Văn hóa học tập trong doanh nghiệp: Tại sao nhân viên ngại “cho đi” kiến thức?

văn hóa học tập trong doanh nghiệp
marketing foundation

Tomorrow Marketers – Tri thức là tài sản quan trọng bậc nhất của một doanh nghiệp, bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, phương thức làm việc hiệu quả được đúc kết trong suốt quá trình phát triển. Thế nhưng, trong nỗ lực tập hợp và lưu trữ kho tri thức này, không ít doanh nghiệp đối mặt với tình huống trớ trêu: Nhân viên ‘giấu nghề’ hoặc lảng tránh việc chia sẻ kiến thức. 

Nếu không thấu hiểu động lực đằng sau việc này để có sự khuyến khích phù hợp, doanh nghiệp sẽ chịu tổn thất không nhỏ. Bởi khi một nhân viên ra đi, họ có thể để lại những sản phẩm, công trình, nhưng sẽ đem đi tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp – tri thức. Những gì họ nghĩ ra sẽ theo họ mà đi, đôi khi là kiến thức về cả một lĩnh vực. Người khác đến không kế thừa được gì, và bạn lại tiêu tốn thời gian, chi phí, công sức để tìm hiểu những vấn đề đã được nghiên cứu. 

Vậy đâu là những lý do khiến một nhân viên ngại cho đi kiến thức? Và sau cùng, làm sao để khuyến khích văn hóa học tập trong doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây của Tomorrow Marketers.

Lý do khiến nhân sự ngần ngại chia sẻ kiến thức

Sợ mất thời gian mà “không đáng”

Rõ ràng, việc đúc kết và chia sẻ kiến thức đòi hỏi nhân viên phải dành ra khoảng thời gian không nhỏ – trong khi không phải ai cũng sẵn sàng hi sinh quỹ thời gian eo hẹp của mình. Họ có thể thấy công việc chính đã đủ bận rộn, và việc chia sẻ dường như không để làm gì. Mấu chốt ở đây là phần lớn nhân viên không nhận ra sự cần thiết của việc chia sẻ tri thức đối với: 

  • Lợi ích doanh nghiệp: Họ không biết nó giúp ích thế nào cho mọi người trong nhóm làm việc hiệu quả hơn, hay quản lý kiến ​​thức về lâu dài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức như nào.
  • Lợi ích cá nhân: Họ không thấy việc cho đi tri thức giúp ích gì cho mình. Trong khi thực tế, một nhân viên chăm chia sẻ những điều mình học được cho thấy họ là người nỗ lực học hỏi và phát triển không ngừng. Qua hoạt động chia sẻ này, họ cũng thể hiện được khả năng đúc kết và truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm để hướng dẫn đội nhóm của mình. Nhờ vậy, người quản lý sẽ nhìn ra được tiềm năng ở họ, và cất nhắc họ cho những vị trí cao hơn.

Sợ bị thay thế

Không ít người coi “Tri thức là sức mạnh” và muốn giữ kiến thức làm của riêng để tăng vị thế của mình trong công việc. Họ e ngại việc cho đi kiến thức sẽ làm mình mất đi giá trị và và dễ dàng bị thay thế bởi bất cứ ai. Trong khi, đó lại là kiến thức chuyên môn họ tích lũy hàng năm trời để có được. Họ không thấy được tại sao cần trao tặng người khác những ‘tài sản’ quý giá của mình. 

Mối lo ngại ‘bị thay thế’ đặc biệt thường thấy ở những tổ chức, phòng ban hoặc lĩnh vực có tính cạnh tranh và tỉ lệ đào thải cao. “Giấu nghề” gần như là một cách để nhân viên khẳng định sự quan trọng của mình với tổ chức.

Sợ bị đánh giá, phán xét

Một số nhân viên không có đủ sự tự tin cần thiết để chia sẻ với người khác, ngay cả khi họ sở hữu những kiến ​​thức quý giá. Họ lo mình sẽ lúng túng trước muôn vàn câu “hỏi xoáy đáp xoay” của đám đông, để lộ ra sự thiếu hiểu biết của mình. Hoặc trong viễn cảnh tồi tệ nhất, hứng chịu lời chê trách vì đã chia sẻ điều gì không đúng.

Ngoài ra, đặc trưng của chính môi trường doanh nghiệp cũng có thể vô hình tạo nên nỗi sợ này. Chẳng hạn, các công ty làm về dữ liệu thường yêu cầu tính bảo mật cao, nghiêm cấm các hành vi chia sẻ thông tin nội bộ. Vì thế, nhân viên tại đây thường tránh chia sẻ, ghi lại những gì họ biết. Hay một số doanh nghiệp đã có quy trình vận hành cố định, nhân viên cần chú tâm hoàn thành công việc của mình cách mà nó luôn được thực hiện, tránh gây phiền hà, ảnh hưởng tới người khác. Những môi trường kiểu này sẽ hạn chế sự chia sẻ tri thức trong nội bộ công ty.

Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức trong doanh nghiệp thế nào?

1. Thay đổi quan điểm về việc chia sẻ kiến thức

Trước khi triển khai hoạt động trao đổi tri thức trong doanh nghiệp, bạn cần gỡ bỏ những rào cản ‘kìm’ nhân viên chia sẻ. Hãy giúp họ có cái nhìn tích cực và quan điểm đúng đắn về việc chia sẻ tri thức, cụ thể:

  • Giúp nhân viên nhận ra chia sẻ kiến thức không phải việc uổng phí thời gian.

Việc chia sẻ kiến thức là cần thiết bởi nó giúp mọi người trong nhóm làm việc hiệu quả hơn. Và quản lý kiến ​​thức tốt không chỉ giúp doanh nghiệp mà còn giúp chính nhân viên đó tiết kiệm thời gian về lâu dài. Chẳng hạn, một kho kiến thức được lưu trữ sẵn qua những lần chia sẻ sẽ giúp nhân viên dễ dàng tự tìm kiếm khi họ cần. Nhờ đó, những seniors trong công ty đỡ đi thời gian phải hướng dẫn lại từng người và có thể chuyên tâm vào công việc của mình.

  • Định hướng họ tập trung vào những mục tiêu có giá trị thay vì cố gắng để không bị thế chỗ.

Hãy định hướng những mục tiêu sự nghiệp lớn hơn cho nhân viên, giúp họ hiểu ra mình không nên chỉ dừng lại ở việc trở nên không thể thay thế. Họ cần biết rằng càng tạo ra nhiều giá trị cho tổ chức, phần thưởng nhận lại sẽ càng xứng đáng. Con đường đúng đắn một nhân viên cần hướng tới là không ngừng trau dồi, học hỏi và phát triển để trở thành nhân sự nòng cốt, mang lại nhiều giá trị cho công ty. Với tư duy này, họ sẽ không bao giờ bị thay thế chỉ bởi chút kiến thức được chia sẻ.  

Thêm vào đó, chỉ riêng mình một nhân viên sẽ không tài nào ‘ôm’ được toàn bộ công việc và tạo ra kết quả thấy rõ cho tổ chức. Họ luôn cần cả một team để có thể tác động tích cực lên kết quả vận hành và kinh doanh. “Ôm khư khư” đống kiến thức cho riêng mình vừa không giúp nhân viên thể hiện hết được kiến thức chuyên môn với cấp trên, vừa tách biệt họ ra khỏi tổ chức, làm cho người khác cũng ngại ngần tới chia sẻ. 

Chính vì vậy, việc cả nhóm hỗ trợ lẫn nhau và cùng tốt hơn từng ngày là điều vô cùng quan trọng. Vai trò của doanh nghiệp ở đây là tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, đề cao sự chia sẻ, hỗ trợ lẫn nhau, cùng nhau tốt hơn từng ngày. Dưới đây là những hoạt động cụ thể doanh nghiệp có thể thực hiện để khuyến khích điều này.

2. Tạo không gian cho việc chia sẻ kiến thức

Cho dù công ty bạn làm việc cùng một văn phòng hay hoàn toàn từ xa, điều quan trọng là phải thiết lập không gian tạo điều kiện tốt nhất cho việc chia sẻ kiến ​​thức. 

  • Không gian cộng tác, làm việc cùng nhau: Nhân viên phải được tạo điều kiện để làm việc cùng nhau trong các dự án, cùng nhau động não và tham gia vào các hoạt động khác yêu cầu cộng tác trong thời gian thực. Không gian chia sẻ ở đây có thể là các phòng họp (meeting room) hoặc thoải mái hơn là các co-working space hay quán cafe. Trong môi trường từ xa, không gian này là các phần mềm hội họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hoặc nền tảng làm việc nhóm như Slack.

Hoặc trong trường hợp các thành viên trong nhóm làm việc từ các vị trí khác nhau hay theo các lịch trình khác nhau, bạn cần có các công cụ để họ tiếp tục cùng làm và chia sẻ kiến ​​thức. Ví dụ, một nền tảng quản lý tri thức cho phép nhân viên quay video và đăng tải những nội dung cập nhật dự án, hoặc trình bày về những gì mình học được sau một khóa đào tạo. Sau đó, những nhân viên khác “trái múi giờ” có thể có thể xem lại video đó bất cứ lúc nào họ tiện.

  • Không gian trò chuyện, chia sẻ nội bộ: Một số nhân viên có thể cảm thấy không gian như phòng họp, phòng làm việc có phần cứng nhắc và căng thẳng cho việc chia sẻ. Hãy tạo không khí thoải mái cho họ bằng cách tổ chức chương trình trao đổi kiến thức thường niên trong công ty. Những không gian mang tính trò chuyện, chia sẻ nội bộ sẽ khuyến khích họ tương tác và truyền đạt giá trị của mình một cách cởi mở hơn.
  • Không gian hoạt động team building: Các hoạt động xây dựng đội nhóm sẽ kéo nhân viên lại gần nhau, củng cố lòng tin và tăng cảm giác an toàn về mặt tâm lý. Việc hòa nhập tập thể này sẽ khiến từng thành viên cởi mở khi chia sẻ kiến ​​thức của mình. 

Tùy vào điều kiện và khả năng, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tổ chức team building phù hợp: Tham gia trực tiếp (hoạt động ngoài trời, trong khu vui chơi, hội trường, v.v) hoặc trực tuyến (các ứng dụng game online, trắc nghiệm đố vui trên Kahoot).

3. Làm gương cho việc chia sẻ kiến thức

Sau khi giúp nhân viên nhận thức rõ tầm quan trọng của việc chia sẻ kiến thức, hãy khơi mào ‘phong trào’ này bằng cách làm mẫu trước. Tích cực trao đổi kiến thức trên nhóm chung công ty, cổ vũ nhân viên khi họ đăng tải những bài chia sẻ đầu tiên. Điều này đặc biệt quan trọng, bởi hành động và thái độ của người lãnh đạo sẽ thu hút sự chú ý và noi theo của nhân viên hơn bất kì ai.

Bên cạnh đó, những chia sẻ ‘khơi mào’ này cũng nên làm nổi bật sự thiết thực của hoạt động chia sẻ kiến thức với mỗi nhân viên. Hãy tìm hiểu nhân viên đang gặp khó khăn gì trong công việc hiện tại, sau đó, lựa chọn những kiến thức giúp ích trực tiếp cho họ. Họ sẽ trân trọng và ủng hộ hoạt động chia sẻ này khi thấy những giá trị nó mang lại (công việc trở nên hiệu quả hơn, học được thêm nhiều điều mới,…).

4. Trao thưởng cho việc chia sẻ kiến thức

Mọi người đều thích được khen thưởng. Đó cũng là một ‘chiến lược’ không hề tồi nếu bạn muốn xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số hình thức trao thưởng phổ biến bạn có thể tham khảo:

  • Ghi nhận công khai: Bày tỏ sự ghi nhận và cảm ơn dưới dạng email, bài đăng hoặc thông báo trên nhóm chung của công ty. Đồng thời, chia sẻ cụ thể về những lợi ích mà các nhân viên khác có thể nhận được từ vốn kiến thức đó.
  • Phần quà khích lệ: Trao các phần thưởng nhỏ như áo thun, chai nước hoặc các vật dụng khác cho nhân viên tích cực chia sẻ, hoặc có kiến thức chia sẻ được những người khác đánh giá là hữu ích, giúp họ cải thiện hiệu quả công việc.
  • Điểm thưởng khi đánh giá hiệu suất: Hãy cân nhắc đưa việc chia sẻ kiến ​​thức thành một điểm cộng trong bản đánh giá hiệu suất của nhân viên. Bởi điều này sẽ tạo động lực để họ chia sẻ nhiều hơn. Bạn có thể đặt kỳ vọng về số lượng kiến thức họ chia sẻ hàng tháng (ví dụ: cập nhật bao nhiêu tài liệu, thông tin hoặc chia sẻ về kiến thức bất kì tối thiểu một lần mỗi tuần). Các chỉ số này cần cụ thể, đo lường được để xét thưởng cho nhân viên khi đạt mục tiêu.
  • Cơ hội thăng tiến: Hãy phổ biến từ đầu rằng việc tích cực chia sẻ kiến thức sẽ là cơ hội để họ thể hiện mình xứng đáng với vị trí cao hơn. Bởi nó cho thấy họ là người nỗ lực học hỏi, phát triển không ngừng, cũng như có khả năng truyền đạt và hướng dẫn đội nhóm. Lưu ý là bạn nên cụ thể về cách mà hoạt động này sẽ được đưa vào bản đánh giá hiệu suất (performance review) của họ.

5. Biến việc chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng

Không phải ai cũng có năng khiếu truyền đạt hay biết “đóng gói” kiến thức, kinh nghiệm của mình. Tuy nhiên, nếu những kiến thức họ đang sở hữu thực sự hữu ích với người khác, đừng bỏ lỡ chúng. Hãy giúp họ khai thác “vốn tích lũy” của mình bằng cách tổ chức những buổi chia sẻ trực tiếp có host chương trình và nhân viên nội bộ tham dự. Sự dẫn dắt của host và những câu hỏi của khán giả sẽ giúp họ truyền tải trọn vẹn phần kiến thức quan trọng và kinh nghiệm xương máu từ mình.

Ngoài ra, có một số phương án khác để việc chia sẻ kiến thức trở nên đơn giản hơn như:

  • Sử dụng chức năng Q&A trên các nền tảng quản trị doanh nghiệp cho phép trao đổi, thảo luận nhóm. Người chia sẻ chỉ phải trả lời câu hỏi một lần và tất cả nhân viên đều được hưởng lợi từ thông tin họ đã chia sẻ.
  • Tổng hợp những email và tài liệu họ chia sẻ: Một số nhân viên tích lũy được những tài liệu quý giá nhưng không biết chia sẻ lại một cách hệ thống thế nào. Hãy hỗ trợ họ sắp xếp những tư liệu đó theo trình tự thích hợp để người khác dễ dàng nắm bắt.
  • Xây dựng thư viện lưu trữ kiến thức: Bạn có thể áp dụng bộ lọc theo chủ đề, phòng ban hoặc định dạng nội dung. Việc lưu trữ này sẽ giúp nhân viên dễ dàng tra cứu lại và tiết kiệm cho bạn thời gian hướng dẫn nhân sự mới. 

Bằng cách giúp nhân viên tìm kiếm kiến thức chuyên môn dễ dàng nhất có thể, bạn sẽ tạo được cho họ thói quen học hỏi và trao đổi tri thức. 

6. “Cải biên” hoạt động training và onboarding

Không thời điểm nào thúc đẩy văn hóa học tập trong doanh nghiệp hiệu quả hơn những buổi training và onboarding đầu tiên. Khi nhân sự mới vào công ty, hãy khuyến khích họ chia sẻ những kiến thức và ý tưởng của mình bằng một số hoạt động như:

  • Ghép cặp mentor – mentee: Khi nhân viên mới thiết lập mối quan hệ khăng khít với một thành viên trong công ty, họ sẽ cảm thấy mình có một điểm tựa. Đó là người họ có thể đặt bất kì câu hỏi nào mà không sợ bị đánh giá. Nhờ vậy, họ sẽ tự tin và chủ động hơn trong việc chia sẻ.
  • ‘Thăm dò’ thực tế công việc (Job Shadowing): Cho phép nhân viên tham gia vào một nhóm làm việc trong khoảng thời gian ngắn để quan sát và học hỏi kiến thức, kỹ năng. Việc chứng kiến các thành viên trong nhóm không ngại nói lên ý kiến ​​của mình sẽ giúp họ có thái độ cởi mở chia sẻ và biết tôn trọng ý kiến ​​người khác.
  • Chủ động hỏi quan điểm của họ trong những buổi training, onboarding đầu tiên để thể hiện rằng bạn luôn chào đón những ý kiến mới. Họ sẽ cảm thấy thoải mái và tự do chia sẻ khi biết những gì đóng góp của mình sẽ được coi trọng.

Đọc thêm: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Những bài học từ cuốn sách “What You Do Is Who You Are: How to Create Your Business Culture”

Tạm kết

Hoạt động chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên là đòn bẩy giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và lớn mạnh. Để nhận được sự hưởng ứng và tham gia của từng cá nhân, bạn cần hiểu động lực nào đang cản trở họ và gỡ bỏ những rào cản này. Đồng thời, giúp họ nhìn ra lợi ích của việc chia sẻ kiến thức, và có những cách khuyến khích họ tạo thói quen chia sẻ. 

Một doanh nghiệp có văn hoá học tập sẽ thu hút những nhân sự tài năng và nuôi dưỡng tinh thần học tập, phát triển không ngừng ở họ. Truyền thông văn hoá này là một cách để xây dựng thương hiệu tuyển dụng, giúp bạn tăng trưởng nguồn viên cho doanh nghiệp của mình. Đây là nội dung trọng tâm của khóa học Employer Branding & Hiring, bao gồm xây dựng Định vị thương hiệu nhà tuyển dụng và Hành trình ứng viên (Candidate Journey), từ đó thiết kế những hoạt động truyền thông thu hút ứng viên tiềm năng. 

Tìm hiểu ngay khoá học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers.

khóa học employer branding & hiring

Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.

Tagged: