Tomorrow Marketers – Google Sheet là công cụ phổ biến, đơn giản để lưu trữ và xử lí dữ liệu. Nhưng đó là khi dữ liệu còn ít, trong trường hợp phải xử lý hàng trăm ngàn dòng dữ liệu, quản lý thủ công bằng cách bảng biểu sẽ trở nên khó kiểm soát hơn rất nhiều. Đây là lúc Pivot Table phát huy khả năng của mình.
Trong bài viết dưới đây, cùng TM tìm hiểu cách sử dụng, thiết lập tính năng Pivot Table trong Google Sheet, nhằm giúp bạn quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn nhé!
1. Pivot Table là gì?
Pivot Table là một trong những công cụ hữu ích mà Google Sheet cung cấp để quản lý, sắp xếp thông tin trên trang tính. Chức năng này giúp việc theo dõi lượng lớn dữ liệu dễ dàng hơn, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức dữ liệu trên trang đang như thế nào.
2. Lợi ích của việc sử dụng Pivot Table
Pivot Table giúp việc sắp xếp, phân tích và quản lý thông tin cùng một lúc thuận thiện hơn nhiều so với phương pháp thủ công.
- Sắp xếp dữ liệu: Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bất kỳ theo một (vài) tiêu chí nhất định. Việc sắp xếp dữ liệu giúp người dùng trang tính phân tích dữ liệu dễ dàng hơn và nhìn thấy những điểm nổi bật và xu hướng dữ liệu trong nháy mắt.
- Phân tích dữ liệu: Pivot Table cho phép bạn dễ dàng phân tích dữ liệu trên nhiều lát cắt khác nhau. Các bảng này có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách dữ liệu có thể được sử dụng cho kinh doanh, Marketing,… khiến chúng trở thành công cụ hữu ích, làm đơn giản hóa quy trình ra quyết định.
Đọc thêm: Quy trình và phương pháp phân tích dữ liệu bạn cần biết
- Quản lý dữ liệu: Pivot Table cung cấp cái nhìn toàn cảnh, giúp bạn dễ dàng quản lý lượng lớn dữ liệu, trong khi vẫn giúp bạn dễ dàng tìm ra điều dữ liệu muốn nói. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa báo cáo, thay đổi các con số, Pivot Table có thể tự cập nhật, thay đổi theo thiết lập, để bạn đỡ mất thời gian chỉnh sửa thủ công từng ô tính.
3. Cách tạo Pivot Table trên Google Sheet
Để tạo Pivot Table, đầu tiên bạn phải có một trang tính với dữ liệu sẵn có, sau đó thực hiện theo 4 bước:
- B1: Tạo Pivot Table
- B2: Sử dụng Pivot Table Editor
- B3: Xây dựng báo cáo
- B4: Đọc Pivot Table
3.1. Bước 1: Tạo Pivot Table
Mở Google Sheet có chứa dữ liệu cần xử lý, tìm và chọn biểu tượng Pivot Table trong thanh menu. Sau đó chọn Pivot Table và chọn tệp dữ liệu bạn muốn phân tích.
Nó phải là một trong đó có các giá trị khác nhau được liên kết với mỗi hàng số. Nếu cần, hãy thêm hoặc xóa các cột khỏi trang tính Google của bạn trước khi tiếp tục về phía trước để mọi thứ khớp với nhau đúng cách trong thiết kế bố cục bảng tính của bạn.
Chọn dữ liệu và nhấp vào Pivot Table.
Chọn cách bạn muốn chèn Pivot Table (vào trang tính mới hoặc trang tính hiện có).
Vậy là bạn đã tạo một Pivot Table, nhưng bảng này trống vì bạn chưa thêm bất kỳ cột, hàng hoặc giá trị nào vào nó từ tập dữ liệu của mình.
Để thêm dữ liệu vào bảng này, bạn cần chọn dữ liệu ở hộp thoại Pivot Table Editor phía bên phải màn hình.
3.2. Bước 2: Sử dụng Pivot Table Editor:
Pivot Table Editor sẽ giúp bạn thêm hoặc xóa dữ liệu vào bảng Pivot Table của mình với hai tùy chọn: chọn các hàng, giá trị và mục tiêu được đề xuất của Google Sheet hoặc chỉnh sửa Pivot Table theo cách thủ công.
Pivot Table được đề xuất
Để sử dụng nó, bạn sẽ cần phải thực hiện các bước ban đầu tương tự khi thêm dữ liệu và giá trị của mình, nhưng thay vì thêm từng cái một – có thể mất hàng giờ nếu có nhiều mục – Google sẽ tự động tạo các đề xuất bảng tổng hợp được tạo trước. Thông thường, các mục tiêu của Pivot Table được đề xuất khá chính xác. Nhưng vì đây là đề xuất của AI, nên hãy kiểm tra lại một lượt trước khi phân tích sâu hơn.
Cách khác để tạo bảng tổng hợp là sử dụng công cụ Google Sheets Explore – một tính năng tốt để phân tích dữ liệu và tìm kiếm những insights giá trị. Để sử dụng công cụ này, hãy nhấp vào biểu tượng hình ngôi sao ở dưới cùng bên phải của Google Sheet. Bạn sẽ tìm thấy mục Explore với một số đề xuất liên quan đến dữ liệu được chọn. Bạn có thể nhấp để tạo bảng chi tiết hơn và các tùy chọn cách trực quan hóa dữ liệu.
Chỉnh sửa Pivot Table thủ công.
Bạn cần hiểu ý nghĩa của từng tùy chọn. Mỗi tiêu đề sẽ xuất hiện ở đầu các mục đã tạo, bao gồm:
- Rows: Tiêu đề cột của tập data trong Google sheet bạn có.
- Columns: Nội dung/giá trị/tên mỗi hàng trong Pivot Table. Nếu bạn cần sắp xếp nhiều dữ liệu và thông tin vào bảng, bạn có thể thêm các hàng mới bằng cách nhấp vào bất kỳ vùng trống nào bên trong phần này.
- Values: Nơi hiển thị các chữ số sau khi được sắp xếp dựa trên giá trị hoặc mục tiêu của chúng.
- Filters: Tính năng lọc kết quả từ Pivot Table. Ví dụ: Bạn có thể áp dụng bộ lọc ngày nếu bạn chỉ muốn xem các dự án bạn đã thực hiện hoặc đã giao vào tháng 12.
3.3. Bước 3: Xây dựng báo cáo
Để tạo báo cáo của bạn, hãy thực hiện lần lượt các bước sau:
3.3.1. Thêm rows (hàng)
Thêm Rows (Hàng) trong hộp thoại Pivot table editor và chọn một hàng cho Pivot Table bao gồm dữ liệu từ cột đã chọn vào Pivot Table. Dữ liệu đó sẽ xuất hiện dưới dạng tiêu đề hàng.
3.3.2. Thêm columns (cột)
Thực hiện tương tự như phần thêm hàng, bạn sẽ thấy các cột sẽ được điền giá trị.
3.3.3. Thêm values (giá trị)
Nhấp vào mục Values, bạn sẽ thấy danh sách tiêu đề cột giống nhau. Chọn một cột và Pivot Table sẽ tính tổng giá trị trong cột đó.
3.4. Bước 4: Đọc Pivot Table
Trang tính sắp xếp dữ liệu theo các danh mục chính từ tệp dữ liệu, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin:
- Các cột nằm ở đầu Pivot Table.
- Các hàng nằm dọc phía bên trái Pivot Table.
- Các ô dữ liệu nằm trong Pivot Table là dữ liệu được tính toán thực tế dựa trên tiêu đề của hàng, cột và trang.
Các mục SUM, Total,… cho biết dữ liệu đã được tính tổng. Bạn cũng có thể lọc dữ liệu chi tiết hơn bằng cách nhấp vào các mũi tên thả xuống bên cạnh bất kỳ tiêu đề cột hoặc hàng nào.
Đọc thêm: Hướng dẫn đọc và phân tích dữ liệu cho người mới bắt đầu
4. Những mẹo khi sử dụng Pivot Tables
Các mẹo và thủ thuật dưới đây có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý các con số trong trình chỉnh sửa báo cáo (Report Editor) của Google Sheet, bao gồm:
- Sử dung nhiều trường giá trị (value)
- Thay đổi cách tính toán
- Dùng thêm bộ lọc (filter)
- Sử dụng nhiều hàng
- Sử dụng bản copy
4.1. Sử dung nhiều trường giá trị (value)
Bạn có thể có một bức tranh rõ ràng về cách phân bổ giá bán hàng thành các danh mục khác nhau bằng cách thêm nhiều cột giá trị hơn. Nhấp vào Add trong phần Value của trình chỉnh sửa và bạn có thể tạo thêm nhiều cột mới.
4.2. Thay đổi cách tính toán
Bạn có thể tìm kiếm các insights mới bằng cách thay đổi cách tính toán của một trong các cột, chẳng hạn như thay đổi SUM thành AVERAGE.
Bạn có thể chọn các hàm tính toán khác nhau bằng cách nhấn chọn.
4.3. Dùng thêm bộ lọc (filter)
Một tính năng thú vị của Pivot Table là bạn có thể tạo một named sets, giống như named ranges, giúp dễ dàng có các bộ lọc dựa trên cùng một tập giá trị. Bảng ví dụ dưới đây đang đếm số lượng từng loại thuộc tính (Property Type). Ta thấy có tất cả 15 thuộc tính từ tập dữ liệu.
Một ví dụ khác, nếu bạn muốn lọc dữ liệu theo theo Đại lý (Agent), dữ liệu sẽ chỉ hiện thị chỉ từ một trong các Đại lý (Agent).
Chọn Status > Showing all items và bỏ tích các mục bạn muốn loại bỏ. Phần dữ liệu được chọn còn lại sẽ được sử dụng để tạo Pivot Table.
Bây giờ bạn chỉ thấy các thuộc tính được chọn của Đại lý có tên Jenny.
4.4. Sử dụng nhiều hàng (row field)
Mẹo này có thể rất hữu ích khi bạn muốn filter sâu hơn. Trong ví dụ bên dưới, hàng filter thứ hai được bổ sung và xuất hiện dưới dạng mục con, ở giữa hai cột trong Pivot Table.
4.5. Sử dụng bản copy
Thay vì phải tạo một Pivot Table mới hoàn toàn, bạn có thể tận dụng các bảng đã sẵn có bằng cách tạo một bản sao. Google Sheet cho phép di chuyển Pivot Table sang các tab khác nhau. Hãy nhấp vào ô góc trên cùng bên trái của Pivot Table và nhấp vào sao chép (Ctrl + C). Sau đó, bạn có thể dán (Ctrl + V) vào bất cứ đâu trong trang tính.
Tạm kết
Google Sheet là một công cụ hỗ trợ lưu trữ và quản lý dữ liệu vô cùng hiệu quả. Để “đào” insights từ khối lượng lớn dữ liệu này, bạn cần biết trực quan hóa và trình bày chúng một cách dễ hiểu, rõ ràng, điều này dễ dàng thực hiện được nhờ Pivot Table. Tuy nhiên, nếu chỉ biết dùng công cụ mà người làm việc với dữ liệu không có tư duy phân tích dữ liệu, không biết cách đọc số, không biết liên kết các insights một cách liền mạch và không có câu chuyện dữ liệu (data story) nào, các insights này rất khó mang lại các định hướng, chiến lược đúng đắn.
Nếu bạn là dân non-data đang có mong muốn phát triển kỹ năng thu thập, xử lý dữ liệu và tạo lập báo cáo trực quan để mở rộng tiềm năng trong công việc, khoá học “Data Visualization and Analytics with Excel” sẽ là lựa chọn phù hợp nhất cho bạn. Đăng ký ngay để học các kỹ năng tạo biểu đồ, xây dựng báo cáo tự động và thực hiện phân tích sâu hơn với Excel.
Nếu bạn muốn trang bị tư duy phân tích dữ liệu để tìm kiếm insights, xây dựng báo cáo, đưa ra các next steps, chiến lược đúng đắn, tham khảo ngay khóa học Data Analysis của Tomorrow Marketers nhé!
Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!
