Tomorrow Marketers – Người dùng ngày càng mong muốn có quyền kiểm soát chặt chẽ hơn với dữ liệu cá nhân, đặc biệt sau hàng loạt các bê bối làm lộ thông tin người dùng của các ông lớn công nghệ như Facebook. Điều này đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp trong việc minh bạch hóa quyền riêng tư của việc thu thập dữ liệu. Một cuộc thăm dò nghiên cứu của Pew đã cho thấy 79% đáp viên lo ngại về cách các công ty sử dụng dữ liệu của họ. Kết quả thăm dò cũng cho thấy nhiều đáp viên có cái nhìn tích cực hơn về việc thu thập thông tin khi dữ liệu được sử dụng cho các mục đích mà họ cảm thấy đáng giá.
Vậy có cách nào để các công ty tạo được lòng tin với người dùng để cải thiện chất lượng dữ liệu được thu thập, đồng thời giải quyết được các mối lo ngại về quyền riêng tư? Chìa khóa ở đây chính là thể hiện sự cam kết rõ ràng và trung thực thông qua các nguyên tắc thu thập dữ liệu, về việc công ty thu thập dữ liệu gì, với mục đích gì và làm thế nào để trao quyền cho người dùng trong việc kiểm soát dữ liệu của họ.
Tại sao công ty cần xây dựng nguyên tắc thu thập dữ liệu?
Xây dựng mối quan hệ dựa trên niềm tin với người dùng và nhân viên
Theo PwC, niềm tin và sự minh bạch là điều cần thiết trong việc xây dựng văn hóa công ty vững mạnh — đó là lý do tại sao hơn một nửa số CEO tin rằng sự thiếu tin tưởng là mối đe dọa chính đối với hoạt động kinh doanh.
Xây dựng niềm tin trong quá trình thu thập dữ liệu cũng có thể dẫn đến chất lượng thông tin cao hơn. Nếu người dùng và nhân viên không tự tin rằng dữ liệu của họ sẽ được sử dụng hiệu quả, được bảo mật tốt và nhằm mục đích phục vụ cho nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ/trải nghiệm cá nhân, họ sẽ có khả năng từ chối các yêu cầu thu thập dữ liệu, hoặc phản hồi với những thông tin không chính xác. Việc không phản hồi khảo sát có thể làm thay đổi kết quả nghiên cứu và hạn chế lượng thông tin chi tiết có thể thu được từ dữ liệu.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên có cái nhìn tiêu cực về cách các chủ doanh nghiệp khai thác dữ liệu cũng thể hiện ít cam kết với công ty và có nhiều khả năng nghỉ việc.
Tuân thủ pháp luật
Khi khả năng thu thập dữ liệu phát triển, nhiều quốc gia đã ban hành luật về quyền riêng tư để đảm bảo dữ liệu được sử dụng một cách có đạo đức. Theo Liên hợp quốc, 66% quốc gia trên thế giới đã có luật về quyền riêng tư và 10% quốc gia khác đang xem xét dự thảo luật. Trong đó, nguyên tắc thu thập dữ liệu của các công ty phải tuân thủ tất cả các luật hiện hành ở quốc gia hoặc tiểu bang và ở bất kỳ quốc gia nào mà công ty của bạn đang kinh doanh.
Tại Việt Nam hiện nay, vấn đề bảo vệ dữ liệu cá nhân đã dần được quan tâm và đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện pháp luật. Tuy nhiên, các quy định vẫn còn rải rác trong các văn bản quy phạm pháp luật với mức độ khác nhau ở Hiến pháp, Luật, Nghị định và Thông tư. Để tìm hiểu sâu hơn, các công ty có thể tham khảo danh sách Pháp luật hiện hành của Việt Nam về bảo vệ dữ liệu, thông tin cá nhân và quyền riêng tư tại trang web của Cục Quản lý Mật mã Dân sự và Kiểm định Sản phẩm Mật mã.
3. Một bản nguyên tắc thu thập dữ liệu bao gồm những nội dung gì?
Một bản nguyên tắc thu thập dữ liệu phải bao gồm tất cả thông tin chính mà đối tượng cần biết về dữ liệu của họ và cách dữ liệu được sử dụng, bao gồm:
- Dữ liệu nào đang được thu thập?
- Tại sao những dữ liệu này được thu thập?
- Dữ liệu sẽ được sử dụng để làm gì?
- Những phương pháp nào được sử dụng để thu thập dữ liệu?
- Ai sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu?
- Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở đâu và được lưu trữ trong bao lâu?
- Người trả lời có được phép yêu cầu xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu không?
- Dữ liệu sẽ được bảo mật dưới dạng thông tin cá nhân hay dưới dạng ẩn danh?
- Dữ liệu có được chia sẻ với bên thứ ba không? Nếu có, trong trường hợp nào và trong hoàn cảnh nào điều này sẽ xảy ra?
- Điều gì xảy ra nếu có vi phạm bảo mật dữ liệu?
- Công ty đang làm gì để bảo vệ dữ liệu?
- Công ty đang làm gì để đảm bảo tuân thủ luật về quyền riêng tư?
Một ví dụ điển hình về bản nguyên tắc thu thập dữ liệu của nhân viên đến từ Softbank Robotics. Nguyên tắc này nêu rõ tất cả các thông tin trên và được trình bày theo hình thức bảng biểu dễ đọc. Công ty cũng giải thích chính xác những điểm dữ liệu nào được thu thập từ nhân viên, ứng viên và người về hưu cũng như lý do cần thu thập dữ liệu.
Ai nên tham gia vào việc xây dựng các nguyên tắc thu thập dữ liệu?
- Bộ phận Pháp lý: Một trong những lý do chính để xây dựng nguyên tắc thu thập dữ liệu là để tuân thủ luật pháp, vì vậy công ty nên tham khảo ý kiến tư vấn từ bộ phận pháp lý. Cố vấn pháp lý sẽ hướng dẫn và định hướng việc xây dựng nguyên tắc thu thập dữ liệu phù hợp với tình huống, ngành và lĩnh vực của công ty và đảm bảo nguyên tắc đáp ứng tất cả các nghĩa vụ cần thiết.
- Bộ phận Nhân sự: Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm về việc thu thập dữ liệu liên quan đến nhân sự nội bộ và các ứng viên.
- Bộ phận Công nghệ và Dữ liệu: Đây là bộ phận trực tiếp thu thập, xử lý và các hoạt động liên quan tới dữ liệu của công ty. Bên cạnh những cố vấn các vấn đề pháp lý và nhân sự, bộ phận này sẽ giúp bổ sung các nội dung đòi hỏi sự am hiểu về kỹ thuật và các vấn đề phát sinh trong quá trình thu thập dữ liệu.
- Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo là người phê duyệt nguyên tắc, tương tự các văn bản pháp lý quan trọng khác. Bên cạnh đó, tất cả các cấp của tổ chức cũng cần nắm được quy trình và các điều khoản thu thập dữ liệu, vì vậy, việc các quản lý cấp cao hiểu rõ, hiểu đúng là quan trọng để phổ biến lại thông tin tới các cấp nhân sự bên dưới.
- Nhân viên: Mặc dù nhân viên không trực tiếp tham gia soạn thảo các nguyên tắc, nhưng các nhân sự vẫn cần phải đồng ý với nó, đặc biệt với chính sách dữ liệu nhân sự, cho dù đó là chữ ký trên biểu mẫu vật lý hay việc xác nhận trực tuyến rằng họ đã đọc và đồng ý với các nguyên tắc.
5 bước để xây dựng các nguyên tắc thu thập dữ liệu
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu
Bước đầu tiên là quyết định loại nguyên tắc thu thập dữ liệu nào bạn cần. Brainstorm để lập danh sách các mục tiêu và yêu cầu, cố gắng bao hàm tất cả các nội dung căn bản nhất.
Một số câu hỏi công ty có thể tự đặt ra trước khi bắt tay soạn thảo:
- Công ty đã thực hiện phương pháp thu thập dữ liệu nào chưa?
- Công ty dự định thực hiện những phương pháp thu thập dữ liệu nào trong tương lai?
- Công ty cần đáp ứng những yêu cầu pháp lý nào?
- Công ty đã có nguồn nhân lực nào để tạo ra chính sách không?
- Công ty có nhu cầu nào về đào tạo phân tích con người và văn hóa dữ liệu không?
Bước 2: Quyết định người sẽ tham gia vào quy trình soạn thảo
Bản nguyên tắc thu thập dữ liệu đòi hỏi sự tham vấn từ nhiều nhóm/bộ phận như phía trên đã liệt kê, đồng thời phải có sự đồng thuận của các nhân sự trong công ty và sự phê duyệt của C-level trước khi được công bố. Vì vậy, công ty cần quyết định một số nhân sự chịu trách nhiệm chính cho nhiệm vụ này nhằm có cái nhìn đa chiều về nhu cầu, vấn đề của từng bộ phận và cấu trúc của doanh nghiệp.
Bước 3: Soạn thảo bản thảo
Bản thảo sẽ bao gồm các câu hỏi đã liệt kê trong phần 3 với những nội dung sơ khởi.
Trong bước này, các nhân sự tham gia quy trình soạn thảo sẽ đưa ra tất cả các trường hợp có thể xảy ra liên quan tới quá trình thu thập dữ liệu, đồng thời có các trường hợp dự phòng khi nhu cầu của công ty hoặc môi trường bên ngoài thay đổi trong tương lai. Ghi chú rằng nguyên tắc có thể sửa đổi trong tương lai để phù hợp với tình hình mới sẽ là hợp lý trong trường hợp đó.
Bản thảo sau đó sẽ được chuyển tới các nhân sự nội bộ để bổ sung, chỉnh sửa. Càng có nhiều góc nhìn mới sẽ càng tăng khả năng xác định những vấn đề quan trọng hoặc những nội dung mà người soạn thảo bỏ sót.
Bước 4: Review bản nguyên tắc thu thập dữ liệu
Sau khi sửa đổi theo nhận xét đóng góp của nhân sự nội bộ, ban quản lý và C-level sẽ là người phê duyệt cuối cùng.
Bước 5: Phổ biến nguyên tắc rộng rãi cho các đối tượng mục tiêu
Đăng tải lên trang web, đưa nó vào các điều khoản và điều kiện, bao gồm sổ tay nhân viên, chương trình chào mừng nhân viên mới hoặc nền tảng giao tiếp nội bộ. Đảm bảo rằng công ty sẽ có cách để xác minh rằng mọi người đã đọc và đồng ý với chính sách.
Tạm kết
Để thể hiện cam kết sử dụng dữ liệu một cách minh bạch và có đạo đức, các công ty cần bắt đầu từ việc xây dựng văn hóa dữ liệu và đảm bảo các nhân sự nội bộ là người đầu tiên hiểu rõ mục đích và vấn đề của dữ liệu. Vì vậy, bên cạnh các buổi thuyết giảng về quyền riêng tư trong dữ liệu, các công ty cũng cần phổ biến các nội dung mang tính chuyên sâu để giúp các nhân viên hiểu cách thu thập dữ liệu hiệu quả và sử dụng dữ liệu đó để đưa ra quyết định. Đó là một phần nội dung mà khóa học Data Analysis của Tomorrow Marketers muốn truyền tải. Tìm hiểu và đăng ký khóa học tại đây.
