3 tiêu chuẩn diễn đạt mệnh lệnh/ hành động khi viết email bằng Tiếng Anh

request/action in business email
marketing foundation

Tomorrow Marketers – Khi làm việc ở các môi trường quốc tế, để trao đổi thông tin giữa các phòng ban, đối tác, việc viết email bằng Tiếng Anh xảy ra thường xuyên và tốn rất nhiều thời gian đặc biệt với những bạn mới bắt đầu. Ngữ pháp tiếng Việt không phải chia thì như tiếng Anh, do hầu hết trong các ngữ cảnh đã giúp người đọc hiểu được thời gian diễn ra hành động. Đây chính là một trong những nguyên nhân khiến nhân sự người Việt phải tốn thời gian chỉnh lại cách diễn đạt thì/ thời và sắc thái hành động mỗi khi viết email bằng Tiếng Anh.

Vì vậy, để giúp bạn đọc có định hướng làm việc ở các tập đoàn đa quốc gia bước đầu làm quen với viết chuẩn văn phong chuyên nghiệp, Tomorrow Marketers đã tổng hợp 3 tiêu chuẩn diễn đạt mệnh lệnh/ hành động khi viết email bằng Tiếng Anh. Đây cũng chính là một phần nội dung trong khóa học Business English của Tomorrow Marketers. Còn bây giờ, hãy cùng tìm hiểu nhanh qua bài viết này.

1. Tiêu chuẩn 1: Sử dụng đúng thì (verb tense) khi trao đổi công việc trong email 

1.1. Các thì dùng để cập nhật tiến độ công việc hiện tại

Simple Past – Thì quá khứ đơn dùng để trình bày về các công việc đã kết thúc, đi kèm với mốc thời gian hoàn thành.

Ví dụ: The marketing team met with a prospective advertising agency last month. In that meeting, the agency reported on the effectiveness of last year’s campaigns and concluded that this year’s ones would require more budget.

Present Continuous – Dùng thì hiện tại tiếp diễn khi thảo luận về các công việc đang diễn ra như là: 

  • Các công việc đang được thực hiện vào thời điểm nói, thường để nhấn mạnh mức độ cấp thiết.

Ví dụ: I am focusing on completing the data analysis so that I can present on July sales situation this afternoon.

  • Dự án đang trong quá trình thực hiện.

Ví dụ: We are developing a social media campaign for the winter collection in the upcoming December.

Ví dụ email bằng Tiếng Anh dưới dây đã kết hợp thì quá khứ đơn để thông báo về hoàn thành việc đánh giá chiến dịch digital và thì hiện tại tiếp diễn để nhấn mạnh mức độ cấp thiết của các tài liệu, giấy tờ đi kèm:

Dear Sir/Madam, 

This is to inform you that we almost finished the work related to evaluating the digital media campaign. And I am also attaching the supporting documents which give complete information about work progress. 

To proceed further we need your feedback about the work completed till now. So please find the attached documents and give your valuable feedback. 

Thank you. 

Regards,

Present Perfect – Thì hiện tại hoàn thành được sử dụng thường xuyên nhất khi trao đổi về tiến độ công việc hiện tại, chủ yếu là các khía cạnh dưới đây:

  • Doanh thu, lợi nhuận của dự án đang diễn ra.

Ví dụ: Both revenue and profits have increased by 10% since this product was relaunched last quarter.

  • Các giai đoạn của công ty không rõ thời gian xảy ra.

Ví dụ: Our company has been through some tough periods. Fortunately today, though, we’re thriving.

  • Các thay đổi gần đây trong kế hoạch.

Ví dụ: Unfortunately, our partner has missed his connecting flight, so he can’t be here with us today.

  • Tin tức công ty, business update gần đây.

Ví dụ: Our CEO has just resigned due to the company’s downward performance.

Present Perfect Continuous – Thì hiện tại hoàn thành tiếp diễn dùng để nhấn mạnh quá trình hay nỗ lực thực hiện công việc, công việc này sẽ không cấp thiết bằng các công việc ở thì hiện tại tiếp diễn.

Ví dụ: The Customer Experience team has been working closely with local vendors to design more efficient procedures.

1.2. Các thì dùng để thảo luận kế hoạch và dự báo trong tương lai

Simple Future – Thì tương lai đơn dùng chỉ sự cam kết công việc sẽ xảy ra trong tương lai. “Be going to + V” có cách dùng tương tự nhưng thể hiện sự chắc chắn hơn, và nhấn mạnh hành động đã đang được thực hiện, so với “will + V”.

Ví dụ: Our Customer Service will respond to your complaint within 24 hours.

Present Continuous – Thì tương lai tiếp diễn mô tả các buổi họp, lịch trình, hoạt động sắp tới đã được lên lịch trước, một cách chắc chắn gần như tuyệt đối. 

Ví dụ: Next month, they are traveling to Japan to negotiate M&A with a local construction company.

Simple Present – Hiện tại đơn có các dùng đặc biệt “be due/set to + V” để mô tả các sự kiện đã được lên lịch chính thức trong tương lai. So với Present Continuous, thì Simple Present hay diễn đạt các lịch trình đã sắp lịch, và có sự lặp đi lại lại.

Ví dụ: The new service center is due to begin operations in July of next year. 

Future Perfect – Thì tương lai hoàn thành dự đoán việc dự án, kế hoạch sẽ được hoàn thành trước một mốc thời gian cụ thể nào trong tương lai. Còn thì tương lai hoàn thành tiếp diễn (Future perfect continuous) chỉ công việc sẽ được thực hiện liên tục và hoàn thành cho tới mốc thời gian cụ thể.

Ví dụ:

  • Our partner is stuck in a traffic jam. By the time he arrives, we will have ended the meeting.
  • We will have been developing this product for three years by next January.

Email bằng Tiếng Anh dưới đây đã dùng thì tương lai hoàn thành để nhấn mạnh thời gian hoàn thiện sản sản phẩm mới vào cuối tháng và tương lai đơn để cam kết việc gửi quy trình làm việc cho đối tác.

Dear Mr.Herbert, CEO of Company X 

We are writing this letter to inform you that we would like to welcome you as our new vendor for our special project regarding a new product launch starting from the beginning of next month. By the end of this month, it will have been completed for a year. 

We will provide you with the details of our items and working procedures to help you do your work properly. You can also visit our website to learn about the policies and guidelines of our company. 

Our company looks forward to a special and durable relationship with your company. 

Thank you very much. 

With regards,

1.3. Các cách dùng thì thường gặp khác

Simple Present – Thì hiện tại đơn dùng để chỉ các thông tin không thay đổi, các fact về công việc, công ty.

Ví dụ: Our organization works with local partners to ensure smooth, localized service to our customers.

Past tenses – Kết hợp các thì quá khứ để giải trình một kế hoạch, dự án, sự việc đã diễn ra.

Ví dụ: The Project Team had been testing the new software when they encountered an issue. I was having a teleconference with a client when Steven told me. I was so upset that I started criticizing him, but I hadn’t put my phone on mute. The client heard everything! So embarrassing!

2. Tiêu chuẩn 2: Thể hiện đúng sắc thái hành động/ yêu cầu qua Modal Verb trong các email bằng tiếng anh

Động từ khiếm khuyết là một loại động từ đặc biệt xuất hiện trong các trường hợp động từ chính cần bổ nghĩa để bày tỏ sự chắc chắn, khả năng, sự cho phép, nghĩa vụ,.. Dưới đây là cách dùng phổ biến và ví dụ sử dụng động từ khiếm khuyết trong kinh doanh.

Trong khóa học Business English tại Tomorrow Marketers, học viên sẽ được học về cách đánh giá mức độ và khả năng xảy ra của các sự kiện trong lập luận thông qua các từ chỉ mức độ (bao gồm các động từ khiếm khuyết) để cải thiện khả năng tư duy phản biện của mình, tự tin hơn khi đi thi vào các tập đoàn đa quốc gia cũng như làm việc trong môi trường kinh doanh quốc tế.

Ví dụ: Công ty X đang nghiên cứu tình hình kinh doanh của các đối thủ cùng phân khúc. Nhận thấy rằng các loại chi phí trong các tháng gần đây tăng nhẹ, nhân viên A có ý kiến như sau:  “Spending on R&D of our competitor has increased a lot recently. They must launch a new product in the near future.”

Phân tích ý kiến của A:

– Luận cứ: Chi phí R&D của đối thủ tăng mạnh gần đây

– Assumption: Chi phí tăng thêm hầu như là sẽ để đầu tư vào nghiên cứu sản phẩm mới

– Kết luận: Đối thủ chắc chắn sẽ tung sản phẩm mới trong tương lai gần

Có thể phản biện ý kiến của A bằng việc làm yếu assumption: Chi phí R&D tăng thêm là để cải thiện các dòng sản phẩm hiện tại thì sao?

Nếu A ngay từ ban đầu sử dụng một động từ khuyết thiếu khác chỉ xác suất xảy ra trong tương lai thấp hơn “Must” như là “May”, có lẽ A sẽ không phải đối diện với ý kiến phản biện trên hoặc ít nhất cũng có thể bảo vệ lập luận của mình.

Các động từ khiếm khuyết còn được dùng phổ biến trong các tình huống giao tiếp sau ở nơi làm việc, cụ thể hơn là câu hỏi, yêu cầu ngắn trong luồng mail bằng tiếng anh. 

Trao đổi với cấp dưới. Dưới đây là một vài ví dụ giúp câu nói của người quản lý thể hiện sự tôn trọng với nhân viên nhưng vẫn mang tính mệnh lệnh.

  • When can you give me the numbers from this quarter?
  • When will you be finished with the project? 
  • Could you email me a detailed update? 
  • We should plan to move forward with the merger.

Giao tiếp với cấp trên. Tại nơi làm việc, ai cũng phải trình bày, báo cáo với cấp trên nhưng không phải ai cũng biết dùng động từ khuyết thiếu để thể hiện được sự tự tin của bản thân mà vẫn giữ được thái độ tích cực với cấp trên. Ví dụ:

  • Could you please give me your thoughts on…?
  • I will finish _____ by _____.
  • I can find time for these tasks today.

Nói chuyện với khách hàng, đối tác yêu cầu sự rõ ràng, tự tin và quan trọng nhất là lịch sự. Với tone giọng phù hợp, các cụm từ khiếm khuyết sẽ phần nào giúp câu nói trở nên thuyết phục hơn:

  • May I offer you …? 
  • Could you give us a list of your requirements? 

3. Tiêu chuẩn 3: Nhấn mạnh đúng nội dung bằng trạng thái của hành động (Passive/ Active verb)

3.1. Câu bị động trong email bằng Tiếng Anh

Câu bị động (Passive Voice) là câu mà chủ ngữ là người hay vật chịu tác động của hành động, được sử dụng để nhấn mạnh đến hành động và đối tượng chịu tác động

Cụ thể, trong văn bản kinh doanh, nên sử dụng cấu trúc bị động với các trường hợp sau:

  • Nhấn mạnh quá trình, kết quả của một hành động khi đối tượng thực hiện hành động không xác định được hoặc không quan trọng. Hình thức này rất phổ biến trong các phân đoạn kỹ thuật ở các email trình bày quy trình sản xuất với cấp trên, đối tác. Ở ví dụ phía dưới, có rất nhiều người và đơn vị tham gia vào việc chế tạo bàn chải điện, sẽ không phù hợp nếu liệt kê tất cả họ là chủ ngữ trong khi quá trình chế tạo bài chải mới là nội dung quan trọng.

Plastic pellets are melted and transformed into the product parts (handle, brushing head body, travel case, charging station, etc.). The electronics are assembled separately and combined with the handle, charging station, and travel case. The bristles on a toothbrush head are usually made of nylon, which is inserted into the brush head and cut to the desired length using a machine. Batteries are inserted into the toothbrush and then sealed for waterproof resistance.

  • Thể hiện sự trang trọng, công bằng và khách quan trong email, các văn bản và thông báo chính thức. Cấu trúc bị động giúp thông báo dưới đây trở nên trang trọng hơn.

The longtime CEO of an Eastern North Carolina healthcare company is being celebrated by his employees as he prepares to retire at the end of this month.  Ray Leggett, who has served as the CEO of the CarolinaEast health system for 14 years, is set to retire following his last day on the job on June 30.  Leggett has been with the company for 32 years in total and has been celebrated by his staff for his leadership and compassion.

  • Hướng sự chú ý ra khỏi đối tượng tác động để giúp đối tượng tác động tránh bị đổ lỗi hay chịu trách nghiệm. Cách dùng này thường xuất hiện trong văn bản kinh doanh ngành bảo hiểm hoặc ngân hàng. Trong email bằng Tiếng Anh dưới đây, việc dùng cấu trúc bị động giúp tránh đề cập đến ai đã gây ra lỗi này. Điều này tránh đổ lỗi cho công ty và thay vào đó, người đọc tập trung vào thực tế là sai lầm đã được sửa chữa. Cách này có thể sử dụng để truyền tải thông điệp tiêu cực.

Dear Mr.John, 

This email is in reference to your complaint regarding your wrong account balance received on June 25 at our bank branch. 

We looked into the matter’s details, and we would like to deeply apologize for the inconvenience caused. Your account balance has been corrected and will show up on your bank application. 

We again apologize to you and promise to serve to the best of our capabilities in the future. 

Thank you for your cooperation. 

Sincerely,

  • Tránh sử dụng các chủ ngữ chung chung ví dụ như “people, you, they, we, everyone, someone, anyone”.

3.2. Câu chủ động trong email bằng Tiếng Anh

Câu chủ động (Active Voice) là loại câu mà chủ ngữ là người, vật thực hiện hành động của mình, được dùng để nhấn mạnh vào tác nhân gây ra hành động của chủ thể.

Trong các email bằng tiếng Anh, cấu trúc chủ động được sử dụng phổ biến hơn hẳn bị động. Do câu chủ động giúp văn bản kinh doanh đạt được sự: 

  • Rõ ràng và dễ hiểu: Câu chủ động rõ ràng, không thể nhầm lẫn ai đang thực hiện hành động và hành động đó là gì như ở câu bị động. Và sự rõ ràng này giúp email bằng Tiếng Anh trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả. Ví dụ, câu dưới đây trong email báo cáo kết quả khảo sát hình thức làm việc, thể hiện rõ và nhấn mạnh được xu hướng làm việc của khách hàng.

70% of our clients prefer in-person consultations with a case worker to phone calls or virtual meetings.

  • Ngắn gọn: Câu chủ động thường sử dụng ít từ hơn câu bị động, làm văn bản kinh doanh trở nên ngắn gọn. Cấu trúc câu bị động yêu cầu hai động từ: động từ “to be” cùng với động từ ở dạng quá khứ phân từ. Trong khi đó, câu chủ động chỉ có một động từ chính. Ví dụ dưới đây chuyển câu chủ động phía trên thành dạng bị động, khiến câu trở nên dài hơn.

In contrast to phone calls or virtual meetings, in-person consultations with a case worker are preferred by 70% of our clients.

Tạm kết

Trên đây là 3 tiêu chuẩn diễn đạt mệnh lệnh, hành động giúp diễn đạt ý chuẩn mực hơn khi soạn thảo các email bằng Tiếng Anh. Đây là một phần kiến thức nhỏ trong khóa học Business English của Tomorrow Marketers, để rèn luyện kỹ năng Critical Writing – viết tiếng Anh một cách mạch lạc, chặt chẽ, rõ nghĩa – giúp học viên tăng lợi thế cạnh tranh khi thi tuyển và làm việc tại MNCs.

Với 6 nhóm chủ đề cấu trúc viết chuyên sâu chuẩn GMAT – bài thi đầu vào các trường kinh doanh hàng đầu thế giới, cùng kho hàng trăm câu hỏi luyện tập phong phú kèm đáp án, được đào tạo bởi đội ngũ giảng viên với nền tảng học thuật xuất sắc và kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, khóa học Business English của TM sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng Critical Writing – viết tiếng anh chuẩn văn phong kinh doanh quốc tế. Nếu bạn quan tâm tới khóa học, hãy tìm hiểu ngay hôm nay nhé!

khóa học business english

Bài viết thuộc bản quyền của Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!