Tomorrow Marketers – Trên hành trình khách hàng, Email marketing đóng vai trò giúp khách hàng tiềm năng chọn trở thành người đăng ký (Subscribe) rồi mua hàng lần (Convert). Email có vai trò nuôi dưỡng cold data thành lead tiềm năng và thường được sử dụng trong giai đoạn cân nhắc của phễu chuyển đổi Marketing.
Thế nhưng, tất cả các mục tiêu này sẽ không đạt được và công sức của bạn sẽ “đổ sông đổ bể” khi email rơi vào mục spam, thậm chí còn không được khách hàng tiềm năng biết tới và mở ra. Trong bài viết sau, cùng tìm hiểu vì sao email bị liệt vào danh sách spam và có cách nào để giải quyết vấn đề này không?
Đọc thêm: Spam là gì?
1. Bị chặn bởi các hệ thống blacklist
Danh sách blacklist là gì?
Blacklist là một danh sách được cập nhật theo thời gian thực nhằm xác định các địa chỉ IP hoặc tên miền thường gửi các email spam. Các danh sách này được sử dụng bởi các bên cung cấp dịch vụ Internet (ISPs), các bên cung cấp mailbox miễn phí hoặc các bên cung cấp dịch vụ anti-spam cho các hệ thống.
Một cá nhân hoặc một Nhà cung cấp Dịch vụ Email (ESP) có thể tìm thấy IP hoặc tên miền của họ trong một hoặc nhiều danh sách blacklist, tùy thuộc vào số lượng, chất lượng của email và các địa chỉ mail mà họ đã gửi đến.
Blacklist hoạt động như nào?
Thông thường, một email khi được gửi đi sẽ phải thông qua hệ thống kiểm tra ứng với danh sách blacklist hiện có trước khi đến được hộp thư của người nhận. ISP sẽ kiểm tra địa chỉ IP hoặc tên miền của người gửi thông qua cơ sở dữ liệu. Một số hệ thống thường gặp như: Spamhaus, SOBS hay UCEPROTECT tùy theo dịch vụ email của bạn sử dụng blacklist nào.
Khi bạn gửi email, ISP (Người nhận) sẽ nhận được email đó, người có quyền quyết định xem email của bạn có hợp pháp hay không. ISP xác nhận rằng địa chỉ IP của bạn không nằm trong bất kỳ danh sách đen nào đã có từ trước. Khi bộ lọc thư rác hiển thị tín hiệu màu xanh lá cây, nó sẽ chuyển đến hộp thư đến của người đăng ký.
Tại sao mail bị vào danh sách blacklist?
- Bị báo cáo spam: Danh sách blacklist được xây dựng chủ yếu dựa trên các cơ sở dữ liệu về báo cáo/khiếu nại thư rác từ người nhận. Mỗi khi một email bị đánh dấu là spam, các hệ thống blacklist sẽ đánh giá và tổng hợp số lần vi phạm và cuối cùng sẽ đưa địa chỉ IP của người gửi vào danh sách blacklist khi số lượng khiếu nại đủ nhiều.
- Danh sách email tăng đột ngột: Danh sách email tăng nhanh bất chợt trong một thời gian ngắn sẽ bị đánh giá là hành vi mua email không trung thực.
- Danh sách email kém chất lượng: Nếu số lượng email không chính xác, email không hoạt động/bị vô hiệu hóa hoặc mail bị trả lại cao, các hệ thống blacklist sẽ đánh giá danh sách email đó kém chất lượng do không có sự cập nhật.
- Email giả mạo: Các tin tặc giả mạo địa chỉ email của người gửi thường sử dụng kỹ thuật này để đánh lừa người nhận click vào các email giả mạo lừa đảo hoặc chứa virus. Các hệ thống blacklist có thuật toán để nhận ra và gắn cờ cho những email này.
- Hacking: Tương tự với nguyên nhân trên, khi máy chủ của bạn bị hack hoặc nhiễm virus, các tin tặc có khả năng cao sẽ sử dụng tài khoản email đó để khởi chạy và điều khiến các chiến dịch gửi mail rác lừa đảo.
Làm gì để không bị vào danh sách blacklist?
Cài đặt Domain Authentication (DKIM, SPF, DMARC)
Email thiếu sự xác thực là một trong những vấn đề lớn nhất dẫn tới email rơi vào thùng thư spam của người nhận.
Có một số công cụ có thể giúp xác thực email người gửi, giúp email của bạn có thêm tính tin cậy đối với các bộ lọc spam, bao gồm:
- Cài đặt SPF (Sender Policy Framework) đối với tên miền
- Bật DKIM (Domain Keys Identified Mail) signing cho tin nhắn của bạn
- Thiết lập DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, & Conformance) cho tên miền
Cải thiện chất lượng danh sách địa chỉ email người nhận
- Không sử dụng danh sách email kém chất lượng như đi mua, trao đổi email hoặc sử dụng các email không chưa được cho phép.
- Hãy xây dựng danh sách email dần dần bằng việc thu hút người đọc chủ động đăng ký nhận email.
- Chỉ sử dụng danh sách email đã được xác minh. Thường xuyên cập nhật danh sách email, xóa các địa chỉ email lỗi, sai hoặc các email không còn được sử dụng nữa.
- Yêu cầu người nhận xác minh “đồng ý nhận email” (opt-in) hai lần, nhằm đảm bảo loại bỏ các địa chỉ email giả mạo, kém chất lượng hoặc các bot đăng ký.
- Tránh nhập thủ công địa chỉ email vào cơ sở dữ liệu để tránh các sai sót chính tả trong quá trình nhập liệu, hạn chế số lượng email không tồn tại và số lượng mail bị trả lại.
- Phân nhóm tệp khách hàng trong email marketing: Khi danh sách của bạn tăng lên, rất có thể bạn sẽ có nhiều người hơn với những sở thích khác nhau. Cách tốt nhất để phục vụ tất cả họ là phân khúc họ dựa trên vị trí, độ tuổi, nội dung cụ thể của họ. Theo thứ tự, bạn có thể gửi cho từng người đăng ký chính xác những gì họ muốn xem.
Đọc thêm: 7 cách thu thập email từ đúng tệp khách hàng
Nếu bị đưa vào danh sách blacklist thì phải làm gì?
Cần check xem mình bị đưa vào blacklist nào
Khi tỷ lệ mở email giảm mạnh đột ngột, đây có thể là dấu hiệu IP gửi mail đã bị đưa vào danh sách blacklist. Bạn có thể nhận được thông báo từ nhà cung cấp dịch vụ Internet, nhưng điều này rất ít khi xảy ra.
Bạn sẽ phải thực hiện kiểm tra thủ công, với các trình kiểm tra blacklist như MXToolbox hoặc MultiRBL để kiểm tra xem địa chỉ IP của bạn có nằm trong danh sách đen không. Thay vì phải kiểm tra từng danh sách đen, bạn chỉ cần nhập IP máy chủ hoặc domain website và các công cụ này sẽ tự động rà soát dựa trên DNS, sau đó hiển thị một bảng với mỗi danh sách đen trong cơ sở dữ liệu. Các công cụ này cũng đưa ra lý do tại sao hệ thống blacklist đưa bạn vào blacklist, thông báo các địa chỉ mail bị đưa vào blacklist.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra khác tương tự như DNSBL.info, hoặc các danh sách cập nhật theo thời gian thực (RBLs) như SURBL, Uribl,…
Liên hệ để được đưa ra khỏi danh sách
Nếu lý do email bị đánh dấu là spam do bạn đang sử dụng địa chỉ IP được chia sẻ với nhiều người để gửi email, hãy liên hệ với hosting để đổi một IP khác và báo cho họ để xử lý IP lỗi.
Để tránh lặp lại tình trạng này trong tương lai:
- Nếu buộc phải sử dụng IP chia sẻ, hãy đảm bảo sử dụng địa chỉ có điểm người gửi cao.
- Nếu bạn đang sử dụng địa chỉ IP cố định, hãy “khởi động” bằng cách gửi một lượng nhỏ email và tăng dần từng chút một để tạo được sự tin tưởng của các nhà cung cấp email lớn trước khi gửi một lượng lớn.
- Thiết lập bản ghi DNS đảo ngược hợp lệ (còn được gọi là bản ghi PTR) cho các địa chỉ IP trỏ đến tên miền.
- Nếu có thể, hãy gửi tất cả email từ cùng một địa chỉ IP.
Nếu lý do email bị đánh dấu là spam do các bên cung cấp dịch vụ mạng, bạn cần gửi email liên hệ tới họ để thông báo vấn đề.
Nếu lý do email do nội dung email hoặc do vấn đề từ người gửi, nhanh chóng giải quyết vấn đề và liên hệ bên cung cấp danh sách blacklist để giải trình, giải thích rằng bạn đã khắc phục tất cả sự cố và yêu cầu xóa bỏ IP và tên miền ra khỏi danh sách.
2. Bị chặn bởi spam filters
Spam Filter là gì?
Các spam filter là các bộ lọc loại bỏ các email không mong muốn khỏi hộp thư đến của người dùng. Mỗi bộ lọc sẽ đánh giá email dựa trên các yếu tố khác nhau.
Spam Filter hoạt động như nào?
Mỗi bộ lọc sẽ có một trọng số điểm khác nhau, tùy theo mức độ quan trọng. Tổng điểm sau khi các bộ lọc đánh giá sẽ quyết định email inbox hay sẽ vào inbox hay thùng thư rác.
Có các spam filter nào?
Content Filters (Bộ lọc nội dung)
Bộ lọc nội dung phân tích văn bản bên trong email và sử dụng thông tin đó để quyết định có đánh dấu email đó là thư rác hay không. Nội dung của email spam thường có những điểm chung như cung cấp quá nhiều thông tin quảng cáo, sử dụng các nội dung phản cảm, từ ngữ spam hoặc đánh vào cảm xúc, tình cảm và mong muốn của con người để clickbait dẫn tới các liên kết độc hại.
Để tránh bị bộ lọc này cho “ăn gậy”, bạn cần chú ý:
- Cá nhân hóa nội dung email giúp bạn có được sự tương tác tốt hơn từ những người đăng ký của mình. Nếu bạn gửi email hàng ngày hoặc hàng tuần, hãy đảm bảo thu hút độc giả của bạn bằng nội dung về các vấn đề mà họ quan tâm, nhưng đừng gửi quá nhiều email cùng một lúc.
- Không sao chép các nội dung mẫu trên mạng hoặc gửi một nội dung email nhiều lần, nhiều chiến dịch. Các danh sách blacklist sẽ đánh dấu nội dung của bạn là spam khi nó đã được gửi quá nhiều lần.
- Chăm chút cho hình thức của email, đảm bảo đúng định dạng chữ, không lỗi font và đúng chính tả.
- Tránh các từ spam (“không giới hạn”, “đặt hàng ngay”, “giảm giá”, “thời gian có hạn”, “ưu đãi”, “miễn phí”,…) hoặc ngồi nhét nhiều từ khóa.
- Đảm bảo nội dung hữu ích và đúng nhu cầu của người nhận.
- Không kết hợp các loại tin nhắn khác nhau trong cùng một email (ví dụ: không đưa tin nhắn quảng cáo vào thông báo thanh toán)
- Các liên kết trong nội dung thư phải hiển thị và dễ hiểu.
- Chỉ sử dụng các liên kết dẫn tới website uy tín, không clickbait. Đảm bảo liên kết đính kèm không lỗi. Đảm bảo người nhận sẽ biết họ được điều hướng tới đâu khi nhấp vào liên kết. Hạn chế sử dụng các liên kết rút gọn (bit.ly,…)
- Sử dụng văn bản ALT cho hình ảnh đính kèm trong mail
- Lưu trữ hình ảnh trên CDN (Mạng phân phối nội dung) để đảm bảo tốc độ tải hình ảnh nhanh
- Tránh hình ảnh có kích thước lớn, nén chúng xuống nếu có thể
- Không sử dụng hình nền do CSS chỉ định do các phiên bản Outlook cũ sẽ không nhận ra hình nền
- Không đính kèm các yếu tố tương tác – video, javascript. Thay vì nhúng video, hãy liên kết hình ảnh thu nhỏ của video với thiết kế play button overlay hoặc nhúng GIF
- Không nhúng form trong mail
- Gửi liên kết dẫn tới đến các file thay vì để dưới dạng tệp đính kèm
- Không viết hoa toàn bộ, không chèn các ký tự đặc biệt hoặc in đậm, in nghiêng bừa bãi
- Đảm bảo có thể đọc email mà không cần tải hình ảnh
Ngoài ra, hãy đảm bảo một số yếu tố mang tính kỹ thuật sau:
- Tránh để email có kích thước quá nặng – Các email được gửi đến các địa chỉ Gmail sẽ bị cắt bớt khi có dung lượng lớn hơn 102KB. Bạn có thể giải quyết điều này bằng cách tự gửi bản xem trước rồi download về xem nặng bao nhiêu KB hoặc sử dụng công cụ định cỡ HTML để biết độ lớn của email.
- Viết mã cấu trúc bằng bảng HTML
- Đối với các bố cục phức tạp hơn, bạn nên lồng các bảng để xây dựng các cấu trúc phức tạp
- Sử dụng HTML hợp lệ, tuân thủ tiêu chuẩn trong email HTML
- Làm cho email của bạn có chiều rộng tối đa 600-800 pixel để chúng xuất hiện đầy đủ trong ngăn xem trước của ứng dụng email
- Tránh CSS quá phức tạp – sử dụng hướng dẫn này cho các kiểu tương thích*
- Đảm bảo tất cả CSS của bạn là nội tuyến
- Sử dụng các truy vấn phương tiện CSS để làm cho email thích ứng với các kích thước màn hình khác nhau
- Chỉ cho phép các phông chữ web tiêu chuẩn có sẵn trong các trình duyệt và ứng dụng email phổ biến, chẳng hạn như Arial, Verdana hoặc Georgia
Blacklist Filters (Bộ lọc blacklist)
Bộ lọc blacklist hoạt động bằng cách chặn email từ những người gửi đã được đưa vào danh sách gửi thư rác. Bộ lọc này được cập nhật thường xuyên do địa chỉ email có thể thay đổi tương đối dễ dàng. Người gửi có nằm trong blacklist của người nhận, kể cả khi người gửi có đổi email vẫn có thể track được.
Header Filters (Bộ lọc tiêu đề)
Bộ lọc tiêu đề sẽ kiểm tra thông tin của email và đánh giá tính tin cậy của nguồn gửi email, bao gồm cả các địa chỉ IP, tên miền được chứng thực hay tên miền miễn phí của gmail, yahoo,… Bộ lọc này cũng đánh giá các thông tin của người nhận là ai, email được gửi với số lượng bản sao là bao nhiêu (trong trường hợp mail được gửi bc, ccc).
Vậy bạn có thể làm gì? Hãy:
- Chọn một Nhà cung cấp Dịch vụ Email (ESP) tốt và đáng tin cậy.
- Kiểm tra danh tiếng địa chỉ IP thường xuyên: Nếu bạn đang gửi email từ một địa chỉ IP mới hoặc địa chỉ có tiếng xấu (ví dụ: do lịch sử gửi thư rác trước đó), thì ESP có thể ngừng gửi email tới người nhận. Bạn có thể sử dụng công cụ Warmup Inbox để cải thiện và duy trì “sức khỏe” cho tên miền theo thời gian.
- Điền vào trường thông tin “To:” trong email để cho biết rằng bạn thực sự biết người nhận là ai và tăng tính cá nhân hóa của email cho người đó.
Language Filters (Bộ lọc ngôn ngữ)
Đôi khi những kẻ gửi thư rác thường nhắm mục tiêu đến những người từ các quốc gia khác và do đó, email ở ngôn ngữ khác với ngôn ngữ của người nhận. Trong hầu hết các trường hợp, người nhận chỉ muốn nhận email bằng ngôn ngữ họ cài đặt.
Vậy bạn có thể làm gì? Hạn chế gửi email với lẫn lộn nhiều ngôn ngữ, một email cho nhiều người nhận ở nhiều quốc gia khác nhau,…
Rule-based Filters (Bộ lọc dựa theo quy tắc tự đặt)
Người nhận có thể sử dụng bộ lọc để thiết lập các quy tắc cụ thể có thể áp dụng cho tất cả các email gửi đến. Nếu nội dung hoặc nguồn gốc của email vi phạm với một trong các quy tắc, nó có thể tự động được gửi vào thư mục thư rác.
Ví dụ: người nhận có thể đặt bộ lọc để tìm các từ hoặc cụm từ cụ thể trong nội dung email hoặc tiêu đề. Nếu có những từ này, thư sẽ được chuyển đến thư mục thư rác.
Bayesian Filter (Bộ lọc Bayesian)
Bộ lọc Bayesian sẽ đánh giá mức độ hứng thú của người nhận dựa vào hành vi của họ với các email được gửi trong quá khứ.
Bộ lọc này sử dụng logic xác định Bayesian và định lý Bayes để tính toán khả năng một email là thư rác. Các email spam thường có chứa một số đặc điểm nhất định (từ khóa, nội dung tiêu đề, độ dài nội dung,…) để chỉ ra khả năng email là thư rác. Vì vậy, một email chịu bộ lọc Bayesian sẽ được phân tích dựa trên các đặc điểm này và được gán xác suất là thư rác. Một thư càng có nhiều đặc điểm này thì càng có nhiều khả năng thư đó sẽ nằm trong thư mục thư rác của bạn.
Đọc thêm: Tận dụng email automation để thúc đẩy chuyển đổi như thế nào?
Tạm kết
Email Marketing cũng cần được thực thi có chiến lược và lên kế hoạch bài bản, kết hợp với các platform khác mới phát huy hết sức mạnh. Khóa học Digital Foundation tại Tomorrow Marketers sẽ cung cấp những kiến thức này và giúp bạn hiểu toàn diện các digital platforms, trang bị tư duy lập chiến lược Digital đa kênh hiệu quả, nhằm tối ưu và phối hợp nhịp nhàng các kênh. Tham khảo khóa học tại đây.
Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
