Tomorrow Marketers – Theo Michael Watkins, tác giả cuốn sách The First 90 Days, đa số mọi người đều rất phấn khích khi bắt đầu một công việc mới. Tuy vậy, trong khoảng thời gian này, tâm lý người lao động cũng rất dễ bị tác động tiêu cực nếu gặp phải môi trường làm việc không tốt. Và chương trình Onboarding ra đời, là sự quan tâm của doanh nghiệp dành cho người mới, giúp họ nhanh chóng thích nghi hơn.
Trong bài viết này, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu khái niệm Onboarding, và một vài gợi ý để quá trình Onboarding diễn ra hiệu quả nhé!
Chương trình Onboarding là gì?
Onboarding thường được hiểu là quá trình chào đón và giúp nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc mới. Đối với đa số doanh nghiệp, quá trình này chỉ diễn ra trong một hoặc hai ngày đầu làm việc nhằm cung cấp thông tin sơ bộ về quy trình làm việc. Trong vài trường hợp khác, chương trình Onboarding có thể kéo dài vài tháng đến một năm. Nó xâu chuỗi các hoạt động khác nhau như: họp riêng với quản lý trực tiếp, tham quan công ty, các chương trình đào tạo… giúp nhân viên mới hiểu phạm vi công việc của mình, cũng như cấu trúc và văn hóa của doanh nghiệp.
Một chương trình onboarding tốt sẽ giúp:
- Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên mới: Khi tiếp xúc với một môi trường mới, trạng thái bất an, không thoải mái, và lo sợ mình không làm tốt công việc là cảm xúc phổ biến của hầu hết mọi người. Đóng vai trò như cầu nối giúp nhân viên làm quen với nơi mới, chương trình onboarding giúp họ thoải mái hơn trong suy nghĩ để phát huy hết khả năng của mình.
- Tạo sự tin tưởng giữa nhân viên mới và doanh nghiệp: Qua những thông tin từ hoạt động truyền thông tuyển dụng và phỏng vấn, ứng viên cũng đã có mường tượng và kỳ vọng nhất định về trải nghiệm làm việc tại doanh nghiệp. Vậy nên, quá trình Onboarding đóng vai trò quan trọng để chứng minh kỳ vọng của họ với doanh nghiệp là chính xác, góp phần tạo dựng niềm tin bên trong họ với doanh nghiệp.
- Rút ngắn thời gian làm quen với công việc mới: Thông qua những hoạt động đào tạo trong quy trình Onboarding, nhân viên mới sẽ nhanh chóng hiểu họ phải làm gì và làm như thế nào thay vì phải tự mình mày mò.
Onboarding thế nào để nhân viên mới dễ dàng bắt kịp công việc?
Truyền tải văn hóa ngay từ khi phỏng vấn
Một chương trình Onboarding đem lại hiệu quả tốt nhất khi xuất phát ngay từ khâu phỏng vấn và đánh giá mức độ tiềm năng của ứng viên. Tại bước này, nếu doanh nghiệp có thể trao đổi thẳng thắn với ứng viên về văn hóa của mình, nó sẽ hạn chế việc ứng viên nản chí khi mới bắt đầu vì thực tế doanh nghiệp không đúng với những gì họ kỳ vọng.
Sau đó, trong những ngày làm việc đầu tiên, hãy tạo điều kiện cho nhân viên mới tương tác nhiều với đồng nghiệp. Bởi, con người chính là khía cạnh phản ánh văn hóa rõ ràng nhất, thay vì chỉ đọc những con chữ khô khan được viết trên giấy. Cụ thể, nhà quản lý hoặc chuyên viên nhân sự có thể dẫn nhân viên mới tham quan công ty và giới thiệu họ với những phòng ban hoặc cá nhân mà họ sẽ cần hợp tác trong thời gian tới.
Nhân viên mới cũng dễ bắt kịp công việc hơn nếu được đồng nghiệp hỗ trợ trong 90 ngày đầu, theo Dawn Klinghoffer – Trưởng bộ phận HR Analytics tại Microsoft. Nhận định này được đưa ra dựa trên kết quả của thử nghiệm ghép cặp nhân viên mới và cũ tại Microsoft. Nó cho thấy rằng, có đến 97% nhân viên mới cảm thấy họ làm việc hiệu quả hơn khi có sự giúp đỡ từ nhân viên sở tại. Khi thực hiện ghép cặp như vậy, nhân viên mới sẽ có cơ hội để trao đổi và tương tác với đồng nghiệp của mình nhiều hơn, giảm bớt căng thẳng để làm việc thoải mái. Bên cạnh đó, thay vì chờ người quản lý bận rộn của mình giải đáp những thắc mắc, họ có thể nhanh chóng trao đổi với người đồng hành của mình để biết cách xử lý công việc kịp tiến độ của bộ phận.
Giúp nhân viên mới hiểu kiến thức trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Mỗi lĩnh vực kinh doanh lại yêu cầu kiến thức nền khác nhau. Vậy nên, việc trang bị cho người mới những hiểu biết về ngành sẽ giúp họ nhanh chóng hiểu và bắt đầu công việc trơn tru hơn, đặc biệt khi họ là người ‘ngoại đạo’.
Hãy cùng tìm hiểu ví dụ thực tế sau để thấy tầm quan trọng của việc đào tạo kiến thức chuyên ngành. Năm 2014, anh Minh Hoàng, Giám đốc tại một đơn vị tư vấn giải pháp Marketing, đã tuyển Sơn làm nhân viên tư vấn. Mặc dù Sơn có kinh nghiệm tư vấn nhiều mảng khác nhau, nhưng anh chỉ nắm được sơ qua về Marketing và cũng không hề biết sự tồn tại của những thuật ngữ chuyên sâu cần sử dụng khi làm việc. Thật sơ suất khi anh Minh Hoàng lại cho rằng marketing quá phổ biến nên chẳng truyền đạt lại gì cho Sơn cả. Hệ quả là ngay buổi gặp đầu tiên với khách hàng, Sơn đã sử dụng sai thuật ngữ và gây ‘mất điểm’ nghiêm trọng với khách hàng.
Sau đó, anh Minh Hoàng đã nhận ra thiếu sót của mình trong quá trình Onboarding nhân viên mới. Để tránh tình trạng này tiếp tục xảy ra, anh Minh Hoàng đã cung cấp một bản tài liệu bao gồm tất cả những thuật ngữ và chỉ số mà Sơn cần biết. Ngoài ra, anh Minh Hoàng cũng tổ chức các buổi tư vấn giả định giữa anh và Sơn để giúp nhân viên của mình hiểu không chỉ nắm được các chỉ số mà còn nắm rõ các trường hợp sử dụng khi tư vấn cho khách. Sau một tháng kết hợp giữa đào tạo và làm việc thực tế, hiệu quả công việc của Sơn tăng lên nhanh chóng bởi anh đã nắm chắc kiến thức và tự tin đưa giải pháp cho khách hàng. Nhận thấy hiệu quả từ việc đào tạo này, anh Minh Hoàng đã thực hiện phương pháp tương tự mỗi khi công ty tuyển nhân sự.
Giúp nhân viên mới hiểu rõ vai trò của họ ngay từ những ngày đầu
Khi nhân viên hiểu vai trò của họ trong bức tranh tổng thể, họ sẽ hiểu mình cần tập trung làm việc gì, trang bị kỹ năng gì thay vì loay hoay tự tìm định hướng. Giả sử như, khi một chuyên viên Marketing mới đến làm việc, họ được định hướng rõ ràng vai trò mở rộng tệp khách hàng bằng cách tăng trưởng được lưu lượng truy cập tự nhiên website. Làm như vậy, họ sẽ dễ định hướng được cần làm loại nội dung nào, sử dụng các kênh ra sao, thay vì loay hoay giữa quá nhiều định dạng.
Trên bài viết của mình tại Harvard Business Review, Dick Grote, tác giả cuốn sách How to Be Good at Performance Appraisals, đã chia sẻ phương pháp của Texas Instrument: Nhân viên mới được trao đổi về cách đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp. Bảng đánh giá này giúp người mới hiểu được 3 điểm chính sau:
- Họ cần làm gì? – Xác định được mục tiêu, mốc thời gian hoàn thành nhiệm vụ, cùng với đó là chỉ số đánh giá hiệu suất.
- Họ cần hoàn thành những công việc ấy theo cách thức nào? – Hiểu cụ thể những tiêu chuẩn hay cách thức làm việc phù hợp để hoàn thành công việc.
- Công việc của họ đóng vai trò gì trong việc hoàn thành mục tiêu kinh doanh của công ty? – Hiểu vai trò của mình trong bức tranh tổng thể của doanh nghiệp, giúp họ có thêm động lực và trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc của mình.
Ngoài ra, việc đưa ra nhận xét thường xuyên về công việc của họ cũng hết sức quan trọng, bởi nó giúp người mới kịp thời nhận ra điểm tốt và chưa tốt của mình để có định hướng cải thiện. Song song, doanh nghiệp cũng nên đón nhận những đóng góp của nhân viên trong quá trình làm việc của họ để biết cách hỗ trợ họ tốt hơn.
Chăm chút từ những điều nhỏ nhặt để nhân viên làm việc suôn sẻ
Tưởng chừng như không quan trọng, nhưng khi từng yếu tố cơ bản như: thẻ ra vào văn phòng, email công việc, bàn làm việc sạch sẽ,…được chuẩn bị đầy đủ, nhân viên sẽ thấy mình được trân trọng hơn trong môi trường mới. Thực tế, theo chia sẻ của Watkins, ông đã từng chứng kiến nhiều nhân viên mới cảm thấy mình bị bỏ rơi, giảm hứng thú và động lực làm việc khi họ không được cấp thẻ ra vào công ty, khiến họ phải đi lòng vòng mà không biết phải làm gì.
Bên cạnh đó, theo lời khuyên của Dick Grote, ngoài trao đổi công việc, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích các nhân sự hiện tại cởi mở hơn với nhân viên mới nhằm giúp họ không cảm thấy lạc lõng, ví dụ như trò chuyện với họ trong bữa cơm trưa. Điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt, nhưng lại rất cần thiết để giúp nhân viên mới dễ hòa nhập hơn với mọi người.
Cho nhân viên mới thời gian để phát triển
Theo Dick Grote, khi bắt đầu công việc, nhân viên mới cần được khởi động ngay với một khối lượng công việc hợp lý. Bởi nếu không được bắt đầu ngay, họ sẽ rất dễ cảm thấy nhàm chán, lạc lõng, không biết tại sao mình lại có mặt ở đây.
Tuy vậy, doanh nghiệp cũng không nên đặt quá nhiều áp lực cho họ vào những ngày đầu tiên. Những công việc yêu cầu trách nhiệm, độ khó cao chỉ nên được giao khi họ đã hòa nhập được với môi trường mới. Bởi, khi có sự thay đổi trong cách làm việc và văn hóa, kỳ vọng một người mới nhanh chóng hăng say cống hiến và hoàn thành tốt công việc như những ‘kỳ cựu’ tại công ty là một điều không mấy khả thi. Theo Watkins: “Đối với những nhân sự cấp cao, nếu họ được luân chuyển công tác giữa 2 vị trí khác nhau trong cùng một công ty, cũng cần phải mất đến 6 tháng để họ có thể tạo ra giá trị. Vậy nên, nếu là nhân sự mới, xa lạ so với văn hóa và cách làm việc của công ty, có thể mất đến cả năm để họ có thể thực sự hòa nhập và đóng góp.”
Một trong những cách hiệu quả để ước lượng khoảng thời gian hoà nhập chính là lấy ý kiến từ những nhân viên hiện tại. Bằng cách khảo sát, doanh nghiệp có thể đưa ra tiêu chuẩn về mức độ kỳ vọng.
Đọc thêm: Tại sao nhân viên mới xin nghỉ việc ngay khi vừa đi làm?
Tạm kết
Onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên hiểu môi trường làm việc, giúp họ dễ dàng hòa nhập và bắt kịp công việc. Tuy vậy, yếu tố góp phần tạo thành quá trình Onboarding không chỉ đến từ phía nhà tuyển dụng, mà nó còn phụ thuộc vào độ phù hợp và tiềm năng của người mới.
Lúc này, việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng để truyền tải các điểm đặc trưng trong môi trường doanh nghiệp giúp thu hút các ứng viên phù hợp là rất cần thiết. Chi tiết về cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh chính là nội dung khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers.
Với sự hướng dẫn từ các trainers đến từ cả tập đoàn Đa quốc gia và doanh nghiệp nhỏ, học viên sẽ hiểu cách xây dựng Định vị thương hiệu nhà tuyển dụng, xây dựng hành trình ứng viên (Candidate Journey), từ đó thiết kế những hoạt động truyền thông phù hợp và tạo ra trải nghiệm ý nghĩa cho ứng viên ở từng điểm chạm quan trọng. Qua 8 buổi học, Trainers sẽ cùng học viên tìm hiểu 03 nội dung chính:
- Employer Branding – Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
- Candidate Sourcing – Cách tạo nguồn ứng viên
- Candidate Qualifying – Đánh giá chất lượng ứng viên.
Tham gia khoá học Employer Branding & Hiring để xây dựng thương hiệu tuyển dụng & tăng trưởng nguồn ứng viên cho doanh nghiệp của bạn nhé. Tìm hiểu thêm về khóa học tại đây.
Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!