Tomorrow Marketers – Một ngày chỉ có 24 giờ nhưng lại phải tham gia đa dạng các dự án khác nhau, từ phát triển sản phẩm cho tới tối ưu hóa quy trình vận hành đều cần tới phân tích dữ liệu, Data Analyst cần sắp xếp như nào để “khéo co thì ấm”? – Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp Data Analyst sắp xếp nguồn lực và không lo phải bơi trong task khi gặp tình trạng này. Cùng TM tìm hiểu về kỹ năng này trong bài viết sau nhé!
Đọc thêm các phần trước của chuỗi bài viết Lộ trình vào ngành dữ liệu cùng Tomorrow Marketers:
- Data Analyst Roadmap – Phần 1: Chuẩn bị nền tảng như nào để “chắc chân” vào ngành?
- Data Analyst Roadmap – Phần 2: Chuẩn bị portfolio và sẵn sàng interview để “manifest” có job?
- Bí quyết phối hợp và làm việc nhóm của Data Analyst
- Critical Thinking: Data Analyst học cách tư duy phản biện như nào?
- Problem Solving: Kỹ năng không thể thiếu của một Data Analyst
1. Vì sao Data Analyst cần có kỹ năng quản lý thời gian?
Mỗi ngày một Data Analyst đều có một to-do list các đầu việc cần hoàn thành. Để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn các công việc đã đề ra và đảm bảo chất lượng đầu ra, bạn sẽ cần có kỹ năng quản lý thời gian.
Không có kỹ năng quản lý thời gian trong công việc có thể gây:
- Mức độ căng thẳng cao hơn, nhanh kiệt sức (burn out)
- Năng suất và hiệu quả làm việc giảm
- Ảnh hưởng tới sức khỏe thể chất và tinh thần
- Mất cân bằng cuộc sống (work-life balance) khi phải dành quá nhiều thời gian trong ngày để hoàn thành công việc
Nguồn ảnh: Spica
2. Kỹ năng quản lý thời gian bao gồm các kỹ năng nào?
Kỹ năng kiểm soát thời gian bao gồm:
- Biết trọng tâm và sắp xếp ưu tiên: Công việc của Data Analyst có nhiều đầu việc và phải gối chồng lên nhau và làm nhiều nhiệm vụ một lúc (multitask) để có thể hoàn thiện theo deadline đã đề ra. Tuy nhiên, khi tập trung, tâm trí của chúng ta lại thường chỉ có thể suy nghĩ về một thứ – do đó, bạn cần có mức độ ưu tiên và thứ tự của các đầu việc với các kỹ thuật như Eisenhower Matrix hoặc phân tích ABC.
- Quản lý dự án: Junior Data Analyst thường chưa đủ khả năng để dẫn dắt một dự án lớn mà chỉ được quản lý các dự án nhỏ hoặc một nhóm đầu việc. Đây chính là cơ hội để bạn làm quen dần với trách nhiệm và sức nặng trong việc quản lý công việc để đạt deadline đã đề ra. Bạn có thể chia nhỏ một công việc thành các đầu việc nhỏ (subtask), ước lượng khoảng thời gian hoàn thành và đề ra kế hoạch theo dõi tiến độ các công việc. Một số công cụ có thể giúp bạn thực hiện việc này là Asana, Trello hoặc Microsoft Project.
- Quản lý quy trình làm việc: Bạn cần phán đoán được các đầu việc phụ thuộc lẫn nhau trong một quy trình để phân chia công việc và nguồn lực hiệu quả, tránh các tình huống như rề rà khi thực hiện các đầu việc cần hoàn thành sớm để có đầu vào cho đầu việc khác. Thử tham khảo và áp dụng các công cụ như biểu đồ Gantt và bảng Kanban nhé, trực quan hóa sẽ giúp bạn nhìn ra những mắt xích công việc dễ dàng hơn!
- Khả năng linh hoạt và đối ứng: Các công ty công nghệ thường có quy trình làm việc cần tính linh hoạt và khả năng phối hợp cao – ví dụ mô hình Agile và quy trình Scrum – với tốc độ thay đổi và guồng thay đổi nhanh. Junior Data Analyst cần có khả năng thích ứng với tốc độ này, đặc biệt khi các yêu cầu có thể thay đổi nhanh khi quá trình phát triển sản phẩm phát sinh bug, CR giảm, có nhiều phàn nàn từ khách hàng và có thể có các tình huống không lường trước,…
Nguồn ảnh: Spica
3. Làm thế nào để học kỹ năng kiểm soát thời gian cho Data Analyst?
Có kế hoạch: chia nhỏ công việc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và tập trung hoàn thành từng việc một
Đầu tiên, “quản lý thời gian” không phải một hướng tiếp cận hợp lý. Bạn không quản lý được thời gian – cái mà bạn có thể quản lý được chính là mức độ tập trung để hoàn thành công việc. Nếu bạn có thể tập trung tối đa vào một nhiệm vụ trong một vài khoảng thời gian mỗi ngày, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
Bạn cần lập một kế hoạch xử lý công việc: xác định rõ ràng những gì nên làm trong ngày hôm nay (to-do list), sắp xếp thứ tự ưu tiên, ước lượng thời gian cho mỗi đầu việc, giữ được tinh thần ổn định và có một “guồng” làm việc liền mạch, không bị xao nhãng hay bị ngắt quãng bởi những thứ khác và liên tục đo lường tiến độ của các task.
Đầu tiên, hãy có một mục tiêu khi làm việc. Thử bắt đầu bằng cách đặt mục tiêu SMART – Cụ thể (Specific), Có thể đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Có liên quan (Relevant) và Có giới hạn thời gian (Time-Bound). Cách đặt mục tiêu này giúp bạn cụ thể hóa đích đến và đảm bảo có thể đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu.
Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần chia công việc thành các đầu việc nhỏ và dễ đạt được hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, bảng Kanban hoặc các phương pháp linh hoạt để sắp xếp và theo dõi, đồng thời ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ.
Bạn cũng cần ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách ứng dụng ma trận Eisenhower để phân chia các đầu việc thành 4 nhóm dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. 4 nhóm việc này sẽ tương ứng với các hành động: thực thi, hoãn lại để sau, giao việc cho người khác và xóa bỏ.
- Nhóm 1: Quan trọng và cần gấp. Hãy thực thi những đầu việc này trước.
- Nhóm 2: Quan trọng nhưng chưa gấp. Hoãn lại để thực hiện những đầu việc này sau.
- Nhóm 3: Gấp nhưng không quan trọng. Giao việc cho người khác nếu đầu việc này không trực tiếp giúp bạn đạt được mục tiêu của kế hoạch.
- Nhóm 4: Không quan trọng và cũng không gấp. Xóa bỏ những đầu việc này hoặc chỉ làm thì bạn rảnh rỗi.
Nguồn ảnh: Notion Template
Sau khi đã xác định mức độ ưu tiên, tiếp tục phân nhóm các nhiệm vụ tương đồng nhau.
Ví dụ:
- Họp với khách hàng trong buổi sáng thứ 4 và thứ 5
- Trả lời email và báo cáo công việc hàng ngày từ 10h sáng tới 10h30 sáng mỗi ngày
- Tạo báo cáo và gửi cho stakeholder
Sau đó thực hiện blocking thời gian – tức là ước lượng khoảng thời gian cho mỗi đầu việc và tập trung trong đúng khoảng thời gian đó để thực hiện duy nhất đầu việc đó. Ví dụ: từ 8-9h: Khám phá dữ liệu, từ 9-11h: Làm việc với các team, meeting, trả lời chat,… từ 11-12h: Thời gian bận (block cho các đầu việc khó hơn như phân tích và không trả lời chat, email trong thời gian này).
Nếu bạn khó tập trung và có khoảng thời gian tập trung ngắn, hãy rèn từ từ và dần dần nâng khoảng thời gian này mỗi lần khoảng 5 phút. Hãy thử tập luyện đi kèm với kỷ luật nhé, ví dụ:
- Khóa điện thoại và bỏ các thiết bị điện tử không cần thiết ra xa
- Hoặc nhanh chóng hoàn thiện các công việc nhỏ nhặt như trả lời email càng sớm càng tốt, sau đó tắt thông báo trên các ứng dụng và thực hiện “block” một khoảng thời gian nhất định để làm việc
- Giữ cho không gian làm việc gọn gàng và chỉ có những vật dụng phục vụ cho công việc
- Chọn một nơi làm việc không có ai làm phiền
- Mở sẵn một tờ giấy (hoặc một tệp Notepad) để ghi lại bất kỳ suy nghĩ nào “lạc đề”
- Tập trung vào một việc. Thực tế việc tập trung vào một việc trong một khoảng thời gian lại hiệu quả hơn multitask. Làm quá nhiều việc một lúc có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để thay đổi suy nghĩ từ việc này sang việc khác
- Kiểm soát thời điểm các cuộc họp được lên lịch. Đối với các cuộc họp kéo dài một giờ hoặc lâu hơn, cố gắng sắp xếp các cuộc họp vào đầu buổi sáng và/hoặc đầu buổi chiều, vừa giúp bạn có thêm thời gian chuẩn bị họp sau, vừa giúp bạn có các khoảng thời gian dài tập trung vào công việc
- Nếu có một công việc khác xen vào khoảng thời gian đang tập trung, hãy ghi lại việc bạn đang làm là gì, tránh trường hợp khi quay lại làm tiếp thì lại quên mất trước đó mình đã làm gì
Khi đã tập trung được với công việc, bạn sẽ dần đi vào “guồng công việc”: suy nghĩ đã được hình thành luồng và các ý tưởng dễ tới hơn.
Sau khi hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian đã block, hãy thưởng cho mình một “phần thưởng” nhỏ – đây có thể là nguồn động lực lớn để áp dụng những thói quen quản lý thời gian tốt.
- Nghỉ ngơi và thưởng cho mình một bữa ăn vặt nhẹ
- Đi dạo bên ngoài
- Gọi cho một người bạn hoặc thành viên gia đình
- Thiền trong năm phút
- Nghe một tập podcast hoặc một chương của sách nói
Bạn có thể thử sử dụng mẫu Excel của CoolData để quản lý các đầu việc (download tại Projects & Calendar – CoolData.org) – template được lấy cảm hứng từ những cuốn sách “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” của David Allen và “Flow: The Psychology of Optimal Experience” của Mihaly Csikszentmihalyi.
Hoặc bạn có thể tham khảo sử dụng GitHub Project với bài viết Managing My Time as a Data Scientist. Nếu trước đây bạn đã làm việc với bảng Kanban thì bạn sẽ quen thuộc với giao diện của công cụ này. Từ profile của bạn, click chọn tab Projects > New Project.
Bạn có thể đặt tên cho project, điền mô tả của project đó và chọn template Basic Kanban.
Cuối cùng, bạn có thể link rất nhiều repository vào project bằng cách chọn Projects > click ba dấu chấm ở góc phải của project > Settings > Linked repositories > Bổ sung repository. Vậy là đã setup xong một project cơ bản!
Bạn có thể điền vào cột “To do” với các đầu việc cần làm, đánh dấu hoàn thành công việc, thêm note và di chuyển note qua nhiều cột khác nhau. Bạn cũng có thể tạo thêm cột mới:
Sau khi hoàn thành một dự án, đừng quên nhìn lại và đánh giá:
- Tiến độ của công việc, có đạt mục tiêu đã đề ra không
- Thời gian trung bình các các đầu việc là bao nhiêu, có đầu việc nào chiếm nhiều thời gian và đầu việc nào chiếm ít thời gian so với phân bổ ban đầu
- Có đầu việc nào có thể giảm bớt bằng cách thay thế với đầu việc đã có hoặc tối ưu hơn không
- Có khó khăn nào trong quá trình thực hiện các đầu việc
Bằng cách liên tục đánh giá và tìm ra điểm có thể cải thiện, bạn đã có phán đoán chính xác hơn trong việc phân bổ nguồn lực và thời gian cho các dự án/công việc sau đó, biết trước một số tình huống khó khăn có thể gặp phải để lên kế hoạch giải quyết nhanh gọn,…
Giao việc và phối hợp với người khác
Một dự án/công việc dài hơi sẽ yêu cầu sự đóng góp của nhiều người. Có được kỹ năng phối hợp và làm việc nhóm không chỉ giúp quy trình làm việc trở nên hài hòa, phân bổ nguồn lực phù hợp – “đúng người đúng việc” – mà còn có thể tận dụng thế mạnh và kiến thức chuyên môn của người khác để cải thiện chất lượng và độ chính xác của kết quả phân tích.
Đọc thêm: Bí quyết phối hợp và làm việc nhóm của Data Analyst
Tự động các tác vụ lặp lại nhiều lần
Khi Generative AI ngày càng trở nên phổ biến, Data Analyst có thể kết hợp AI trong việc nghiên cứu, tìm kiếm/tóm tắt thông tin, coding và tự động hóa các công việc lặp lại nhiều lần để giải phóng thời gian và dành nguồn lực cho các công việc phức tạp và đòi hỏi sự sáng tạo.
Có nhiều công cụ mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa các tác vụ thu thập, làm sạch, xử lý dữ liệu hoặc tạo alert/export dữ liệu: đơn giản thì có trình Task Scheduler có sẵn của Windows, các công cụ low-code như Slack Workflow Builder, Power Automate, Make, cho tới công cụ phức tạp và tự chỉnh theo nhu cầu của mình với các file Jupyter Notebook, Colab, Macro của Excel hoặc App Script trong Google Sheet.
Nếu bạn chọn đối mặt trực tiếp với xu hướng AI, chọn học và thích nghi để gia tăng hiệu suất, tạo tính cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường lao động thì khoá học Generative AI của Tomorrow Marketers Executive Education chính là mảnh ghép quan trọng dành cho bạn. Tham khảo ngay nhé!
Học cách từ chối
- Rõ ràng và trực tiếp: Hãy nói “không” một cách rõ ràng. Tránh vòng vo hoặc giải thích quá nhiều, điều này có thể khiến bạn cảm thấy đang “bào chữa”.
- Khéo léo sử dụng ngôn ngữ tích cực: Thay vì “phũ phàng” từ chối thẳng thừng, bạn có thể lựa chọn cách nói có ngôn từ tích cực hơn, ví dụ “Cảm ơn bạn đã mời, nhưng tôi không thể tham gia vì có việc bận cá nhân”.
- Đưa ra lý do hợp lý: Nếu bạn cảm thấy cần thiết, có thể đưa ra lý do ngắn gọn, nhưng không cần phải quá chi tiết.
- Tôn trọng bản thân và người khác: Nhớ rằng từ chối là quyền của bạn và không có gì sai khi đặt nhu cầu của bản thân lên hàng đầu.
- Đề nghị một lựa chọn khác: Nếu bạn muốn giúp đỡ nhưng không thể tham gia, có thể đề nghị một thời gian khác hoặc hỗ trợ theo cách khác.
- Giữ vững quyết định: Sau khi từ chối, hãy kiên định với quyết định của mình. Đôi khi, người khác có thể cố gắng thuyết phục bạn thay đổi ý kiến.
Học cách kiểm soát áp lực
Ngủ nghỉ đầy đủ
Sau một ngày dài học và làm, nhiều người có thói quen “trích ra” một phần giấc ngủ để dành thời gian cho các hoạt động giải trí – xem phim, mua sắm, đọc truyện,… – bởi tâm lý “chơi bù cho khoảng thời gian đi làm”. Nhưng ngủ muộn khiến giấc ngủ không đạt đủ thời gian yêu cầu từ 6 – 8 tiếng một ngày, có thể tiếp tục tạo tâm lý chán chường và căng thẳng vào buổi sáng hôm sau. Điều này tạo thành vòng lặp mệt mỏi nếu bạn không dứt ra.
Ngủ đủ giấc rất quan trọng cho cả cơ thể và tinh thần – phục hồi năng lượng, thư giãn trí óc và đảm bảo các chức năng sinh lý hoạt động đúng giờ sẽ giúp đảo ngược tác động của căng thẳng.
Vì vậy, hãy tập dần thói quen bỏ điện thoại ra xa tầm tay khi đi ngủ; khi ngủ thì giảm ánh sáng, giảm cường độ âm thanh (có thể tạo tiếng ồn trắng); hạn chế sử dụng chất kích thích như caffeine, rượu hoặc ăn quá nhiều trước giờ đi ngủ; ngâm chân và thư giãn mắt trước khi đi ngủ; mỗi ngày ngủ sớm hơn 10 phút và cố gắng thức dậy vào một khung giờ (kể cả cuối tuần); dành ra 30 phút để chợp mắt vào buổi trưa;…
Lập thời gian biểu cho các hoạt động cơ bản trong ngày
Lập lịch trình hàng ngày giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả và tự chủ hơn. Dành thời gian cho các bữa ăn thường xuyên, thời gian bên các thành viên trong gia đình, tập thể dục, dành thời gian cho bản thân, đọc sách, chánh niệm và hoạt động thể chất khác.
Có đôi khi các hoạt động dọn dẹp lại bàn làm việc, giặt giũ,… cũng có thể giải tỏa những căng thẳng sau giờ làm.
Duy trì kết nối trực tiếp với bạn bè và gia đình
Giữ liên lạc với gia đình và bạn bè, trò chuyện và chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc với những người bạn tin tưởng. Kết giao mặt-đối-mặt giúp bạn tránh xa các thiết bị di động và tập trung thực sự vào câu chuyện, có những tương tác “thật” và giảm dần những suy nghĩ so sánh với người khác khi liên tục sử dụng mạng xã hội.
Nguồn ảnh: Spica
Chế độ ăn uống đầy đủ dinh dưỡng để cải thiện vị giác
“You are what you eat” – Những gì hấp thu vào cơ thể đều có thể ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất và tinh thần. Cố gắng ăn một chế độ ăn uống cân bằng và ăn đều đặn. Uống đủ nước. Ăn nhiều trái cây và rau quả tươi nếu có thể. Có đôi khi có thể chiều chuộng bản thân bằng một món ăn ưa thích để kích thích vị giác.
Thể dục thể thao thường xuyên
Tập thể dục thường xuyên có thể giúp giảm căng thẳng. Lựa chọn một môn thể thao nhẹ nhàng để giãn cơ,dành từ 30 phút cho tới 2 tiếng mỗi ngày vào sáng sớm trước khi đi làm hoặc vào chiều tối sau giờ đi làm về để “toát mồ hôi” và được vận động tay chân một cách thoải mái – chạy bộ, cầu lông, tennis, đạp xe, bơi, gym,…
Tập thể dục thường xuyên không chỉ giúp sức khỏe thể chất được cải thiện, giảm lượng mỡ trong người, giãn cơ, tăng tính linh hoạt và dẻo dai của cơ thể mà còn có thể giúp giảm căng thẳng, giải tỏa các suy nghĩ về công việc,…
Dành thời gian cho các sở thích cá nhân
Làm bất kì điều gì có thể cải thiện tâm trạng của bạn: vẽ tranh, đọc sách, đan móc len, xem phim, chơi game,… Hoặc đôi khi lựa chọn một quán cà phê vào cuối tuần, ngồi thẫn thờ nhìn hoạt động thường ngày trên đường phố cũng là một cách để tâm trí bạn được nghỉ ngơi, tránh xa công việc và các mối bận tâm gây stress.
Tạm kết
Kỹ năng quản lý thời gian luôn là một trong những kỹ năng được ưu tiên với bất cứ ai khi đi làm, đặc biệt với một vị trí phải tham gia trong nhiều dự án, nhiều nhóm nhỏ khác nhau như Data Analyst. Kỹ năng này có thể giúp bạn đảm bảo chất lượng đầu ra công việc, đi theo quy trình làm việc của dự án và giúp cân bằng giữa cuộc sống cá nhân – thời gian dành cho công việc.
Bên cạnh kỹ năng mềm, bạn cũng cần xây dựng hành trang về kiến thức và kỹ năng nền tảng để thăng tiến với sự nghiệp phân tích. Nếu bạn cảm thấy tò mò và mông lung và cần có một mentor chỉ đường dẫn lối theo một lộ trình, tham khảo ngay các khóa học về dữ liệu của Tomorrow Marketers và bắt đầu với khóa học Data Analysis – Phân tích dữ liệu cho quyết định chiến lược nhé!
Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!
