Tomorrow Marketers – Trong môi trường kinh doanh, việc thực hiện một bản đề xuất nhằm trình bày ý tưởng, kế hoạch hay dự trù kinh phí gần như là bắt buộc để có được sự đồng thuận từ đồng nghiệp, cấp trên, đối tác. Tuy nhiên, đối tượng của bạn sẽ không có nhiều thời gian đọc toàn bộ tập tài liệu dài hàng chục trang để hiểu được bạn đang đề xuất và mong muốn gì. Lúc này, cái họ cần chính là một bản tóm tắt ngắn ngọn những ý chính quan trọng, mà chỉ cần dành vài phút đọc là có thể nắm được. Đây chính là nhiệm vụ của một executive summary – vũ khí giúp bạn gây ấn tượng tốt ngay từ đầu và giữ chân người đọc tiếp bản đề xuất của bạn.
Trong bài này, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu loại văn bản kinh doanh này và cách viết làm sao chuẩn văn phong kinh doanh nhé!
1. Executive summary là gì?
Executive summary (tạm dịch: tóm tắt dự án) được hiểu là bản tóm tắt của một tài liệu kinh doanh (kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án, báo cáo quý/năm, phân tích đối thủ,…). Nó được sử dụng để cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan về một dự án hay báo cáo.
Executive summary thường được viết cho những người đứng đầu trong công ty, tổ chức như CEOs, trưởng phòng, quản lý. Bản tóm tắt này sẽ giúp họ không cần phải đọc toàn bộ báo cáo nhưng vẫn hiểu được nội dung của bản báo cáo đó một cách nhanh chóng. Đây là phần mà người nhận kế hoạch sẽ tìm đọc đầu tiên, nên nó được xem như là bước đệm quyết định yếu tố thành bại của một bản đề xuất dự án, hay kế hoạch kinh doanh.
2. Vì sao khi đi làm ai cũng cần biết cách soạn thảo executive summary?
Trên thực tế, đối tượng đọc các tài liệu như kế hoạch kinh doanh, đánh giá dự án,… thường là đối tác, cấp trên và họ có thể đang rất bận. Vì vậy, họ muốn biết được một kế hoạch kinh doanh sẽ thực hiện như nào một cách nhanh chóng, nghĩa là không phải đi sâu vào một tài liệu dài hàng chục trang phức tạp. Và đây chính là lúc mà bản tóm tắt sơ bộ của bạn giúp họ nắm được thông tin nhanh chóng.
Một tóm tắt dự án tốt và đầy đủ sẽ giúp người khác rút ngắn được một khoảng thời gian lớn để hiểu nội dung chính của cả bản kế hoạch. Đây sẽ là bước đầu tiên giúp bạn tạo được thiện cảm tốt với người đọc và là yếu tố quyết định rằng họ có nên đọc tiếp hay dừng lại hay không. Do đó, bản tóm tắt của bạn cần ngắn gọn, không lan man và đi đúng trọng tâm.
Đọc thêm: Phân biệt 3 loại văn bản tiếng Anh trong kinh doanh: Email, Memo, Letter
Ngoài ra, executive summary còn là một công cụ truyền thông tốt khi nó được sử dụng rộng rãi trong các tài liệu kinh doanh như: kế hoạch kinh doanh, tóm tắt pháp lý, thông báo ra mắt sản phẩm, khảo sát thói quen khách hàng, báo cáo nghiên cứu thị trường, đề xuất dự án, đánh giá kế hoạch,… Chính vì vậy, executive summary là công cụ để bạn quảng bá doanh nghiệp của mình cho các nhà đầu tư tiềm năng.
3. Làm sao để viết một bản executive summary hiệu quả?
Các thành phần cơ bản có trong một bản tóm tắt:
Trước khi bắt tay vào viết, bạn cần nắm được một bản tóm tắt dự án phải có những phần nào, nội dung mỗi phần ra sao để chọn lọc các ý sao cho phù hợp. Dưới đây là cấu trúc của một bản tóm tắt thông thường trong một kế hoạch kinh doanh, một số đầu mục khác cũng có thể được cân nhắc như financial investment, potential risk…:
- Objective: Tóm tắt nội dung chính của bản kế hoạch, mục đích của dự án này là gì?
- Root cause & opportunity analysis: Nêu những vấn đề và cơ hội phát triển trong quá trình triển khai dự án.
- Solution: Giải pháp cần thực hiện để giải quyết những vấn đề được nêu trên là gì.
- Project’s expected result: Những kết quả, sự phát triển có thể đo lường được sau khi hoàn thành dự án.
Hãy cung cấp cho người đọc là các nhà đầu tư, CEO,… một cái nhìn tổng quan về các ý chính quan trọng trong kế hoạch, đề xuất để họ có thể nhanh chóng nắm được. Hơn nữa, bạn cần lưu ý về độ dài của executive summary. Vì bản chất đây là một bản tóm tắt nên bạn không được viết quá dài, chỉ nên trình bày trong một trang của tài liệu, đủ dài để tóm gọn được ý chính.
Đừng sao chép y nguyên nội dung trong tài liệu gốc vào bản tóm tắt
Là một phần đi kèm trong tài liệu gốc, bản tóm tắt cũng cần phải có một giọng điệu trang trọng, chuyên nghiệp, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, nhấn mạnh vào ý chính. Bên cạnh đó, hãy nhớ rằng executive summary dùng để tóm gọn những thông tin quan trọng, vì vậy đừng sao chép y nguyên những câu văn dài trong bản tài liệu gốc để cho vào tóm tắt.
Việc cần làm là bạn phải diễn đạt lại nội dung chính một cách ngắn gọn nhất, lược bỏ những ví dụ, dẫn chứng dài dòng, hay những từ nối chuyển ý. Ngoài ra, bạn nên tránh sử dụng những từ ngữ chuyên ngành gây khó hiểu cho người đọc.
Cùng tìm hiểu ví dụ dưới đây về cách diễn đạt lại nội dung một cách ngắn gọn nhé:
Ở đây, trong văn bản gốc, những thông tin quan trọng mà chúng ta cần có trong bản tóm tắt chính là những số liệu như “10,000 users”, “35% increase” và các động từ kèm trạng từ, hay danh từ đi kèm với những số liệu đó như “our software product”, “gained significant traction”, “our revenue”, “grown steadily”. Hãy lược bỏ những từ nối hay giới từ không cần thiết và sử dụng những từ đồng nghĩa, cấu trúc câu rút gọn để diễn đạt lại câu văn được ngắn gọn, súc tích.
Để diễn đạt lại nội dung một cách ngắn gọn trong executive summary, bạn hãy:
- Cần có kỹ năng đọc phân tích để hiểu sâu được nội dung tài liệu đó. Hãy áp dụng phương pháp đọc chủ động (critical reading) theo 3 bước Analyzing (phân tích) => Interpreting (suy luận) => Evaluating (đánh giá). Hãy gạch chân, ghi nhớ những ý chính, từ khóa để sắp xếp và tóm tắt nội dung một cách súc tích nhất.
- Tránh sử dụng những từ thừa trong quá trình viết. Ví dụ: “Although our team worked tirelessly to meet the deadline, yet we unfortunately could not deliver the final product on time”. Về bản chất, cấu trúc “although” đã có nghĩa rằng “Mặc dù A, nhưng vẫn B”, vì vậy ở vế sau dấu phẩy, ta không cần phải thêm từ nối mang nghĩa trái ngược như “but”, “yet” nữa. Vì vậy, câu đúng sẽ là “Although our team worked tirelessly to meet the deadline, we unfortunately could not deliver the final product on time”.
Một ví dụ khác nữa: “They HAVE DIFFERENCES over THE WAY IN WHICH the company should MAKE INVESTMENTS in new technologies”. Với câu này, để lược bỏ các từ thừa, ta có thể viết lại như sau “They DIFFER over HOW the company should INVEST in new technologies”.
Đọc thêm: 04 lỗi diễn đạt cần tránh khi viết báo cáo tiếng Anh
Sử dụng “bullet points” để làm nổi bật ý chính
Một cách đơn giản để làm cho bản executive summary của bạn dễ đọc hơn là sử dụng các gạch đầu dòng, thay vì chỉ có những đoạn văn, câu văn dài với rất nhiều thông tin, số liệu. Mục đích của “bullet points” chính là để thu hút sự chú ý vào thông tin quan trọng, đồng thời cải thiện khả năng đọc lướt (skimming) thông tin dễ dàng của người đọc, dễ dàng nắm được ý chính chỉ trong vài giây đầu đọc tóm tắt.
Cách sử dụng “bullet points” sao cho hiệu quả:
- Diễn đạt thông tin một cách ngắn gọn, tránh sử dụng từ thừa trong câu.
- Mỗi gạch đầu dòng không nên dài quá hai dòng.
- Cần đồng bộ, song song về cấu trúc câu (Parallel Structure) trong mỗi phần gạch đầu dòng.
Đọc thêm: Critical Reading – 4 tips giúp bạn hiểu sâu và nhớ lâu khi đọc tài liệu kinh doanh bằng tiếng Anh
Bên cạnh đó, bạn nên đưa những con số quan trọng và số liệu thống kê thuyết phục lên ngay đầu bản tóm tắt, để người đọc có thể nhìn thấy được ngay và nhiều khả năng, đây là thứ khiến họ tiếp tục đọc.
Ví dụ minh họa về một executive summary tiêu chuẩn:
Trên đây là một ví dụ điển hình cho một executive summary nằm trong bản kế hoạch “Tăng 0.3% thị phần trong 8 tháng cho tổng dòng sản phẩm dầu gội Rejoice”. Trước hết, bạn hãy nhìn vào câu đầu tiên“0.3% market share increase for total Rejoice shampoo product line in 8 months”. Đây là một cụm từ đi thẳng vào vấn đề chính của bản kế hoạch. Với phần này, bạn nên hạn chế sử dụng những câu ghép dài, phức tạp, mà hãy sử dụng một câu đơn ngắn gọn hay một cụm danh từ để bao quát mục đích chính của bản kế hoạch. Hơn nữa, bạn không nên sử dụng những từ ngữ mơ hồ mang tính ước lượng như “few”, “many”, “more”, “less”, hay “some”. Thay vào đó, hãy cung cấp số liệu cụ thể như “0.3% market share increase”, “62.5% of Rejoice’s current users” để khiến thông tin trở nên có giá trị và thuyết phục người đọc.
Bên cạnh đó, khi bạn liệt kê những ý chính bằng gạch đầu dòng hoặc lập bảng như ví dụ, hãy đảm bảo cấu trúc các phần đó phải song song (parallel) với nhau. Nghĩa là chúng cần có cấu trúc ngữ pháp giống nhau, cùng là cụm danh từ hoặc đều cùng bắt đầu bằng động từ như trong ví dụ. Như vậy sẽ giúp cho bản tóm tắt của bạn mượt mà, dễ đọc và tránh sự hiểu nhầm.
TẠM KẾT
Trên đây là cách viết một bản executive summary bằng tiếng Anh theo chuẩn văn phong kinh doanh, cũng như một số những điểm cần lưu ý trong quá trình viết, để bạn có thể sử dụng dễ dàng và chuyên nghiệp hơn trong công việc. Khi đi làm, việc viết các văn bản tiếng Anh cần phải thật chính xác, chuẩn văn phong kinh doanh, ngắn gọn, súc tích. Đây là kỹ năng quan trọng giúp ứng viên có lợi thế cạnh tranh khi thi tuyển và làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia. Với 6 chủ đề ngữ pháp chuyên sâu chuẩn GMAT – đầu vào các trường kinh tế hàng đầu thế giới, kho câu hỏi luyện tập phong phú, giảng viên với nền tảng học thuật xuất sắc và kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, Khóa học Master Critical Thinking & Interview sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng Critical Thinking & Critical Writing – viết tiếng anh chuẩn văn phong kinh doanh quốc tế. Nếu bạn quan tâm đến khóa học, hãy tìm hiểu ngay hôm nay nhé!
