếu như họ nhận sự phê bình trước mặt nhiều đồng nghiệp khác. Hệ quả của nó là những tâm lý tiêu cực, chán nản, và mất động lực để tiếp tục công việc. Ngoài ra, khi liên tục phải nhận những lời phê bình trong khoảng thời gian dài, nhân viên cũng sẽ có tâm lý phòng thủ, không còn cởi mở để biến những đóng góp ấy thành cải thiện trong công việc.
Ngược lại, với nhận xét mang tính xây dựng, nó sẽ giúp nhân sự cảm thấy được hỗ trợ để cải thiện những sai lầm. Bởi, bằng cách này, nhà quản lý sẽ đưa ra những sự công nhận về nỗ lực, tâm huyết của họ, cùng với những hướng dẫn cụ thể để họ cải thiện, phát triển công việc của mình. Nhìn chung, nó là một hành động có lợi cho cả đôi bên.
Cần làm gì để những nhận xét mang tính xây dựng, thay vì chỉ trích nặng nề?
Để giúp nhà quản lý đưa ra nhận xét đúng ý mà không làm hao hụt động lực làm việc của nhân sự, dưới đây là 4 điểm cần lưu ý theo lời khuyên của các chuyên gia:
Trao đổi riêng tư
“Khen công khai, phê bình kín đáo” là một mẹo trong quản lý để giúp nhân sự giữ được động lực làm việc. Thú thật, chẳng có ai cảm thấy dễ chịu khi bị cấp trên phê bình công việc của mình, và “được” hàng chục cặp mắt nhìn chằm chằm. Thử tưởng tượng mình là người trong hoàn cảnh đó, chắc hẳn sau cuộc họp đó bạn cũng sẽ phần nào ái ngại và mất động lực để tiếp tục cống hiến. Chính vì vậy, Patrick Jinks, Top 10 người có sức ảnh hưởng nhất trong lĩnh vực đào tạo lãnh đạo, chia sẻ rằng trừ một vài trường hợp bất khả kháng, hãy giữ những lời nhận xét của mình riêng tư.
Đọc thêm: Tổ chức họp 1:1 thế nào để tránh những cuộc trò chuyện sáo rỗng, không mang lại giá trị?
Tập trung đưa ra hướng giải quyết
Mục tiêu gốc rễ của mọi lời nhận xét là tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và cải thiện chất lượng công việc.
Trên tạp chí Forbes, Gia Ganesh – Nhà huấn luyện lãnh đạo khuyên rằng, không nên đưa vào những lời quy chụp, hay nhận định có tính công kích cá nhân. Chẳng hạn, khi nói “Viết cái gì mà lan man quá, lần sau em tự đọc lại bài trước khi gửi cho anh!”, nhà quản lý đã tự quy chụp nhân viên, mặc dù chưa biết chắc chắn họ có dành thời gian thời gian xem lại bài viết hay không.
Thay vào đó, hãy đưa ra những hành động cụ thể để giúp họ không bế tắc, lúng túng khi xử lý vấn đề này. Ngoài ra, bạn cũng có thể cung cấp cho nhân viên của mình những công cụ hợp lý để hạn chế sai phạm vào lần tới, như: đào tạo, hỗ trợ từ đồng nghiệp,… Và cũng đừng quên hỏi han thường xuyên để họ thấy bạn thực sự quan tâm đến sự tiến bộ của họ.
Giả sử, khi Lê Minh hoàn thành công việc đúng với thời hạn được giao, nhưng bản trình bày lại có rất nhiều lỗi lặt vặt. Là một nhà quản lý, bạn sẽ có cách góp ý với Lê Minh như thế nào? Trường hợp này, cùng Tomorrow Marketers tham khảo gợi ý sau:
– Khi Minh luôn hoàn thành công việc đúng hạn, đây là một điểm đáng khen. Bắt đầu bằng một lời khen để công nhận nỗ lực này sẽ giúp nhân sự dễ tiếp nhận góp ý sau đó.
– Chỉ ra vấn đề về chất lượng công việc của bạn ấy. Ví dụ: Tuy gửi mẫu phiếu đánh giá mức độ hài lòng khách hàng đúng deadline, nhưng Minh lại quá vội vàng gửi đi mà quên double – check những lỗi nhỏ.
– Đưa ra giải pháp cụ thể. Ví dụ: Yêu cầu nhân sự dành thêm 15 phút để xem lại công việc của mình trước khi gửi cho bạn.
Đọc thêm: Quản trị nhân sự đa thế hệ – Làm sao để hạn chế xung đột trong doanh nghiệp?
Lắng nghe ý kiến từ phía nhân sự
Muốn cải thiện chất lượng công việc, việc nhận xét không chỉ đến từ phía nhà quản lý, mà lời nói của nhân sự cũng quan trọng. Nó cho nhân sự thấy được bạn cũng tôn trọng ý kiến của họ, chứ không coi họ như cỗ máy, và chỉ chăm chăm ép buộc họ hoàn thành công việc.
Ví dụ, Quang Trường vốn là một nhân sự xuất sắc trong team của chị Tường Vy. Thế nhưng có một khoảng thời gian, chị Vy nhận thấy Trường có hiệu suất làm việc rất tệ, Trường còn liên tục than phiền về mọi thứ ở công ty. Trong trường hợp này, với năng lượng tiêu cực như vậy, có lẽ góp ý tinh tế, riêng tư sẽ giảm bớt căng thẳng hơn là chỉ trích và bắt cậu ấy phải trở lại làm việc như bình thường.
Trong buổi nói chuyện với Trường, chị Vy bắt đầu bằng việc đề cập trực tiếp về biểu hiện của Trường trong thời gian vừa qua. Nhưng thay vì chỉ trích và đưa ra quyết định cảnh báo hà khắc, chị Vy chọn cách lắng nghe chia sẻ của Trường về nguyên nhân dẫn đến tình trạng hiện tại. Hoá ra bạn gặp áp lực từ gia đình khi nhắc đến chuyện sự nghiệp, bạn không rõ tương lai sẽ đi về đâu, trong khi có quá nhiều thứ ngoài kia còn phải lo toan. Trường không thể chia sẻ hay xin lời khuyên từ ai và cứ tích tụ như thế cho đến khi dần thấy chán nản với công việc hiện tại. Sau đó, chị Vy cho Trường một vài lời khuyên về định hướng công việc phù hợp với năng lực của bạn, và chia sẻ trải nghiệm của mình khi còn ở trong độ tuổi như Trường. Trường nhận ra hiếm ai có một cuộc sống dễ dàng, nhưng những người khác đang chọn cách chấp nhận và kiên nhẫn làm việc, tại sao mình lại cư xử bất mãn như và ‘đổ’ hết bực tức lên người khác như vậy. Bên cạnh đó, Trường cũng có góc nhìn rõ hơn về năng lực của mình, Trường chọn tiếp tục gắn bó với công ty và không ‘đứng núi này trông núi nọ’ nữa.
Đôi khi, không phải cuộc nói chuyện nào cũng ra những cái kết có hậu như vậy. Nhưng dù sao, là nhà quản lý, chúng ta cũng nên tôn trọng những người đã đồng hành cùng mình trong một khoảng thời gian. Ít nhiều, họ cũng đã từng mang lại giá trị. Dù kết quả có là người ra đi, người ở lại, thì chúng ta cũng đã tạo một cái kết đẹp cho nhau, kết thúc những thứ không còn phù hợp một cách nhẹ nhàng và chúc họ thành công trên con đường mới. Biết đâu còn có ngày chúng ta gặp lại nhau với một phiên bản tốt hơn.
Đọc thêm: Khen thưởng liệu có là cách duy nhất để ghi nhận nhân viên?
Chỉ ra những lợi ích mà nhân sự nhận được khi thực hiện thay đổi
Nhà quản lý sẽ thuyết phục được nhân viên thực hiện thay đổi nếu như họ thấy các lợi ích của việc tiếp thu lời góp ý. Trước khi đưa ra lời nhận xét, hãy tự hỏi “Thực hiện những thay đổi này giúp đối phương đạt được mục tiêu gì?”
Lưu ý, nhà quản lý không nên đưa ra các lợi ích không có thật. Bởi nếu nhân viên không đạt được những lợi ích đó sau khi hoàn thành công việc, họ sẽ mất dần niềm tin vào bạn.
Tạm kết
Đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng sẽ góp phần tạo nên một văn hóa lành mạnh, luôn hướng tới lợi ích công bằng đôi bên. Một nơi luôn chú tâm đến sự phát triển cá nhân là một môi trường mà chắc hẳn ai cũng muốn làm việc. Vì ở đó họ không lãng phí công sức cống hiến, ở đó, họ luôn có người sẵn sàng đồng hành.
Sẽ thật lãng phí nếu như những giá trị văn hoá này không được truyền thông ra bên ngoài đúng cách để thu hút nhân tài về với doanh nghiệp. Vậy phải làm truyền thông hình ảnh doanh nghiệp thế nào để thấy được tinh thần bên trong, tránh những con chữ sáo rỗng khó có thể tin tưởng? Đây chính là nội dung trọng tâm của . Tham gia khoá học để lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm tuyển dụng và tạo nguồn ứng viên tiềm năng từ các trainers giàu kinh nghiệm trong ngành!
