Tomorrow Marketers – Theo khảo sát năm 2018 của CV-library (Nền tảng tuyển dụng lớn thứ 3 tại Anh), 92.5% ứng viên được hỏi thừa nhận họ nói dối trong CV, và 71.6% trong số đó được nhận vào công ty họ ứng tuyển. Thế nên, để tránh tuyển người không phù hợp do sự thiếu trung thực của ứng viên, việc xác minh thông tin ứng viên là hoạt động quan trọng trong quá trình tuyển dụng.
Trong bài viết này, cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu cách Xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) để tối ưu kết quả nhận được so với thời gian bỏ ra, mà không ảnh hưởng đến công việc hiện tại của ứng viên (nếu có).
Xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) là gì?
Xác minh thông tin ứng viên là quá trình mà nhà tuyển dụng sẽ liên lạc với đồng nghiệp cũ, quản lý cũ, hay trường mà ứng viên từng theo học,… để tìm hiểu thêm về họ, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng tốt hơn. Tùy theo từng vị trí công việc, quá trình xác minh thông tin có thể liên quan đến trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tích của ứng viên.
Ngoài việc xác minh những thông tin mà ứng viên đề cập trong CV hay quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể tận dụng cơ hội này để hiểu hơn về điểm mạnh và điểm yếu của họ từ góc nhìn của những người mà ứng viên đã làm việc cùng. Từ đây, doanh nghiệp đưa ra các quyết định để giúp ứng viên hòa nhập và tận dụng được lợi thế của mình, giúp cả ứng viên và doanh nghiệp cùng phát triển tốt nhất.
Reference Checking nếu không được thực hiện khéo léo sẽ kéo theo hệ quả gì?
Mặc dù việc Xác minh thông tin ứng viên giúp nhà tuyển dụng có quyết định sáng suốt hơn, nó cũng tiềm ẩn một vài nhược điểm như sau:
- Thông tin vẫn có thể bị bóp méo: Với những ứng viên có chuẩn bị kỹ càng và muốn chinh phục nhà tuyển dụng, họ sẽ chỉ liệt kê những người tham chiếu mà sẵn sàng nói tốt về thái độ và kỹ năng làm việc của họ. Chính vì vậy, những thông tin này chỉ nên được sử dụng như một nguồn tham khảo thêm, không phải yếu tố tác động hoàn toàn đến quyết định của nhà tuyển dụng.
- Mất ứng viên: Nếu nhà tuyển dụng liên lạc với quản lý trực tiếp của ứng viên tại công ty họ đang làm việc, công ty đó có thể sẽ đưa ra offer tốt hơn để giữ chân nhân sự của họ. Trong trường hợp này, nhà tuyển dụng sẽ đối mặt với việc mất đi ứng viên này khi họ chấp nhận ở lại công ty hiện tại.
- Ảnh hưởng đến công việc của ứng viên: Nếu nhà tuyển dụng chưa chắc chắn về quyết định tuyển dụng, việc liên hệ với quản lý trực tiếp của ứng viên ở công ty hiện tại sẽ làm bất lợi cho ứng viên khi tiếp tục làm việc ở đó.
Những nhược điểm này, nếu không được chú ý và có giải pháp để hạn chế, sẽ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Nghiêm trọng hơn, về lâu dài, nó còn ảnh hưởng đến uy tín của nhà tuyển dụng.
Trong phần tiếp theo, cùng TM tìm hiểu một vài gợi ý giúp bạn tối đa kết quả thu được từ thời gian bỏ ra để thực hiện Xác minh thông tin ứng viên.
Đọc thêm: Onboarding thế nào để nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc?
05 gợi ý giúp quá trình xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) của bạn trở nên hiệu quả
Cá nhân hóa câu hỏi cho từng ứng viên
Nếu bạn bắt đầu từ việc thu thập phản hồi và thắc mắc của các nhân sự tham gia phỏng vấn ứng viên, quá trình xác minh thông tin sẽ có trọng tâm và tốn ít thời gian hơn. Một vài câu hỏi bạn có thể đặt ra để thu thập phản hồi của họ như:
- Bạn có thắc mắc gì về thái độ/ trình độ ứng viên?
- Có thông tin nào liên quan đến ứng viên mà bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn?
- Đâu là những lý do khiến bạn chần chừ ra quyết định tuyển họ?
Qua câu trả lời của họ, bạn có thể liệt kê ra các câu hỏi để giải đáp các thắc mắc đó. Làm như vậy, bạn sẽ hạn chế đặt ra các câu hỏi mơ hồ, khó định lượng như “A là người như thế nào?” hay “A có làm tốt công việc của anh ấy không?”.
Ngoài câu hỏi quá mơ hồ, bạn cũng nên hạn chế đặt các câu hỏi đóng
Các câu hỏi đóng sẽ không giúp nhà tuyển dụng thu thập được quá nhiều thông tin về ứng viên. Chẳng hạn như, nếu đặt câu hỏi “Bạn có nghĩ A là một người có thể làm việc nhóm được không?”, dù câu trả lời là “có” hay “không” thì bạn cũng lãng phí thời gian đặt câu hỏi mà không có được nhiều insight về ứng viên. Thay vào đó, hãy tôn trọng thời gian của người tham chiếu và của mình bằng cách đặt câu hỏi có bối cảnh cụ thể để họ dễ dàng chia sẻ. Ví dụ, “Chúng tôi được biết A đã giúp công ty bạn phát triển hệ thống trả lương tự động, bạn có thể giúp tôi hiểu rõ hơn vai trò và nhiệm vụ chính của A trong dự án đó được không?”. Với câu hỏi này, người trả lời sẽ dễ dàng hình dung bối cảnh công việc của A dể chia sẻ mạch lạc và logic hơn.
Chọn người phù hợp để tham chiếu
- Đối với ứng viên đã có kinh nghiệm tương ứng cho vị trí cần tuyển:
Để thực hiện tốt công việc của mình, từng ứng viên sẽ cần đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ năng mà doanh nghiệp đặt ra. Những yêu cầu này cũng chính là thứ nhà tuyển dụng nên ưu tiên xác minh. Bởi, bạn, cũng như người tham chiếu, đều không có đủ thời gian để trao đổi về tất cả những thông tin mà ứng viên đề cập trong CV hay quá trình phỏng vấn. Đặc biệt, khi bạn có vài chục đến cả trăm ứng viên cho một vị trí công việc.
Khi đã chọn ra những kỹ năng cần xác minh, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin liên lạc với những người tham chiếu phù hợp. Chẳng hạn, khi tuyển một vị trí cấp quản lý, yếu tố quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng quan tâm là sự phù hợp trong phong cách lãnh đạo của ứng viên với văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể liên lạc với những người nhân viên cũ của họ để nghe chia sẻ. Hoặc, nếu nhà tuyển dụng muốn kiểm tra khả năng xây dựng chiến lược của ứng viên, những người sếp cũ của họ sẽ là lựa chọn ưu tiên mà bạn muốn nhắm tới.
Tùy thuộc vào tầm quan trọng và các yêu cầu về bộ kỹ năng của mỗi vị trí trong doanh nghiệp, bạn có thể liên lạc với số lượng người cần thiết. Khi trao đổi với nhiều người, bên cạnh đó, còn giúp góc nhìn của bạn về ứng viên trở nên khách quan hơn.
- Đối với ứng viên chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của công ty: Trường hợp này có lẽ phổ biến nhất trong việc tuyển nhân viên Marketing hay nhân viên kinh doanh, khi lộ trình nghề nghiệp của ứng viên có thể đi qua nhiều ngành nghề. Với những vị trí như vậy, yếu tố quan trọng nhất để thực hiện tốt công việc có thể sẽ là khả năng thích nghi nhanh chóng, và tinh thần chủ động học hỏi của họ khi bắt đầu một lĩnh vực mới. Với tình huống này, việc liên hệ và trao đổi với những đồng nghiệp đã từng cùng họ đảm nhận thêm vai trò hay dự án mới trong công ty cũ sẽ là những người ưu tiên.
Đặt câu hỏi mang tính xây dựng
Mở đầu cuộc trao đổi với người tham chiếu bằng cách đề cập trực tiếp rằng, bạn đang nghi ngờ ứng viên không trung thực và đang cần họ xác minh lại thông tin sẽ làm cuộc nói chuyện trở nên vô nghĩa. Bởi, người tham chiếu sẽ không muốn những điều họ chia sẻ làm ảnh hưởng đến mối quan hệ của họ với ứng viên, nên việc tâng bốc hoặc bóp méo sự thật vẫn có khả năng xảy ra. Nếu điều này xảy ra, việc xác minh thông tin ứng viên sẽ không giúp ích được gì cho quyết định tuyển dụng.
Thay vào đó, bắt đầu bằng cách nhờ người tham chiếu chia sẻ về mối quan hệ giữa họ và ứng viên, nhằm chắc chắn rằng ứng viên cung cấp thông tin tới đúng người có khả năng giải đáp những thắc mắc của họ. Tiếp theo, giúp họ hiểu rằng, những chia sẻ của họ sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên, từ đó nhà tuyển dụng có thể thiết kế quy trình onboard phù hợp với khả năng của ứng viên. Như vậy, người tham chiếu sẽ thoải mái để chia sẻ hơn khi thấy rằng họ đang giúp đỡ ứng viên có khởi đầu tốt hơn ở công ty mới.
Đọc thêm: Học được gì từ chiến lược tuyển dụng của các công ty công nghệ hàng đầu?
Giới thiệu cụ thể nhiệm vụ của ứng viên để có nhận xét thực tế
Ngoài các câu hỏi để xác minh kỹ năng của ứng viên, nhà tuyển dụng cũng có thể mô tả một tình huống cụ thể mà ứng viên phải xử lý ở vị trí này trong tương lai để lấy nhận xét từ người tham chiếu. Ví dụ, với vị trí Quản lý dự án, A sẽ cần có khả năng lên kế hoạch, quản lý đội ngũ, và kỹ năng đàm phán để hoàn thành công việc với deadlines ngắn và ngân sách hạn hẹp, anh/chị thấy A xử lý những dự án này như thế nào trong quá khứ? Nếu họ không có câu trả lời cho câu hỏi này, bạn có thể mô tả kỹ chân dung (vai trò, trách nhiệm, và kỹ năng cần có) của ứng viên khi làm việc tại vị trí này trong doanh nghiệp và nhờ họ đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên dựa trên những thứ đó. Làm như vậy, bạn sẽ có góc nhìn thực tế hơn về khả năng làm việc của ứng viên trong doanh nghiệp mình từ người đã tiếp xúc với họ.
Tạm kết
Khi thực sự hiểu giá trị doanh nghiệp và vai trò của từng vị trí trong bộ máy, người làm tuyển dụng có thể vẽ ra chân dung ứng viên một cách chính xác. Lúc này, chúng ta hiểu rằng mình cần tuyển ai, người đó sở hữu kỹ năng gì, đặc điểm tính cách ra sao, từ đó có định hướng trong việc đặt câu hỏi tham chiếu, tránh những cuộc trò chuyện mơ hồ, tốn thời gian.
Những tư duy về xác định giá trị doanh nghiệp, xây dựng chân dung ứng viên và phương pháp tối ưu quy trình tuyển dụng sẽ được truyền tải trọn vẹn qua khoá học Employer Branding & Hiring. Qua 8 buổi học, Trainers sẽ cùng học viên tìm hiểu 03 nội dung chính:
- Employer Branding – Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
- Candidate Sourcing – Cách tạo nguồn ứng viên
- Candidate Qualifying – Đánh giá chất lượng ứng viên.
Tham gia khoá học Employer Branding & Hiring để xây dựng thương hiệu tuyển dụng & tăng trưởng nguồn ứng viên cho doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu thêm về khóa học tại đây.
Bài viết được tổng hợp bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
