Tomorrow Marketers – Khi quản lý đội ngũ, hẳn bạn sẽ khó có thể chấp nhận tình trạng nhân sự làm việc không tập trung, năng suất không đạt chất lượng. Bên cạnh những kế hoạch bị gián đoạn, nếu tình trạng này kéo dài, những cá nhân ấy sẽ làm gánh nặng cho cả team, làm mất mất động lực cho những cá nhân khác.
Tình huống này thường đặt nhà quản lý vào cảnh tiến thoái lưỡng nan. Giữ họ lại cũng không tốt mà cho nghỉ cũng không được vì sẽ dồn áp lực công việc lên những nhân sự khác nếu chưa có nhân sự thay thế ngay lập tức. Lúc này, trước khi ra bất cứ quyết định nào, nhà quản lý nên tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân vấn đề trước để tìm ra phương hướng xử lý tốt nhất.
Trong bài viết sau, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu cách xử lý và đưa ra quyết định trong trường hợp này nhé.
Những chuyên gia về quản trị nói gì về tình trạng này?
Theo Jean-François Manzoni, Giáo sư ngành Quản trị tại INSEAD – Trường đại học hàng đầu thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đều ban hành những quy định xử lý nhân sự yếu kém. Tuy nhiên, khi ông nói chuyện với nhiều nhà lãnh đạo, họ đều thừa nhận những quy định đó đều không giúp ích nhiều trong các tình huống thực tế. Như vậy, khi gặp phải các tình huống này, các nhà lãnh đạo sẽ phải phụ thuộc vào kinh nghiệm của mình để khéo léo xử lý.
Dưới đây là một vài gợi ý của Mazoni để giúp lãnh đạo doanh nghiệp xử lý các tình trạng này.
Đừng chỉ tìm cách giải quyết ở bề nổi
Theo chia sẻ của Joseph Weintraub, giáo sư trong lĩnh vực Quản trị và Hành vi tổ chức tại trường đại học Babson, các nhà quản lý thường tránh nhìn nhận và đánh giá trực tiếp nguyên nhân vấn đề. Thay vào đó, họ chủ động luân chuyển nhân sự qua một vị trí khác để không ảnh hưởng tiêu cực đến dự án hiện tại, hoặc tránh đối mặt và hy vọng nhân sự sẽ tự nhận ra vấn đề để cải thiện.
Theo giáo sư Mazoni, đây là cách xử lý không tốt. Nếu vấn đề không được xử lý ngay khi chúng ta biết nó, tâm trạng và suy nghĩ của bạn sẽ ngày càng khó chịu với cấp dưới. Lâu dần, bạn và nhân sự sẽ đi đến kết thúc không tốt đẹp, tổn hại cho cả hai bên.
Trao đổi rõ ràng với nhân sự
Nhà quản lý không nên chỉ tập trung suy nghĩ xem nhân sự của mình cần thay đổi thái độ làm việc thế nào. Bởi hiệu quả công việc kém có thể cũng là kết quả của sự “mập mờ” trong kỳ vọng giữa hai bên. Vậy nên, một góc nhìn quan trọng khác cần xem xét chính là tác động của nhà quản lý đến vấn đề là như thế nào.
Để làm được vậy, không còn cách nào khác tốt hơn là trao đổi trực tiếp với họ. Nhà quản lý có thể bắt đầu bằng cách cho nhân sự tự đánh giá về hiệu suất làm việc của họ. Bên cạnh những đánh giá tổng quan, hãy yêu cầu họ liệt kê ra các chỉ số mà họ cho là quan trọng nhất để đo lường hiệu suất, xem bạn và nhân sự có đang cùng đánh giá hiệu suất làm việc bằng những chỉ số giống nhau hay không.
Trong trường hợp, họ cũng đang nhận thức được hiệu quả công việc đang không tốt, bạn có thể tiến hành tìm hiểu sâu hơn về nguyên nhân đằng sau. Nguyên nhân có thể do họ đang bị kiệt sức, quá tải công việc, hoặc đang có vấn đề cá nhân. Đừng vội chỉ trích, hãy lắng nghe chia sẻ của họ trước khi đưa ra bất cứ kế hoạch nào. Một số câu hỏi mở giúp bạn hiểu suy nghĩ của nhân sự hơn là:
- Bạn thấy sao về khối lượng công việc hiện tại? Công việc nào đang làm bạn muốn trì hoãn?
- Vấn đề nào đang làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn? (đồng nghiệp, gia đình, cá nhân…)
- Bạn đang thấy sao về tương lai của công ty và bạn có muốn là một phần trong tương lai đó không?
- Có kỳ vọng hay KPIs nào mà team đặt ra mà bạn cảm thấy vô lý hoặc phi thực tế không?
- …
Đọc thêm: Tổ chức one-on-one meeting thế nào để tránh những cuộc trò chuyện sao rỗng, không mang lại giá trị?
Ngược lại, rất có thể họ đang đánh giá hiệu suất của mình không đúng nên vẫn nghĩ mình đang làm tốt. Lúc này, bạn sẽ cần trao đổi với họ về công việc của team đang bị ảnh hưởng thế nào, và làm rõ các kỳ vọng của mình và các tiêu chí bắt buộc phải đạt được. Những nhận xét chung chung như “Em không chủ động trong công việc” làm nhân sự mơ hồ, không thấy được sai phạm của họ. Thay vào đó, hãy cụ thể hóa như, “Anh không thấy em phản hồi một nửa số email anh gửi, và phải mất đến một ngày mới trả lời 3 email gần đây nhất. Ngoài ra, anh thấy em không hoàn thành công việc đúng deadline mà cũng không chủ động đưa ra thông báo trước với cả team.”
Đọc thêm: Constructive Feedback – Góp ý thể nào để không làm mất động lực làm việc của nhân sự?
Cùng nhân sự lên kế hoạch cải thiện
Lưu ý rằng, trước khi lên kế hoạch, bạn sẽ cần đánh giá xem nhân sự này có sẵn sàng cam kết để cải thiện tình hình hay không. Trong nhiều trường hợp, nhân sự sẽ giữ tư duy bảo thủ, khó chấp nhận là mình đang phạm sai lầm để thay đổi. Lúc này, nếu không thể chấp nhận để giữ lại nhân sự này, bạn sẽ cần ra quyết định dứt khoát để tránh ảnh hưởng đến tinh thần của team. Bởi, người khác hẳn sẽ thấy rất khó chịu nếu như người bên cạnh mình không làm việc nhưng cũng không có hình phạt phù hợp.
Ngược lại, nếu nhân sự đón nhận góp ý và sẵn sàng thay đổi thái độ làm việc của mình, hãy cùng họ lên một kế hoạch cụ thể. Khi thực hiện phần này, Manzoni khuyên nhà quản lý nên làm theo một vài gợi ý sau:
- Tôn trọng ý kiến của nhân sự. Hãy hỏi họ trước về kế hoạch mà họ dự định để cải thiện tình trạng này. Sau đó, bạn đưa ra ý kiến bổ sung để tạo thành kế hoạch hoàn chỉnh.
- Đảm bảo kế hoạch bao gồm cả KPIs đo lường và deadline rõ ràng. Không có KPIs và Deadline cụ thể, nhân sự sẽ mù mờ về nhiệm vụ của mình. Họ sẽ đặt ra nhiều câu hỏi trong quá trình làm việc, gây tốn thời gian cả hai bên. Bên cạnh đó, khi không có KPIs và Deadline cụ thể, bạn sẽ thiếu cơ sở để đánh giá sự tiến bộ của họ.
- Tìm hiểu xem nhân sự cần hỗ trợ những gì. Một nhân viên mới nếu không được training về quy trình làm việc và tiêu chuẩn họ cần đáp ứng, họ có thể gặp khó khăn khi đảm nhận công việc thực tế. Giả sử, một nhân viên bán hàng khó có thể tạo niềm tin và thuyết phục khách hàng nếu không được training đầy đủ các lợi ích sản phẩm mang lại. Manager cần biết “lỗ hổng” nào dẫn đến tình trạng yếu kém của nhân sự để có sự hỗ trợ phù hợp.
- Chỉ ra những lợi ích nhận sự nhận được khi họ cải thiện. Nhân sự sẽ có động lực cố gắng hơn nếu họ nhận thấy lợi ích của sự thay đổi. Nhưng cũng cần lưu ý, bạn không nên hứa hẹn những lợi ích không có thật. Bởi nếu nhân sự không thực sự nhận được điều đó khi hoàn thành các mục tiêu đề ra, họ sẽ dần mất niềm tin vào bạn.
Đồng hành cùng nhân sự trong quá trình cải thiện
Một cuộc trao đổi sẽ là không đủ để cải thiện vấn đề. Khi đã cùng nhân sự hệ thống được các ưu tiên họ cần làm, hãy dành thời gian để liên tục đánh giá kết quả của họ trong quá trình thử thách. Hãy thống nhất lịch cập nhật tiến độ với họ, có thể theo tuần hoặc theo ngày.
Bằng cách này, bạn cũng sẽ biết nhân sự đang cần hỗ trợ (đào tạo, hay người dẫn dắt,…) ở phần nào để đạt được mục tiêu đặt ra. Ngoài ra, việc này cũng cho nhân sự thấy sự hỗ trợ và quan tâm nhiệt tình từ phía nhà tuyển dụng, họ sẽ có thêm động lực để hoàn thành tốt công việc của mình.
Khi đã hết thời gian thử thách, mặc dù sẽ rất khó khăn nhưng bạn sẽ phải dứt khoát sa thải họ nếu không thấy sự cải thiện. Bởi tình thần làm việc của những nhân sự hiện tại nên được đặt là ưu tiên quan trọng nhất. Ngược lại, nếu nhân sự hoàn thành được yêu cầu đặt ra, đừng quên tán dương nỗ lực của họ. Sự công nhận này sẽ giúp nhân viên tin tưởng vào khả năng của họ và truyền cảm hứng để tiến bộ hơn nữa.
Tạm kết
Đồng hành với nhân sự, giúp họ tiến bộ cùng sự phát triển của doanh nghiệp sẽ tạo ra một văn hóa lành mạnh, giảm thiểu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc (turn-over rate). Một môi trường chú trọng sự phát triển của nhân sự hẳn sẽ là nơi mà ai cũng muốn làm việc.
Nếu những giá trị văn hóa này được truyền tải ra bên ngoài một cách rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thu hút những người tài. Chi tiết về cách truyền thông ra bên ngoài những tinh thần và giá trị của doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn chi tiết trong khóa học Employer Branding & Hiring. Tham gia khóa học để lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm Employer Branding và cách tạo nguồn ứng viên tiềm năng.
Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức.
