Business intelligence là gì? Bí quyết áp dụng business intelligence thành công trong doanh nghiệp

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Business intelligence (BI) là cơ sở hạ tầng kỹ thuật với chức năng thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu do các hoạt động của công ty tạo ra. BI là một thuật ngữ rộng bao gồm khai phá dữ liệu (data mining), phân tích quy trình (process analysis), đo lường & so sánh hiệu suất (performance benchmarking) và phân tích mô tả (descriptive analytics).

BI phân tích tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp và trình bày thành các báo cáo dễ hiểu, với các thông tin về hiệu suất, xu hướng,… nhằm phục vụ cho quá trình ra các quyết định.

BI phân tích các dữ liệu của doanh nghiệp

Đọc thêm: Doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào? – Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

Bí quyết áp dụng Business Intelligence thành công trong doanh nghiệp

1. Lập một kế hoạch hoàn chỉnh để triển khai Business Intelligence

Tạo một kế hoạch BI nhỏ gọn mà bạn có thể tham khảo định kỳ và theo dõi tiến độ của mình là điều hết sức quan trọng. Khi xây dựng các dự án BI, bạn càng thu thập được nhiều thông tin vào thời điểm bắt đầu, bạn càng có khả năng kiểm soát tốt hơn trong suốt quá trình. Do đó, bạn cần biến các chiến lược lớn thành những kế hoạch vận hành chi tiết để có thể giải đáp tất cả các vấn đề về dữ liệu, đồng thời cải thiện hiệu suất chung.

Trong thực tế, điều đó có nghĩa là trả lời các câu hỏi như sau:

  • Chúng ta dành bao nhiêu thời gian cho các quy trình báo cáo?
  • Chúng ta cần một công cụ sẽ được sử dụng bởi toàn bộ công ty hay chỉ một vài bộ phận nhất định? Điều này sẽ tạo nên ảnh hưởng như thế nào?
  • Ai sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện dự án BI?
  • Kết quả chúng ta muốn đạt được là gì?

Trên đây chỉ là một số ý tưởng về dự án BI, bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình. Trong những bước tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào các chi tiết, tuy nhiên, hãy lưu ý là dự án của bạn cần có nền tảng vững chắc, mang tính hệ thống cao để tránh những rắc rối sau này.

Càng thu thập được nhiều thông tin trước khi bắt đầu càng đảm bảo rằng bạn sẽ có một quy trình quản lý dự án ổn định và lường trước được những vấn đề tiềm tàng. Đồng thời, bạn cũng cần lưu ý rằng kết quả cuối cùng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong thực tế và bạn cần có những nguồn lực BI linh hoạt để đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Mặc dù bạn không thể đoán trước tương lai, bạn cần phải biết cách thích ứng với nó.

2. Xác định các mục tiêu

Bên cạnh các quy trình lập kế hoạch, việc xác định mục tiêu và đặt KPI phù hợp cũng là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công. Mặc dù có rất nhiều ví dụ về KPI mà bạn có thể lựa chọn, chỉ một vài trong số đó sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi kinh doanh cụ thể của mình. Nếu bạn bạn làm trong lĩnh vực tài chính, các phân tích tài chính sẽ là “xương sống” trong các hoạt động của bạn. Tương tự, nếu bạn làm trong ngành Nhân sự, thì các mẫu báo cáo HR dashboard mới là điều bạn cần.

Ở bước thứ 2 này, điều quan trọng chính là trả được câu hỏi: Công ty hoặc tổ chức của bạn đưa ra quyết định kinh doanh theo cách nào và chất lượng của những quyết định này được đo lường như thế nào? Một gợi ý hữu ích khác là hãy bắt đầu từ những việc nhỏ – bạn phải đi bộ trước khi bạn có thể chạy.

3. Tham khảo ý kiến các bên liên quan

Có được sự tham gia của các bên liên quan vào quá trình triển khai là điều hết sức quan trọng vì bạn cần xác định các nhu cầu, mong muốn cụ thể cũng như cách họ sẽ sử dụng dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích. Việc phân tích kỹ lưỡng các bên liên quan của từng bộ phận, phòng ban có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong trong tương lai và tạo ra thành công trong các dự án BI của bạn.

Hãy thu hút sự tham gia của các phòng ban liên quan và trả lời các câu hỏi như: Ai sẽ làm việc với dự án BI? Các chuyên gia phân tích, ban giám đốc hay trưởng bộ phận? Bạn cũng có thể tiến hành phỏng vấn và hỏi trực tiếp từng người có liên quan để tránh các vấn đề về liên lạc giữa các bộ phận sau khi dự án và các công cụ BI trực tuyến đã được triển khai. Việc này sẽ tạo ra nền tảng vững chắc và giúp bạn hạn chế những rắc rối và sự sai lệch thông tin sau này.

4.  Để ý tới đội nhóm và ngân sách của bạn

Ngay cả trong các dự án truyền thống, việc xây dựng một đội nhóm phù hợp cũng không phải việc dễ dàng. Chuyên môn kỹ thuật là chưa đủ mà mỗi thành viên còn phải có kiến ​​thức về ngành cụ thể, do đó, hãy dành thêm thời gian cho việc xác định các ứng viên có năng lực phù hợp với dự án BI của bạn.

Hãy ghi chép cẩn thận về trách nhiệm và các nguồn lực cần thiết, lập kế hoạch cho sự tham gia của các bên liên quan và các chuyên gia như nhà phân tích dữ liệu (data analyst), nhà phân tích kinh doanh (business analyst), ETL developer,… tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án.

Vai trò và trách nhiệm trong dự án BI sẽ khác nhau – tùy thuộc vào từng công ty, nhưng dưới đây là một số lưu ý chung bạn cần nhớ:

  • Xác định ngân sách dự án trước khi thực hiện các giải pháp BI
  • Xác định các nguồn lực của dự án và các yêu cầu về nhân sự
  • Xác định vai trò, trách nhiệm cụ thể của từng thành viên trong nhóm

Sau khi bạn đã thiết lập kế hoạch và xác định mục tiêu của mình, đã đến lúc xóa tất cả các thông tin lộn xộn và xác định khung thời gian cụ thể. Để gặt hái đầy đủ những thành quả mà một dự án phân tích và BI có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn,  sở hữu quy trình quản lý KPI là chưa đủ. Đến thời điểm này, bạn đã phải xác định được những câu hỏi kinh doanh quan trọng, cũng như bắt tay vào hành động.

Hãy đảm bảo bạn xây dựng một lịch trình để phê duyệt và triển khai tất cả các quy trình liên quan. Bạn cần một tháng hoặc sáu tháng để hoàn thành dự án và bắt đầu sử dụng công cụ BI? Nếu bạn phải đối mặt với những thách thức, bạn có thể kết nối với các chuyên gia BI để có được sự tư vấn phù hợp.

6. Lên ý tưởng cho BI dashboard: Xác định các thành phần quan trọng

Khi bạn đã hoàn thành nghiên cứu thông tin, xác định các câu hỏi kinh doanh quan trọng, tập hợp đội nhóm và xác định khung thời gian của dự án, việc cần thiết tiếp theo chính là lên ý tưởng cho BI dashboard của bạn.

Để có một bức tranh rõ ràng hơn về một dự án BI, bạn cần triển khai các dashboard như một thành tố quan trọng – cần được xem xét và phát triển một cách kỹ lưỡng. Lùi một bước khỏi máy tính đề soạn thảo các yếu tố thiết yếu của dashboard là điều bạn nên làm. Nó sẽ cho bạn một tầm nhìn toàn diện và giúp bạn mô phỏng dashboard dựa trên phạm vi và yêu cầu cụ thể của dự án.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một dashboard quản lý dự án để luôn cập nhật các quy trình giám sát trong tương lai. Trong bước này, điều quan trọng là bạn phải soạn thảo và trực quan hoá các yếu tố mà bạn muốn  khai. Bằng cách đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những gì sẽ xảy ra cũng như biết cách làm việc với các kỹ thuật, công cụ tương ứng hay những người mà bạn cần giao tiếp cùng. Một lần nữa, phải nhấn mạnh lại tầm quan trọng của việc chuẩn bị trước – bạn càng chuẩn bị kỹ, khả năng bạn thành công càng cao.

Đọc thêm: Mẫu marketing dashboard giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu quả bộ phận marketing

7. Tập trung vào kỹ thuật

Ở giai đoạn này, bạn đã phát triển kế hoạch của mình, xác định khung thời gian và giao tiếp với các bên liên quan. Bây giờ là lúc để chọn công cụ dashboard phù hợp. Do mỗi dự án đều khác nhau, bạn cần thiết lập yêu cầu cụ thể của mình về công cụ. Bạn hiện đang làm việc với loại cơ sở dữ liệu nào? Bạn có cần hợp nhất các nguồn dữ liệu khác nhau (phân tích về marketing, mạng xã hội,…) không? Bạn cũng cần lưu ý về đối tác của mình – một đối tác tốt sẽ đáp ứng các yêu cầu của bạn và phù hợp với phạm vi & ngân sách của dự án.

Hãy nhớ rằng BI và các dự án phân tích, về bản chất, chính là những chương trình kinh doanh (business program). Bạn sẽ cần sự trợ giúp của phòng IT, nhưng tư duy “business first” (đặt kinh doanh lên đầu) sẽ giúp bạn vận hành dự án dễ dàng hơn và có được bức tranh toàn cảnh. 

8. Triển khai giải pháp Business Intelligence và đo lường mức độ thành công

Không dễ để đánh giá và định lượng mức độ thành công của một giải pháp BI, tuy nhiên, một cách tính đơn giản như dưới đây có thể giúp bạn biết được mình tiết kiệm được bao nhiêu chi phí trong 1 năm.

Cách tính chi phí tiết kiệm được trong một năm

9. Xây dựng hệ thống hỗ trợ và đào tạo

Việc thiết lập hệ thống hỗ trợ và đào tạo là rất cần thiết để từng thành viên có thể làm quen với các ứng dụng và công cụ BI mới. Điều này cũng quan trọng như việc nghiên cứu và phân tích trước khi triển khai dự án vậy. Giai đoạn này cần được thực hiện cẩn thận, bởi ngay cả khi bạn có đội ngũ nhân sự và quản lý xuất sắc nhất, nếu họ không được đào tạo kỹ lưỡng về kiến thức và được hỗ trợ về mặt kỹ thuật, dự án sẽ không đạt hiệu quả tối ưu và do đó, bạn cũng đánh giá sai về đầu vào cần thiết của dự án.

Trong trường hợp này, bất kể bạn sử dụng phần mềm BI chăm sóc sức khỏe hay biên soạn bộ công cụ khoa học dữ liệu cho đội ngũ của mình, điểm mấu chốt ở đây là mỗi người cần biết họ đang làm gì và mục tiêu họ đang cố đạt được là gì. Bằng cách đó, dự án BI của bạn có thể vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

10. Trao đổi và bàn bạc thường xuyên

Như đã nói ở trên, việc phỏng vấn các bên liên quan, tập hợp một đội ngũ tốt và lê kế hoạch cụ thể là rất quan trọng. Giữa các bước này, bạn phải liên lạc thường xuyên để giảm thiểu mọi nghi ngờ hoặc rủi ro về thông tin sai. Việc hỏi phản hồi (feedback) khi bắt đầu, trong quá trình và khi kết thúc dự án là điều rất cần thiết. Để đảm bảo thành công của dự án, hãy lên lịch các buổi họp định kỳ và hỗ trợ việc hỏi đáp.

Bên cạnh đó, trao quyền cho người dùng bằng cách cho phép họ bày tỏ ý kiến ​​của mình trong quá trình lập kế hoạch và phát triển dự án sẽ đảm bảo việc trao đổi thông tin lành mạnh – vốn là yếu tố quan trọng để tạo nên thành công trong các dự án kinh doanh dù nhỏ hay lớn.

Tóm lại, BI và dự án phân tích của bạn cần kế hoạch chi tiết, các công cụ phù hợp nhất với phạm vi của công ty & dự án và giao tiếp hiệu quả (giữa các thành viên trong đội nhóm cũng như các phòng ban liên quan).

Tạm kết

Để tận dụng tốt hiệu quả của Business Intelligence, điều quan trọng nhất là xác định mục tiêu của doanh nghiệp, xem doanh nghiệp muốn đo lường và theo dõi những chỉ số nào, nếu có những dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể để xuất những hành động cụ thể gì. Nói cách khác, áp dụng Business Intelligence là việc hiểu nhu cầu doanh nghiệp và tận dụng công cụ để đáp ứng nhu cầu đó một cách hoàn thiện nhất. . Tất cả điều này nằm ở tư duy khai thác và sử dụng dữ liệu trong vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn muốn củng cố tư duy và bắt đầu xây dựng hệ thống marketing tự động cho doanh nghiệp của mình, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers Academy!

Tagged: