Google sử dụng model OKRs trong quản trị mục tiêu

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Vào năm 1999, John Doerr – nhà đầu tư mạo hiểm đến từ Mỹ – đã giới thiệu phương pháp quản trị dữ liệu OKRs đến ban lãnh đạo Google ngay khi công ty thành lập chưa đầy một năm. Đến nay, khi Google đã trở thành một trong những tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới, OKRs vẫn tiếp tục được sử dụng kể từ ngày đó. Qua bài viết này, Tomorrow Marketers sẽ cung cấp cho bạn đọc một góc nhìn sâu hơn về phương pháp quản trị doanh nghiệp của Google qua việc phân tích và đo lường dữ liệu.

OKRs là gì?

Google đã và đang sử dụng một quy trình gọi là OKRs nhằm giao tiếp, đo lường và hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp. Vậy, OKRs là công cụ như thế nào mà khiến một tập đoàn lớn vẫn trung thành sử dụng sau rất nhiều năm như vậy?

OKRs thực tế là một phương pháp đo lường rất đơn giản chỉ với hai thành phần chính: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả trọng điểm (Key Results). Mục tiêu ở đây chính là mục tiêu quan trọng nhất của dự án còn Kết quả trọng điểm sẽ hỗ trợ đo lường mục tiêu đã đề ra. OKRs là một trong những mô hình tiêu chuẩn mới dành cho quản trị doanh nghiệp, thay thế cho những hệ thống khác như MBOs (Management by objectives – mô hình quản trị theo mục tiêu) nhằm nhấn mạnh vai trò của mọi cá nhân trong một tổ chức.

OKRs thường được sử dụng để lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến trình của nhân viên so với kế hoạch và phối hợp giữa mức độ ưu tiên và các mốc thời gian quan trọng của tập thể. Doanh nghiệp cũng cũng sử dụng OKRs để giúp nhân viên tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất và tránh bị phân tâm bởi các mục tiêu tuy khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn.

Google đã áp dụng OKRs như thế nào?

Đối với Google, điều quan trọng nhất là đội ngũ nhân sự, bao gồm cả nhân viên và quản lý cấp cao, đều có khả năng phân bổ thời gian và công sức một cách hợp lý – dù là với tư cách cá nhân hay là thành viên của một tập thể. OKRs chính là công cụ đắc lực nhất bổ trợ cho yêu cầu đó và được coi là một phương tiện để phối hợp hành động của các cá nhân thành một mục tiêu tập thể tại Google. “Ông lớn” ngành công nghệ đã áp dụng OKRs như sau:

Mục tiêu phải trả lời được câu hỏi: “Cái gì?”

Chúng phải:

  • Thể hiện rõ ràng mục đích
  • Có thể tham vọng nhưng phải thực tế
  • Phải hữu hình, khách quan và không được mơ hồ – chúng phải rõ ràng đến mức người ngoài cũng cảm thấy hợp lý và dễ hiểu 

Việc hoàn thành mục tiêu phải cung cấp một giá trị rõ ràng nào đó cho Google.

Kết quả trọng điểm phải trả lời được câu hỏi: “Làm thế nào?”. Chúng phải:

  • Thể hiện các cột mốc có thể đo lường được, mà nếu đạt được, sẽ góp phần thúc đẩy (các) mục tiêu một cách tích cực.
  • Mô tả kết quả, không phải những hoạt động cần làm để đạt được kết quả đó. Nếu mục Kết quả trọng điểm của bạn chứa những động từ như:  “phân tích”, “tham gia”,.. thì chúng đang đi sai hướng. Thay vào đó, hãy mô tả kết quả cuối cùng sau khi những hoạt động này xảy ra. 
  • Phải đính kèm bằng chứng của việc hoàn thành. Bằng chứng này phải có sẵn, đáng tin cậy và dễ tìm kiếm. Một vài ví dụ về bằng chứng bao gồm đường link liên kết đến tài liệu, ghi chú hay báo cáo số liệu.

Bản chất của OKRs là những cặp mục tiêu-kết quả lớn lao – chúng ta không mong đợi sẽ hoàn thành tất cả những gì đã đề ra một cách dễ dàng. (Nếu bạn làm được điều đó thì chứng tỏ bạn chưa thực sự nghiêm khắc và táo bạo trong việc thiết lập OKRs). Thông thường, Google sẽ chấm điểm cho hiệu suất của nhân viên bằng các thang màu sắc. Cụ thể hơn: 

  • 0.0-0.3 điểm: màu đỏ
  • 0.4-0.6 điểm: màu vàng
  • 0.7-1.0 điểm: màu xanh

Một ví dụ thực tế về việc áp dụng OKRs tại Google

Mục tiêu: Cải thiện danh tiếng của Blogger (một nền tảng của Google)

Kết quả trọng điểm:

  • Tiếp cận với người dùng Blogger một cách cá nhân.
  • Thiết lập tài khoản Twitter cho Blogger và thường xuyên cập nhật các cuộc thảo luận liên quan đến sản phẩm.
  • Phát biểu tại ba sự kiện để khẳng định lại vị trí dẫn đầu của Blogger trong ngành.

Tại sao Google lại triển khai OKRs thành công?

Không một tập đoàn nào lại có nhiều kinh nghiệm tập thể trong việc triển khai OKR hơn Google.

Kể cả khi công ty tăng quy mô, các quản lý vẫn tiếp tục ban hành các hướng dẫn và biểu mẫu OKRs định kỳ cho nhân viên của mình. Sau đây là một vài lý do khiến OKRs được áp dụng thành công tại Google: 

  • Mục tiêu mang tính tham vọng, và đôi khi có thể sẽ không làm hài lòng tất cả mọi người
  • Kết quả trọng điểm phải có khả năng được đo lường và dễ dàng chấm điểm bằng một con số (Google sử dụng thang điểm 1 để phân loại từng kết quả trọng điểm vào cuối mỗi quý)
  • Các OKRs phải được công khai, tất cả các thành viên trong công ty nên thấy được những gì mà người khác đang và đã làm nhằm góp phần phát triển công ty
  • Số điểm hoàn hảo nhất mà nhân viên nên đạt được là 0.6-0.7. Nếu ai đó liên tục nhận được những số điểm cao như 1.0, điều đó chứng tỏ OKRs của họ vẫn chưa đủ “tham vọng” (và chưa đạt những tiêu chuẩn đã nêu trên). Những nhân viên có mức điểm thấp không nên bị trừng phạt, mà quản lý nên coi đó là một nguồn dữ liệu hữu ích để điều chỉnh OKRs cho các quý tiếp theo. 
  • OKRs không phải là một tiêu chuẩn dùng để đánh giá nhân viên. Bản chất của OKRs là các mục tiêu của công ty và cách mà mỗi nhân viên có thể đóng góp cho mục tiêu đó. Đánh giá hiệu suất – cụ thể hơn là đánh giá cách một nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao trong một khoảng thời gian nhất định – nên được sử dụng độc lập với OKRs.
  • OKRs chéo phòng ban (Cross-team OKRs): Nhiều dự án quan trọng tại Google yêu cầu sự đóng góp từ các nhóm hay phòng ban khác nhau. OKRs là một công cụ lý tưởng để đảm bảo hiệu quả của sự phối hợp này. Các OKRs chéo phòng ban nên được bao gồm trong mỗi nhóm OKRs riêng của từng nhóm nhỏ. Ví dụ: nếu phòng Tài chính, Marketing và Nhân sự đều cần tham gia vào một chiến dịch quảng cáo mới, mỗi phòng ban đó đều nên bổ sung OKRs mô tả cam kết của họ đối với dự án chung.

Đọc thêm: Gap Analysis – phương pháp xác định khoảng cách giữa doanh nghiệp hiện tại với mục tiêu

Bài học quản trị cho các doanh nghiệp và startup

Các chỉ số đo lường hiệu suất rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt đối với một lĩnh vực năng động và luôn thay đổi như kinh doanh. Ưu điểm của OKRs chính là đây là một hệ thống minh bạch, cho phép mọi người thấy rõ mục tiêu và điểm số của người khác, từ đó giúp các thành viên hiểu được nhiệm vụ của các cá nhân khác trong một tập thể và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm. OKRs đang thu hút rất nhiều công ty bởi vì nó tuy đơn giản và dễ hiểu nhưng lại đem đến hiệu quả cao so với nhiều phương pháp quản trị khác. Từ case study về Google, sau đây là một vài lời khuyên hữu ích dành cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng OKRs: 

Giới thiệu OKRs đến tổ chức:

Một yếu tố quan trọng của OKRs là tính minh bạch. Khi mang OKR đến một tổ chức mới, hãy đảm bảo tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều hiểu rõ về OKR là gì, tại sao phương pháp này lại hữu ích và cách nó hoạt động. Nghiên cứu cho thấy hiệu suất sẽ cao hơn khi mọi người đều thể hiện cam kết với mục tiêu của họ. Vì vậy, điều quan trọng ở đây là đảm bảo tất cả mọi người đều thoải mái với OKRs. Hãy nhớ: Đồng nhất, kỷ luật, ưu tiên và giao tiếp – OKRs nên được công khai giữa các team.

Thực hiện phát triển OKRs

Mặc dù các cách tiếp cận sẽ khác nhau tuỳ vào ngành nghề và doanh nghiệp, trước khi đề ra các mục tiêu của tổ chức, hãy để các nhóm nhỏ và từng cá nhân tự đặt ra mục tiêu cho riêng mình nhằm phục vụ cho các mục tiêu lớn hơn. Điều này sẽ giúp tạo ra một mối liên kết xuyên suốt một tổ chức. Hãy luôn nhớ, OKRs không phải là một danh sách kiểm tra, liệt kê những điều phải làm. OKRs được sử dụng để xác định những tác động mà tập thể muốn đạt được, từ đó đưa ra các phương pháp để đạt được tác động đó.

Chấm điểm OKRs 

Điểm lý tưởng nhất của OKRs sẽ nằm trong khoảng 60-70%. Điểm thấp hơn nghĩa là tổ chức chưa thực sự khai phá hết tiềm năng của bản thân và đang đi thụt lùi so với khả năng thật. Điểm cao hơn nghĩa là các mục tiêu chưa thực sự đủ khắt khe. Ngoài ra, OKRs không đồng nghĩa với đánh giá hiệu suất. OKRs không phải là một phương tiện toàn diện dùng để đánh giá một cá nhân (hoặc một tổ chức). Thay vào đó, nó được sử dụng như một bản tóm tắt về những gì một cá nhân đã làm trong thời gian qua và cho thấy những tác động đối với OKRs lớn hơn của tổ chức.

Cập nhật OKRs

Thường xuyên cập nhật OKRs sẽ cho mọi người cơ hội điều chỉnh những thông tin mới, từ bỏ các mục tiêu không có khả năng xảy ra và tập trung hơn vào các mục tiêu mới được hưởng lợi từ các nguồn lực bổ sung.

Đọc thêm: Một số KPI đo lường hiệu suất chính của ngành FMCG

Tạm kết

Nhờ áp dụng thành công OKRs, Google đã và đang là một trong những tập đoàn công nghệ thành công nhất thế giới, với một lực lượng lao động nhiệt huyết và luôn hướng về một mục tiêu chung. Lợi ích chính của OKRs so với những framework quản trị khác là nó khiến mỗi cá nhân hiểu được tầm quan trọng trong công việc của họ đối với tập thể, từ đó tăng sự tương tác, động lực và quyết tâm chung. Việc áp dụng framework OKRs sẽ giúp nâng cao hiệu suất của các chiến dịch và dự án doanh nghiệp, thông qua phân tích và thường xuyên cải tiến dữ liệu. 

Dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các phòng ban đặc biệt là trong kinh doanh. Tham khảo khoá học Data Analysis của Tomorrow Marketers, bạn sẽ được tìm hiểu sâu hơn về vai trò của phân tích số liệu trong doanh nghiệp. Từ đó xác định các nhóm vấn đề thường gặp và cách xác định dữ liệu cần thu thập tương ứng, phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định đúng đắn.

Tham khảo: Rick Klau – Đối tác và cựu quản lý sản phẩm của Google Ventures.