Tomorrow Marketers – Để công ty tạo ra lợi nhuận, công ty cần mang về nhiều doanh thu hơn so với số chi phí bỏ ra. Và một chỉ số dùng để đo lường hiệu quả của những nỗ lực bán hàng chính là Sales efficiency. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách tính Sales efficiency và tham khảo những cách nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng, giúp Sales mang về nhiều doanh thu hơn.
Hiệu suất bán hàng là gì?
Hiệu suất bán hàng (Sales efficiency) là một tiêu chuẩn đo lường mức độ hiệu quả trong việc tạo doanh thu từ những hoạt động bán hàng. Được biết tới như một con số ma thuật, hiệu suất bán hàng sẽ giúp bạn nhận ra mình đang mang về bao nhiêu doanh thu trên mỗi đồng chi phí sales & marketing.
Tạo ra doanh thu càng nhiều từ một nguồn lực có giới hạn, bạn càng chứng minh được hiệu quả hoạt động của team. Nếu bạn đang bỏ ra $200,000 chi phí để thu được $200,000 doanh thu, chỉ số sales efficiency sẽ là 100%, nói cách khác, bạn đang hòa vốn.
Tuy nhiên, nếu bỏ ra $200,000 mà thu về $400,000, sales efficiency lúc này là 200%, công ty bạn đang tạo ra lợi nhuận.
Dưới đây là những lợi ích mà việc đo lường chỉ số sales efficiency mang lại:
- Có được bức tranh toàn cảnh về hiệu quả hoạt động của công ty, bạn sẽ biết ROI cho toàn bộ những nỗ lực bán hàng của công ty
- Cải thiện quy trình bán hàng: Bằng việc phân tích chỉ số này, bạn có thể tìm ra nút thắt cổ chai trong quy trình bán hàng, từ đó có phương án để giải quyết nó, chằng hạn như tổ chức đào tạo sales hoặc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình, giảm thiểu những nhiệm vụ thủ công mất thời gian.
- Tối ưu nguồn lực: Bạn sẽ biết được mình đang đầu tư đúng cách vào đâu, chỗ nào đầu tư chưa hiệu quả
- Đánh giá hoạt động team sales: Bằng việc theo dõi chỉ số sales efficiency của mỗi cá nhân, bạn sẽ biết được ai đang làm tốt và ai chưa làm tốt, từ đó đưa ra những phương án hỗ trợ phù hợp nhất.
- Dự báo và lên kế hoạch: Khi nắm được tình hình hiệu suất hiện tại, bạn có thể đặt mục tiêu và ngân sách thực tế hơn.
Sales efficiency được tính như thế nào?
Để đo lường sales efficiency, bạn cần chia doanh thu cho những chi phí để ra được doanh thu đó. Đây là công thức cụ thể:
Sales efficiency ratio = Sales revenue / Sales & Marketing Cost
Ví dụ, bạn bỏ ra $300,000 cho việc trả lương, trả phí thuê văn phòng, training và marketing vào quý trước. Từ khoản đầu tư này, team sales tạo ra $900,000 doanh thu, vậy là sales efficiency ratio trong trường hợp này sẽ là $900,000 / $300,000 = 3.
Nếu muốn thể hiện sales efficiency dưới dạng phần trăm, hãy nhân ratio với 100, và chúng ta sẽ có sales efficiency = 300%.
Công thức nhìn thì rất đơn giản, nhưng cái khó là bạn cần tìm ra toàn bộ chi phí trong việc tạo ra doanh thu. Chi phí có thể bao gồm phúc lợi cho nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, chi phí phần mềm, chi phí đào tạo, và các chi phí chung khác.
Những chi phí bạn chọn đưa vào sẽ thay đổi bối cảnh của chỉ số sales efficiency. Đây là lí do mà nhiều công ty lựa chọn theo dõi gross sales efficiency hoặc net sales efficiency.
Gross sales efficiency
Gross sales efficiency tập trung vào nguồn doanh thu mới được tạo ra định kỳ trong năm (ARR – Annual Recurring Revenue), không tính tới doanh thu bị mất từ những khách hàng rời bỏ.
Gross new ARR = New ARR từ khách hàng mới + ARR tăng thêm từ những khách hàng hiện tại
(Doanh thu gộp = Doanh thu từ khách hàng mới + Doanh thu tăng thêm từ những khách hàng hiện tại)
Gross sales efficiency = Gross new ARR (ở quý hiện tại) / Tổng chi phí sales & Marketing (trong quý trước)
Sở dĩ lấy chi phí quý trước vì nó bao gồm những khoản thanh toán lương, thuê văn phòng,… những thứ mà bạn đã đầu tư để có được doanh thu ở quý hiện tại.
Tùy thuộc vào đặc thù công ty mà bạn có thể lựa chọn giai đoạn phù hợp. Nếu bạn là công ty có sales cycle khá nhanh, bạn có thể tính gross sales efficiency theo tháng.
Net sales efficiency
Net sales efficiency là một công thức có bao gồm nguồn doanh thu từ những khách hàng đã rời bỏ, giúp bạn nắm được sales efficiency sẽ thay đổi như thế nào nếu mất đi một nguồn doanh thu.
Để tính net sales efficiency, bạn cần xác định nguồn doanh thu ròng được tạo ra định kỳ (net new ARR). Công thức của net new ARR được tính như sau:
Net new ARR = New ARR from new customer + New ARR from existing customer – Churned ARR
(Nguồn doanh thu ròng mới = Doanh thu tạo ra từ khách hàng mới + Doanh thu tạo ra từ khách hàng hiện tại – Doanh thu từ những khách hàng đã rời bỏ)
Net sales efficiency = Net new ARR (quý hiện tại) / Total sales and marketing Expenses (quý trước)
(Net sales efficiency – Doanh thu ròng được tạo ra ở quý hiện tại / Tổng chi phí Sales & Marketing trong quý trước)
Chỉ số sales efficiency ở mức bao nhiêu là tốt?
Thật vô nghĩa nếu tính ra chỉ số sales efficiency nhưng lại không thể kết luận gì cho nó. Dưới đây là giải thích ý nghĩa của các khoảng sales efficiency ratio:
- Sales efficiency ratio < 1: Nếu sales efficiency nhỏ hơn 1, bạn đang chi tiêu nhiều vào quá trình bán hàng mà không tạo đủ doanh thu, đây là một con số cần cải thiện.
- Sales efficiency ratio ~ 1: Nếu ở mức này, bạn đang hòa vốn, đây là một điểm khởi đầu ổn, nhưng hãy tìm cách tối ưu hoạt động để mang về nhiều lợi nhuận hơn.
- Sales efficiency ratio trong khoảng từ 1 đến 3: Bạn đang tạo ra ROI dương, đây là một dấu hiệu tốt.
- Sales efficiency ratio > 3: Chỉ có một vài công ty thực sự nổi bật mới có được con số này. Tuy nhiên, một mặt khác, rất có thể công ty đang đầu tư quá ít cho sales và marketing thì mới có được con số này. Nếu đầu tư nhiều hơn, doanh thu sẽ tăng trưởng trông thấy.
Cách cải thiện hiệu suất bán hàng
Để cải thiện được hiệu suất bán hàng, nhà quản lý cần giảm chi phí trong khi vẫn tạo được dòng doanh thu như hiện tại, hoặc tạo ra nhiều doanh thu hơn nhưng chi phí vẫn giữ nguyên. Dưới đây là một số cách giúp nhà quản lý cải thiện hiệu suất hoạt động.
1. Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được
Một mục tiêu rõ ràng là điều quan trọng để nhân sự biết mình nên tập trung vào điều gì ở thời điểm hiện tại. Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để đặt mục tiêu. Mô hình SMART đại diện cho:
- Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần được thể hiện rõ ràng và chính xác, ví dụ: Tăng 10% doanh thu vào quý tới.
- Measurable (Có thể đo lường): Mục tiêu có thể theo dõi và định lượng được. Như ví dụ trên, 10% doanh thu là con số rõ ràng có thể đo lường và dễ dàng theo dõi.
- Achievable (Có khả năng đạt được): Đặt những mục tiêu quá xa rời và thiếu thực tế có thể làm mất động lực của team. Vậy nên, bạn nên đặt mục tiêu thách thức nhưng vẫn trong tầm với của nhân sự. Chằng hạn, đặt mục tiêu tăng 50% doanh thu trong quý tới là một con số không khả quan cho lắm, trong khi 10% là con số có tiềm năng chạm tới hơn.
- Relevant (Có liên quan): Mục tiêu cần khớp với mục tiêu chung của công ty. Ví dụ, chiến lược của công ty trong thời gian này là tiến vào phân khúc thị trường mới, thì mục tiêu của team sales sẽ là tạo ra doanh thu từ phân khúc đó.
- Time-bound (Có khoảng thời gian cụ thể): Bạn nên đặt ra một khung thời gian cụ thể cho mục tiêu để tạo cảm giác cấp bách và thúc đẩy team sales ưu tiên các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đó.
2. Tối ưu quy trình, giảm thiểu những nhiệm vụ không liên quan trực tiếp tới việc tư vấn bán hàng
“Sales team có đang hoạt động hiệu quả không?” là một câu hỏi đau đầu với không ít doanh nghiệp. Quy trình sales B2B luôn rất phức tạp, gần như chẳng có deal nào là giống hệt nhau để cùng áp dụng một phương pháp bán, kết hợp với sự thật rằng “Nhân viên bán hàng chỉ có thể dành ra 28% trong quỹ thời gian làm việc một tuần của họ để thực sự bán hàng”, tất cả những điều trên gây ra một bức tranh vận hành với một lỗ hổng rất lớn về tính hiệu quả.
Việc vận hành thiếu hiệu quả này gây ra hệ quả đáng quan ngại: Nhân viên bán hàng không thể xác định xem đâu là nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên, họ có quá nhiều thứ phải làm. Thậm chí, tất cả những thứ họ đang bận rộn xoay sở còn chẳng giúp gì họ trong quá trình tư vấn và quản trị khách hàng. Lúc này, tối ưu quy trình, sử dụng công nghệ giúp tự động hóa những nhiệm vụ lặp lại và xóa bỏ những phần việc không liên quan trực tiếp tới bán hàng là một việc cần thiết, giúp team sales có thời gian để hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ tạo doanh thu.
Tập trung dữ liệu về một nơi duy nhất
Để Sales cộng tác tốt nhất với các phòng ban khác, hãy đưa mọi dữ liệu về khách hàng tập trung tại một nơi. Dưới đây là một vài nguyên tắc khi doanh nghiệp tìm cách tập trung dữ liệu về một nơi:
- Sử dụng phần mềm CRM làm source of truth (nơi tập trung dữ liệu)
- Mọi bên liên quan cần thống nhất xem dữ liệu pipeline nào là quan trọng, dữ liệu nào nên ưu tiên thấp hơn để tránh đặt gánh nặng cho Sales trong việc báo cáo.
- Nên tự động hóa việc thu thập và chuyển đổi dữ liệu vào CRM nhiều nhất có thể.
- Nên sử dụng templates chuẩn hóa quy trình để làm mẫu tham khảo cho những ai chưa nắm rõ được quy trình chung.
- Để giảm tải gánh nặng admin, những buổi phân việc hoặc review meeting không nên là cách làm mặc định để Sales đưa thông tin tới các bộ phận khác, nên linh hoạt cách truyền tải thông tin để giảm giảm thời gian làm báo cáo và họp hành cho team Sales.
Đầu tư vào công cụ Sales phù hợp
Lưu ý rằng, mục đích của công cụ không phải để cho team sales nhìn ‘cool’ hơn, không phải để thêm hàng tá việc làm bằng tay và cũng không phải chỉ để học hỏi theo công ty bạn. Mục đích của việc sử dụng công cụ là giúp nhân sự Sales làm việc trực tiếp và hiệu quả hơn với khách hàng, thay vì phải xoay sở với rất nhiều các nhiệm vụ admin, tốn quá nhiều thời gian cập nhật tư liệu. Tất cả những dữ liệu khách hàng, những con số thống kê sẽ được lưu lại trên phần mềm này.
Bạn có thể tham khảo các phần mềm CRM với những lợi ích như sau:
- Tập trung dữ liệu về một nơi: Hệ thống CRM sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, giúp bạn nhanh chóng truy cập và lấy dữ liệu về thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, lịch sử tư vấn. Bạn sẽ không phải chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng khác nhau hoặc xem rất nhiều trang tính Excel để có được những thứ này.
- Quy trình bán hàng được tổ chức hợp lý: CRM cung cấp những tính năng như quản lý pipeline, lên lịch nhiệm vụ và cài đặt nhắc nhở tự động. Bạn cũng có thể liên tục rà soát tiến trình bán hàng, cài đặt follow-up với khác và xem đâu là lead nên được ưu tiên xử lý.
- Cải thiện việc giao tiếp và cộng tác: Hệ thống CRM cho phép giao tiếp liên tục giữa các nhân sự trong team sales và với những phòng ban khác. Chẳng hạn, phần mềm pipedrive giúp bạn chia sẻ những ghi chú về customer insight, đưa những cập nhật về tình trạng deal lên nền tảng, đảm bảo rằng thông tin rõ ràng với mọi người và ai cũng cùng nói về một chủ đề chung.
- Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại: Việc tự động hóa giúp Sales giảm thiểu thời gian làm những nhiệm vụ nhỏ nhặt, lặp lại. Chẳng hạn, Pipedrive giúp Sales nắm được tình hình lead, tự động hóa việc nhập liệu và gửi follow-ups để Sales tập trung nhiều thời gian hơn vào việc chốt deal.
3. Thiết kế chương trình đào tạo cho đội ngũ bán hàng
Chương trình training hiệu quả sẽ giúp Sales trang bị những kiến thức và kỹ năng mới nhất, cần thiết cho việc tư vấn bánh hàng. Những kỹ năng như lắng nghe chủ động, đặt câu hỏi đúng, đàm phán và chốt đơn đều là kỹ năng quan trọng và cần được cải thiện mỗi ngày.
Bên cạnh đó, việc training cũng giúp nhân sự hiểu rõ về những gì họ đang bán. Nhờ vậy, họ có cơ sở để khai thác đúng những gì mình cần biết về khách hàng, hiểu biết hơn về ngành hàng để trò chuyện với khách có chiều sâu hơn, biết đâu là giá trị vượt trội của sản phẩm mà mình có thể mang bán.
4. Liên tục theo dõi những chỉ số quan trọng liên quan đến hoạt động bán hàng
Việc liên tục theo dõi những chỉ số quan trọng sẽ giúp bạn nắm rõ bức tranh vận hàng hiện tại và ngay lập tức tìm ra nút thắt cổ chai để cải thiện tình hình, hoặc tìm ra nguyên nhân tăng trưởng để làm đòn bẩy năng suất.
Dưới đây là một vài chỉ số mà bạn có thể theo dõi:
- Tỷ số đơn hàng thành công trên số khách hàng tiềm năng (Lead-to-Sale %): Đây là một chỉ số KPI cần được chia sẻ và thảo luận thường xuyên giữa bộ phận marketing và sales, cho phép rà soát lại toàn bộ quá trình làm việc: những leads nào chất lượng, phương thức nào phù hợp nhất để chốt hợp đồng trong tương lai, và liệu những ưu đãi / thông điệp gửi tới khách hàng có ảnh hưởng hay không.
- Tỷ lệ chốt đơn hàng (Quote To Close Ratio): Đây là tỷ số giữa lượng đơn hàng đã thanh toán thành công và lượng đơn hàng mà Sales báo giá. Nếu tỷ lệ chốt đơn hàng thấp, nghĩa là có quá ít hợp đồng thành công trong khi gửi báo giá đi rất nhiều, có hai khả năng về vấn đề đang tồn tại trong quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh: (1) Các leads không đạt chất lượng đủ tốt để tiến tới trở thành khách hàng, và (2) Sales đang dành quá nhiều thời gian để tìm cách chốt hợp đồng.
- Giá trị đơn hàng trung bình (Average Purchase Value): Chỉ số này dùng để đo lường giá trị trung bình của mỗi đơn hàng, từ đó Sales có thể xác định giá trị định lượng cho mỗi cơ hội tiềm năng. Nhân viên kinh doanh cần kết hợp KPI này với các chỉ số khác trong mô hình định giá để tính ra số tiền chính xác có thể thu về từ mỗi lead nếu hợp đồng thành công.
- Số lượng đơn hàng trên một nhân viên (Sales Per Rep): Chỉ số này rất hữu ích để xây dựng một hệ thống nhân sự bán hàng và xác định mục tiêu cá nhân, cũng như tìm hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mỗi nhân viên. Chẳng hạn như một số nhân viên kinh doanh mất nhiều thời gian để chốt được hợp đồng nhưng lại có khả năng giữ chân khách hàng đó lâu hơn. Cần chú ý rằng, không sử dụng chỉ số này để tạo ra một văn hoá cạnh tranh trong team Sales. Có như vậy thì sự trung thực và bền vững trong doanh nghiệp mới được duy trì.
- Độ lớn / Độ dài trung bình của một đơn hàng mới (Average New Deal Size / Length): Chỉ số này đặt Sales vào phép tính cần bán bao nhiêu sản phẩm / dịch vụ để mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho công ty. Chỉ số này có thể chia nhỏ trên mỗi nhân viên kinh doanh. Nó sẽ giúp xoá đi định kiến về việc phải mang về nhiều đơn hàng thì mới là nhân viên xuất sắc.
- Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value): Đây là chỉ số cho bạn biết tổng số tiền kỳ vọng một khách hàng trả cho doanh nghiệp trong suốt vòng đời khách hàng của họ. Đây là phương pháp đo lường net profit bạn nhận được từ khách hàng đó. Đọc thêm về chỉ số này tại đây.
Tạm kết
Quy trình chưa được sắp xếp gọn gàng, thiếu sự rõ ràng trong giao tiếp, Sales manager phải liên tục nói chuyện với nhân sự về deal insight, khiến mất thời gian của cả hai. Sales manager tốn quá nhiều thời gian vào việc nhắn tin cập nhật từng chút tình hình với nhân sự (hãy thử tính xem bạn sẽ tốn bao nhiêu thời gian vào việc chat qua lại mỗi ngày), không còn thời gian để suy nghĩ về những thứ chiến lược hơn như planning hướng đi sắp tới của team, thiết kế chương trình đào tạo. Nhân viên bán hàng cũng mất thời gian vào việc báo cáo cập nhật tình trạng deal với nhà quản lý, chưa kể nếu báo cáo phải làm thủ công bằng tay, lại thêm rất nhiều công việc giấy tờ admin khác, không còn thời gian để thực sự tập trung bán hàng.
Những bất ổn trong quy trình làm việc khiến team hoạt động thiếu hiệu quả, nhân sự chật vật với những nhiệm vụ không liên quan khiến họ khó cải thiện chất lượng tư vấn, Sales manager thì mải mê với những nhiệm vụ nhỏ nhặt mà không còn thời gian nghĩ chiến lược chung. Cứ như vậy, team rất khó scale up.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phương pháp xây dựng và tối ưu quy trình bán hàng, hãy tham khảo khóa học Sales Manager của Tomorrow Marketers!
