Tomorrow Marketers – “Cách viết JD thu hút ứng viên” đang là một trong những từ khóa top đầu được người làm tuyển dụng quan tâm. Thực tế này thật dễ hiểu trong bối cảnh thị trường tuyển dụng cạnh tranh nhân sự chất lượng cao như hiện nay. Chỉ khi có một JD thu hút, bạn mới có thể giành được ứng viên về với mình.
Thế nhưng, có phải cứ thêm thắt các yếu tố hoa mỹ, giới thiệu công ty thật hay, hứa hẹn quyền lợi thật nhiều,… thì bản mô tả công việc của bạn sẽ quyến rũ được ứng viên? Câu trả lời là không. Tất cả tiêu chí cốt lõi làm nên một JD chất lượng, có khả năng chuyển đổi ứng viên thành công là sự chính xác và rõ ràng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn thiết kế một JD đáp ứng cả hai tiêu chí này.
1. Đề cập trực diện đến ứng viên
Thay đổi ngôi xưng: Cách xưng hô trong JD có thể tạo ra sự khác biệt lớn, giúp ứng viên cảm thấy gần gũi và kết nối hơn.
- Dùng từ “bạn” thay cho “họ”: Một số công ty mô tả ứng viên tiềm năng của mình trong JD là “họ”, ví dụ, “họ sẽ làm việc trực tiếp với các đối tác doanh nghiệp, hay “họ là những người phối hợp với team Marketing”. Hãy thử đổi thành “bạn sẽ làm việc trực tiếp với các đối tác doanh nghiệp”, “bạn sẽ phối hợp với team Marketing”. Ứng viên sẽ lập tức hình dung được vai trò của họ khi làm việc tại công ty bạn.
- Dùng từ “chúng ta” thay cho “chúng tôi”: Chẳng hạn, bạn có thể thay đổi cách giới thiệu về mình là “Doanh nghiệp A – nhà cung cấp hệ thống Quản trị doanh nghiệp trên toàn cầu” thành “Tại A, chúng ta sẽ cùng cung cấp giải pháp Quản trị doanh nghiệp cho khách hàng”. Đây là cách xưng hô sẽ làm ứng viên cảm thấy họ là một phần của đội nhóm, một mảnh ghép không thể thiếu trong sứ mệnh đưa giải pháp Quản trị doanh nghiệp tới khách hàng – hơn chỉ là một người xa lạ đang xin việc.
Dùng câu chủ động thay câu bị động
Câu bị động dễ tạo ra sự không rõ ràng, gây bối rối, khiến người đọc đoán mò và đôi khi hiểu sai chủ đích của người viết. Không ít HR mắc phải lỗi này khi soạn JD, chẳng hạn viết mô tả nhiệm vụ: “Mục tiêu là đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn đề ra.” Đây là vấn đề của câu bị động – Ai sẽ đảm nhận mục tiêu này, chỉ mình ứng viên hay cả team? JD phải rất cụ thể rằng “Bạn (ứng viên) sẽ phối hợp với bộ phận thiết kế để xây dựng sản phẩm sao cho đáp ứng nhu cầu khách hàng”.
2. Đặt tên vị trí ứng tuyển (Job Title) cụ thể, rõ ràng
Job title là một trong những yếu tố quyết định liệu những ứng viên đủ tiêu chuẩn có tìm ra và ứng tuyển vào vị trí bạn đang rao hay không. Một Job title hiệu quả cần thỏa mãn các tiêu chí:
- Chính xác: Job title là mô tả ngắn gọn nhiệm vụ và vai trò của vị trí đang tuyển. Vì vậy, nó cần sát với thực tế nhất có thể. Thí dụ, nếu vị trí đó bao gồm công việc quản lý, điều phối đội nhóm chung, bạn cần dùng từ Manager. Hay với vị trí làm về chuyên môn trong một mảng/ lĩnh vực thì từ Specialist sẽ là mô tả sát nhất.
- Thực tiễn: Một số công ty có thể sẽ muốn đặt một tiêu đề sáng tạo để gây ấn tượng và tạo sự hứng thú cho ứng viên. Thế nhưng rõ ràng sự sáng tạo không mang lại hiệu quả trong trường hợp này. Một Job title lạ tai sẽ gây bối rối cho ứng viên, khiến họ không chắc về vai trò của mình. Đồng thời, gây khó dễ cho họ trong việc tìm kiếm khi có nhu cầu xin việc.
Chẳng hạn, sử dụng job title “Phù thủy xếp chữ” cho vị trí Copywriter nghe có vẻ sáng tạo và mới lạ. Tuy nhiên, nó không nói lên tất cả về công việc này, và khi ứng viên tìm kiếm từ khóa Copywriter, họ cũng rất khó dò ra JD bạn đang tuyển. Hãy đặt một Job title thông dụng để ứng viên dễ dàng tìm kiếm và nắm bắt nhanh chóng về vị trí đang tuyển.
- Dễ hiểu: Điều này đặc biệt đáng chú ý ở các vị trí chuyên môn, job title thường sử dụng từ chuyên ngành. Một số chức danh đọc lên có thể sẽ quá học thuật, không đưa hình dung rõ ràng về công việc, chẳng hạn Dynamic Markets Administrator (Quản trị viên Thị trường động). Hãy đơn giản hóa những thuật ngữ đó để ứng viên hiểu bạn cần gì ở họ. Ví dụ, một người đang tìm việc mảng Sales hay Marketing chắc chắn sẽ hiểu những kỳ vọng của job title Business Development.
3. Giới thiệu thành thật và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về công ty
About us (Về chúng tôi) là phần mở đầu để doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ với ứng viên. Tuy nhiên, nó không cần thiết phải hào nhoáng hay “nói quá”, bởi mục đích sau cùng của JD vẫn là lọc ra ứng viên phù hợp nhất. Hãy giới thiệu chân thành về bạn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để ứng viên đánh giá được mức độ hợp cạ của họ với công ty.
- Thông tin chung về công ty: Giúp ứng viên có hình dung khái quát về bạn, từ Sản phẩm/ dịch vụ, Sứ mệnh/ giá trị cốt lõi, môi trường, văn hóa đến nhu cầu tuyển dụng hiện tại (ví dụ, bạn muốn chiêu mộ thêm nhân sự để mở rộng quy mô hay để nhắm đến một thị trường mới).
- Thông tin cụ thể về vị trí đang tuyển: Giúp ứng viên hiểu về phòng ban/ đội nhóm họ sẽ làm việc cùng, các công cụ/công nghệ họ sẽ sử dụng trong công việc, nhóm khách hàng then chốt họ sẽ phục vụ, hay các thành tựu đã đạt được và kỳ vọng ở vị trí mới.
4. Rành mạch về vai trò và trách nhiệm (Job Responsibilities) của họ
Hẳn những tranh cãi liên quan đến câu chuyện “JD ghi A, vào làm từ A-Z” không còn xa lạ trong cộng đồng tuyển dụng – tìm việc. Không ít ứng viên bất mãn khi vào làm thực tế phát sinh quá nhiều việc ngoài JD ban đầu, hay thậm chí từ chối thực hiện những nghĩa vụ ngoài mong đợi đó. Để tránh những mâu thuẫn không đáng có và giúp ứng viên kỳ vọng thực tế hơn về công việc, bạn cần minh bạch, rõ ràng từ đầu về trách nhiệm của họ.
- Làm việc với Leader/ Manager team để chia nhỏ vai trò của vị trí đó thành một danh sách các nhiệm vụ có thể thực hiện và đo lường được. Sau đó, điều chỉnh lại một lượt các nhiệm vụ trên cho phù hợp với cách làm việc của công ty.
- Tránh những mô tả chung chung, thừa thãi. Chẳng hạn, viết “Bạn sẽ là một phần của team Marketing” sẽ không cung cấp thêm thông tin hữu ích gì cho JD tuyển vị trí Marketing Executive. Thay vào đó, hãy đi vào chi tiết để ứng viên hình dung ra mình cần làm gì, hay đâu là những kĩ năng công việc yêu cầu. Ví dụ, mô tả nhiệm vụ cụ thể cho vị trí Digital Marketing Executive có thể viết như sau “Bạn sẽ sử dụng Google Analytics để đo lường hiệu quả các hoạt động thúc đẩy bán hàng online”.
- Tóm lược các đầu việc chính thay vì liệt kê lê thê. Danh sách dài hàng chục nhiệm vụ cho một vị trí là dấu hiệu cho ứng viên thấy bạn sẽ “micro-manage” họ (quản lý/ kiểm soát đến từng đầu việc nhỏ). Hãy nhớ rằng, những ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc thường yêu cầu sự tự do nhất định trong công việc. Họ sẽ muốn được tự chủ sử dụng kiến thức và kỹ năng theo cách của mình để hoàn thành công việc. Theo LinkedIn, bạn chỉ cần khoảng 4-6 gạch đầu dòng cho mục này.
- Nhưng tất nhiên, JD vẫn cần bao quát được hết các đầu việc cơ bản của vị trí đó. Điều quan trọng là tránh đi vào chi tiết từng phần việc nhỏ lẻ bởi chúng ít nhiều sẽ “xê dịch” theo thời gian khi mục tiêu kinh doanh thay đổi.
5. Nghĩ lại về các tiêu chí mà ứng viên cần thoả mãn (Job Requirement)
- Bằng cấp không khẳng định năng lực. Yêu cầu cho vị trí ứng tuyển không nên là một danh sách cứng nhắc các chứng chỉ, bằng cấp. Bởi sở hữu điểm số tốt trên giấy tờ không đảm bảo bạn đủ năng lực thực hiện công việc. Việc chọn lọc chỉ dựa trên tiêu chí này rất có thể sẽ làm bạn vuột mất những ứng viên có khả năng nhưng không đáp ứng yêu cầu bằng cấp.
- Đặt quá nhiều tiêu chuẩn sẽ khiến ứng viên thiếu tự tin ứng tuyển. Bạn chỉ nên nêu ra một vài tiêu chí quan trọng nhất và lược giản bớt các tiêu chí không mấy khi đụng đến hoặc có thể học được trong quá trình làm việc. Thông thường, số tiêu chí ứng tuyển phù hợp nhất cho một vị trí là 3-5 must-have (bắt buộc có) và 2-3 nice-to-have (có sẽ là điểm cộng).
Đọc thêm: Tuyển dụng ứng viên vượt chuẩn (overqualified) – Có đáng để mạo hiểm?
- Các tiêu chí chung chung không giúp ứng viên rõ mình cần trang bị những gì để “sinh tồn” ở vị trí này. Một mẹo là hãy “chuyển ngữ” những yêu cầu về kỹ năng thành hành động và kết quả công việc cụ thể. Chẳng hạn, thay vì đặt ra tiêu chí như khả năng tập trung vào chi tiết và làm việc trong môi trường nhịp độ quay cuồng, hãy yêu cầu ứng viên có thể đáp ứng công việc đúng hạn với không một sai sót nào.
- Ứng viên sẽ thấy phản cảm nếu các tiêu chí vô tình “phân biệt đối xử” trên khía cạnh tuổi tác, giới tính, xuất xứ,… Tất nhiên, kinh nghiệm của bạn có thể cho biết một số nhóm nhất định không phù hợp với công việc này, chẳng hạn một nhân viên Sales hiếm khi là một người nhiều tuổi, thiếu ngoại hình. Thế nhưng, hãy tập trung hơn vào những tiêu chí đánh giá năng lực của họ – những thứ thật sự giúp họ thành công ở vị trí mới như tài ăn nói, khả năng thuyết phục, nắm bắt nhanh nhạy tâm lý, nhu cầu khách hàng,…
6. Nêu bật lợi ích, giá trị bạn trao cho họ
Cuối cùng, đây là giây phút quyết định liệu bạn có thể tạo động lực ứng tuyển cho họ. Hãy trình diễn những lợi ích hấp dẫn nhất bạn có thể đưa ra trong bản mô tả công việc, bao gồm:
- Các lợi ích cơ bản như lương thưởng, chế độ phúc lợi và có thể là các chương trình chăm sóc sức khỏe (như tài trợ thẻ tập gym, quà tặng thực phẩm dinh dưỡng cho nhân viên,…). Đây luôn là những lợi ích ứng viên đặt lên hàng đầu.
- Các lợi ích cộng thêm như cơ hội học tập và phát triển chuyên môn qua những chương trình đào tạo, thư viện kiến thức về ngành,… mà công ty sở hữu hoặc đầu tư cho nhân viên đi học. Giá trị này đặc biệt hấp dẫn những vị trí fresh, junior chưa có nhiều kinh nghiệm.
- Các đặc quyền khác như company trip và hoạt động gắn kết tập thể hàng tháng thể hiện bạn có một văn hóa doanh nghiệp tốt, hay đăng tải các hình ảnh không gian làm việc sáng tạo với nhiều tiện ích sẽ cho thấy rằng công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên làm việc thoải mái và hiệu quả. Và nếu bạn có các chính sách work-life balance cho nhân viên như lựa chọn làm việc từ xa, linh hoạt thời gian,…, hãy làm nổi bật ngay trong JD bởi nó là tín hiệu cho ứng viên thấy bạn tôn trọng các phong cách làm việc và hiệu suất khác nhau.
Tạm kết
Bản mô tả công việc – JD là điểm chạm quan trọng đầu tiên của của ứng viên với nhà tuyển dụng. Thiết kế JD tốt sẽ giúp ứng viên tự đánh giá đúng được mức độ phù hợp của mình với công việc, từ đó tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong khâu tuyển người chọn người. Tuy nhiên trước hết để tìm được người, bạn cần hiểu cách các kênh truyền thông hoạt động để tạo nguồn ứng viên và phân phối JD đúng người đúng thời điểm.
Nếu bạn đang gục ngã trước một chồng JD cần tuyển nhưng chưa biết tiếp cận ứng viên sao cho hiệu quả, tham khảo ngay khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers. Khóa học được thiết kế để giúp bạn ứng dụng Marketing vào hoạt động tuyển dụng, trọng tâm vào các nội dung như:
- Thu hút ứng viên qua content, PR & event
- Ứng dụng mạng xã hội
- Tối ưu các nền tảng tuyển dụng
- Quản lý nguồn ứng viên qua phần mềm
Tìm hiểu ngay khóa học Employer Branding & Hiring.
Bài viết được Tomorrow Marketers biên dịch từ Workable, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
