Tomorrow Marketers– Dữ liệu là yếu tố cốt lõi trong phân tích dữ liệu. Khi bạn theo dõi các báo cáo, mỗi biểu đồ sẽ thể hiện những dữ liệu bị ẩn đi trong các nguồn dữ liệu ban đầu – nơi thường chứa một lượng dữ liệu tổng hợp lớn hơn nhiều so với những gì mà bạn đang cần phân tích. Lúc này, việc bạn cần làm đó là lọc dữ liệu. Biết cách lọc dữ liệu chính là chìa khóa giúp bạn tìm đúng thông tin. Trong bài viết này, Tomorrow Marketers sẽ giới thiệu đến bạn tính năng lọc dữ liệu trong Power BI.
Lọc dữ liệu với Slicer
Bộ lọc dữ liệu đơn giản nhất mà bạn có thể sử dụng trực tiếp trên trang báo cáo có tên là Slicer. Bộ lọc này đưa ra những gợi ý giúp bạn lọc kết quả từ các biểu đồ (visuals) trên trang báo cáo. Có 3 loại slicer chính là numeric (số), categorical (danh mục) và date (ngày).
Nếu bạn muốn chọn nhiều hơn 1 bộ lọc, giữ phím Ctrl và click vào các trường muốn chọn.
Lọc dữ liệu với Filters Pane
Bên cạnh Slicer, bạn còn có thể lọc dữ liệu trong Power BI với Filters Pane – tính năng giúp bạn mở và điều chỉnh các bộ lọc. Filters Pane chứa các bộ lọc được người thiết kế báo cáo thêm vào. Nếu là người sử dụng báo cáo, bạn chỉ có thể tương tác với các bộ lọc và lưu lại các thay đổi, nhưng không thể tạo thêm bộ lọc mới.
Có 4 loại filters, bao gồm:
- Report – Áp dụng được cho tất cả các trang trong báo cáo.
- Page – Áp dụng được cho tất cả các biểu đồ trên 1 trang báo cáo đang sử dụng.
- Visual – Áp dụng được cho duy nhất 1 biểu đồ trên 1 trang báo cáo. Bạn sẽ chỉ thấy các bộ lọc cho biểu đồ nếu bấm vào 1 biểu đồ nhất định trên khung báo cáo.
- Drillthrough – Cho phép bạn khám phá thêm các thông tin chi tiết trong 1 biểu đồ duy nhất.
Ví dụ, trong hình ảnh dưới đây, người tạo báo cáo đã thêm 3 bộ lọc ở cấp trang: Segment, Year và Region. Lưu ý rằng Year hiện đang hiển thị theo bộ lọc cho năm 2014.
Bạn có thể tạo bộ lọc trong Filters pane, hoặc chọn data trực tiếp từ trong báo cáo rồi thu hẹp phạm vi hiển thị dữ liệu theo ngày, theo phân loại, theo địa lý, v.v…
*Lưu ý: Bạn có thể khai thác thêm thông tin từ dữ liệu bằng cách điều chỉnh các bộ lọc hiện có. Những thay đổi mà bạn thực hiện sẽ được lưu lại cùng với báo cáo trên thiết bị của bạn, hoặc trên ứng dụng di động của Power BI (nếu bạn xem báo cáo trên ứng dụng này).
Khi bạn tắt báo cáo, các bộ lọc cũng sẽ được lưu lại. Để quay lại các bước trước đó hoặc quay lại chế độ tạo bộ lọc mặc định mà người tạo báo cáo đã thiết lập, hãy bấm chọn Reset to default trên thanh công cụ phía trên của Power BI.
Cách xóa filter
Ở chế độ tạo bộ lọc cơ bản hay nâng cao, bạn đều có thể xóa bộ lọc đã tạo bằng cách bấm vào biểu tượng Eraser. Khi điều chỉnh bộ lọc, truy vấn tìm kiếm sẽ tự động cập nhật để phản ánh các lựa chọn của bạn.
Các chế độ nâng cao khác
Nếu bạn bấm vào từng textbox để áp dụng các bộ lọc đơn giản có thể mang lại hiệu quả, nhưng cách này sẽ không hiệu quả nếu bạn cần áp dụng bộ lọc dựa trên một phạm vi động (dynamic range). Ví dụ, bạn có thể muốn lọc dữ liệu giữa khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 5 năm 2018 đến ngày 31 tháng 7 năm 2018, hoặc tạo bộ lọc trong một giá trị số nhất định như giá trị doanh thu từ 10.000 USD đến 50.000 USD. Trong những tình huống này, bạn cần chuyển sang chế độ nâng cao (advanced mode).
Nếu các giá trị mang tính liên tục (continuous) chứ không rời rạc (not discrete) hoặc đại diện cho một phạm vi nào đó (represent a range), bạn có thể bấm vào tên trường để mở chế độ bộ lọc nâng cao. Sử dụng drop-down menu và text box để chỉ định một phạm vi các giá trị mà bạn muốn xem.
Nếu các giá trị trong trường biểu thị ngày hoặc thời gian, bạn có thể chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc khi sử dụng bộ lọc Ngày và Giờ.
Thay đổi cách sắp xếp biểu đồ trong báo cáo
Trong báo cáo Power BI, bạn có thể sắp xếp hầu hết các biểu đồ theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo các giá trị số của từng danh mục. Ví dụ: biểu đồ sau được sắp xếp theo Store name.
Nếu muốn thay đổi cách sắp xếp trong một danh mục (từ Store name) thành một giá trị khác (Sales per square feet), bạn cũng có thể thực hiện một cách đơn giản. Bạn chỉ cần chọn dấu chấm lửng (…) -> chọn Sort by -> Doanh số trên mỗi Sq Ft, hoặc chọn dấu chấm lửng -> Sort Descending.
*Lưu ý: Bạn không thể thực hiện việc sắp xếp này đối với tất cả các biểu đồ. Các loại biểu đồ sau không áp dụng được tính năng sắp xếp: Treemap, Map, Scatter, Gauge, Card, Multi-Row Card và Waterfall.
Lưu lại các thay đổi sau khi sắp xếp dữ liệu
Báo cáo trong Power BI sẽ tự lưu lại các thay đổi mà bạn thực hiện đối với các filter, slicer, khi sắp xếp dữ liệu và khi theo dõi dữ liệu. Khi bạn thoát ra khỏi một báo cáo và sau đó quay lại, những thay đổi của bạn sẽ được tự động lưu lại. Nếu bạn muốn hoàn nguyên (revert) các thay đổi của mình về lại các thiết lập ban đầu của người thiết kế báo cáo, hãy bấm chọn Reset to default từ thanh menu trên cùng.
Đào sâu thêm dữ liệu trong biểu đồ
Khi một biểu đồ có một hệ phân cấp (hierarchy) nào đó, bạn có thể đào sâu thêm (drill down) để tìm các thông tin chi tiết. Ví dụ: bạn có thể có một biểu đồ thể hiện số lượng khách hàng mới (new users) trong năm 2019 của một công ty mảng FMCG theo một hệ thống phân cấp được tạo thành từ 3 yếu tố là “nhãn hàng” (Brands), “chiến dịch Marketing” (Campaigns) và “ngân sách Marketing” (Budget).
Trong ví dụ này, bạn có thể chọn Brands để xem thêm dữ liệu về khách hàng mới của nhãn hàng dầu gội, nhãn hàng dầu xả và nhãn hàng sữa tắm. Chọn Campaigns để xem chi tiết về những chiến dịch mà các nhãn hàng đã thực hiện nhằm đạt được số lượng khách hàng mới này.
Nếu bạn không chắc chắn biểu đồ nào trong Power BI có chứa cấu trúc phân cấp, hãy di chuột đến từng biểu đồ để kiểm tra. Nếu bạn thấy bảng điều khiển như hình dưới đây hiện lên ở góc trên cùng, điều đó nghĩa là biểu đồ của bạn có cấu trúc phân cấp.
Ngày tháng cũng là một kiểu phân cấp độc đáo. Khi thêm trường dữ liệu “ngày tháng” vào biểu đồ, Power BI sẽ tự động thêm vào cấu trúc phân cấp thời gian có chứa năm, quý, tháng và ngày.
Sử dụng bookmark để chia sẻ các insight và tạo nên những câu chuyện về dữ liệu
Chỉ mình bạn mới có thể tương tác với các bộ lọc mới và các thay đổi mà mình tạo ra. Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ cần chia sẻ các chế độ xem được áp dụng bộ lọc mới cho team của mình. Trong những trường hợp đó, bạn có thể tạo dấu trang cho báo cáo (report bookmarks).
Sử dụng bookmark trong Power BI giúp bạn ghi lại chế độ xem hiện tại của trang báo cáo, bao gồm các bộ lọc và các trạng thái của biểu đồ. Bạn có thể xem lại báo cáo đó về sau bằng cách lựa chọn các bookmark đã lưu.
Để xem bookmark của báo cáo đang hoạt động, hãy đi tới bất kỳ báo cáo nào trong Power BI mà bạn có quyền xem hoặc chỉnh sửa và chọn Bookmarks drop-down menu trên action bar.
Tạo bookmark
Khi bạn đã chọn báo cáo và chế độ xem phù hợp, click chuột vào Bookmarks drop-down menu -> Add personal bookmark. Theo mặc định, Power BI sẽ đề xuất một tên chung cho dấu trang của bạn. Bạn có thể nhập tên của riêng bạn và chọn Save.
Sau khi tạo bookmark, bạn có thể hiển thị nó bằng cách bấm vào tên bookmark trong drop-down list. Lưu ý rằng breadcrumb (thẻ điều hướng tập hợp nhiều liên kết phân cấp) của báo cáo sẽ chứa cả bookmark mà bạn hiện đang xem.
*Lưu ý: Bạn chỉ có thể tạo tối đa 20 bookmark cho 1 báo cáo.
Mở và xem bookmark
Người làm báo cáo đôi khi sẽ đính kèm các bookmark như một phần của báo cáo. Để xem bookmark cá nhân của bạn hoặc một bookmark nào đó của báo cáo, hãy chọn Bookmarks -> Show more bookmarks.
Tạm kết
Hi vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về tính năng lọc dữ liệu trong Power BI. Sau khi có các dữ liệu ở dạng biểu đồ, dashboard, việc bạn cần làm là tìm ra các Insights, vấn đề mà dữ liệu muốn nói, để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Để làm được những điều này, bạn cần có một tư duy phân tích dữ liệu vững chắc, luôn biết từng bước mình cần làm gì khi đối mặt với lượng dữ liệu khổng lồ. Nếu chưa biết cách trang bị tư duy phân tích dữ liệu như thế nào, tham khảo ngay khóa học Data Analysis của Tomorrow Marketers nhé!
Tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers để tìm hiểu thêm về cách phân tích và trực quan hoá dữ liệu với Excel và Power BI, góp phần khai phá những insight ẩn giấu đằng sau “mỏ dữ liệu” khổng lồ của doanh nghiệp nhé.
Bài viết của Microsoft và biên dịch bởi Tomorrow Marketers.
