Xây dựng khung năng lực nhân sự như thế nào? | Ví dụ về mẫu khung năng lực cho bộ phận HR

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Bên cạnh kết quả và thâm niên trong công việc, để đánh giá, tìm ra nhân tài ưu tú trong công ty, các nhân sự cũng cần được đánh giá công bằng và minh bạch về các tiêu chí khác như: trình độ năng lực, vị trí công việc, và nỗ lực trong công việc,… Để chuẩn hóa quy trình đánh giá, bộ phận HR cần xây dựng một bộ khung năng lực nhân sự (Core Competencies). Vậy bộ khung năng lực nhân sự (core competencies) là gì, cần bao gồm những nội dung gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau nhé!

1. Bộ khung năng lực nhân sự (core competencies) là gì?

Định nghĩa

Khung năng lực nhân sự đề cập tới những yếu tố liên quan tới kiến thức, tư duy, kỹ năng chuyên môn, kỹ năng xã hội và các thái độ, cảm xúc mà một vị trí công việc đòi hỏi. Đây là công cụ giúp nhân sự có chung một tiếng nói về “khả năng và chất lượng hoàn thành công việc” của một vị trí. 

Có gì khác biệt giữa một Job Description (JD) và một khung năng lực nhân sự?

Về cơ bản, JD và khung năng lực nhân sự đều miêu tả yêu cầu về một nhân sự cần có của một vị trí. Tuy nhiên, trong khi JD được coi là một bản mô tả phạm vi công việc và một số yêu cầu đầu vào, thì khung năng lực giúp nhân sự hình dung xem nếu muốn được thăng tiến thì cần có kết quả như nào, cần đạt được kỹ năng, thái độ và kiến thức ở mức độ nào.

Ví dụ một khung năng lực nhân sự cơ bản

Thành phần của bộ khung năng lực nhân sự

Có năm thành phần chính của khung năng lực nhân sự:

  • (1) Kiến thức – Các kiến thức chuyên môn và hiểu biết cần có, ví dụ vị trí kế toán bắt buộc phải có các kiến thức về các nguyên lý kế toán và các kiến thức về kiểm kê ngân sách.
  • (2) Kỹ năng – Các kỹ năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định, ví dụ như kỹ năng hạch toán, điều chỉnh hóa đơn hay kiểm kê các loại chi phí, chứng từ,…
  • (3) Khái niệm và giá trị bản thân – Điều này đề cập đến thái độ, giá trị theo đuổi và hình ảnh bản thân của một người. Một ví dụ của kế toán là sự liêm chính – nghiêm túc chấp hành luật pháp và trong sạch trong các nghiệp vụ tính thuế của doanh nghiệp là điều bắt buộc để doanh nghiệp đem lại lợi ích cho xã hội. 
  • (4) Đặc điểm cá nhân – Thành phần này đề cập đến các đặc điểm nhân khẩu, tính cách và phản ứng nhất quán với các tình huống hoặc thông tin. Chịu được áp lực tốt là một đặc điểm cần thiết đối với kế toán, vì kiểm soát bản thân là khả năng giữ bình tĩnh khi bị căng thẳng. 
  • (5) Động cơ – là những cảm xúc, mong muốn thúc đẩy hành động. Ví dụ, kế toán có định hướng đảm bảo giúp cho doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh để vận hành ổn định.

2. Ứng dụng của mô hình năng lực nhân sự 

Bộ khung năng lực nhân sự thường được phụ trách bởi bộ phận HR, nhằm hỗ trợ các nghiệp vụ như:

Tuyển dụng

Một khung năng lực nhân sự sẽ giúp HR liệt kê chính xác các kỹ năng cần có tương ứng với các cấp bậc trong quá trình viết mô tả công việc (JD). Ví dụ, năng lực đối với nhân viên chăm sóc khách hàng có thể là khả năng lắng nghe, giao tiếp và xử lý hiệu quả khiếu nại của khách hàng, trong đó năng lực của một chuyên viên chăm sóc khách hàng cấp cao có thể là khả năng xây dựng các tình huống, kịch bản chăm sóc khách hàng và các bản đồ điểm chạm tiếp xúc với khách hàng.

Đọc thêm: Không cần “màu mè”, JD đơn giản vẫn có thể hớp hồn ứng viên với 6 bí kíp sau

Ngoài ra, bộ khung năng lực còn được sử dụng như một tiêu chuẩn để đánh giá và so sánh khả năng của ứng viên với các yêu cầu của vị trí tuyển dụng. 

Quản lý và đánh giá kết quả làm việc của nhân sự

Nhiều công ty sử dụng bộ khung năng lực để đánh giá so sánh với hồ sơ ứng viên, giúp tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của họ và là chỉ báo cho kết quả làm việc. Việc xây dựng một khung năng lực với đầy đủ các năng lực cần có và đầy đủ định nghĩa của các cấp độ từ yếu kém – tạm chấp nhận cho tới tốt/tuyệt vời giúp HR và ban quản lý đánh giá đầy đủ hai khía cạnh hiệu suất và hiệu quả đối với từng vị trí, vai trò công việc.

Khen thưởng và công nhận năng lực

Doanh nghiệp có thể đánh giá mức lương dựa trên nhiều tiêu chí: số lượng kết quả, mức độ phần trăm đạt chỉ tiêu, thâm niên hoặc trình độ năng lực,… Tuy nhiên, nếu chỉ đánh giá mức lương dựa trên các tiêu chí kết quả, các khía cạnh đánh giá quá trình làm việc có thể hoàn toàn bị bỏ qua. Điều này có thể dẫn tới tình trạng mức lương thưởng giữa các nhân sự không đủ công bằng, đặc biệt với những người có sự nỗ lực nhưng cần một khoảng thời gian dài để ra được kết quả cuối cùng. Ví dụ, cùng là nhân viên Marketing với cùng năng lực và mức độ nỗ lực nhưng phụ trách hai dòng sản phẩm khác nhau: nhân viên A phụ trách sản phẩm ngành hàng tiêu dùng nhanh, đặc thù sản phẩm thiết yếu và thương hiệu đã nổi tiếng trên thị trường, do đó sản phẩm có lượng hàng tiêu thụ lớn trên thị trường. Trong khi đó, nhân viên B phụ trách sản phẩm ở thị trường ngách hơn, sản phẩm mới được đưa ra thị trường với nhu cầu của người dùng không cấp bách, vì vậy tần suất và số lượng mua cũng thấp. Nếu chỉ đánh giá dựa trên kết quả công việc, không khó để thấy nhân viên A đang ở vị trí cạnh tranh hơn. 

Vì vậy, kết hợp đánh giá kết quả công việc và đánh giá dựa trên khung năng lực sẽ giúp HR và quản lý có thêm góc nhìn đầy đủ hơn để đề xuất lương thưởng tương xứng.

Xây dựng lộ trình phát triển cho một vị trí

Theo McLagan, phương pháp đánh giá từ năng lực là một cách làm khách quan về lộ trình thăng tiến cho một vị trí. Xây dựng mối quan hệ giữa lộ trình phát triển theo năng lực sẽ giúp các nhân viên có cái nhìn rõ ràng và cụ thể về yêu cầu của công việc, từ đó tự đánh giá và biết được khoảng trống trong kỹ năng cần lấp đầy. Bộ phận Phát triển và Đào tạo nhân sự (L&D) cũng có thể dựa vào đây để xác định nhu cầu học tập và lên chương trình đào tạo chính xác, bài bản theo trình tự. 

Đặc biệt, khung năng lực còn giúp họ đánh giá tiềm năng mở rộng và đi sâu của công việc. Ví dụ, account intern thì chỉ cần làm theo công việc mà manager giao, executive thì cần biết cách vận hành 2 – 3 dự án. Với vị trí senior hơn thì cần biết cách gia hạn hợp đồng, bán chéo (cross-selling) các dịch vụ khác cho khách hàng, cùng với những năng lực về kỹ năng giao tiếp và giải quyết tình huống. 

3. Mẫu khung năng lực cho HR

1/ Các kiến thức cơ bản về quản trị nhân sự (HR Knowledge)

Năng lực này liên quan đến hiểu biết đầy đủ về các kiến thức và nguyên tắc của việc quản lý nhân sự hiệu quả. 

Cụ thể, năng lực này yêu cầu HR cần có đủ kiến thức nền tảng về quy trình làm việc, các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, quản lý và phát triển nguồn nhân sự công ty. Các mảng kiến ​​thức quan trọng bao gồm:

  • Tuyển dụng nhân sự
  • Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
  • Sắp xếp và sử dụng người lao động
  • Quản lý và đề ra các chính sách nhân sự
  • Thực hiện giám sát và kiểm tra nhân sự
  • Chấm công, tính lương cho nhân viên; Hiểu về các quyền lợi cho nhân sự như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,…
  • Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Năng lực này khi ở các cấp độ cao hơn sẽ yêu cầu nhân sự đó ứng dụng thành thạo lý thuyết trong các hoạt động thực tiễn, tùy thuộc vào các cấp độ chuyên môn và trình độ vị trí công việc. 

2/ Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills)

Năng lực giao tiếp liên quan đến khả năng truyền đạt thông tin bằng lời nói và văn bản, cho tới việc lắng nghe và có khả năng thuyết phục, đưa ra nhận xét cho người khác.

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Giao tiếp gãy gọn, dễ hiểu và có thể lắng nghe người khác.- Thấu hiểu tầm quan trọng của giao tiếp hai chiều.
2 – Developing– Giao tiếp thuyết phục, có sức nặng trong lời nói qua việc phân tích và dẫn chứng thông tin. – Có khả năng kiểm soát tông giọng và các ngôn ngữ hình thể.
3 – Solid– Khả năng đàm phán và khéo léo dẫn dắt đoạn hội thoại.
4 – Strong– Kiểm soát được cảm xúc dưới áp lực và có thêm các kỹ năng như đàm phán với đối tác hoặc các nhân sự cấp cao.
5 – Exceptional– Có thể đại diện và trở thành bộ mặt cho doanh nghiệp khi làm việc với đối tác và các bên đối ngoại như truyền thông, chính phủ,…

3/ Kỹ năng xây dựng mối quan hệ (Relationship Building Skills)

Năng lực liên quan tới khả năng xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên, xây dựng văn hóa tổ chức và nơi làm việc nơi mọi người có thể thuộc về, tạo điều kiện và thúc đẩy giao tiếp cởi mở, điều hướng sự thay đổi và đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động có đạo đức và bền vững.

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Có tư duy cởi mở, thấu cảm và nhìn nhận vấn đề dưới góc độ của người khác.- Hiểu được tầm quan trọng của việc hợp tác với các nhân sự/bộ phận khác trong công ty
2 – Developing– Giải quyết được xung đột để tìm ra các lợi ích chung trong mối quan hệ
3 – Solid– Cân bằng lợi ích của một nhóm và thiết lập các mối quan hệ giữa nhân sự trong một nhóm, một bộ phận và một công ty
4 – Strong– Duy trì được mối quan hệ giữa nhân sự trong một nhóm, một bộ phận và một công ty
5 – Exceptional– Phát triển mối quan hệ hai chiều và bền vững giữa nhân sự trong một nhóm, một bộ phận và một công ty

4/ Lên kế hoạch quản trị nhân sự (HR Planning & Staffing)

Năng lực lên kế hoạch liên quan đến tư duy lập chiến lược và kế hoạch nhân sự.

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Biết cách nghiên cứu thị trường tuyển dụng/nhu cầu công ty/hoạt động quản trị của đối thủ, phân tích và tìm ra insight phục vụ hoạt động lên kế hoạch nhân sự và tuyển dụng
2 – Developing– Có thể dự đoán được nhu cầu tuyển dụng của công ty
3 – Solid– Lập kế hoạch sử dụng và quản lý nhân sự theo tháng, quý và năm
4 – Strong– Nhạy bén trong việc đảm bảo kế hoạch quản trị nhân sự có liên kết với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của tổ chức.

5/ Quản trị hiệu suất của nhân sự (Performance Management)

Năng lực này liên quan đến khả năng đánh giá kết quả làm việc của nhân viên đa chiều. 

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Chọn lọc các tiêu chí và chỉ số đánh giá hiệu quả và hiệu suất của công việc.
2 – Developing– Xây dựng các công cụ đánh giá: bảng hỏi, khảo sát,… và thực thi nhằm đánh giá hiệu quả và hiệu suất của nhân sự.
3 – Solid– Phân tích được xu hướng tăng/giảm trong hiệu suất và hiệu quả của nhân sự, đào sâu tìm ra được lý do cho những xu hướng đó.
4 – Strong– Tìm ra hướng giải quyết cho các vấn đề, khó khăn trong hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân sự. 

6/ Lương thưởng và các chế độ đãi ngộ (Compensation & Benefits)

Năng lực này liên quan đến khả năng tính toán và phân bổ quỹ lương, thiết kế phiếu lương và đề xuất các chế độ đãi ngộ có liên quan.

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Nắm được các nguyên tắc tính lương trong doanh nghiệp như tiền lương cấp bậc, hệ số lương, thang lương,… và các quy chế tiền lương.
2 – Developing– Thiết kế phiếu lương cho từng nhân viên 
3 – Solid– Xác định được các yếu tố để đưa ra quyết định lương cho từng nhân viên một cách tối ưu quỹ lương nhất, có thể bao gồm: hiệu quả, hiệu suất công việc, trình độ, thâm niên, tính chất công việc. 
4 – Strong– Lên kế hoạch phân bổ quỹ lương cho từng nhân viên 
5 – Exceptional– Hợp tác với các cấp quản lý để đề xuất giải pháp cho chế độ lương thưởng, trợ cấp của nhân sự, gắn kết kế hoạch đó với kế hoạch phát triển chung của công ty

Đọc thêm: Nhân viên đề xuất tăng lương, thăng chức quá sớm? Khoan hãy phũ phàng từ chối!

7/ Đào tạo và phát triển con người (Training & Development)

Năng lực này liên quan đến khả năng lập kế hoạch đào tạo, phát triển kỹ năng, chuyên môn và chất lượng nhân sự của công ty.

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Các hoạt động thực thi cơ bản như thiết kế slide giảng dạy, chuẩn bị nội dung giảng dạy theo phân bổ và yêu cầu từ các bộ phận chuyên môn. 
2 – Developing– Đánh giá được hiệu quả của các chương trình giảng dạy dựa trên dữ liệu và đưa ra các đề xuất nâng cao chất lượng đào tạo nội bộ.
3 – Solid– Có khả năng nhận ra các khoảng cách giữa thực thi và mục tiêu, tìm ra các lỗ hổng trong năng lực mà nhân sự còn thiếu để thực hiện công việc với hiệu quả cao hơn. 
4 – Strong– Thiết kế chương trình và nội dung đào tạo đáp ứng kế hoạch nhân sự chung của các bộ phận và của công ty.
5 – Exceptional– Có tự tin và khả năng tham vấn (coaching) trực tiếp cho các nhân sự.

Đọc thêm: Văn hóa học tập trong doanh nghiệp: Tại sao nhân viên ngại “cho đi” kiến thức?

8/ Kỹ năng tuyển dụng (Hiring Skills)

Năng lực này liên quan đến khả năng tạo nguồn ứng viên và tuyển dụng nhân sự mới.

Các cấp độ đánh giáHành vi
1 – Basic– Có khả năng thực thi viết nội dung tuyển dụng, chạy quảng cáo và sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như kết nối, trao đổi CV để tìm kiếm ứng viên. 
2 – Developing– Có các kỹ năng tuyển dụng cơ bản như sắp xếp lịch phỏng vấn, xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn hoặc bài đánh giá, tham gia phỏng vấn cùng các cấp quản lý,…
3 – Solid– Có hiểu biết sâu về các công việc trong công ty và xây dựng được JD công việc, biết cách phân tích công việc và nhu cầu của tổ chức để xác định khung năng lực nhân sự. – Hiểu rõ nhu cầu, kỳ vọng của ứng viên thông qua các kỹ năng quan sát, nghiên cứu định tính, định lượng, desk research- Khả năng đánh giá và lựa chọn các ứng viên chất lượng cao.
4 – StrongHiểu đặc thù của các kênh truyền thông, cách lên kế hoạch từng kênh và tích hợp các kênh để tạo nguồn ứng viên
5 – ExceptionalXác định được EVP (Employer Value Proposition) và lên kế hoạch xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Đọc thêm: Rải JD cũng cần chiến lược địa điểm

Tạm kết

Xây dựng khung năng lực nhân sự giúp phản ánh chính xác các kỹ năng, thái độ, tư duy cần có của một vị trí, là công việc đặc biệt quan trọng trong quá trình xây dựng JD để thu hút được đúng ứng viên mục tiêu. 

Nếu bạn quan tâm tới việc nâng cao sức mạnh tuyển dụng của doanh nghiệp, từ việc xây dựng JD, phân phối JD để tìm nguồn ứng viên tiềm năng, cho tới sàng lọc CV và lựa chọn ứng viên chất lượng, tham khảo nhé! Khóa học được thiết kế để giúp bạn ứng dụng Marketing vào hoạt động tuyển dụng, trọng tâm vào các nội dung như:

  • Thu hút ứng viên qua content, PR & event
  • Ứng dụng mạng xã hội
  • Tối ưu các nền tảng tuyển dụng
  • Quản lý nguồn ứng viên qua phần mềm

Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!

Tagged: