Tomorrow Marketers – Sử dụng thành thạo các loại văn bản kinh doanh là điều mà bất kì ai cũng cần phải làm được môi trường quốc tế. Đặc biệt, trong giao tiếp kinh doanh, một số loại văn bản như emails, memos, letters,.. là những công cụ có giá trị kết nối, giúp chúng ta truyền đạt thông tin, đàm phán, thông báo đến người khác. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết để sử dụng mỗi loại văn bản đó sao cho đúng ngữ cảnh, mục đích.
Trong bài này, hãy cùng Tomorrow Marketers phân biệt 3 loại văn bản tiếng Anh phổ biến này và điểm qua một số lỗi sai thường gặp khi viết để bạn có thể tự tin hơn trong quá trình làm việc nhé.
1/ Phân biệt Email, Memo và Letter
Email (electronic mail) là thư điện tử – một phương tiện trao đổi thông tin trong và bên ngoài công ty thông qua mạng internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Chúng ta thường dùng email để truyền tải các thông điệp quan trọng cho các mục đích nghề nghiệp và cá nhân. Nó được dùng trong giao tiếp hàng ngày như: giải đáp thắc mắc của khách hàng, chia sẻ/trao đổi thông tin về dự án với đồng nghiệp, liên lạc giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, thương lượng, đặt lịch hẹn với đối tác,… Ngoài ra, email còn là một kênh để thu hút khách hàng tiềm năng.
Nhiều người thường nhầm lẫn email và letter là một, nhưng thực tế email chỉ là một cách thức để gửi letter tới người nhận. Letter (thư) là một hình thức giao tiếp bằng văn bản gửi cho bên ngoài công ty (đối tác, khách hàng,…). Nó chứa một thông điệp chính thức để thông báo cho ai đó về một chủ đề cụ thể. Giọng điệu của bức thư phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận.
Còn memo (bản ghi nhớ) là một tài liệu nội bộ thường được sử dụng trong một công ty để truyền đạt thông tin cho nhân sự. Nó thường là một mẩu tin nhỏ trên tiêu đề thư của công ty và gửi qua email nội bộ hoặc đăng trên các phương tiện thông báo nội bộ khác. Memo thường trang trọng hơn email và thường được sử dụng để truyền đạt thông tin quan trọng, chẳng hạn như thay đổi chính sách, thông báo hoặc cập nhật tin tức trong công ty.
Dưới đây là bảng thống kê những điểm khác biệt giữa 3 loại văn bản này:
Đọc thêm: Critical Reading – 4 tips giúp bạn hiểu sâu và nhớ lâu khi đọc tài liệu kinh doanh bằng tiếng Anh
2/ Những điều cần lưu ý khi viết Email, Memo và Letter
Hình thức cho từng văn bản (Format)
Mỗi văn bản tiếng Anh đều có cấu trúc riêng, gồm những phần cơ bản mà người viết cần phải có trong bài để truyền đạt được thông tin một cách đầy đủ và theo một trật tự nhất định. Email là một phương thức giao tiếp trực tuyến cho phép chúng ta truyền đạt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng với đối tượng bên ngoài hoặc cùng một công ty/ tổ chức. Chính vì vậy, email thường là những đoạn văn bản ngắn mà mọi người có thể xem trên một màn hình điện thoại hoặc máy tính.
Cấu trúc của một email sẽ bao gồm các yếu tố sau:
- Câu chủ đề (Subject line): Là một câu mô tả ngắn ngọn mục đích của email.
- Mở đầu (Opening): Giải thích lý do chính của email.
- Thân bài (Body): Cung cấp thêm thông tin, dẫn chứng liên quan để người đọc hiểu rõ về mục đích, thông điệp được nhắc đến ở phần mở đầu.
- Kết thúc (Closing): Thêm đề xuất, dự đoán hoặc bất kỳ yêu cầu nào hay đơn giản là tóm tắt lại thông tin.
Trong khi đó, memo được sử dụng trong nhiều tình huống giao tiếp tại nơi làm việc, từ tài liệu về thủ tục và chính sách, cho đến các thông báo đơn giản được lưu hành nội bộ. Ngoài ra, memos thường được đăng tải trên nền tảng truyền thông nội bộ của công ty và bao gồm những phần chính sau:
- Ngày (Date): Thời gian mà bản ghi nhớ được đăng tải.
- Đối tượng nhận (To): Đối tượng nhận bản ghi nhớ là ai?
- Người gửi (From): Nêu vị trí và tên người viết.
- Chủ đề (Subject): Tóm tắt ý chính của bản ghi nhớ.
- Mở đầu (Opening): Giải thích lý do chính của bản ghi nhớ.
- Thân bài (Body): Cung cấp thêm thông tin, dẫn chứng liên quan để người đọc hiểu rõ về mục đích, thông điệp được nhắc đến ở phần mở đầu.
- Kết thúc (Closing): Thêm đề xuất, dự đoán hoặc bất kỳ yêu cầu nào hay đơn giản là tóm tắt lại thông tin.
Dưới đây là một mẫu memo thông báo về việc “Thay đổi thời gian hoạt động”:
Đối với letter (thư từ), khi viết ta cần sử dụng những từ ngữ trang trọng, lịch thiệp vì đối tượng nhận thường là những người bên ngoài công ty/ tổ chức, có thể là khách hàng, đối tác. Những bức thư từ có thể được gửi qua email hoặc viết tay như thư cảm ơn, giới thiệu sản phẩm mới,… Cũng giống như email và memo, letter cần chứa thông tin chính xác và rõ ràng.
Dưới đây là các yếu tố cơ bản mà bất kỳ bức thư nào cũng cần có:
- Địa chỉ và tiêu đề công ty (Return Address or company letterhead): Nêu địa chỉ và tên công ty.
- Ngày (Date): Thời gian mà bức thư được viết.
- Thông tin người nhận (Recipient’s contact information): Bao gồm tên, chức vụ và tên nơi làm việc (nếu cần thiết) và địa chỉ người nhận
- Lời mở đầu (Opening salutation): Mở đầu bức thư phù hợp với đối tượng nhận và mục đích của lá thư.
- Thân bài (Body): Trình bày ý chính, cung cấp thông tin chi tiết để làm rõ thông điệp, mục đích của bức thư.
- Lời kết thúc (Closing salutation): Kết thúc bức thư.
- Tên & Chữ ký (Name & Signature): Điền tên, chữ kí và chức vụ của người viết.
Đọc thêm: 04 lỗi diễn đạt cần tránh khi viết báo cáo tiếng Anh
Dùng sai từ khiến ý nghĩa câu thay đổi (Sentence Meaning)
Khi viết các loại văn bản giao tiếp như email, memo hay letter, yếu tố chính xác luôn được đặt lên hàng đầu. Vì vậy, chúng ta cần phải sử dụng đúng từ ngữ, đúng ngữ cảnh để ý nghĩa câu văn không bị thay đổi và không khiến người đọc hiểu lầm. Tuy nhiên, trong tiếng Anh, có rất nhiều từ vựng giống nhau về chính tả hay từ loại, mà nhiều người lầm tưởng rằng chúng cũng giống nhau cả về nghĩa và có thể thay thế được.
Cùng xem ví dụ dưới đây để hiểu hơn nhé:
- We should make an ECONOMICAL use of resources so that future generations can use them.
- We should make an ECONOMIC use of resources so that future generations can use them.
Đâu là cách diễn đạt đúng?
Trong 2 câu trên, “economic” và “economical” đều là tính từ và nhiều người lầm tưởng rằng 2 từ này có nghĩa giống nhau là “thuộc về kinh tế”. Tuy nhiên, thực chất, chúng lại có nghĩa khác nhau. “Economic” nghĩa là “thuộc về kinh tế”, là tính từ chỉ các sự vật, hiện tượng liên quan đến lĩnh vực kinh tế. Còn “economical” là tính từ có nghĩa là tiết kiệm, sử dụng trong trường hợp muốn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Đối chiếu với 2 câu trên, ngụ ý của tác giả chính là “chúng ta nên sử dụng tài nguyên một cách tiết kiệm để thế hệ mai sau có thể sử dụng”. Vì vậy, câu số 1 sẽ là câu đúng.
Một số lỗi thường gặp khiến ý nghĩa câu thay đổi:
- Sử dụng sai thì của động từ: Việc chia sai thì của động từ trong câu sẽ khiến ý nghĩa của câu, cụ thể là về mặt thời gian xảy ra hành động đó bị thay đổi.
Ví dụ: I HAVE WORKED here since 2020/ I WORKED here in 2020.
Nghĩa của 2 câu là: “Tôi ĐÃ LÀM VIỆC ở đây từ năm 2020/ Tôi ĐÃ LÀM VIỆC ở đây vào năm 2020”. Mặc dù, hành động của cả hai câu đều xảy ra trong quá khứ, nhưng đối với câu 1 khi dùng thì hiện tại hoàn thành, ta hiểu rằng đến thời điểm hiện tại, “tôi” vẫn làm việc ở đây và có thể trong tương lai, “tôi” vẫn sẽ tiếp tục làm việc ở đây. Còn đối với câu 2, khi người viết sử dụng thì quá khứ đơn, ta phải hiểu rằng, hành động “tôi làm việc ở đây” đã chấm dứt tại thời điểm trong quá khứ, đến hiện tại “tôi” không còn làm việc ở đây nữa.
- Thay đổi vị trí của từ trong câu: Cùng là một từ, nếu ta đặt chúng ở những vị trí khác nhau trong câu, thì cũng sẽ khiến ý nghĩa câu văn bị thay đổi theo.
Ví dụ: ONLY the council votes on Thursdays/ The council votes on ONLY Thursdays.
Hai câu trên có nghĩa rằng: “CHỈ có hội đồng bỏ phiếu vào thứ Năm/ Hội đồng CHỈ bỏ phiếu vào thứ Năm”. Như vậy, câu 1 được hiểu rằng ngoài “hội đồng” ra thì không còn ai bỏ phiếu vào thứ Năm và có thể “hội đồng” còn bỏ phiếu vào các ngày khác nữa, không chỉ riêng gì thứ Năm. Còn với câu 2, ta hiểu rằng “hội đồng” chỉ bỏ phiếu vào thứ Năm, các ngày khác không bỏ phiếu và trong thứ Năm, ngoài “hội đồng” ra thì có thể có những người khác cũng bỏ phiếu.
Để tránh làm thay đổi nghĩa của câu, bạn hãy:
- Nắm vững cách dùng của các thì trong tiếng Anh, để xác định được đúng thời gian diễn tả hành động.
- Lựa chọn từ ngữ phù hợp với mục đích truyền đạt thông tin và không thay đổi trật tự từ trong câu.
TẠM KẾT
Trên đây cách phân biệt 3 loại văn bản tiếng Anh được dùng phổ biến trong kinh doanh, cũng như điểm lại một số lỗi sai thường gặp trong quá trình viết, để bạn có thể sử dụng chúng dễ dàng và chuyên nghiệp hơn trong công việc. Khi đi làm, việc viết các văn bản tiếng Anh cần phải thật chính xác, chuẩn văn phong kinh doanh, ngắn gọn, súc tích. Đây là kỹ năng quan trọng giúp ứng viên có lợi thế cạnh tranh khi thi tuyển và làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia. Với 6 chủ đề ngữ pháp chuyên sâu chuẩn GMAT – đầu vào các trường kinh tế hàng đầu thế giới, kho câu hỏi luyện tập phong phú, giảng viên với nền tảng học thuật xuất sắc và kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, Khóa học Business English sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng Criticank Thinking & Critical Writing – viết tiếng anh chuẩn văn phong kinh doanh quốc tế. Nếu bạn quan tâm đến khóa học, hãy tìm hiểu ngay hôm nay nhé!
