Tomorrow Marketers – Theo Gallup, công ty phân tích và tư vấn tại Mỹ, thiếu gắn kết trong công việc là một trong những nguyên nhân chính làm nhân viên muốn rời bỏ công ty. Để hạn chế tình trạng nhân sự nghỉ việc vì lý do này, tổ chức one-on-one meeting sẽ là một cách làm hiệu quả. Cụ thể, cũng theo báo cáo của Gallup, nếu nhà quản lý thường xuyên tổ chức one-on-one meeting, mức độ gắn kết của nhân viên với công việc sẽ cao gấp 3 lần bình thường.
Trong bài viết bên dưới, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu những lợi ích cụ thể của họp 1:1, cũng như cách thực hiện chúng hiệu quả nhất.
Tại sao nên tổ chức những buổi họp 1-1 định kỳ?
Khi được tổ chức trong không gian riêng tư, nhà quản lý sẽ dễ dàng đưa ra góp ý thẳng thắn với nhân sự về những vấn đề họ cần cải thiện. Mặt khác, nhân sự cấp dưới cũng không cảm thấy xấu hổ trước đồng nghiệp với những lời nhận xét này giống như các buổi họp đông người. Như vậy, nhà quản lý vừa đạt được mục đích của mình, và nhân sự cũng sẽ cởi mở để tiếp thu và thực hiện những góp ý để ngày một cải thiện hơn.
Bên cạnh đó, one-on-one meeting cũng là cơ hội tốt để nhà quản lý lắng nghe tâm tư của cấp dưới về con đường sự nghiệp của họ, và đưa ra những lời khuyên phù hợp. Bởi, theo Gallup, có đến 87% ứng viên thế hệ Y dành phần lớn sự quan tâm của mình tới lộ trình thăng tiến và cơ hội phát triển trong công việc. Bằng cách quan tâm rất cá nhân như vậy, nhân sự sẽ cảm thấy họ được trân trọng, tin tưởng.
Đọc thêm: Khen thưởng liệu có phải cách duy nhất để ghi nhân nhân viên?
7 tips cho buổi one-on-one meeting với nhân viên hiệu quả hơn
Nếu nhà quản lý chỉ coi đây là công việc mà bạn “phải” hoàn thành và thực hiện qua loa, nhân sự rất dễ cảm thấy sự quan tâm nửa vời, dẫn đến hụt hẫng và mất động lực làm việc. Dưới đây là một vài hướng dẫn ngắn gọn giúp nhà quản lý chuẩn bị tốt hơn cho buổi họp 1-1:
Không cần có lịch họp định kỳ cố định, nhưng cần thông báo trước cho nhân sự về cuộc họp
Mức độ thường xuyên của những cuộc họp sẽ phụ thuộc nhiều yếu tố, chẳng hạn như số lượng nhân sự cấp dưới, quy mô công ty, hay kinh nghiệm làm việc của nhân sự,… Vì thế, Saunders – nhà sáng lập Real life E time Coaching & Training chia sẻ rằng, nhà quản lý không cần quá quan trọng hoá tần suất xuất hiện những buổi họp này. Cũng theo Saunders, điều quan trọng hơn là nhà quản lý luôn cho nhân viên của mình biết trước về lịch họp mà họ cần tham dự. Làm như vậy, nhân sự sẽ có có sự chuẩn bị tốt hơn cho buổi họp. Bạn sẽ không chứng kiến những khoảnh khắc “ậm ừ”, làm mất thời gian của cả 2. Như vậy, cuộc trao đổi sẽ trở nên ý nghĩa và bớt tốn thời gian hơn.
Luôn chuẩn bị trước những chủ đề cần trao đổi
Trong viễn cảnh lý tưởng nhất, chắc hẳn bạn sẽ nghĩ rằng cả bạn và nhân viên của mình sẽ thống nhất về nội dung buổi họp trước khi bắt đầu 1-2 ngày. Tuy vậy, khi cả bạn và nhân sự luôn gấp rút chạy theo deadline của các công việc hằng ngày, làm như vậy chỉ khiến họ ám ảnh với mỗi lần họp. Thay vào đó, theo Saunders, cả 2 chỉ cần liệt kê ra các đầu mục mà mình muốn trao đổi trong buổi họp. Đến khi bước vào buổi họp, hãy đặt lên bàn 2 danh sách đó, sắp xếp các đầu mục theo thứ tự ưu tiên giảm dần để thảo luận trong buổi họp. Như vậy, với thời gian có hạn, bạn sẽ có nhiều thời gian để trao đổi về những điểm quan trọng khi đặt nó ở đầu cuộc họp.
Ví dụ, trước mỗi buổi họp, nhà quản lý có thể thêm một vài câu hỏi vào thư mời tham gia họp như:
- Cơ hội lớn nhất mà em thấy công ty đang bỏ lỡ là gì?
- Em không thích điều gì về sản phẩm X?
- Thử thách mà em gặp phải trong công việc nhưng chưa có giải pháp phù hợp?
- Em thích phần nào nhất trong công việc của mình
- Mục tiêu của em trong 6 tháng – 1 năm nữa trong công việc?
Nhiều trường hợp, sau khi hỏi nhân sự những điều trên, nhà quản lý nhận thấy hoá ra nhân viên xuất sắc trong bộ phận cũng đang cảm thấy rất mất định hướng. Bởi nhân sự này có thể làm tốt mọi thứ nên họ lại càng được giao nhiều nhiệm vụ khác nhau. Cứ thế, nhân viên bị kéo theo quá nhiều hướng, lo lắng về chuyên môn của mình, nhưng lại không có thời gian ngẫm lại vì khối lượng công việc quá lớn. Lúc này, nhiệm vụ của nhà quản lý chính là xác định lại vai trò của nhân sự, cho bạn ấy thấy điểm mạnh và điểm yếu của mình và có kế hoạch phân công nhiệm vụ phù hợp hơn.
Toàn tâm toàn ý khi có mặt trong buổi họp
Theo Moore – CEO của Wellcoaches Corporation, nhà quản lý không nên nghĩ rằng những cuộc họp này chỉ là một trong những đầu việc mà bạn “phải” hoàn thành trong ngày. Thay vào đó, hãy coi đây là khoảng thời gian đáng giá để hiểu nhân sự của mình. Hãy nghĩ rằng, bạn có mặt trong cuộc họp này là để tạo ra những thay đổi khác biệt trong cuộc đời của người đối diện. Hãy dành toàn tâm toàn ý cho nhân sự trong buổi họp.
Nhân sự rất dễ hiểu lầm rằng bạn không thực sự quan tâm đến họ, cũng như không coi trọng buổi họp này nếu cuộc họp bị ngắt quãng bởi tiếng chuông hay thông báo điện thoại. Theo Moore, hãy tạm thời tắt những thiết bị này sẽ giúp buổi họp tốt hơn.
Mở đầu cuộc nói chuyện với năng lượng tích cực
Theo Saunders, bắt đầu buổi họp bằng cách nói về kết quả tích cực mà nhân sự làm được là điều nhà quản lý nào cũng nên làm. Chẳng hạn như, khen họ về buổi thuyết trình với khách hàng về sản phẩm của công ty. Qua cách này, nhân sự sẽ cởi mở hơn để đón nhận những thông tin tiếp theo trong cuộc nói chuyện.
Tập trung vào xử lý vấn đề, nhưng giải pháp cần đến từ 2 phía
Buổi họp 1-1 tạo ra không gian phù hợp để nói về những khó khăn và tìm cách giải quyết chúng. Điều này không có nghĩa rằng, nhà quản lý sẽ là người nêu ra tất cả những khó khăn và áp đặt những cách giải quyết mà bạn cho là phù hợp lên nhân viên. Hãy cố gắng đặt ra các câu hỏi đào sâu vấn đề và lắng nghe chia sẻ từ nhân viên của mình.
Theo Moore, trước khi đề cập đến vấn đề nổi cộm trong công việc của nhân viên, hãy yêu cầu họ tự đánh giá, liệt kê ra các khó khăn họ gặp phải và đề xuất giải pháp cho chính mình. Cuối cùng, bạn có thể đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng về những gì họ trình bày.
Đặt câu hỏi liên quan đến sự nghiệp của nhân sự
Mặc dù kết quả ưu tiên sau buổi họp là để đảm bảo mọi công việc đang góp phần hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp, khía cạnh phát triển của cá nhân nhân sự không nên bị lờ đi. Nó làm nhân sự cảm thấy được quan tâm và trân trọng bên ngoài công việc.
Thực tế, đây không phải chủ đề mà buổi họp nào bạn cũng cần thảo luận với họ. Nếu muốn trao đổi nội dung này trong buổi họp sắp tới, hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn cũng biết về ý định của bạn để họ có thời gian chuẩn bị.
Kết thúc buổi họp với lời cảm ơn
Kết thúc buổi họp giống như cách bạn bắt đầu nó. Dừng lại vài giây để cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho buổi họp này.
Những đúc rút ngắn gọn
Những điều nên làm:
- Bắt đầu buổi meeting với năng lượng tích cực.
- Cho nhân sự biết trước nếu như bạn có dự định trao đổi về định hướng sự nghiệp của họ.
- Đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng để giúp nhân viên giải quyết các vấn đề trong công việc của họ
Những điều nên tránh:
- Không hủy buổi họp sát giờ, điều này làm cho nhân sự cảm thấy họ không được ưu tiên.
- Mặc dù vẫn nên có một mạch nói chuyện vạch ra sẵn, nhưng không nên quá cứng nhắc
- Quên nói cảm ơn.
Tạm kết
One-on-one meeting là cách mà nhà quản lý thể hiện sự trân trọng nhân viên và ghi nhận những đóng góp cá nhân của họ. Một nơi coi trọng giá trị con người và luôn chú tâm đến sự phát triển cá nhân là một môi trường mà chắc hẳn ai cũng muốn làm việc. Vì ở đó họ không lãng phí công sức cống hiến, ở đó, họ luôn có người sẵn sàng đồng hành.
Sẽ thật lãng phí nếu như những giá trị văn hoá này không được truyền thông ra bên ngoài đúng cách để thu hút nhân tài về với doanh nghiệp. Vậy phải làm truyền thông hình ảnh doanh nghiệp thế nào để thấy được tinh thần bên trong, tránh những con chữ sáo rỗng khó có thể tin tưởng? Đây chính là nội dung trọng tâm của khóa học Employer Branding & Hiring. Tham gia khoá học để lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm tuyển dụng và tạo nguồn ứng viên tiềm năng từ các trainers giàu kinh nghiệm trong ngành!
Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
