Mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự và quy trình tuyển dụng

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả thì trước hết mỗi nhân viên cần hoạt động hiệu quả. Đảm bảo quyền lợi của người lao động, xây dựng môi trường làm việc thoải mái sẽ kích thích sự nhiệt tình, sáng tạo và cam kết gắn bó của nhân viên. Khi năng suất mỗi người đều tăng lên một chút, doanh nghiệp sẽ thu về được lợi nhuận lớn. Và quan trọng hơn là bộ máy nhân sự càng ngày càng vững chắc, đoàn kết, ổn định. Vậy để củng cố bộ máy đó, để theo dõi tình hình nhân sự, quản lý quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp có thể xây dựng những loại báo cáo nào? Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu một số mẫu báo cáo qua bài viết dưới đây nhé!

Đọc thêm: Sử dụng hệ thống dữ liệu nội bộ để phát triển bộ phận nhân sự như thế nào?

Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên (Employee Performance Dashboard)

Dashboard đầu tiên giúp bạn nắm bắt hành vi, hoạt động và hiệu suất của đội ngũ nhân sự. Các nhà quản lý sẽ có trong tay bức tranh tổng quan về lực lượng lao động và biết rằng họ đang làm việc như thế nào. Phần trên cùng của dashboard là dữ liệu về tình trạng thường xuyên vắng mặt (absenteeism), số ngày vắng mặt trung bình hàng năm (average yearly absenteeism in days), tỷ lệ trung bình, và sự dao động của chỉ số này trong vòng 5 năm trở lại. Đây là một chỉ số quan trọng thể hiện sự cam kết và động lực làm việc của nhân viên. Khi một nhân viên cảm thấy mất động lực, họ thường báo ốm và xin nghỉ, và nhìn chung năng suất làm việc cũng bị ảnh hưởng theo đó. Hãy kiểm soát dữ liệu về tình trạng vắng mặt và tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới vấn đề này, vì nếu tỷ lệ này tăng lên quá cao thì nó sẽ tác động xấu tới tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty.

Mẫu báo cáo tình tình nhân sự

Phần tiếp theo của mẫu báo cáo tập trung vào Hiệu quả lao động tổng thể (Over Labor Effectiveness – OLE), hay có thể hiểu là năng suất của nhân viên (Employee productivity). Chỉ số này đo lường dựa trên các tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp đã đặt ra trước đó. Ngày trước, các doanh nghiệp đánh giá chỉ số này dựa theo nguyên tắc thời gian làm việc. Tuy nhiên, khi tính linh hoạt ngày càng được đề cao, nhà quản lý dần chuyển sang quan tâm tới kết quả công việc, thay vì siết chặt thời gian và theo dõi xem ai dành nhiều thời gian cho công việc hơn. Bạn có thể thiết lập tiêu chuẩn đo lường sao cho phù hợp với từng bộ phận và tính chất của tổ chức.

Một chỉ số tiếp theo trong báo cáo theo dõi hiệu suất làm việc là trung bình thời gian làm việc ngoài giờ của nhân viên. Theo dõi số liệu này, bạn sẽ biết liệu công ty có đang thiếu nhân lực, hay nhân viên có cần được đào tạo thêm để nâng cao năng suất hay không. Một trường hợp khác, chỉ số này cũng báo hiệu sự gia tăng đột ngột trong hoạt động và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta không thể dùng trung bình thời gian làm thêm ngoài giờ như một tiêu chuẩn trong công ty, bởi áp lực liên tục và khối lượng công việc đè nặng sẽ dần khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng và mất đi động lực. Một cách để bạn khắc phục khi chỉ số này tăng lên quá cao là tuyển dụng và đào tạo thêm nhân sự. Việc này có thể ảnh hưởng tới tài chính và làm chi phí đào tạo tăng trong một khoảng thời gian, nhưng nếu tuyển dụng đúng cách, bạn sẽ nhận được đền đáp xứng đáng cho khoản đầu tư của mình.

Đọc thêm: Data analysis là gì? – Quy trình và phương pháp phân tích dữ liệu bạn cần biết

Theo dõi quy trình tuyển dụng (Recruiting Dashboard)

Một khía cạnh quan trọng khác mà bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm là tuyển dụng. Dashboard này sẽ liên kết và trực quan hoá toàn bộ các dữ liệu trong quá trình tuyển dụng, giúp liên kết trực tiếp vấn đề kinh doanh với chiến lược thu hút nhân tài.

Theo dõi quy trình tuyển dụng

Dashboard tập trung vào các chỉ số tuyển dụng cho bộ phận HR và các dữ liệu liên quan tới ứng viên, tới những người đã được tuyển thành công. Đánh giá phễu tuyển dụng là một nhiệm vụ quan trọng để biết được tổng số đơn ứng tuyển, có bao nhiêu phần trăm trong tổng lượng đơn đó qua được vòng đầu tiên và bước vào buổi phỏng vấn, có bao nhiêu ứng viên tới vòng đánh giá năng lực và nhận được lời mời làm việc. Từ đó, bạn có được tỷ lệ chuyển đổi, vượt ra ngoài giới hạn của việc phải tuyển đủ người, bạn sẽ đánh giá được hiệu quả của các phương pháp tuyển dụng để tối ưu chi phí cho phần này: Làm sao để tuyển được ứng viên phù hợp với mức chi phí thấp nhất?

Để tìm ra phương án tuyển dụng tốt nhất, bạn có thể so sánh với các KPIs khác như tỷ lệ giữ chân nhân viên sau 90 ngày (employee retention after 90 days) hay tỷ lệ thay đổi nhân sự (employee turnover). Employee turnover đề cập đến số lượng hay phần trăm nhân viên rời khỏi công ty và được thay thế bằng người mới, nó cho thấy điều gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn. Họ rời đi tự nguyện hay bị ép buộc? Liệu công ty có chính sách giữ chân nhân tài tốt hay không? Thường thì, quyết định rời bỏ tổ chức thường bắt nguồn từ người quản lý, từ môi trường làm việc, hơn là đến từ tính chất công việc đơn thuần. Tỷ lệ thay thế nhân sự cao đồng nghĩa rằng doanh nghiệp đang ở tình trạng đối mặt với rất nhiều vấn đề. Bạn cần tìm ra vấn đề đó và nguyên nhân phía sau để kịp thời giải quyết, nếu không, bạn sẽ tiếp tục tốn rất nhiều chi phí vào việc tuyển dụng và đào tạo người mới.

Cuối cùng, báo cáo này đưa ra các chỉ số liên quan đến tài chính. Đây là chi phí dành cho việc gì? Chẳng hạn như bạn cần huy động các chuyên gia nhìn nhận và đánh giá đơn ứng tuyển, cần tổ chức các buổi phỏng vấn, buổi đánh giá năng lực, hoặc cần giữ liên lạc với ứng viên. Những việc này tốn không ít thời gian và chi phí, đặc biệt là khi tuyển vị trí chuyên viên cấp cao: thời gian tuyển dụng kéo dài hơn, phương pháp đánh giá năng lực phức tạp hơn. Tuy nhiên, khi thành công tìm người ở vị trí này rồi, khoản đầu tư cho việc đào tạo sẽ được giảm nhẹ.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp (Có giải thích chi tiết các chỉ số)

Quản trị nhân tài (Talent Management Dashboard)

Tuyển dụng được những nhân sự tốt nhất có thể và giữ họ trong khoảng thời gian dài là một trong những thách thức các công ty phải đối mặt. 

mẫu báo cáo nhân sự;

Dashboard bắt đầu với dữ liệu tổng quan về số lượng nhân sự, khoản lương hàng tháng và các vị trí còn trống trong quý đầu của năm, theo sau đó là số liệu thống kê về tuyển dụng (thời gian kéo dài của quy trình tuyển dụng, số lượng nhân viên mới, chi phí đào tạo và chi phí tuyển dụng). Tỉ lệ thôi việc (turnover rate) được tính toán theo từng phòng ban khác nhau, trong đó, phần trăm số nhân viên bị sa thải được thống kê trong vòng 6 tháng, 1 năm, 2 năm và 5 năm. Với dashboard trên, chúng ta có thể thấy phòng IT đang đối mặt với mức turnover rate cao nhất, và hầu như những người bị sa thải vừa kết thúc năm đầu tiên làm việc tại doanh nghiệp. Bạn sẽ cần đào sâu tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh chiến lược nhân sự của mình sao cho phù hợp.

Đọc thêm: Giải mã “silo dữ liệu” – Vấn đề của không ít doanh nghiệp khi làm việc với dữ liệu

Mức độ hài lòng của nhân sự được đo lường bằng chỉ số Employee Net Promoter Score (eNPS), nhằm đánh giá mức độ gắn kết của nhân viên. Để có chỉ số này, nhân viên thường sẽ trả lời câu hỏi: “Bạn có sẵn lòng đề cử công ty của mình là nơi tốt nhất để làm việc hay giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty cho người khác không?”, và chọn thang điểm tuỳ theo mức độ sẵn sàng. Ngoài ra, sự hài lòng của nhân viên còn được phân tích theo thời gian họ gắn bó cùng công ty. Trong trường hợp này, chúng ta thấy rằng sự hài lòng lên cao nhất sau 5 năm, trong đó, năm đầu tiên cũng có một vài tín hiệu tích cực. 

Phần cuối cùng của dashboard đo lường xu hướng tiến bộ, nơi bạn có thể xem kỹ năng, kiến ​​thức, hiệu quả công việc, cách thức giao tiếp và truyền đạt thông tin của nhân viên đang cải thiện như thế nào. Chúng ta có thể thấy, sau 5 năm làm việc, bộ kỹ năng cần thiết của nhân viên vẫn đang ở mức thấp nhất, do đó, cần tạo điều kiện học tập cho nhân viên để họ phát triển thêm phần này.

Với sự hỗ trợ của báo cáo này, bạn có thể xác định được những điểm cần cải thiện và bổ sung trong chiến lược nhân sự. Hãy nhớ rằng bạn cần tập trung vào việc giữ chân nhân tài và làm sao để đội ngũ nhân viên cảm thấy hài lòng, tránh tăng tỷ lệ thôi việc, kéo theo đó là sự cộng dồn của chi phí.

Kiểm soát toàn bộ lực lượng lao động (Workforce Dashboard)

Nguồn nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự tăng trưởng của công ty, đây là một điều không thể phủ nhận. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn cần tập trung củng cố lực lượng lao động, cần biết rõ những ai đang làm việc cho mình và họ đang làm như thế nào.

báo cáo tình hình nhân sự công ty

Bản báo cáo này sẽ tập trung vào những chỉ số tổng quan về lực lượng lao động. Đầu tiên, hãy cùng xem xét số lượng full-time và part-time theo thời gian: trong ví dụ trên, số lượng nhân viên toàn thời gian giảm đáng kể trong khi nhân viên bán thời gian tăng mạnh. Có rất nhiều nguyên nhân lý giải sự chuyển dịch này, có thể là do sự khó khăn tài chính, hoặc do công ty triển khai ít hoạt động hơn, không cần nhiều người làm việc 40 giờ/tuần nữa. Nhìn vào biểu đồ về hành vi của nhân sự, có thể thấy rất nhiều người nghỉ việc sau năm đầu tiên. Đây không phải là trường hợp hiếm gặp khi môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng và mọi người dần nhìn nhận 1 năm như một cột mốc để cân nhắc chuyển hướng. Và có một xu hướng rõ ràng trên dashboard rằng, người lao động trẻ dưới 25 tuổi có nhiều khả năng nghỉ việc sau năm đầu tiên nhất.

Dashboard này cũng chỉ ra rằng tỷ lệ nam nữ trong doanh nghiệp đang không ở mức cân bằng, cụ thể là ở các vị trí quản lý cao với trách nhiệm, quyền lực và tiền bạc. Để xây dựng một môi trường làm việc cân bằng, sáng tạo, nơi các nhân viên cảm thấy hài lòng và sẵn sàng cống hiến, doanh nghiệp cần tạo ra sự đa dạng từ giới tính, dân tộc, chuyên môn đến độ tuổi. Hãy theo dõi KPI này để tạo ra môi trường làm việc thân thiện, mọi người cùng học hỏi, giúp đỡ nhau phát triển và đóng góp cho sự thành công của công ty.

Cuối cùng, bạn có thể nhìn vào mạng lưới nhân sự nội bộ đang hoạt động. Thường thì, khi xem xét một vòng đội ngũ nhân sự hiện tại, những người đã hiểu rõ công ty, quy trình và yêu cầu công việc, bạn thường sẽ tìm thấy nhiều hồ sơ phù hợp với vị trí còn trống, và những người này cũng sẵn sàng để bước lên một bậc mới trong sự nghiệp. Việc này giúp bạn chuyển chi phí và thời gian tìm kiếm nguồn lực mới sang việc đào tạo phát triển đội ngũ nội bộ, một khoản đầu tư cần thiết và luôn được hoan nghênh. Tạo điều kiện phát triển và thăng tiến cho nhân viên sẽ giúp họ có nhiều động lực hơn, cũng như cho thấy rằng, công ty bạn ghi nhận và đánh giá cao thành quả của nhân viên. Tuy nhiên, việc gì cũng cần có góc nhìn đa chiều. Nếu như tuyển dụng nội bộ là tạo điều kiện phát triển cho nhân viên, thì tuyển dụng bên ngoài sẽ mang tới nguồn năng lượng mới, tầm nhìn mới và những quan điểm mới, là tiền đề cho sự sáng tạo, cải tiến trong tương lai.

Đọc thêm: Data Analysis – Phân tích số liệu bắt đầu từ đâu?

Tạm kết

Mục tiêu lớn nhất của bộ phận HR là nâng cao hiệu quả tuyển dụng, giảm tỷ lệ nghỉ việc và đánh giá hiệu suất nhân sự. Và bạn cần xây dựng những mẫu báo cáo hỗ trợ mục tiêu đó bằng cách tổng hợp, kết nối dữ liệu liên quan đến nhân sự nội bộ, đến quy trình tuyển dụng để phân tích, đánh giá, tìm ra vấn đề và đưa ra hướng giải quyết. 

Bất cứ doanh nghiệp nào nếu biết cách tận dụng sức mạnh của dữ liệu đều có thể tạo ra sự đột phá về hiệu suất nhân sự. Một tư duy khai thác dữ liệu sẽ giúp bạn tận dụng sức mạnh đó, từ biết rõ mục đích theo dõi của mình là gì, nên chọn những chỉ số quan trọng nào, tận dụng công cụ phân tích ra sao đến đề xuất chiến lược gì dựa trên những insight có được. Nếu bạn muốn củng cố tư duy khai thác dữ liệu và tìm hiểu sâu hơn về hệ thống dữ liệu – nơi cho bạn những bản báo cáo tự động trực quan, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers!

Tagged: