Tomorrow Marketers – Các tập đoàn đổi mới sáng tạo hàng đầu thế giới nói chung và Amazon nói riêng đang có những bước chuyển mình thay đổi trong văn hóa, ngay từ một vấn đề rất nhỏ như việc tiến hành các cuộc họp. Vì sao họ làm vậy và bạn có nên noi gương họ? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
Nhìn một cách tổng quát, Amazon là tập đoàn dẫn đầu trong ngành bán lẻ thương mại điện tử trên phạm vi toàn cầu, và tập đoàn cũng đặt ra mục tiêu luôn không ngừng có những bước tiến đổi mới trong mọi hoạt động. Lý do cho sự dịch chuyển tốc độ này chính là: Họ cần đi trước nhu cầu của khách hàng. CEO Amazon Jeff Bezos đã nói: “Khách hàng trung thành với Amazon cho đến khi một doanh nghiệp khác có thể cung cấp cho họ một dịch vụ tốt hơn. Đây chính là động lực của chúng tôi.”
Rất nhiều ý tưởng đổi mới của Amazon tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ mới và tốt hơn cho khách hàng. Sự cải tiến không ngừng của dịch vụ Prime đã chứng minh điều này. Amazon liên tục tìm kiếm những cách thức mới để xây dựng cơ sở khách hàng và đảm bảo những khách hàng hiện tại của họ hài lòng và vui vẻ với những trải nghiệm với Prime. Và kết quả mà Amazon thu được hoàn toàn xứng đáng với những nỗ lực đó. Gần 50 triệu người ở Hoa Kỳ có sử dụng Prime đã đóng góp trung bình 2.500 đô la mỗi năm vào doanh thu của Amazon.
Để nhanh chóng đưa ra những đổi mới tập trung vào khách hàng, Amazon phải bắt đầu từ việc xây dựng văn hóa nội bộ khuyến khích mỗi nhân sự đưa ra ý tưởng sáng tạo. Các nhà lãnh đạo cũng phải là người tiên phong trong việc nhanh chóng đưa ra quyết định nếu họ muốn dẫn đầu cuộc chơi.
Và thay đổi đầu tiên chính là tập trung vào văn hóa ghi nhớ (memo culture).
1. Từ việc diễn thuyết với ghi nhớ
Trong lá thư gửi các cổ đông của Amazon vào năm 2018, Jeff Bezos đã tiết lộ một sự thật có thể khiến rất nhiều độc giả bị sốc:
“Amazon cấm PowerPoint trong mọi cuộc họp”.
PowerPoint và các sản phẩm thiết kế slide tương tự là một phần không thể thiếu của các cuộc họp trong nhiều năm. Những công cụ này giúp người thuyết trình trình bày ý tưởng theo một cấu trúc mạch lạc và có trình tự rõ ràng.
Nhưng Bezos lại có suy nghĩ khác. Ông cho rằng những công cụ này đang hạn chế khả năng cấu trúc nội dung. Và nếu nhồi nhét quá nhiều slide mà không nêu rõ bối cảnh, những gì diễn ra với các con số, thông tin, người thuyết trình sẽ chỉ khiến người nghe cảm thấy “quay cuồng” trong một mớ dữ liệu không đầu không đuôi, không có cả sự liên kết với nhau. Người nghe thì không còn hứng thú, còn người thuyết trình thì rơi vào trạng thái mệt mỏi khi bài thuyết trình và buổi họp trở nên dài dòng, lan man và kéo dài tới hàng tiếng đồng hồ.
Vì vậy, Amazon phải tìm ra một hướng đi khác. Bezos yêu cầu trước 30 phút mỗi cuộc họp, người tham gia cần đọc một tài liệu dài 06 trang được trình bày theo cách thức kể một câu chuyện (narrative). Người tham gia cuộc họp cũng được khuyến khích ghi chép để tự minh họa và trực quan hóa những đánh giá cá nhân nhằm hiểu sâu và nhớ lâu hơn các thông tin.
Tài liệu này sẽ không đề tên người viết, bởi trong một số trường hợp thì đây có thể là thành quả của một nhóm. Mục đích của việc này là nhằm tạo ra một không khí học tập ngay trước khi bắt đầu cuộc họp. Trong khoảng thời gian này, người tham gia sẽ im lặng đọc và tiếp thu những nội dung được trình bày trong tài liệu đọc trước. Sau đó, họ sẽ bắt đầu cuộc họp một cách nghiêm túc và đi thẳng vào trọng tâm cuộc thảo luận.
Sự khác biệt và mới mẻ này giúp các cuộc họp không còn lê thê với những sự kiện và con số khô khan. Thay vào đó, người tham gia cũng có thể tìm hiểu ngữ cảnh và các nội dung đó từ tài liệu sẵn có.
Bezos không phải là CEO duy nhất có suy nghĩ này. Steve Jobs từng nói “Tôi ghét cách mọi người sử dụng các bài thuyết trình slide thay vì tập trung vào suy nghĩ” và ủng hộ việc sử dụng bảng kẹp giấy và bảng trắng. CEO Jack Dorsey của Twitter và Square cũng đưa ra quy định tổ chức cuộc họp có phần tương tự, khi ông yêu cầu 10 phút trước mỗi cuộc họp là khoảng thời gian các nhân sự sẽ đọc các tài liệu từ Google Docs và thêm các nhận xét hoặc ghi chú ngay trong file làm việc chung đó. Dorsey cho rằng việc này giúp các nhân sự cùng theo dõi một tài liệu với cùng một thông tin, ngữ cảnh, và giúp các nhân sự nâng cao khả năng phản biện.
Đọc thêm: Vì sao văn hóa doanh nghiệp tốt vẫn không giữ chân được nhân tài?
2. Lợi ích của văn hóa ghi nhớ (Memo Culture)
Một số ưu điểm của việc có các tài liệu đọc trước so với một bài thuyết trình bao gồm:
Lợi ích #1 — Hạn chế tình trạng: đúng lúc cần tư duy thì não bộ phải dừng lại “loading”
“Tôi đã từng tham dự một cuộc họp rất tệ. Người thuyết trình đã liên tục “nã đạn” và không ngừng liên tục trình bày mà không hề để tâm tới người tham gia có bắt kịp nhịp độ hay không. Thậm chí, nội dung của buổi thuyết trình đó cũng quá nhiều thông tin và số liệu khiến tôi cảm thấy quá tải. Bản trình chiếu thì có quá nhiều thống kê và biểu đồ và tôi thì cảm thấy mất kết nối khi không theo kịp những lời giải thích của người thuyết trình. Phải mất một thời gian để tôi cố gắng suy luận được ngữ cảnh và ý nghĩa của những con số đó. Sau đó ngay lập tức tôi lại phải đưa ra ý kiến và nhận định mà còn chưa kip đào sâu và suy nghĩ. Tôi tin rằng bạn cũng đã từng có một trải nghiệm tồi tệ như vậy.”
Theo cuốn sách “Tư duy nhanh và chậm” của Daniel Kahneman, khi phải tiếp nhận quá nhiều thông tin, con người thường có xu hướng tư duy chậm lại để nghiền ngẫm, suy nghĩ sâu rộng, đánh giá nhiều khía cạnh và bắt buộc mất thêm một thời gian để kết nối thông tin và đưa ra quyết định. Vì vậy, một bài thuyết trình lướt nhanh các thông tin đôi khi chỉ giống như thông báo bề mặt của thông tin và khiến người tham gia đưa ra quyết định thiếu thấu đáo.
Tài liệu đọc trước của cuộc họp thường sẽ mất nhiều thời gian để xây dựng hơn so với presentation slide. Tại Amazon, Bezos khuyến khích thời gian để viết tài liệu đọc trước tối thiểu là một tuần và cần làm nháp một số phiên bản. Bù lại, những tài liệu này sẽ giúp người tham gia có thể hiểu được bối cảnh của cuộc họp ngay khi bắt đầu, giúp họ nắm được các thông tin quan trọng một cách dễ hiểu, hạn chế những vấn đề trong quá trình nhận thức khi phải nhồi nhét quá nhiều thông tin trong cuộc họp, đồng thời tạo ra cơ hội để suy nghĩ kỹ càng và thảo luận có ý nghĩa hơn.
Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, tư duy cá nhân cũng có lợi hơn cho những ý tưởng sáng tạo. Vì vậy, những buổi họp brainstorm tập hợp tất cả mọi người được tổ chức hàng tuần và không cho người tham gia cơ hội được sáng tạo độc lập đôi khi lại không hề hiệu quả. Không phải tự dưng mà các agency (nơi đòi hỏi sự sáng tạo với cường độ cao và liên tục) vẫn có những câu đùa như brainstorm trong… nhà vệ sinh lại hiệu quả hơn trong phòng họp. Có nhiều lý do cho tình trạng này: đó có thể là sự “thống trị” của một số người trong cuộc họp, tâm lý số đông, sự mất tự nhiên khi phải suy nghĩ dưới sự giám sát của người khác,,…
Lợi ích #2 — Một cấu trúc thông tin “dễ thở” và có mục đích
Tổng hợp thông tin thành một bản tài liệu ghi nhớ đồng nghĩa với việc bạn đang cố gắng cấu trúc văn bản đó tốt hơn. Giới hạn tài liệu không được vượt quá 6 trang cũng là một cách để người soạn thảo phải trải qua nhiều bước nháp: lên outline, xác định dẫn chứng và luận điểm quan trọng, loại bỏ các nội dung thừa và các thuật ngữ trừu tượng khó hiểu, tổng hợp hoặc sơ đồ hóa thông tin thành bảng biểu, và cuối cùng là sắp xếp thông tin theo một mạch tường thuật. Việc sửa đổi lặp đi lặp lại này sẽ giúp người soạn thảo suy nghĩ thấu đáo hơn trong việc phân loại, đánh giá và cấu trúc thông tin.
Một tài liệu ghi nhớ tốt cần phải cung cấp đầy đủ ngữ cảnh, thông tin cần thiết để minh họa cho những vấn đề hoặc thách thức cần được thảo luận. Một tài liệu ghi nhớ tốt sẽ giúp nhóm nhanh chóng đưa ra những quyết định, một cách đúng đắn dựa trên những thông tin đã được cung cấp.
Trong khi đó, một slide trình chiếu thông thường lại chỉ giới thiệu một loạt các điểm thông tin cần nói. Điều đó khiến những người tham gia phải trải qua hàng giờ thảo luận không có mục đích trước khi đi đến các quyết định quan trọng.
Bezos cũng cho rằng các slide PowerPoint thường trình bày thông tin dưới dạng ngắn gọn nhất có thể, hoặc đơn giản là chỉ có từ khóa. Trong khi đó, văn bản đọc trước lại có lợi thế khi trình bày đầy đủ câu cú, chủ ngữ vị ngữ, động từ và chủ thể hành động hoặc đối tượng chịu tác động, đồng thời các câu văn cũng tạo thành một đoạn văn hoàn chỉnh để giải thích cặn kẽ cho từng luận điểm.
“Clear thinking becomes clear writing; one can’t exist without the other.” — William Zinsser
Lợi ích #3 — Họp nhanh hơn, không còn là những cuộc họp vô nghĩa hay nói về những điều đương nhiên
Khi đã nắm được các thông tin quan trọng (bối cảnh cuộc họp, nguyên nhân họp, vấn đề cần giải quyết, thách thức và cơ hội có thể gặp, các thông tin và dữ liệu chính), người tham gia cuộc họp có thể tập trung vào việc thảo luận và tìm ra cách giải quyết.
Nhờ vậy, tài liệu đọc trước sẽ giúp cuộc họp được đẩy nhanh tốc độ và có thêm thời gian cho những nội dung cần được góp ý từ nhiều người, nhiều góc nhìn. Bên cạnh đó, nếu mọi người đều đồng thuận với ý kiến trong tài liệu do (nhóm) người đề xuất đưa ra, cuộc họp sẽ kết thúc nhanh chóng mà không lãng phí hàng giờ đồng hồ để bàn luận.
Lợi ích #4 — Self-Documenting
Xác định mục đích và lập biên bản ghi lại cuộc họp đều là những công việc tốn kha khá thời gian. Việc chuẩn bị tài liệu đọc trước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để làm hai công việc đó. Một tài liệu đọc được chuẩn bị tốt sẽ nêu chi tiết mục đích cuộc họp, các thông tin, dữ liệu cần biết và xác định kết quả đầu ra sau khi thảo luận.
Đọc thêm: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Những bài học từ cuốn sách ‘What You Do Is Who You Are’
3. Vì sao lại có sự thay đổi này?
Điều gì làm cho việc đọc và ghi nhớ lại hiệu quả hơn so với nghe thuyết trình? “Câu chuyện” chính là câu trả lời.
Não bộ của con người yêu thích những câu chuyện
Chúng ta chia sẻ thông tin qua những câu chuyện hàng ngày. Ngay từ thời kỳ đầu, khi đã tạo ra và kiểm soát được lửa, người cổ đại đã tập hợp mọi người lại và hướng dẫn cách để tạo ra lửa, sau đó câu chuyện vẫn được lưu truyền dưới hình thức, ví dụ như hình khắc trong hang động. Và cho tới thời hiện đại ngày nay, thông tin vẫn được truyền tải qua những câu chuyện truyền miệng về đời sống, những câu chuyện trong các cuốn sách fiction,…
Ẩn sau mỗi câu chuyện lại là một bài học mà bạn có thể học được. Sức mạnh của những trải nghiệm từ người khác có khả năng truyền cảm hứng cho người khác rất nhiều.
Quan trọng hơn, những câu chuyện khi được trình bày rành mạch với đầy đủ nhân vật, chủ thể và một chuỗi các sự kiện được liên kết theo mối quan hệ, kết hợp với ngữ điệu trình bày sẽ giúp người nghe nhớ và hiểu một cách dễ dàng.
Một số diễn giả vĩ đại, ví dụ như Martin Luther King Jr., thường không truyền tải thông tin, dữ liệu một cách khô khan. Thay vào đó, họ sẽ xây dựng những câu chuyện xung quanh những con số đó. Con người là sinh vật có tình cảm. Các nhà khoa học thần kinh cũng đồng ý rằng hấp dẫn ai đó ở khía cạnh tình cảm là cách nhanh nhất để thuyết phục họ. Bạn không thể làm điều đó với các bản trình bày dựa trên dữ liệu.
Điều đó không có nghĩa là dữ liệu không quan trọng. Một câu chuyện tuyệt vời cần logic để hỗ trợ nó. Tuy nhiên, nếu không có cảm xúc, bạn không thể mong đợi mọi người đồng cảm và tiếp thu thông tin tốt.
Tương tự, con người cũng sẽ thích một buổi họp được dẫn dắt theo một mạch truyện. Tài liệu đọc trước sẽ giúp bạn làm điều này, bằng cách kể một câu chuyện với bối cảnh, những thông tin ở giữa và kết luận cuối cùng. Liệu bạn sẽ hứng thú với một câu chuyện hay một bài thuyết trình với những số liệu thống kê phức tạp và khó hiểu?
“Câu chuyện” cũng là lý do vì sao chỉ gạch đầu dòng sẽ không hiệu quả
Bezos yêu cầu nhân sự tại Amazon chuyển từ PowerPoint sang việc chuẩn bị tài liệu tường thuật, đồng nghĩa với việc từ bỏ các gạch đầu dòng trong các slide để chuyển sang các đoạn văn trình bày.
Lý do bởi: gạch đầu dòng không giúp truyền cảm hứng cho mọi người. Chúng chỉ có nhiệm vụ để tóm tắt các thông tin một cách nhanh chóng và ngắn gọn – điều này thật sự rất tuyệt nếu bạn cho rằng con người thích tiếp thu những thông tin như vậy.
Nhưng não bộ của bạn lại có thể thích tiếp nhận thông tin theo một cách khác. Bạn không thể xây dựng câu chuyện thành một tập hợp các gạch đầu dòng. Bạn không thể gợi ra loại hình ảnh mà bộ não con người ưa thích. Điều đó có nghĩa là các gạch đầu dòng không thể truyền tải thông tin hiệu quả như một câu tường thuật.
Đọc thêm: Onboarding thế nào để nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc?
Tạm kết
Bezos đã nhận ra rằng những bài thuyết trình khô khan không thể giúp mọi người tiếp thu thông tin tốt bằng việc cung cấp một tài liệu đọc trước buổi họp có đầy đủ ngữ cảnh và được xây dựng liền. Không chỉ vậy, việc sử dụng những slide trình chiếu cũng khiến người tham gia cuộc họp phải tự xây dựng bối cảnh của thông tin, dẫn tới gián đoạn dòng suy nghĩ. Trong khi đó, những tài liệu đọc trước trình bày theo lối tường thuật có thể làm điều này, giúp các cuộc họp không còn rơi vào cảnh lan man, lãng phí thời gian và giúp đẩy nhanh tốc độ ra quyết định.
Bạn có thể bắt đầu từ việc đánh giá lại tính hiệu quả của các cuộc họp gần đây của team, (và nếu không hiệu quả) có thể việc trình bày thông tin trong cuộc họp lại là nguyên nhân gây ra sự thiếu hiệu quả đó.
Sau cùng, xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng có mục đích chính là truyền tải các điểm đặc trưng trong văn hóa môi trường doanh nghiệp (bao gồm cả những vấn đề tưởng chừng nhỏ nhặt như các cuộc họp) nhằm thu hút các ứng viên phù hợp. Nếu bạn quan tâm về cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh, tham khảo ngay khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers.
Với sự hướng dẫn từ các trainers đến từ cả tập đoàn Đa quốc gia và doanh nghiệp nhỏ, học viên sẽ hiểu cách xây dựng Định vị thương hiệu nhà tuyển dụng, xây dựng hành trình ứng viên (Candidate Journey), từ đó thiết kế những hoạt động truyền thông phù hợp và tạo ra trải nghiệm ý nghĩa cho ứng viên ở từng điểm chạm quan trọng. Qua 8 buổi học, Trainers sẽ cùng học viên tìm hiểu 03 nội dung chính:
- Employer Branding – Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
- Candidate Sourcing – Cách tạo nguồn ứng viên
- Candidate Qualifying – Đánh giá chất lượng ứng viên.
Tham gia khoá học Employer Branding & Hiring để xây dựng thương hiệu tuyển dụng & tăng trưởng nguồn ứng viên cho doanh nghiệp của bạn nhé. Tìm hiểu thêm về khóa học tại đây.

Quản lý đội ngũ không chỉ dừng lại ở thay đổi những tác vụ nhỏ trong vận hành hàng ngày, mà xa hơn là một chiến lược bao quát và khả thi, giúp định hướng rõ ràng cho cả team. Khóa học Strategy Formulation sẽ trang bị cho bạn một khung tư duy và bộ công cụ giúp xây dựng chiến lược tăng trưởng dài hạn một cách tự tin và thúc đẩy đội ngũ đạt được thành công bền vững.
