Tomorrow Marketers – Thử hình dung về cảnh sau: Rowen là một nhân viên đã làm việc lâu năm. Anh đến công ty vào dịp đánh dấu mốc 10 năm đồng hành và thấy một mẩu giấy nhớ trên bàn làm việc. Mẩu giấy này được viết bởi người quản lý của Rowen, nhắc anh ấy về lễ kỷ niệm 10 năm. Nhưng thật chạnh lòng là nội dung không có lấy một dòng cảm ơn hay chúc mừng, Rowen cảm thấy hơi hụt hẫng.
Đúng là hầu hết các công ty vẫn tổ chức những chương trình trao thưởng, ghi nhận đóng góp, nhưng nhiều khi một vài hành động nhỏ như trên vẫn chạm vào cảm xúc và gây ra ít nhiều sự hụt hẫng. Thay vì chân thành khen ngợi và chúc mừng nhân viên, một số nhà quản lý lại coi việc ghi nhớ thành tựu là một nghĩa vụ mà họ phải có trách nhiệm làm. Điều này khiến mọi phần thưởng bỗng trở nên có phần sáo rỗng và đơn thuần được đưa ra để cho đúng nguyên tắc vận hành của một bộ máy, thiếu đi tình người.
Một số công ty khác cũng cố gắng cá nhân hoá giải thưởng, tạo ra các giải quan trọng, có tác động mạnh đến tổ chức. Tuy nhiên, cách này cũng gây ra một hệ quả: Giải thưởng được coi là cơ hội vàng với số ít những người được chọn – và bỏ lại phía sau phần lớn nhân sự, khiến số đông này khó tránh khỏi chút cảm giác tủi thân, bị gạt ngoài rìa và “có phải công ty đang thổi phồng đóng góp của những cá nhân được giải không?”.
Nếu nhà quản lý có thể mở rộng sự ghi nhận cho nhóm nhân sự lớn hơn, công ty sẽ thấy được lợi ích rất rõ. Theo nghiên cứu của Adam Grant và Francesca Gino, khi nhân sự cảm nhận được sự biết ơn từ người quản lý, họ sẽ làm việc năng suất hơn. Một nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng team hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn nếu mỗi người trong team đều thấy mình được trân trọng và ghi nhận.
Adam Grant và Francesca Gino, trong hơn 50 năm làm việc, nhận thấy rằng nhiều nhà quản lý gặp khó khăn trong việc khen ngợi, ghi nhận nhân viên.
Khoảng cách giữa nhà quản lý và nhân viên
Đầu tiên, đó là khoảng cách giữa việc nhà quản lý biết ơn sự đóng góp của nhân viên như thế nào, và việc nhân viên có cảm nhận được sự biết ơn này hay không. Nhiều người coi việc đối phương phải tự hiểu cảm xúc của họ là điều đương nhiên, thế nhưng cảm xúc vốn là thứ mơ hồ, mỗi người một cách thể hiện khác, nên việc thấu hiểu là một điều khó khăn nếu như không có hành động nào rõ ràng. Nói cách khác, nhiều nhà quản lý sai lầm khi nghĩ rằng nhân sự tự hiểu những suy nghĩ, cảm nhận của nhà quản lý dành cho họ.
Thứ hai, không ít nhà quản lý nói rằng họ không biết nói lời ghi nhận sao cho hợp lý. Một số gặp khó khăn khi cố gắng cân bằng những lời ghi nhận với những góp ý, họ lo ngại việc thông điệp gửi đi không rõ ràng. Một số khác thì lo ngại việc khen ngợi quá nhiều sẽ trở thành thông lệ và đôi khi còn bị cho là lời tán thưởng sáo rỗng, ai cũng nhận được.
Mặt khác, đứng từ góc nhìn nhân viên, họ thấy việc ghi nhận có thể thực hiện nhanh, bằng những hành động rõ ràng, chứ không quá phức tạp.
Cùng xem đội ngũ nhân sự muốn được ghi nhận như thế nào qua nội dung dưới đây nhé.
Nhân viên cảm thấy được ghi nhận qua những hành động nào của nhà quản lý?
1. Tiếp xúc gần với nhân viên
Một số nhà quản lý cho rằng việc chào hỏi và trò chuyện với nhân viên quả thật tốn thời gian khi đang có quá nhiều công việc cần giải quyết. Tuy nhiên, những tương tác này lại là điểm chạm vàng để kết nối với nhân viên.
Việc chào hỏi giúp nhân viên cảm thấy họ không vô hình trong tổ chức. Trong buổi phỏng vấn nhóm (Focus group) của Adam Grant và Francesca Gino, một người nói rằng chỉ đơn giản nghe câu “Chào buổi sáng” hay “Hôm nay mọi người khoẻ chứ?” từ nhà quản lý, cô ấy đã cảm thấy khá vui và thấy sự hiện diện của mình trong tổ chức.
Bên cạnh đó, khi nhà quản lý khuyến khích nhân viên chia sẻ những ý tưởng và câu chuyện, nhà quản lý có thể xóa bỏ cảm giác vô hình của nhân viên, kết nối họ vào vòng tròn những thứ đang diễn ra trong công ty.
2. Đưa nhận xét đa chiều
Nhân viên muốn được biết cả những điều họ đã làm tốt và những điều họ cần cải thiện. Trong buổi phỏng vấn nhóm mà Adam Grant và Francesca Gino thực hiện, một nhân viên giải thích rằng: “Những lời khen giúp tôi vui và cảm thấy tích cực. Nhưng sau đó tôi lại không được nghe thêm góp ý gì để cải thiện hiệu quả công việc hơn, tôi tự hỏi như vậy thì những nhận xét tích cực kia có ý nghĩa gì không. Vì bản thân chưa biết đi hướng nào để có thể mang lại nhiều giá trị hơn nữa”. Mặt khác, những nhân viên liên tục phải nghe chỉ trích sẽ dễ nản và muốn bỏ cuộc, vì họ cảm thấy mình có làm cái gì cũng vẫn sai mà thôi.
Theo Adam Grant và Francesca Gino, nhà quản lý không nên đưa cả feedback tích cực và tiêu cực cùng một lúc, dễ gây loạn thông điệp cho người nghe. Khi mà cố áp dụng cách cứ 2 feedback tích cực lại chèn vào 1 feedback tiêu cực, nhà quản lý sẽ khiến nhân viên cảm thấy rối, không hiểu tóm lại thì họ đã làm tốt hay chưa tốt và cần sửa ở đâu. Theo kinh nghiệm cá nhân của 2 nhà nghiên cứu, người làm chưa tốt sẽ có xu hướng lọc ra feedback tích cực để ghi nhớ, còn người đã làm tốt sẽ có xu hướng để ý tới feedback tiêu cực. Vậy nên, hãy phân chia rõ ràng đâu là phần dành cho feedback tích cực, đâu là phần dành cho feedback tiêu cực.
3. Cho nhân viên thấy những cơ hội phát triển
Nhân viên muốn biết tương lai sẽ cho họ điều gì. Khi nhà quản lý dành thời gian thảo luận rõ ràng về con đường phát triển, cũng như giao phó những nhiệm vụ đường dài và có phần thử thách hơn, nhân viên sẽ thấy đó là bằng chứng của việc họ được đánh giá cao. Ngược lại, bỏ qua những buổi thảo luận về chặng đường phát triển sẽ khiến nhân viên mơ hồ về vai trò của mình. Một nhân viên chia sẻ rằng: “Manager ghi nhận những việc tôi làm, tôi nghĩ rằng cô ấy thấy tiềm năng của tôi có thể phát triển xa hơn. Nhưng vấn đề là cô ấy chẳng cho tôi cơ hội mới nào để khai phá được những tiềm năng ấy cả.”
Đọc thêm: Xây dựng khung năng lực nhân sự như thế nào? | Ví dụ về mẫu khung năng lực nhân sự cho bộ phận HR
4. Cho phép sự linh hoạt
Khi nhà quản lý cho nhân viên lựa chọn được làm việc từ xa hay đơn giản là cho phép họ đến muộn sau hôm phải làm việc ngoài giờ, nhân viên sẽ thấy đó là dấu hiệu của việc tin tưởng và ghi nhận. Bởi họ không phải chịu sự theo sát quá chặt, cảm giác mất tự do và như thể đối phương cho rằng mình sẽ làm sai, làm điều gì khuất tất. Một nhân sự chia sẻ với Adam Grant và Francesca Gino rằng, manager trao cho anh ấy giờ giấc linh hoạt làm việc, nó như một phần thưởng lớn với anh sau bao ngày làm việc vất vả, mọi cống hiến trong thầm lặng dường như đã được nhìn thấy.
5. Hãy biến sự ghi nhận thành thói quen
Nhà quản lý có thể dành ra vài phút để nói với nhân viên về những giá trị mà họ đang đóng góp, có thể là meeting 15 phút cuối tháng tóm tắt hoạt động của team, thông báo cho từng cá nhân biết về thành tựu của họ. Hình thức ghi nhận có thể đa dạng hơn như tặng thiệp, viết một email cảm ơn chân thành, hoặc đơn giản chỉ là xem kĩ báo cáo hoạt động của từng người và đưa ra nhận xét. Hãy chọn ra cách mà bạn cảm thấy tự nhiên và thoải mái nhất. Miễn là có hành động rõ ràng để nhân viên thấy rằng bạn đang quan tâm đến họ và họ thực sự không vô hình trong tổ chức.
Những sai lầm cần tránh
1. Đưa ra lời khen ngợi sáo rỗng, thiếu chân thành và áp dụng chung cho tất cả mọi người
Lời khen cần cụ thể, có tính cá nhân hoá và khen thật lòng. Đúng là nhân viên cảm thấy thích thú với các hình thức ghi nhận khác nhau, nhưng nếu nội dung trong đó đúng là chỉ mang tính hình thức và làm cho có, thì lại chẳng có ý nghĩa gì với họ cả. Có một sự khác biệt rất lớn giữa việc đứng ngoài cửa hét lớn “Tôi cảm ơn nhé” với việc cùng ngồi xuống trò chuyện và nói về giá trị mà họ mang lại.
Nhà quản lý cũng nên cẩn thận khi tán thưởng tất cả mọi người trong team. Bởi đôi khi không phải cá nhân nào cũng đóng góp bằng nhau để tạo nên kết quả đó. Nếu khen ngợi chung tất cả mọi người, rất có thể cá nhân thể hiện xuất sắc nhất, cống hiến nhiều nhất sẽ cảm thấy bất công.
2. Bỏ qua các thủ tục của công ty
Nhiều nhà quản lý vì quá bận rộn mà cảm thấy những thủ tục như review hàng năm, check-in mỗi quý, đề cử nhân viên nhận thưởng là việc rất tốn thời gian. Nhưng đứng từ phía nhân viên mà nói, đây là những cột mốc đáng nhớ, là điểm sáng ghi nhận sự phát triển cá nhân và những cống hiến của họ. Nếu nhà quản lý bỏ qua công việc này, nhân viên có thể cho rằng ‘ghi nhận’ là một việc không đáng để tâm.
Nếu nhà quản lý định đi chệch khỏi quy tắc của tổ chức, thì ít nhất cũng nên nói rõ ràng với nhân viên của mình về lý do tại sao, nếu không, họ có thể kết luận rằng nhà quản lý không muốn tốn thời gian với mình, bản thân họ ở đây không mang ý nghĩa gì cả.
3. Để nhân sự cảm thấy bị tách biệt trong công ty
Với nhà quản lý, rất dễ để thấy công việc của người này khớp với công việc của những người khác ra sao, nhưng với nhân viên thì không, họ khó thấy được insight đó. Vì vậy, nếu nhà quản lý nhấn mạnh vai trò của từng cá nhân, từng team đối với kết quả chung, các nhiệm vụ đã ăn khớp và phối hợp nhịp nhàng ra sao, nhà quản lý có thể tạo tiền đề cho sự ghi nhận được lan toả trong toàn bộ tổ chức.
4. Thay đổi đột ngột trong cách khen thưởng
Nếu hiếm khi tặng lời khen ngợi và công nhận cho nhân viên, đừng cố gắng bù đắp một cách thái quá. Khi có sự thay đổi bất ngờ không giống bình thường, nhân việc sẽ nghi ngại và cảm thấy những lời khen kia rất thiếu chân thành. Thay vào đó, nhà quản lý có thể cho nhân viên biết rằng mình muốn thay đổi một chút trong phong cách lãnh đạo và cùng thảo luận xem cách khen thưởng, ghi nhận nào mà nhân viên mong muốn. Một số người sẽ thích được khen trước đám đông, số khác lại chỉ muốn đơn giản ngồi lại trò chuyện về hướng đi tiếp theo của họ. Chìa khoá là cần nắm được sở thích của từng cá nhân.
Tạm kết
Xét cho cùng, việc xây dựng văn hoá ghi nhận đến từ một thực tế rất nhân văn: Không coi nhẹ giá trị con người. Hãy nói lời cảm ơn một cách chân thành và cho nhân viên thấy rằng những cống hiến của họ đều được nhìn thấy và trân trọng. Khi nhân viên cảm nhận được sự tồn tại của họ trong tổ chức, cảm nhận được mọi thứ mình làm đều có ảnh hưởng tích cực đến kết quả chung, họ sẽ có động lực để tiếp tục tạo ra giá trị.
Trân trọng và đề cao giá trị con người là một môi trường làm việc mà hầu như ai cũng mong muốn. Vì ở đó họ được tôn trọng, họ có thể ngẩng cao đầu mà cố gắng chạm tới những phiên bản tốt hơn của chính mình.
Truyền thông văn hoá này là một cách để xây dựng thương hiệu tuyển dụng, giúp bạn tăng trưởng nguồn viên cho doanh nghiệp. Đây là nội dung trọng tâm của khóa học Employer Branding & Hiring, bao gồm xây dựng Định vị thương hiệu nhà tuyển dụng và Hành trình ứng viên (Candidate Journey), từ đó thiết kế những hoạt động truyền thông thu hút ứng viên tiềm năng. Tham khảo khóa học Employer Branding & Hiring để truyền tải trọn vẹn văn hoá doanh nghiệp và tăng trưởng nguồn ứng viên ngay hôm nay!
Bài viết bởi HBR và được biên dịch bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!
