Macro-management: Làm sao để nhân viên không cảm giác bị bỏ mặc?

macro management là gì
marketing foundation

Tomorrow Marketers – Macro-management (Quản lý vĩ mô) được biết đến là một phương thức quản trị hiệu quả để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu qua việc truyền cảm hứng và trao quyền cho nhân viên. Tuy vậy, nó cũng rất dễ trở thành con dao hai lưỡi, khiến tâm lý nhân viên bị ảnh hưởng tiêu cực vì không nhận được hỗ trợ sát sao từ nhà quản lý. 

Trong bài viết này, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu về các ưu, nhược điểm của Macro-management, và một vài lưu ý để có thể áp dụng phương pháp quản trị này hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.

Macro-management (Quản lý Vĩ mô) là gì?

Macro-management (Quản lý Vĩ mô) là một phương thức quản trị nổi tiếng mà những nhà quản lý cấp cao luôn hướng tới. Trái ngược hoàn toàn so với việc giám sát chặt chẽ công việc hàng ngày của nhân viên theo phong cách Micro-management (Quản lý Vi mô), một người quản lý vĩ mô sẽ chỉ đóng vai trò là người lên chiến lược, cung cấp hướng đi tổng quát cho đội ngũ. Về giai đoạn thực thi chi tiết, họ đặt niềm tin vào khả năng xử lý công việc của cấp dưới và trao quyền tự chủ cho nhân viên của mình, miễn sao đạt được kết quả kinh doanh như đã định.

Khi được cung cấp môi trường làm việc như vậy, nhân viên có thể khai phóng hết tiềm năng của họ để hoàn thành công việc, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Cụ thể, hãy cùng tìm hiểu chi tiết một vài lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được nhờ áp dụng phương thức quản trị này,

Giúp tạo một môi trường sáng tạo và luôn đổi mới

Khi quản lý góp mặt quá nhiều vào các công việc lớn nhỏ của nhân viên, họ sẽ cảm thấy không được thoải mái để phát huy tối đa tiềm năng của mình. Ngược lại, với quản lý vĩ mô, nhân viên sẽ có không gian và thời gian để tự chủ trong việc xử lý các vấn đề trong công việc. Khi họ chịu trách nhiệm hoàn toàn về công việc họ làm, nó sẽ thúc đẩy khả năng sáng tạo của họ để tìm ra cách thức giúp đạt được kết quả tốt nhất, thay vì chịu tác động bởi các suy nghĩ một chiều từ quản lý.

Giảm thiểu tỷ lệ “kiệt sức”, tăng độ gắn kết của nhân viên

Bạn đã bao giờ cảm thấy khó chịu khi sếp của mình liên tục dò hỏi và kiểm soát các công việc của mình? Nếu đã từng trải qua thì bạn cũng phần nào hiểu được cảm giác của nhân sự cấp dưới khi phải làm việc với cách quản lý vi mô.

Đúng như vậy, cảm giác khó chịu sẽ luôn theo sau những câu hỏi và sự giám sát chặt chẽ từng đầu việc từ cấp trên. Lý do của tình trạng này không chỉ nằm ở việc tốn thời gian lập báo cáo hàng ngày, hay liên tục bị mất tập trung làm việc mỗi khi sếp tiếp cận để kiểm tra tiến độ công việc, mà nó còn làm cho nhân viên cảm thấy rằng họ không được tin tưởng bởi cấp trên của mình. Nếu việc này cứ tiếp tục kéo dài, nhân viên sẽ rất dễ rơi vào tình trạng chán nản, kiệt sức và không muốn tiếp tục làm việc.

Đọc thêm: Tại sao nhân viên mới nghỉ việc ngay khi vừa đi làm?

Ở chiều hướng ngược lại, khi áp dụng phương pháp quản lý vĩ mô, nhân viên được trao quyền và có cơ hội đóng góp ý kiến thẳng thắn với quản lý của mình về những mục tiêu của doanh nghiệp, cũng như chiến lược thực thi để đạt được chúng. Đây chính là một cách thức hiệu quả để giúp nhân viên thấy rằng họ có giá trị và được tin tưởng bởi cấp trên. Kết quả là, họ sẽ cảm thấy vui vẻ hơn khi cống hiến, có trách nhiệm hơn với mục tiêu của doanh nghiệp, chủ động tìm giải pháp tối ưu cho các vấn đề hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và quản lý của mình.

Tạo điều kiện cho việc thiết lập và thực hiện mục tiêu tốt hơn

Ở môi trường làm việc mà mọi thứ được quản lý theo cách vi mô, nhân viên thường không được tham gia vào quá trình xác định, thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch thực thi để đạt được các mục tiêu đó. Thay vào đó, họ chỉ tập trung hoàn thành đúng hạn những công việc được giao, giống như một sự ép buộc bởi họ biết rằng cấp trên sẽ kiểm tra bất cứ lúc nào.

Ngược lại với đó, với quản lý vĩ mô, nhân viên được cung cấp tầm nhìn tổng quan của doanh nghiệp, từ đó dành thời gian để chủ động xác định và thiết lập các mục tiêu cá nhân. Khi tự mình làm những kế hoạch, họ sẽ hiểu trách nhiệm và ý nghĩa công việc của họ để góp phần vào sự thành công của tổ chức, từ đó thực hiện nó một cách tốt nhất.

Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng lãnh đạo

Với Quản lý vĩ mô, thay vì nhận được các quyết định một chiều từ quản lý, các nhân viên sẽ tự chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu cho vấn đề dựa theo cách suy nghĩ của cá nhân hoặc đội nhóm của họ. Bằng cách này, họ được thúc đẩy tư duy độc lập, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cao về kết quả của công việc họ đảm nhận. Với những phẩm chất như vậy, họ dần dần phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy – là yếu tố hết sức cần thiết với vai trò của một nhà lãnh đạo.

Tuy nhiên, macro-management cũng rất dễ khiến nhân viên cảm thấy bị bỏ mặc

Áp dụng Quản lý vĩ mô đồng nghĩa với việc tạo điều kiện phát triển cho cả nhân viên, nhà quản lý, và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhà quản lý không có sự chuẩn bị đúng đắn và kế hoạch cụ thể, phương thức này sẽ trở nên “lợi bất cập hại”. Một số bất lợi có thể kể đến như:

Nhân viên cảm thấy không được hỗ trợ khi cần thiết

Với cách quản lý vĩ mô, cấp lãnh đạo thường tập trung phần lớn thời gian vào việc phát triển tầm nhìn và mục tiêu thay vì giám sát các hoạt động hàng ngày. Vì vậy, đôi khi họ không có mặt hỗ trợ nhân viên mỗi khi cần thiết.

Ở phía nhân viên, họ cảm thấy như bị bỏ mặc, “tự bơi” giữa những vấn đề mà họ chưa xử lý bao giờ. Điều này làm họ có thể bị khiển trách hoặc bị sếp mắng do xử lý vấn đề không đúng cách hoặc làm chậm tiến độ dự án. Hệ quả là, giữa nhân viên và sếp tồn tại những xích mích, nhân viên không phục vì không được sếp hỗ trợ khi khó khăn, còn sếp thì không hài lòng với cách làm việc của nhân viên.

Giảm sát lỏng lẻo khiến giảm năng suất làm việc

Khi nhân viên không được người quản lý giám sát thường xuyên, năng suất cũng như chất lượng đầu ra công việc có thể bị giảm. Với một môi trường làm việc thoải mái, những người không có tính kỷ luật cao sẽ rất dễ chểnh mảng công việc, tám chuyện trong giờ làm việc, đi muộn về sớm, chỉ làm việc khi có hứng, hoặc đợi đến sát deadline mới vội vàng thực hiện.

Nhân viên dễ bất đồng, khó khăn hợp tác

Nhiều nhà quản lý vĩ mô nghĩ rằng, khi sở hữu một đội ngũ gồm nhiều nhân viên xuất sắc, việc đưa ra hướng dẫn hay định hướng là không mấy cần thiết vì họ đều có đủ khả năng để làm tốt công việc. Tuy nhiên, cần nhìn nhận thực tế rằng, nếu đặt một nhóm người xuất sắc mà không được cơ cấu và phân bổ vai trò rõ ràng về vai trò của họ bởi cấp trên, họ rất dễ xảy ra bất đồng quan điểm khi làm việc, không ai chịu nghe ý kiến của người khác. Hệ quả là, họ không phối hợp để thành một đội ngũ xuất sắc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn, mà trở thành một mớ hỗn loạn. Giống như một đội bóng, nếu chỉ tập hợp các cầu thủ giỏi, nhưng đội hình không được huấn luyện viên phổ biến cụ thể, không ai biết phối hợp trên sân như thế nào để đưa bóng vào khung thành của đối phương cả.

Đọc thêm: Onboarding thế nào để nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc?

5 tips để hạn chế những bất lợi mà nhân viên gặp phải khi thực hiện Macro-Management

Vậy, làm sao để nhà quản lý có thể tận dụng được tối đa tiềm năng của Macro-management mà không làm cho nhân viên của mình cảm thấy không bị bỏ mặc? Dưới đây là một số gợi ý mà lãnh đạo có thể áp dụng:

Giúp nhân viên hiểu mục tiêu tổng quát

Quản lý vĩ mô đồng nghĩa với việc bạn sẽ tin tưởng đội ngũ của mình và để họ tự chủ công việc trong quá trình đạt được mục tiêu chiến lược của công ty. Vậy nên, điều đầu tiên bạn cần làm chính là cho họ biết mục tiêu đó là gì. Nhà quản lý không nên vội cho rằng mục tiêu chiến lược của công ty là một điều hiển nhiên mà bất cứ nhân viên nào cũng biết. Thực tế, theo chia sẻ của Chris Zook tại Harvard Business Review, chỉ có khoảng 40% nhân viên thực sự biết và hiểu những mục tiêu tổng thể của công ty. Giả sử, content manager yêu cầu nhân viên của mình hoàn thành đủ 10 bài Blog trong một tháng, mà không nói với họ về mục tiêu cao hơn của việc này là tăng organic traffic cho website. Vậy là nhân viên sẽ chỉ cố làm sao cho đủ số lượng bài là được, mà không để tâm đến việc tối ưu SEO như thế nào, phân phối bài viết ở đâu. Thậm chí, vì để đạt được số lượng, nhiều nhân viên mặc nhiên bỏ qua chất lượng bài viết.

Các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng nhân viên của mình hiểu rõ mục tiêu tổng thể và vai trò của từng cá nhân, đội nhóm bằng cách giúp họ trả lời những câu hỏi như:

  • Kết quả công việc của họ đóng vai trò như thế nào đối với mục tiêu lớn hơn hay mục tiêu tổng thể của công ty?
  • Công việc nào là quan trọng và cần được ưu tiên?
  • Công việc nào không thể trễ hạn?
  • Công việc nào có thể linh hoạt trong việc điều chỉnh hạn chót?

Nếu một buổi trao đổi đơn giản có thể giúp cả nhóm của bạn hiểu vai trò và hướng đi rõ ràng để đạt được mục tiêu cho doanh nghiệp, tại sao không thử? Nhà quản lý có thể đặt lịch họp mỗi quý để nhắc lại, hoặc cập nhật những thay đổi về mục tiêu của công ty (nếu có). Từ đó, người quản lý có thể đảm bảo tất cả mọi người đều hướng đến một mục tiêu chung, mà không cần giám sát chặt chẽ quá trình làm việc hàng ngày của nhân viên.

Tạo điều kiện giúp minh bạch hóa quá trình hợp tác đội nhóm

Quyền tự kiểm soát và tự chủ đi kèm với quản lý vĩ mô có thể là một mặt tích cực. Tuy nhiên, bởi vì các thành viên đang tự quản lý công việc riêng cũng như công việc chung của đội nhóm, họ có thể bắt đầu thấy những đóng góp không cân bằng giữa các nhân sự — và cuối cùng là kéo theo bất đồng nội bộ. Dưới đây là một số cách mà bạn có thể thực hiện để giúp đội ngũ nhân viên làm việc cùng nhau dễ dàng hơn khi không có sự sát sao của bạn:

  • Sử dụng nền tảng quản lý công việc để các dự án và giao tiếp được tập trung. Đảm bảo mọi người có cái nhìn tổng thể về những gì toàn bộ nhóm đang làm.
  • Tổ chức các cuộc họp định kỳ để các thành viên nhìn nhận và phân tích những kết quả họ tạo ra.

Phân định vai trò và trách nhiệm rõ ràng

Nếu bạn muốn đội ngũ của mình hoạt động hiệu quả nhất, họ cần hiểu được chính xác ai là người chịu trách nhiệm về việc gì. Mỗi một nhiệm vụ nên được giao phó cho một người chịu trách nhiệm chính, từ đây các thành viên trong đội nhóm biết phải đến gặp ai khi có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào khi cần kết hợp đội nhóm. 

Nhà quản lý có thể tham khảo biểu đồ RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) thực hiện tốt công việc này. Biểu đồ RACI (đôi khi được gọi là Ma trận Phân công Trách nhiệm) là một cách để xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên đối với bất kỳ nhiệm vụ, cột mốc quan trọng nào trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bằng cách làm theo từ viết tắt RACI, bạn có thể làm rõ trách nhiệm và giảm nhầm lẫn vai trò của các thành viên. RACI là viết tắt của:

  • Responsible: Người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc.
  • Accountable: Người nghiệm thu công việc.
  • Consulted: Người đưa ra những tư vấn để công việc hoàn thiện trọn vẹn hơn.
  • Informed: Được thông báo về tiến độ/ kết quả công việc nhưng không tham gia trực tiếp vào quá trình thực thi.

Ví dụ: Bạn đang có một dự án cập nhật thông tin của khách hàng lên trang chủ trên Website. Những người có thể sẽ liên quan đến công việc này có thể kể đến là:

  • Copywriter
  • Designer
  • Website manager (Quản trị Website)
  • Web developer (Lập trình viên Web)

Trách nhiệm và vai trò của những người này có thể phân chia theo biểu đồ RACI như sau:

  • Responsible: Copywriter – Người trực tiếp tạo ra nội dung để đưa lên Website
  • Accountable: Web developer – Nghiệm thu công việc của Copywriter xem có vấn đề gì liên quan đến hiển thị Website hay không.
  • Consulted: Website manager – Tư vấn cho Copywriter giúp họ trình bày nội dung trên Website tốt hơn.
  • Informed: Designer – Nhận tiến độ/ kết quả công việc từ Copywriter để biết mình có cần thiết kế gì hay không.

Tránh “gây nhiễu” mạch làm việc

Điểm đặc biệt của quản lý vĩ mô là bạn cho phép nhân viên của mình tự kiểm soát thời gian làm việc của họ. Và để kiểm soát tiến độ, bạn có thể yêu cầu các mốc thời gian hoàn thành hay thiết lập lịch trình cụ thể. Trong quá trình đó, bạn không cần phải liên lạc cả ngày làm việc để biết rằng các thành viên trong nhóm của bạn đang làm việc hay không, miễn là đảm bảo đúng tiến độ. Ít ai muốn đang tập trung hoàn thành công việc mà bị ‘gây nhiễu’ bởi những câu hỏi bên lề về dự án, về công việc họ đang làm, gây đứt mạch làm việc. Ngoài ra, những quy định rõ ràng về lịch trình cũng sẽ giúp bạn hiểu thời gian nào nhân viên của mình đang tập trung làm việc, để không mong đợi những câu trả lời ngay lập tức từ họ trong khoảng thời gian đó. 

Thực hiện việc này, bạn không chỉ cho họ thêm thời gian và không gian để tập trung làm việc mà còn thể hiện sự tin tưởng của bạn với họ.

Tuyển dụng nhân viên phù hợp với phương pháp quản trị 

Thực tế, không phải nhân sự nào cũng phù hợp với cách quản lý vĩ mô. Đối với một số cá nhân, họ muốn có cơ hội để sáng tạo, thể hiện mình và có quyền kiểm soát đối với mọi đóng góp của họ. Tuy nhiên, cũng không ít người muốn làm việc theo cấu trúc rõ ràng, được định hướng tỉ mỉ và có sự can thiệp từ các nhà lãnh đạo của họ. Vậy nên, nếu muốn áp dụng phương thức quản trị vĩ mô hiệu quả, bạn cần tuyển những người có cùng suy nghĩ và cách thức làm việc.  Một số câu hỏi phỏng vấn giúp bạn xác định liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa làm việc của doanh nghiệp hay không bao gồm:

  • Kể về người sếp tốt nhất mà bạn từng làm việc cùng.
  • Mô tả môi trường làm việc lý tưởng nhất đối với bạn.
  • Điều gì khiến bạn cảm thấy tự hào trong công việc? Còn căng thẳng thì sao?
  • Bạn thích giao tiếp với người quản lý của mình với tần suất như thế nào?

Tạm kết

Khi xác định được văn hóa phù hợp để quản lý và điều phối nhân sự, doanh nghiệp đã hoàn thành một nửa chặng đường đi đến thành công của mình. Một nửa chặng đường còn lại sẽ phụ thuộc các cách thu hút và giữ chân những nhân tài phù hợp để bộ máy hoạt động trơn tru tiến đến mục tiêu. 

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding) cho mình. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải những điểm mạnh cốt lõi trong văn hóa của mình để thu hút những ứng viên tiềm năng, đồng thời giữ chân những nhân sự hiện tại. Chi tiết về cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh chính là nội dung khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers. 

Với sự hướng dẫn từ các trainers đến từ cả tập đoàn Đa quốc gia và doanh nghiệp nhỏ, học viên sẽ hiểu cách xây dựng Định vị thương hiệu nhà tuyển dụng, xây dựng hành trình ứng viên (Candidate Journey), từ đó thiết kế những hoạt động truyền thông phù hợp và tạo ra trải nghiệm ý nghĩa cho ứng viên ở từng điểm chạm quan trọng. Qua 8 buổi học, Trainers sẽ cùng học viên tìm hiểu 03 nội dung chính:

  • Employer Branding – Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
  • Candidate Sourcing – Cách tạo nguồn ứng viên
  • Candidate Qualifying – Đánh giá chất lượng ứng viên.

Tham gia khoá học Employer Branding & Hiring để xây dựng thương hiệu tuyển dụng & tăng trưởng nguồn ứng viên cho doanh nghiệp của bạn nhé. Tìm hiểu thêm về khóa học tại đây.

khóa học employer branding & hiring

Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.

Tagged: