Tomorrow Marketers – Khi làm việc tại môi trường kinh doanh quốc tế, việc viết báo cáo tiếng Anh không còn là điều xa lạ đối với các ứng viên. Báo cáo dùng để truyền đạt những thông tin, số liệu quan trọng đến người khác một cách logic, rõ ràng và dễ hiểu. Tuy nhiên, chúng ta vẫn mắc phải những lỗi diễn đạt cơ bản, khiến thông tin bị hiểu sai và bản báo cáo trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người khác.
Trong bài viết này, hãy cùng Tomorrow Marketers điểm qua một vài lỗi diễn đạt thường gặp và cách sửa chữa chúng để bạn có thể tự tin hơn khi viết báo cáo bằng tiếng Anh trong công việc nhé!
1. Sử dụng những từ mơ hồ, không chắc chắn (Vague words)
Đây là một lỗi phổ biến mà nhiều bạn mắc phải trong quá trình viết báo cáo tiếng Anh. Việc đảm bảo yếu tố chính xác và rõ ràng trong diễn đạt để tránh gây sự hoang mang hay khó hiểu cho người đọc là điều rất quan trọng trong mỗi bản báo cáo.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng các lượng từ mang tính ước lượng như “few”, “many”, “more”, “less”, hay “some” mà không cung cấp số liệu cụ thể, sẽ khiến thông tin trở nên mơ hồ và không có giá trị.
Xem xét ví dụ trong câu văn dưới đây:
“In the market, there is an insignificant difference between the percentage of consumers purchasing Apple iPhones and Samsung Galaxy phones.” (Trên thị trường, có một sự chênh lệch không đáng kể giữa số lượng khách hàng mua điện thoại iPhones của hãng Apples và Galaxy của hãng Samsung)
Trong câu trên, người viết sử dụng cụm từ “in the market” (trên thị trường) là một phạm vi rộng, thay vì nói như vậy, bạn hãy chỉ ra cụ thể thị trường đó là ở đâu? Khu vực nào hay đất nước nào? Ngoài ra, cụm từ “an insignificant difference” (một sự khác biệt không đáng kể) sẽ không mang tính thuyết phục vì người đọc sẽ thắc mắc vì sao lại không đáng kể? Để tránh việc cung cấp thông tin một cách mơ hồ như vậy, bạn cần phải kèm theo số liệu cụ thể, có thể là bao nhiêu phần trăm người mua iPhones và bao nhiêu phần trăm người mua Galaxy trong 1 khoảng thời gian nhất định.
Ta có thể sửa lại câu văn trên như sau:
“According to a report about market share of mobile vendors in Vietnam 2022 on Statista, a slight higher percentage of consumers, 29.27%, purchase Samsung’s phones than purchase Apple’s iPhones, which make up about 28.96% of the market share.”
Để tránh lỗi này, khi viết bạn cần chú ý:
- Sử dụng những từ ngữ cụ thể, chính xác để miêu tả số liệu, khái niệm. Ví dụ: thay vì dùng “a lot”, bạn nên cung cấp một con số cụ thể hay phần trăm để chứng minh số liệu đó.
- Cung cấp ví dụ. Ví dụ sẽ giúp miêu tả rõ hơn về ý của bạn và làm bài báo cáo trở nên chặt chẽ và dễ hiểu.
- Không nên đưa ra kết luận khi những thông tin trong bài còn mơ hồ, không được chứng minh rõ ràng.
Đọc thêm: Analytical Writing – viết bài phân tích bằng tiếng anh trong môi trường kinh doanh (phần 1)
2. Sử dụng phép so sánh chưa đầy đủ (Inappropriate comparison)
Chúng ta thường xuyên phải sử dụng câu so sánh để đánh giá, cung cấp thông tin về sự giống nhau và khác nhau giữa hai sự vật, hiện tượng trong báo cáo. Chẳng hạn, khi viết phân tích trong báo cáo tài chính cho công ty, muốn làm rõ được tình hình hiện tại, bạn cần phải so sánh các chỉ số của kỳ này với kỳ trước, để công ty có thể dễ dàng đưa ra định hướng phát triển trong tương lai. Trước hết, ta cần nắm rõ rằng khi dùng phép so sánh, ta phải so sánh hai sự vật/ hiện tượng/ sự kiện tương đương nhau trong cùng một điều kiện, có cùng tính chất, đặc điểm.
Hãy xem ví dụ dưới đây để hiểu hơn:
“Our luxury goods division generated $10 million in revenue last quarter, while our discount store division only generated $5 million, indicating that the luxury goods division is significantly outperforming the discount store one.” (Bộ phận hàng xa xỉ của chúng ta đã đạt doanh thu 10 triệu đô la trong quý trước, trong khi bộ phận hàng giảm giá của chúng ta chỉ đạt có 5 triệu đô la, điều này cho thấy bộ phận hàng xa xỉ làm tốt hơn hẳn so với bên hàng giảm giá)
Trong ví dụ này, dữ kiện mà người viết dùng để so sánh chưa đầy đủ vì đã bỏ qua nhiều yếu tố quan trọng khác như thị trường mục tiêu, sự chênh lệch về giá sản phẩm, biên lợi nhuận… Hiển nhiên, mặt hàng xa xỉ có mức giá cao hơn hẳn so với mặt hàng giảm giá, nếu chỉ dựa vào doanh thu như trên thì phép so sánh này là chưa chính xác và không đủ căn cứ.
Để tránh lỗi này khi viết báo cáo, bạn cần lưu ý:
- Completeness (đầy đủ): Mỗi phép so sánh phải có ít nhất hai thành tố. Ví dụ: Blotto ice cream contains 50% less fat. Trong ví dụ này, người viết không đề cập đến Blotto ice cream’s fat (chất béo của kem Blotto) được so sánh với cái gì. Viết đúng phải là Blotto ice cream contains 50% less fat than Dingo ice cream.
- Consistency (nhất quán): Các đối tượng được so sánh phải dựa trên cơ sở giống nhau và được so sánh một cách logic. Ví dụ: Jim works more slowly than anyone I’ve known. Trong câu này, cụm từ “anyone I’ve known” bao gồm cả Jim, vì vậy, câu so sánh đó không logic khi so sánh Jim với bản thân anh ý. Viết đúng phải là Jim works more slowly than anyone else I’ve known (Jim làm việc chậm hơn bất kỳ ai khác mà tôi biết).
- Clarity (rõ ràng): Trong mỗi câu so sánh, mục đích so sánh phải được thể hiện rõ ràng. Ví dụ: Jaqueline always gave her sister more affection than her brother. Ở ví dụ này, ý nghĩa của câu là “Jacqueline gave her sister more affection than she gave her brother” hoặc “Jacqueline gave her sister more affection than her brother gave to her sister”. Tuy nhiên lại không được thể hiện rõ trong câu. Vì vậy, viết đúng phải là “Jacqueline gave her sister more affection than she gave to her brother” hoặc “Jacqueline gave her sister more affection than her brother did”.
Đọc thêm: Critical Reading – 4 tips giúp bạn hiểu sâu và nhớ lâu khi đọc tài liệu kinh doanh bằng tiếng Anh
3. Mắc lỗi trong mối quan hệ nhân quả (Errors Causality)
Trên thực tế, khi đưa ra một kết luận từ những luận điểm trước đó, chúng ta hay bị mắc phải lỗi lập luận về mối quan hệ nhân quả giữa sự kiện và nguyên nhân dẫn đến sự kiện đó. Cụ thể, nếu “A gây ra B” và bất cứ khi nào lập luận “A gây ra B” được trình bày, nhiều người lại lầm tưởng rằng “Cứ có B là sẽ có A”. Ngoài ra, nhiều bạn còn nhầm lẫn giữa sự tương quan (correlation – các sự kiện xảy ra cùng hoặc tiếp nối nhau) thành quan hệ nhân quả (cái này khiến cái kia xảy ra).
Hãy cùng xem ví dụ dưới đây để hiểu hơn nhé:
“The introduction of our new product caused our sales to increase by 20%. Therefore, if we want to increase our sales, we need to have more new products.” (Sự ra mắt sản phẩm mới của chúng ta đã khiến doanh số bán hàng tăng 20%. Vì vậy, nếu chúng ta muốn tăng doanh số bán hàng, thì chúng ta nên có nhiều sản phẩm mới)
Trong ví dụ trên, người viết đã mắc lỗi sai trong quan hệ nhân quả vì cho rằng sản phẩm mới là yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến việc tăng doanh số bán hàng. Tuy nhiên, trên thực tế, có thể có những yếu tố khác góp phần vào sự gia tăng doanh số bán hàng, chẳng hạn như chiến dịch marketing, thay đổi giá cả hoặc sở thích của người tiêu dùng thay đổi.
Lỗi lập luận về mối quan hệ nhân quả xảy ra khi người viết hiểu nhầm mối quan hệ nhân quả, mà mối quan hệ nhân quả được thể hiện qua các từ: because, due to, consequently, so that, thus, since, for, therefore, as a result,… Do vậy, khi sử dụng các từ biểu thị mối quan hệ nhân quả, người viết cần nắm rõ được nguyên nhân và kết quả của sự kiện đó.
Dưới đây là các cách để tránh mắc phải lỗi trong mối quan hệ nhân quả:
- Khi không cung cấp đủ dẫn chứng, bạn hãy sử dụng các cụm từ rào đón (hedging) để tạo một cái nhìn khách quan, cho thấy vẫn còn khả năng khác dẫn đến nguyên nhân này. Ví dụ như: potential, possible, likely, mainly, as far as I know, from my point of view,…
- Không nên thừa nhận một yếu tố nào đó là nguyên nhân khi chưa kiểm định toàn bộ bằng chứng. Hãy đánh giá một cách kỹ càng các dữ liệu trước khi đưa ra kết luận.
- Luôn cung cấp dữ liệu và bằng chứng với các số liệu định lượng như: doanh số bán hàng, thị phần, hay phản hồi của khách hàng,… để bổ trợ cho những luận điểm của bạn về nguyên nhân và kết quả.
4. Kết luận một cách quá tự tin (Overconfident conclusion)
Sau khi đã trình bày hết các dẫn chứng, dữ kiện về một sự kiện, vấn đề nào đó, việc cuối cùng bạn cần làm là đưa ra kết luận. Và kết luận cần mang một giọng điệu hết sức cân nhắc, cẩn trọng và có sự đo lường kỹ càng. Bạn không nên kết luận hay khẳng định điều gì một cách tuyệt đối nếu không chứng minh được bằng dữ liệu.
Hãy cùng tìm hiểu tại tình huống dưới đây nhé:
Based on these data, it is undoubted that our sales will continue to increase at a rate of 20% per year for the next decade. (Dựa vào những dữ liệu này, chắc chắn rằng doanh số bán hàng của chúng tôi sẽ tiếp tục tăng với tốc độ 20% mỗi năm trong thập kỷ tới)
Chúng ta có thể thấy, kết luận trên quá tự tin khi sử dụng từ “undoubted” thể hiện sự chắc chắn, không có gì để nghi ngờ. Người viết đã vội vã khẳng định mức tăng trưởng doanh số bán hàng trong tương lai chỉ dựa trên một bộ dữ liệu hạn chế, mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác như xu hướng thị trường, thay đổi trong hành vi của người tiêu dùng cũng có thể ảnh hưởng đến sự tăng trưởng doanh số bán hàng trong tương lai.
Ta có thể sửa câu văn trên như sau:
“Based on these data, it is potential that our sales will continue to increase at a rate of 20% per year for the next decade. (Dựa vào những dữ liệu này, doanh số bán hàng của chúng tôi có tiềm năng sẽ tiếp tục tăng với tốc độ 20% mỗi năm trong thập kỷ tới)
Để tránh kết luận một cách quá tự tin, bạn hãy:
- Trước khi đưa ra kết luận, tổng hợp lại các thông tin, dữ liệu và đảm bảo rằng bản báo cáo của mình dựa trên những bằng chứng chặt chẽ thay vì chỉ có những giả thuyết, quan điểm cá nhân.
- Luôn xác định, chỉ ra những rủi ro, các mặt hạn chế của đề xuất, ý tưởng, thay vì chỉ nêu những điểm tốt, lợi ích của chúng trong kết luận.
TẠM KẾT
Trên đây là 4 lỗi diễn đạt cần tránh để bản báo cáo của bạn cung cấp thông tin một cách chính xác, chuẩn văn phong kinh doanh, ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn dựa trên những dữ liệu, dẫn chứng rõ ràng. Đây là kỹ năng quan trọng giúp ứng viên có lợi thế cạnh tranh khi thi tuyển và làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia. Với 6 chủ đề ngữ pháp chuyên sâu chuẩn GMAT – đầu vào các trường kinh tế hàng đầu thế giới, kho câu hỏi luyện tập phong phú, giảng viên với nền tảng học thuật xuất sắc và kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, Khóa học Master Critical Thinking & Interview sẽ giúp bạn rèn luyện tư duy Critical Thinking giúp phát triển kỹ năng Critical Writing – viết tiếng anh chuẩn văn phong kinh doanh quốc tế. Nếu bạn quan tâm đến khóa học, hãy tìm hiểu ngay hôm nay nhé!
