Sử dụng hệ thống dữ liệu nội bộ để phát triển bộ phận nhân sự như thế nào?

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Nhân sự là tài sản lớn nhất của công ty và giải bài toán nhân nhân sự chưa bao giờ là một nhiệm vụ đơn giản. Vấn đề không đơn thuần là chi nhiều tiền cho nhân sự, doanh nghiệp sẽ thu về hiệu quả cao. Bạn phải hiểu gốc rễ vấn đề đến từ nhân sự hay từ doanh nghiệp và xem hiệu quả dòng tiền đã bỏ ra như thế nào. Hiểu, đánh giá và phân tích hiệu quả nhân sự là một việc thiết yếu trong việc phát triển doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc đánh giá nhân sự không chỉ dừng lại ở việc trả đủ lương cho nhân viên, mà doanh nghiệp phải giải quyết được các vấn đề: Nhân sự được giao đúng việc hay chưa? Nhiệm vụ được giao đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung? Làm sao để có feedback liên tục về sự đóng góp của nhân sự? Ghi nhận thành tựu của nhân viên sao cho xứng đáng?…

Những câu hỏi này đều nhằm mục tiêu phát triển lực lượng lao động. Để trả lời, bạn cần sự hỗ trợ của hệ thống dữ liệu nội bộ, giúp bộ phận HR cải thiện việc phát triển lực lượng lao động, và đặc biệt là giúp các managers đưa ra quyết định nhân sự. Cùng Tomorrow Marketer khám phá cách hệ thống dữ liệu nội bộ hỗ trợ bộ phận HR phát triển đội ngũ nhân sự trong bài viết dưới đây.

Đọc thêm: Cách hệ thống dữ liệu nội bộ cải thiện trải nghiệm khách hàng cho bộ phận Customer Service

Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống dữ liệu nội bộ trong việc phát triển đội ngũ nhân sự?

Mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực là giúp công ty có cái nhìn bao quát về lực lượng lao động. Tuy nhiên, các công ty hiện nay mới chỉ thu thập được các dữ liệu cơ bản như: thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn của nhân sự mà chưa thu thập được thông tin về các yếu tố tác động hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất (phương pháp phát triển, phần thưởng, động lực,…). Đó là lý do vì sao công ty không tìm ra được nguyên nhân của việc: không tuyển được đúng người, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên cao, năng suất làm việc không tốt,…

Vì vậy, bộ phận HR đặc biệt cần một hệ thống dữ liệu, giúp lượng hóa các hoạt động nhân sự bằng con số, tính toán các chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra. Có dữ liệu hỗ trợ, quá trình ra quyết định sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều cho cả bộ phận HR, managers và C-level. Hệ thống dữ liệu nội bộ sẽ cho bạn biết lý do nhân viên ở lại hoặc rời đi, về việc tuyển dụng, luân chuyển nhân sự các bộ phận,…. Đặc biệt là khi việc duy trì đội ngũ nhân sự ngày càng khó khăn, do phong trào “nhảy việc” cùng việc già hóa dân số khiến số người trong độ tuổi lao động giảm xuống so với nhu cầu của xã hội.

Đọc thêm: Dữ liệu vận hành trong doanh nghiệp là gì?

Bộ phận HR có thể sử dụng dữ liệu cho những mục đích gì?

Dưới đây là một số ứng dụng của hệ thống dữ liệu nội bộ giúp cải thiện chất lượng nhân sự:

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên (Staff Performance):

Mỗi nhân sự sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu riêng nên mức độ đóng góp cho công việc cũng như thời gian gắn bó với công ty sẽ khác nhau. Để đánh giá mức độ giữ chân nhân sự, doanh nghiệp cần thu thập các thông tin tổng quan về một nhân viên và tìm hiểu nguyên nhân đằng sau mỗi quyết định của họ. Tuy nhiên, các thông tin này bị phân mảnh ở rất nhiều nơi và cần phải được số hóa để dễ dàng theo dõi, phân tích. Hệ thống dữ liệu nội bộ sẽ giúp bạn kết hợp tất cả dữ liệu từ các nguồn lại một nơi, phân tích và trực quan hóa bằng các biểu đồ, từ đó bạn có thể nhìn thấy những nguyên nhân tác động lên năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân sự.

Staff Performance

Để có cái nhìn tổng quan về tình hình làm việc của nhân sự, bạn cần có các số liệu sau:

  • Average Absenteeism Rate: tỷ lệ vắng mặt trung bình của nhân sự (theo dõi tỷ lệ trung bình và theo thời gian)
  • OLE (Overall labor effectiveness): chỉ số hiệu quả lao động toàn diện (theo thời gian và theo từng phòng ban)

Các chỉ số này cần được tổng hợp và tính toán liên tục trong một khoảng thời gian mới có thể đưa ra những phân tích, đánh giá. Hệ thống dữ liệu giúp bạn thu thập và lưu trữ dữ liệu nhân sự trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp, tự động tạo báo cáo để bạn dễ dàng đưa ra những nhận định chính xác và có những cải tiến phù hợp.

Đánh giá chất lượng tuyển dụng (Recruitment):

Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, nhiều chuyên viên tuyển dụng rất dễ mắc phải lỗi đánh giá chủ quan. Để giảm thiểu tình trạng này và có những đánh giá đa chiều và toàn diện, hệ thống dữ liệu nội bộ sẽ thu thập liên tục và tự động các dữ liệu về ứng viên qua CV (thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, điểm mạnh, điểm yếu,…) và năng lực ứng viên qua các vòng phỏng vấn, các bài test,… Sau đó, hệ thống sẽ thực hiện các phân tích, giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá ứng viên chính xác hơn. Điều này giúp công ty tuyển đúng người, đúng vị trí, tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng.

Recruitment

Bạn phải tập hợp tất cả dữ liệu doanh nghiệp cần để quản lý nhân tài ở một nơi:

  • Số lượng ứng viên đăng ký 
  • Số lượng buổi phỏng vấn được thực hiện và 
  • Số lượng nhân sự tuyển dụng thành công
  • Tỷ lệ chuyển đổi trong phễu tuyển dụng 
  • Nhân viên tuyển dụng có hiệu suất tốt nhất
  • Chi phí tuyển dụng trung bình cho một nhân sự mới

Sau khi có bảng thống kê tất cả các dữ liệu nguồn nhân lực này, bạn có thể hiểu rõ hơn về các ứng viên của mình và nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng, để đảm bảo bạn tuyển đúng người vào các vị trí phù hợp.

Đánh giá tình hình nhân sự của công ty (Workforce Overview):

Nhà quản lý luôn phải nắm rõ tình hình nhân sự để biết công ty có đang thiếu/thừa nhân sự hay không để có hướng điều chỉnh, tuyển dụng hợp lý. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng không thể bỏ qua việc nâng cao chất lượng lao động bằng việc training thêm kiến thức, kỹ năng cho người lao động. Hệ thống dữ liệu sẽ giúp bạn nắm rõ giá trị thực sự đội ngũ nhân viên hiện có để đưa ra hướng cải thiện bằng cách phân tích tình hình nhân sự qua các số liệu đánh giá hiệu suất công việc.

Workforce Overview

Một số chỉ số giúp bạn đánh giá và đảm bảo chất lượng nhân sự có thể kể đến như:

  • Số lượng nhân viên full-time/part-time
  • Tỷ lệ nam/nữ
  • Thời gian nghỉ việc trung bình

Nhờ hệ thống dữ liệu nội bộ, bạn có thể quản lý tất cả các chỉ số nhân sự đó một cách rõ ràng, đơn giản và thống nhất trên một dashboard. Từ đó, bạn có thể cải thiện năng lực lao động, gia tăng tỷ lệ gắn bó với công việc của nhân viên.

Bắt đầu xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ để phát triển đội ngũ nhân sự như thế nào?

Mục tiêu lớn nhất của bộ phận HR là nâng cao hiệu quả tuyển dụng, giảm tỷ lệ nghỉ việc và đánh giá hiệu suất nhân sự. Nhiệm vụ của hệ thống dữ liệu nội bộ chính là hỗ trợ mục tiêu đó bằng cách tổng hợp, kết nối dữ liệu liên quan đến nhân sự nội bộ để phân tích, đưa ra những đánh giá, tìm ra vấn đề và đưa ra hướng giải quyết. Bất cứ doanh nghiệp nào biết cách tận dụng sức mạnh của dữ liệu đều có thể tạo ra sự đột phá về hiệu suất nhân sự trong doanh nghiệp. 

Đọc thêm: Dữ liệu như thế nào là đạt chất lượng? Cách chọn dữ liệu sao cho đúng

Để bắt đầu xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ cho doanh nghiệp của mình, trước hết, bạn cần đặt đúng câu hỏi, xác định bài toán mà bạn muốn giải quyết. Hãy hiểu rõ bạn muốn gì, để biết nên đo lường chỉ số nào, và sau khi có những chỉ số đó, hãy xác định rõ bạn sẽ làm gì với những insight có được. Nếu bạn không biết mình sẽ làm gì với những thứ bạn muốn đo, vậy bạn phải tự xem xét lại câu hỏi ban đầu của bạn liệu có đủ ý nghĩa hay chưa. Và một khi dữ liệu đã được thu thập và xử lý, bạn cần đặt các dữ liệu ấy và bối cảnh cụ thể và trực quan hoá chúng thành biểu đồ để bao quát toàn bộ hiệu quả hoạt động của bộ phận HR, đánh giá xem liệu bạn đã sử dụng ngân sách đúng chỗ hay chưa.

Đọc thêm: Doanh nghiệp SMEs xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào?- Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

Tạm kết

Khi doanh nghiệp phát triển, bộ máy nhân sự ngày càng “phình to”, việc quản lý cũng ngày càng trở nên khó khăn hơn nếu không có một quy trình, hệ thống rõ ràng. Hệ thống dữ liệu nội bộ chính là giải pháp tiềm năng và dần trở thành xu hướng trong thời đại công nghệ ngày này, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo năng suất lao động. 

Tuy nhiên, để ứng dụng hệ thống dữ liệu nội bộ vào vận hành doanh nghiệp không chỉ cần công cụ, phần mềm mà chủ doanh nghiệp phải có tư duy, kỹ năng và hiểu biết về thu thập và sử dụng dữ liệu hiệu quả. Tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers để hiểu phương pháp xây dựng và ứng dụng các công cụ hỗ trợ trong xây dựng/vận hành hệ thống dữ liệu nội bộ.

Tagged: