Tomorrow Marketers – Một trong những trải nghiệm tiêu cực của các ứng viên trong quá trình phỏng vấn chính là bị công ty ‘ghost’ – không phản hồi hoặc thông báo kết quả sau vòng CV hoặc thậm chí là kết quả phỏng vấn.
Khảo sát cho thấy 42% đáp viên đồng ý rằng họ sẽ không ứng tuyển nếu họ có trải nghiệm tiêu cực với công ty đó, và 22% đáp viên sẽ ‘đánh tiếng’ tới bạn bè hoặc các mối quan hệ quen biết về những cảm nhận này, theo một báo cáo vào năm 2012 của CareerBuilder trên phạm vi toàn quốc của U.S.
Vậy cụ thể trải nghiệm của ứng viên là gì? Làm thế nào để thiết kế hành trình ứng tuyển để đảm bảo trải nghiệm của họ là tích cực? Cùng TM tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
Trải nghiệm của ứng viên bao gồm những gì? Vì sao cần đo lường trải nghiệm của ứng viên?
Trải nghiệm của ứng viên là tất cả những trải nghiệm mà ứng viên tiếp xúc với công ty trong suốt quá trình ứng tuyển, bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin tuyển dụng, đọc mô tả công việc (JD), phỏng vấn, cho tới nhận được kết quả ứng tuyển.
Những suy nghĩ và cảm nhận của ứng viên trong suốt quá trình này dù tích cực hay tiêu cực đều ảnh hưởng tới quyết định ứng tuyển hoặc nhận lời mời làm việc của công ty bạn. Trải nghiệm tích cực sẽ giúp họ có thêm động lực để lan tỏa những cảm nhận này với những người khác, giúp tạo dựng hình ảnh và uy tín của thương hiệu tuyển dụng.
Ngược lại, trải nghiệm tiêu cực sẽ khiến các ứng viên mất đi sự tôn trọng với cả công ty và thương hiệu tuyển dụng, tệ hơn là họ còn có thể đi chia sẻ điều này với những người khác.
Theo một nghiên cứu của CareerArc từ năm 2016, 60% người đi tìm việc có trải nghiệm ứng tuyển tiêu cực và 72% chia sẻ những cảm nhận đó trên các trang đánh giá như Glassdoor hoặc với bạn bè, đồng nghiệp.
Ngay cả khi kỳ vọng duy nhất của ứng viên về quy trình này chính là tìm được một công việc, thì vẫn có rất nhiều yếu tố có thể tác động tiêu cực đến nhận thức của ứng viên về một công ty trước khi ký hợp đồng, bao gồm:
- Quy trình tuyển dụng không đúng theo giá trị mà công ty đã cam kết: thiếu tôn trọng ứng viên, hứa hươu hứa vượn hay có những hành vi bất lịch sử là một trong những yếu tố hàng đầu ‘dập tắt’ động lực và mong muốn tiếp tục ứng tuyển của ứng viên.
- Quy trình tuyển dụng quá nhiều bước phức tạp: Độ dài của quy trình cũng là một vấn đề đáng nói nếu quy trình có quá bước dư thừa hoặc không được giải thích rõ ràng. Theo một báo cáo của Robert Half, nếu quy trình tuyển dụng mất quá nhiều thời gian, 39% đáp viên cho rằng họ sẽ mất hứng thú và ứng tuyển ở một công ty khác.
- Phản hồi chậm hoặc không phản hồi: Các ứng viên mong đợi một phản hồi trong vòng vài ngày, thường là từ 15 ngày đến một tháng. Theo CareerBuilder, 66% người tìm việc sẽ chỉ đợi hai tuần để được liên hệ và phản hồi trước khi chuyển sang tìm kiếm các cơ hội khác.
- Trang tuyển dụng không non-intuitive: Thiếu thông tin về các vị trí công việc hiện có và văn hóa công ty, thiếu các tiêu chí đánh giá cụ thể… cũng là một trong những yếu tố khiến ứng viên cảm thấy thiếu tin tưởng vào công ty và thương hiệu tuyển dụng.
Theo một nghiên cứu về trải nghiệm ứng tuyển, 66% người tìm việc sẽ từ bỏ việc ứng tuyển sau khi trải nghiệm ứng viên tiêu cực mà không đưa ra lý do. Trong khi đó, theo một nghiên cứu của CareerBuilder từ năm 2017, 4 trong số 5 ứng viên cho rằng trải nghiệm ứng tuyển sẽ là một yếu tố quan trọng về cách công ty đánh giá các cá nhân.
Vậy làm thế nào để biết được cảm nhận của ứng viên về quá trình ứng tuyển là tích cực hay tiêu cực? Điều này đặt ra bài toán cho công ty trong việc đo lường và phân tích trải nghiệm ứng tuyển.
Trong ngắn hạn, việc này sẽ giúp công ty giải quyết các vấn đề ứng viên gặp phải trong quá trình ứng tuyển, hoàn thiện quy trình tuyển dụng và phản ứng nhanh chóng với những tình huống có thể xảy ra. Đồng thời, cải thiện quy trình tuyển dụng theo phản hồi của ứng viên cũng giúp hai bên làm việc đồng điệu và đẩy nhanh quá trình, cũng như hạn chế bỏ sót những ứng viên tiềm năng.
Trong dài hạn, việc này sẽ giúp công ty:
- Thu hút được những ứng viên tài năng nhất: những lời truyền miệng tích cực có thể giúp công ty thu hút sự chú ý của những nhân tài, từ đó giảm tuyển dụng.
- Duy trì mối quan hệ với những ứng viên không được tuyển trong đợt tuyển dụng này và cho họ thấy rằng công ty đánh giá cao và trân trọng cảm nhận, góp ý và ý kiến của họ trong việc cải thiện quy trình tuyển dụng.
- Tạo ra hình ảnh và ấn tượng về một công ty chuyên nghiệp, không ngại thay đổi.
Đo lường trải nghiệm ứng tuyển như thế nào?
Nếu không có phản hồi của ứng viên, bạn không thể đánh giá được tính hiệu quả của quy trình tuyển dụng với trải nghiệm ứng tuyển.
Có hai phương pháp sẽ giúp bạn đo lường trải nghiệm ứng viên:
Khảo sát mức độ hài lòng của ứng viên (Satisfaction survey)
Khảo sát mức độ hài lòng của ứng viên giúp thu thập cảm nhận của ứng viên về trải nghiệm ứng tuyển của họ. Kết quả khảo sát sẽ chỉ ra điểm chung trong kỳ vọng của ứng viên và những vấn đề đang xảy ra trong quy trình tuyển dụng.
Bạn có thể thực hiện khảo sát này trong bước giới thiệu công ty hoặc sau khi kết thúc buổi phỏng vấn.
Một số lưu ý để giúp bạn tổ chức khảo sát hiệu quả:
- Độ dài của khảo sát vừa đủ: Không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi
- Đa dạng khía cạnh của bảng hỏi: Bạn có thể thiết kế bảng hỏi với những câu hỏi về đánh giá mức độ nhanh chóng của quy trình tuyển dụng, sự rõ ràng và đầy đủ về mặt thông tin, tần suất và tốc độ phản hồi, khả năng giới thiệu công ty với người khác hoặc ứng tuyển lại trong tương lai,…
- Đa dạng hình thức các câu hỏi: Bảng hỏi nên có những câu hỏi đánh giá thang đo theo mức điểm cho những câu hỏi mang tính hệ thống, chấm điểm và những câu hỏi mở khi liên quan tới cảm nhận và suy nghĩ của mỗi ứng viên.
Ví dụ những câu hỏi mở:
- Mô tả công việc (JD) có giúp bạn hiểu rõ về vị trí công việc không? Nếu không thì cần bổ sung thêm thông tin nào?
- Điều gì khiến bạn cảm thấy hài lòng hoặc không hài lòng trong quá trình phỏng vấn?
- Làm thế nào để bạn đủ điều kiện liên lạc qua email hoặc điện thoại với nhóm tuyển dụng của chúng tôi?
- Vấn đề chính bạn gặp phải trong quá trình tuyển dụng là gì?
Ví dụ những câu hỏi đóng:
- Việc liên lạc qua email và điện thoại có nhanh chóng và hiệu quả trong quá trình tuyển dụng không?
- Cuộc phỏng vấn có được lên kế hoạch trong khoảng thời gian hợp lý không?
- Bạn có giới thiệu công ty với bạn bè và đồng nghiệp khác không?
KPI
Các chỉ số đánh giá hiệu suất (Key performance indicators – KPIs) sẽ là công cụ và thước đo giúp bạn đo lường hiệu quả và cải thiện hành trình của ứng viên.
Candidate Net Promoter Score
Candidate Net Promoter Score (CNPS) là chỉ số tương tự eNPS (Employee Net Promoter Score). Chỉ số này giúp bạn cân nhắc tới yếu tố cảm xúc của các ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
Bạn có thể thiết kế câu hỏi theo thang điểm Likert 10 bậc, ví dụ: Khả năng bạn sẽ giới thiệu công ty với bạn bè và đồng nghiệp là bao nhiêu?
- Mức điểm 0-6 cho thấy đây là những ứng viên có trải nghiệm tiêu cực và có khả năng sẽ chia sẻ điều đó với người khác.
- Mức điểm 7-8 cho thấy đây là những ứng viên thụ động, họ có thể có trải nghiệm tiêu cực hoặc tích cực nhưng họ sẽ không chia sẻ điều này, và điều này có thể hạn chế những điều tiếng xấu về công ty hoặc không giúp công ty lan tỏa hình ảnh của thương hiệu tuyển dụng rộng hơn.
- Mức điểm 9-10 cho thấy đây là những ứng viên ‘ambassador’, họ sẽ là những đại sứ cho thương hiệu tuyển dụng của công ty bạn nhờ chia sẻ những cảm nhận tích cực.
Khi đã phân loại xong ứng viên vào các nhóm khác nhau, tổng số câu trả lời sẽ được chuyển đổi thành điểm số trong khoảng từ -100 đến +100 và tính theo công thức:
CNPS = (# promoter candidates – # detractor candidates) / # total respondents) x 100
Bạn nên biết điều này: Phản hồi ứng viên, ngay cả khi kết quả là từ chối, có thể tác động mạnh tới chỉ số NPS. Theo Trustcruit, việc thông báo kết quả sẽ giúp hạn chế điểm CNPS giảm xuống -22, so với mức -45 nếu thông báo quá muộn hoặc không có phản hồi.
Thời gian tuyển dụng (Time-to-hire)
Thời gian tuyển dụng là thước đo khoảng thời gian từ thời điểm ứng viên bắt đầu tiếp xúc với công ty (biết tới công ty và đọc được thông tin tuyển dụng) tới thời điểm công ty đưa ra phản hồi cuối cùng về quyết định tuyển dụng (đưa ra lời mời làm việc hoặc từ chối ứng viên).
Để đo lường thời gian tuyển dụng, bạn có thể chia nhỏ quá trình tuyển dụng thành nhiều giai đoạn:
- Giai đoạn công khai danh sách vị trí tuyển dụng
- Giai đoạn truyền thông tìm nguồn ứng viên và lọc CV (sourcing)
- Giai đoạn trước vòng phỏng vấn đầu tiên
- Giai đoạn trò chuyện với người tham chiếu
- Giai đoạn đánh giá ứng viên
- Giai đoạn gửi đi và trao đổi về lời mời làm việc
Click rates của trang đăng tin tuyển dụng
Chỉ số này đo lường mức độ quan tâm và mức độ tương tác của đối tượng mục tiêu đối với danh sách vị trí tuyển dụng của công ty. Chỉ số này được tính theo công thức:
Click rate = (Số lượng views / Số lượng unique clicks) x 100
Click rate ở mức cao (3-5%) cho thấy danh sách vị trí công việc đang được đăng tải và truyền thông trên trang đăng tin tuyển dụng phù hợp. Trong khi đó, click rate ở mức thấp cho thấy bạn cần đánh giá lại trang đăng tin tuyển dụng và chất lượng nội dung của bài đăng.
Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên (Candidate conversion rate)
Chỉ số này là thước đo đánh giá mức độ tương tác của ứng viên hoặc số lượng ứng viên gửi hồ sơ sau khi xem lời mời làm việc của bạn. Điều này giúp bạn đánh giá mức độ hấp dẫn của offer nhằm có sự điều chỉnh phù hợp.
Conversion rate = (Số lượng ứng viên/Số lượng clicks) x 100
Tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc
Chỉ số này là tỷ lệ phần trăm số ứng viên chấp nhận offer/tổng số ứng viên được chọn. Chỉ số này cho thấy khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và mức độ hấp dẫn của offer so với các công ty khác. Tỷ lệ này cũng cho thấy tính chính xác trong việc xác định các ưu tiên và nhu cầu của ứng viên cũng như chuẩn bị cho những tình huống bị từ chối.
Acceptance rate = (Số lượng ứng viên chấp nhận lời mời làm việc – Số lượng lời mời làm việc được gửi đi) x 100
Bạn cũng có thể so sánh tỷ lệ này giữa các offer khác nhau của cùng một vị trí, phòng ban hoặc cấp bậc để chọn ra offer hấp dẫn và hiệu quả nhất.
Làm thế nào để đảm bảo trải nghiệm ứng tuyển luôn tích cực?
Đảm bảo rằng bạn đang tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu thực sự của nội bộ công ty
Một kế hoạch tuyển dụng cần được bắt đầu bằng việc xác định những khoảng trống trong nội bộ cần được lấp đầy – nhu cầu đó là gì, nhiệm vụ cần hoàn thành là gì, nhiệm vụ này thuộc phạm vi công việc của phòng ban nào, nhu cầu này có kéo dài và thực sự cần tuyển dụng một vị trí mới,…
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng và nhiệm vụ của công việc giúp bạn có thể viết mô tả công việc (JD) chính xác và cho ứng viên thấy được tầm quan trọng và giá trị mang lại của công việc đối với nội bộ của một doanh nghiệp.
Ở giai đoạn này, bước đầu tiên bạn cần thực hiện đo lường, phân tích khoảng cách của các năng lực cần có và các năng lực hiện có, từ đó xác định loại năng lực bổ sung mà công ty cần phát triển.
Phân tích này có thể được thực hiện ở cấp độ cá nhân, nhóm hoặc cấp độ phòng ban để lập kế hoạch kế nhiệm, mục tiêu đào tạo và kế hoạch tuyển dụng. Thông thường, phân tích khoảng cách năng lực có thể giúp các công ty thấy rằng họ có thể đào tạo nhân viên hiện tại thay vì thuê nhân viên mới.
Đọc thêm: Tuyển dụng nội bộ: Khi ứng viên tiềm năng ở ngay trong doanh nghiệp của bạn
Sau đó, tổng hợp, xây dựng bộ khung năng lực nhân sự, xây dựng chân dung ứng viên và chọn ra title cho vị trí tuyển dụng. Khi đã xác định được những khoảng trống kỹ năng cần lấp đầy, bạn có thể thiết kế lại các vị trí công việc, trách nhiệm và phạm vi công việc để phù hợp với những kỹ năng đó.
Cách tiếp cận dựa trên bộ khung năng lực này giúp cải thiện trải nghiệm của ứng viên nhờ tập trung vào việc tìm người đáp ứng nhu cầu kinh doanh — thay vì nhằm đáp ứng số lượng nhân viên.
Đọc thêm: 3 bước xác định chân dung ứng viên phù hợp
Viết mô tả công việc (Job Descriptions – JD)
- Sử dụng ngôn từ đơn nghĩa, rõ ràng, minh bạch các thông tin và dễ hiểu. Ngay cả khi bắt buộc phải có những thuật ngữ chuyên ngành thông dụng trong ngành, bạn vẫn nên cố gắng giữ cho mô tả công việc rõ ràng, hạn chế các thuật ngữ nâng cao so với cấp độ tuyển dụng, đồng thời tránh những tính từ mô tả một cách dập khuôn, sáo rỗng (ví dụ: công việc yêu cầu ứng viên có sự “đam mê”, “nhiệt huyết”,…).
- Liệt kê những năng lực phải có (must-have), hạn chế các yêu cầu về kỹ năng bổ trợ (nice-to-have), hoặc nếu có thì cần ghi chú cụ thể hoặc tách biệt hai phần năng lực. Mô tả công việc có một danh sách các yêu cầu dài và không có sự tập trung sẽ khiến các ứng viên nghĩ rằng bản thân không đáp ứng được mong muốn của vị trí.
- Trình bày và cân đối hình thức của JD đảm bảo tính dễ đọc. Nội dung tuyển dụng khi được chạy quảng cáo cũng cần tuân theo các quy tắc tương tự như các nội dung bán hàng, trong khi các nội dung được đăng trên website sẽ cần tuân theo hình thức của các bài blog hoặc bài báo. Một số gợi ý bao gồm: liệt kê những thông tin quan trọng nhất trước và đầy đủ gạch đầu dòng; sử dụng câu chủ động và câu ngắn; sử dụng thì hiện tại; sử dụng từ ngữ khách quan và đại từ nhân xưng chung; hạn chế sử dụng các tính từ hoặc trạng từ chung chung như ‘một vài’, ‘đôi khi’;…
- Cung cấp cho ứng viên một vài thông tin cơ bản của quản lý trực tiếp của vị trí tuyển dụng, giúp họ có thể tìm hiểu thêm thông tin và có thêm ngữ cảnh về thâm niên và cơ hội phát triển sự nghiệp để cân nhắc.
- Mô tả chính xác trách nhiệm trong công việc của vị trí tuyển dụng. Nếu vị trí tuyển dụng có (hoặc không) yêu cầu trách nhiệm quản lý đội nhóm, mô tả công việc nên chỉ rõ đối tượng quản lý. Hiện nay có một số vị trí có ‘Manager’ trong title, nhưng không phải tất cả đều là quản lý ‘con người’, mà vị trí đó có thể yêu cầu quản lý ‘dự án’, quản lý ‘một tính năng sản phẩm’,…
Đọc thêm: Không cần “màu mè”, JD đơn giản vẫn có thể hớp hồn ứng viên với 6 bí kíp sau
Đảm bảo ứng viên có thể dễ dàng ứng tuyển
- Đảm bảo trang tuyển dụng của công ty thu hút, dễ tìm và ở vị trí dễ dàng điều hướng tới. Hạn chế xây dựng sơ đồ trang web phức tạp bởi việc này có thể khiến trang tuyển dụng chìm nghỉm trong trang giới thiệu công ty.
Đọc thêm: Viết JD chuẩn SEO thế nào? Đừng để JD mãi lạc trôi giữa hàng trăm kết quả tìm kiếm Google!
- Đưa ra hướng dẫn ứng tuyển đầy đủ, ngắn gọn, từng bước và rõ ràng.
- Hạn chế yêu cầu ứng viên phải đăng nhập để nộp CV mà hãy tối giản hóa các bước ứng tuyển. Ví dụ: chỉ yêu cầu ứng viên tải file CV (và portfolio hoặc các tài liệu cần có), cung cấp LinkedIn và đăng tin tuyển dụng để giúp quy trình ứng tuyển ngắn hơn bằng một click, hạn chế việc phải trả lời các câu hỏi đặc biệt làm gián đoạn quy trình ứng tuyển, cố gắng thu gọn toàn bộ quy trình ứng tuyển trên một trang, công khai các tài liệu cần có để các ứng viên chuẩn bị trước mọi thứ họ cần mà không phải dừng lại giữa quy trình ứng tuyển,…
- Giữ cho form ứng tuyển ngắn gọn và thân thiện với thiết bị di động. Điều này không chỉ giúp trang web đăng tin tuyển dụng của bạn đạt điểm SEO cao hơn, giúp dễ dàng tiếp cận tới các ứng viên mà còn thể hiện rằng bạn tôn trọng thời gian của ứng viên.
- Tránh giới hạn kích thước hoặc định dạng tệp tải lên. Một số CV và portfolio có thể ở định dạng đặc biệt hoặc kích thước tệp ở mức trung bình – khá lớn do yêu cầu về độ phân giải hiển thị hình ảnh chất lượng cao. Trải nghiệm ứng tuyển sẽ tích cực nếu họ không phải dừng giữa chừng để nén kích thước tệp và giảm chất lượng của portfolio.
- Nếu bắt buộc phải đưa ra giới hạn kích thước tệp tải, bạn cũng có thể đưa ra lựa chọn khác cho họ là cho phép gửi liên kết URL dẫn tới portfolio của họ hoặc các nội dung chi tiết mà họ chưa có cơ hội trình bày trong các trường thông tin khác của form ứng tuyển.
- Chỉ yêu cầu ‘bắt buộc’ phải có câu trả lời ở các trường thông tin thực sự cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của ứng viên và cũng có thể giúp đẩy nhanh quá trình xem xét đánh giá đơn ứng tuyển cho bạn, đẩy nhanh tốc độ liên hệ lại với ứng viên nhanh hơn và cải thiện hiệu quả của toàn bộ quy trình tuyển dụng.
- Hạn chế các câu hỏi nhạy cảm như chi tiết mức lương của các vị trí công việc trước đây. Ứng viên sẽ không thoải mái trong việc cung cấp thông tin này nhằm mục đích duy trì khả năng đàm phán lương. Bạn có thể đặt câu hỏi này dưới các dạng khác như khoảng lương hiện tại, không bắt buộc ứng viên phải trả lời câu hỏi này,…
- Gửi email xác nhận và cảm ơn khi ứng viên ứng tuyển thành công. Bạn cũng có thể giúp ứng viên cảm thấy chắc chắn và sẵn sàng hơn cho cuộc phỏng vấn bằng cách gửi cho ứng viên một bản sao đơn ứng tuyển của họ. Trong email, tránh sử dụng mã số ID của ứng viên được ghi nhận trong hệ thống của công ty mà hãy sử dụng họ tên và các thông tin cá nhân khác để thể hiện tính cá nhân hóa và có thêm yếu tố cảm xúc trong email.
- Trước khi đưa luồng email tự động vào quy trình tuyển dụng thực tế, hãy đảm bảo đã test và chạy thử để hạn chế tất cả các sai sót có thể xảy ra (ví dụ như sai thông tin cá nhân, sai địa chỉ email, sai đại từ nhân xưng,…). Xem lại email xác nhận và đặt mình dưới vai trò của ứng viên để đưa ra quan điểm, đánh giá và nhận xét về nội dung, hình thức email.
Đọc thêm: Sàng lọc hồ sơ ứng viên – Nhận biết ứng viên đang “nổ” trong CV
Follow-up sớm và thường xuyên
- Gửi email từ chối hoặc lời mời phỏng vấn sớm nhất có thể. Thông thường, giai đoạn đánh giá CV và đơn ứng tuyển chỉ nên kéo dài tối đa 7-15 ngày, thậm chí bạn có thể rút ngắn khoảng thời gian này xuống còn 3 ngày để ứng viên có trải nghiệm tích cực. Liên hệ lại với ứng viên để thông báo kết quả sẽ khiến bạn khác biệt với nhiều công ty khác trên thị trường và chứng tỏ rằng bạn coi trọng thời gian của ứng viên.
- Gửi tin nhắn cho ứng viên từ một địa chỉ email có tên con người. Không gì lạnh lùng hơn một thông báo từ chối từ địa chỉ email Career@company.com. Các email từ chối sẽ bớt đau lòng hơn nếu chúng đến từ một địa chỉ email của con người. Tương tự, một lời mời phỏng vấn sẽ hấp dẫn hơn nếu chúng đến từ một email có tên của một người.
- Đáp lại lời cảm ơn của ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn, sẽ có một số ứng viên gửi email hoặc thậm chí là gọi điện để cảm ơn bạn và công ty. Ghi nhận những email này và phản hồi bằng một email khác là phép lịch sự trong trường hợp này.
Giữ liên lạc, giao tiếp thường xuyên và đừng quên kèm theo một lời cảm ơn với ứng viên trong từng giai đoạn tuyển dụng
- Gọi điện xác nhận hoặc email thông báo trực tiếp trước khi yêu cầu họ bước vào vòng làm bài test. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị sẵn sàng tinh thần và có thể thu hẹp số người có tinh thần và thái độ nghiêm túc để tiếp tục quy trình tuyển dụng.
- Đảm bảo các nội dung hướng dẫn tham gia bài test rõ ràng và minh bạch về cách thức nộp bài và thời hạn làm bài. Cung cấp phương thức liên lạc để thể hiện rằng bạn luôn sẵn sàng làm rõ thông tin và trả lời bất kỳ câu hỏi, thắc mắc nào của ứng viên trong quá trình làm bài test.
- Tương tự giai đoạn nộp đơn ứng tuyển, hãy gửi email xác nhận và cảm ơn ứng viên vì thời gian và nỗ lực khi họ hoàn thành bài test. Bạn nên theo dõi thời hạn nộp hồ sơ bổ sung cho từng ứng viên và sẵn sàng gửi tin nhắn cảm ơn ngay khi họ hoàn thành.
- Minh bạch các bước còn lại trong quy trình tuyển dụng và cập nhật cho ứng viên trong suốt quá trình. Ứng viên thậm chí còn lo lắng hơn nếu họ không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng sau khi hoàn thành bài test và không biết kỹ năng (hoặc tính cách) của mình đang bị đánh giá như nào. Giúp giảm bớt căng thẳng bằng một lịch trình rõ ràng để liên hệ lại với các ứng viên và đảm bảo cam kết theo đúng lịch trình đó.
Cung cấp cho ứng viên thông tin về buổi phỏng vấn
Tạo lịch phỏng vấn trên Google Calendar và gửi lời mời tới tất cả những người tham gia buổi phỏng vấn, bao gồm cả manager của phòng ban vị trí tuyển dụng và ứng viên.
Trong buổi họp này, hãy đảm bảo trình bày đầy đủ các thông tin mà ứng viên cần biết:
- Số người tham gia buổi phỏng vấn, thông tin như họ tên, giới tính và chức vụ
- Thời gian, địa điểm phỏng vấn
- Tài liệu cần chuẩn bị trước nếu có, lưu ý về trang phục
- Hướng dẫn để đi tới địa điểm phỏng vấn (nơi gửi xe, các lưu ý khi gửi xe, hướng dẫn cách vào tòa nhà như check in tại bàn tiếp tân, hoặc phải có thẻ ra vào của khách, thời gian để hoàn thành các thủ tục vào tòa nhà,…)
- Thời gian dự kiến của buổi phỏng vấn
- Hình thức phỏng vấn (ứng viên có cần phải chuẩn bị một bài thuyết trình mô phỏng hay sẽ phỏng vấn theo hình thức truyền thống, online hay offline,…)
Trước khi phỏng vấn, hãy đảm bảo bạn đã có đầy đủ các tài liệu của ứng viên như CV, portfolio, bài test và xem xét kỹ lưỡng những tài liệu này để chuẩn bị cho những câu hỏi chi tiết hơn với ứng viên.
Đọc thêm: Đặt câu hỏi phỏng vấn thế nào để khai thác thông tin ứng viên?
Trong buổi phỏng vấn
- Đừng quên sắp xếp nhân sự chào đón ứng viên khi bắt đầu buổi phỏng vấn, mời nước/cà phê để thể hiện tinh thần chào mừng và giúp ứng viên bình tĩnh, tránh căng thẳng
- Bắt đầu buổi phỏng vấn đúng giờ
- Giải thích quy trình phỏng vấn (nếu có thêm các hình thức phỏng vấn khác như phỏng vấn nhóm,…) và giới thiệu nhân sự phỏng vấn
- Tập trung lắng nghe và tương tác hai chiều với ứng viên, hạn chế làm nhiều việc cùng một lúc
- Giao tiếp bằng mắt với ứng viên nhiều nhất có thể
- Ghi chú trong buổi phỏng vấn và giải thích với ứng viên về hành động này nếu bạn sử dụng laptop. Nếu ghi âm, hãy thông báo trước với ứng viên và xác nhận việc này có sự đồng ý của họ
- Dành thời gian để lắng nghe câu hỏi của ứng viên
- Cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian để tham gia buổi phỏng vấn và đưa ra một thời điểm để liên lạc và thông báo kết quả cho họ
Thông báo kết quả phỏng vấn
Gửi một tin nhắn và email thông báo kết quả từ chối rõ ràng sẽ tạo ra trải nghiệm tích cực hơn so với việc im lặng. Các email này nên bắt đầu bằng việc cảm ơn vì những nỗ lực của ứng viên trong quá trình tuyển dụng, thông báo kết quả và động viên họ tích cực. Công ty cũng có thể cung cấp thêm một số góp ý và nhận xét để ứng viên có thể hoàn thiện hơn về kỹ năng và tư duy chuyên môn hoặc chia sẻ thêm về kỹ năng tham gia phỏng vấn. Bạn cũng nên đề nghị giữ liên lạc trong trường hợp bạn vẫn giữ ứng viên trong talent pool.
Tuy nhiên, trước khi đưa ra lời hứa hẹn đó, hãy đảm bảo công ty có hệ thống để lưu trữ dữ liệu của ứng viên, quan trọng nhất là dữ liệu định danh, nếu có thể bạn có thể lưu trữ thêm dữ liệu về hành vi như lịch sử tìm kiếm của các ứng viên trên trang tuyển dụng của công ty, lịch sử tương tác chi tiết với từng ứng viên. Những dữ liệu này sẽ giúp bạn dự báo và theo dõi mức độ tiềm năng của các ứng viên cho các vị trí khác trong tương lai.
Tạm kết
Thiết kế hành trình của ứng viên nhằm đảm bảo trải nghiệm của họ tích cực là một phần trong hoạt động Employer Branding để thu hút nhân tài, tạo nguồn ứng viên. Đây cũng là một phần nội dung giảng dạy của khóa học Employer Branding & Hiring tại Tomorrow Marketers. Với 8 buổi học, trainers sẽ cùng học viên tìm hiểu 03 nội dung chính:
- Employer Branding – Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
- Candidate Sourcing – Cách tạo nguồn ứng viên
- Candidate Qualifying – Đánh giá chất lượng ứng viên
Tham gia khóa học để xây dựng thương hiệu tuyển & tăng trưởng nguồn ứng viên cho doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu thêm về khóa học tại đây.
Bài viết được tổng hợp và biên dịch bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
