Sử dụng hệ thống dữ liệu để quản lý tài chính như thế nào?

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Những biến động trong kinh tế vĩ mô và địa lý có thể tạo ra thay đổi lớn trong tỷ giá hối đoái và dòng doanh thu của một doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần cập nhật dữ liệu chính xác và kịp thời, phục vụ cho việc quản lý tài chính và ra quyết định quản trị. Để có được các thông tin hữu ích ấy, doanh nghiệp cần phải trải qua 4 bước: thu thập dữ liệu thô, phân loại dữ liệu thô, phân tích dữ liệu và sàng lọc thông tin. Tuy nhiên, bước đầu tiên là nơi mà hầu hết mọi người bị mắc kẹt. Làm thế nào chúng ta có thể có được thông tin chính xác và thiết thực đúng thời điểm để ra quyết định quản trị, khi mà bước đầu thu thập dữ liệu đã tốn quá nhiều thời gian? 

Để tìm câu trả lời cho bài toán quản lý tài chính và vận hành phòng Kế toán – Tài chính hiệu quả, hãy cùng Tomorrow Marketers khám phá giải pháp hệ thống dữ liệu qua bài viết dưới đây!

Tại sao hệ thống dữ liệu giúp bộ phận tài chính vận hành hiệu quả hơn?

Bất kể bạn là ai, là Ban Giám Đốc, Financial Manager hay Chuyên gia tài chính, việc nắm trong tay những dữ liệu chính xác, kịp thời và kiểm soát được sức khoẻ tài chính doanh nghiệp chính là chìa khoá cho cuộc chạy đua giữa thị trường cạnh tranh hiện tại. Đặc biệt, khi tình hình kinh tế khó khăn, sự sống còn của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào doanh thu, mà còn phụ thuộc vào khả năng quản trị dòng chi phí. Hãy tưởng tượng, nếu một ngày doanh thu của bạn bằng 0, bạn có tính toán được doanh nghiệp của bạn sẽ “cầm cự” được trong bao lâu nữa? Lúc này, nếu biết được doanh thu, chi phí thời gian thực của công ty, bạn sẽ biết: Mức doanh thu/tuần bao nhiêu là mức báo động, và các cấp báo động sẽ như thế nào? Từ đó, bạn sẽ biết mình phải cắt giảm chi phí nào, thời điểm nào cần cắt giảm, để công ty sống sót với mức doanh thu đang báo động đỏ.

Thường thì, các dữ liệu tài chính bị phân mảnh rải rác ở nhiều phòng ban khác nhau, ví dụ như phòng Marketing sẽ nắm giữ thông tin về hiệu suất Marketing ROI hay phòng Sales lưu trữ thông tin về chi phí bán hàng. Những dữ liệu này bị phân mảnh rời rạc khiến doanh nghiệp khó có bản đồ tài chính toàn cảnh để kiểm soát toàn bộ dòng tiền và hiệu suất trong từng hoạt động. Việc tổng hợp số liệu và làm báo cáo lại tốn quá nhiều thời gian, thậm chí còn tồn tại sai sót trong việc nhập dữ liệu thủ công, tất cả làm chậm trễ quy trình ra quyết định quản trị và không xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Với hệ thống dữ liệu, bạn không còn phải quá lo lắng về tốc độ xử lý thông tin nữa. Mọi thứ được tự động hoá từ đường truyền dữ liệu đến trực quan hoá thành biểu đồ báo cáo khiến cho việc đánh giá hiệu quả và ra quyết định trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết. Hãy tưởng tượng bạn sẽ có thể đào sâu số liệu bán hàng ngay tại thời điểm đó, xuống đến từng cá nhân nhân viên bán hàng, và do đó nhanh chóng xác định ai hoặc khu vực nào kém hiệu quả. Bạn có thể quản lý hàng tồn kho của bạn trong thời gian thực đến cấp độ SKU (mã quản lý hàng hóa). Bạn sẽ có thể đưa ra câu trả lời dựa trên thực tế cho những câu hỏi chiến lược của ban giám đốc chỉ với một cú nhấp chuột.

Bộ phận Tài chính có thể sử dụng dữ liệu cho những mục đích nào?

Lập ngân sách, dự báo và phân tích tài chính (Financial Planning & Analysis)

Phân tích kinh doanh đã vượt ra khỏi khả năng mô tả các dữ liệu của quá khứ. Đối với các giám đốc tài tính, việc trả lời câu hỏi ‘điều gì đã xảy ra?’ không còn đủ nữa. Trong Khảo sát Ưu tiên tài chính năm 2016, công ty tư vấn Protiviti đã hỏi 650 giám đốc tài chính để xếp hạng những ưu tiên hàng đầu của năm, và họ xếp hạng dự báo – lập ngân sách là một trong năm ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn chỉ dựa vào bảng tính với các con số liệt kê đơn thuần tài sản, doanh thu và chi phí thì bạn sẽ không thấy được điều gì đang chờ mình phía trước. 

Với hệ thống dữ liệu, bạn có thể dự đoán về dòng chảy tài chính dựa trên việc đánh giá các quy luật sẵn có. Chỉ cần vài thao tác đơn giản như chọn điểm dữ liệu quá khứ, điểm dữ liệu hiện tại và chọn tiêu chuẩn mô hình, hệ thống dữ liệu sẽ tự động tính toán và đưa ra dự báo dòng tài chính tương lai, kim chỉ nam cho hoạt động doanh nghiệp trong thời gian tới. Nếu như trước kia, những mô hình dự báo này thường được thực hiện độc quyền bởi các nhà phân tích hoặc các nhà thống kê, thì giờ đây với hệ thống dữ liệu, mô hình này được phổ biến hoá và dễ dàng tiếp cận hơn đối với toàn bộ nhân viên tài chính. Hệ thống dữ liệu giúp nhân viên tài chính xác định rõ các hoạt động tạo ra nguồn doanh thu và định hình toàn bộ việc vận hành doanh nghiệp với chiến lược phân bổ tài chính thông minh.

Đọc thêm: Data Decay trong doanh nghiệp gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh như thế nào?

Quản lý lợi nhuận và tổn thất (Profit & Loss)

Nhờ có hệ thống dữ liệu, trưởng phòng Tài chính và các chuyên viên có thể dễ dàng xem báo cáo tài chính và quản lý dữ liệu doanh nghiệp bất cứ thời gian nào và ở bất cứ đâu. Những số liệu như OPEX, Gross Profit Margin hay EBIT đều được trực quan hoá và biểu diễn thông minh theo thời gian thực trong dashboard kết quả. Như vậy, những người ra quyết định chiến lược có thể tự chủ hơn và truyền đạt thông tin đến đúng người, đúng thời điểm.

Profit & Loss

Quản trị dòng tiền (Cash Management)

Các phòng ban khi cần có thể cập nhật báo cáo chỉ số giá trị thị trường (financial ratios), số dư tiền mặt (cash balance) và vốn lưu động (working capital), giảm thiểu sự chậm trễ trong việc ra quyết định, nhanh chóng đưa ra dự báo tương lai. Từ đó, doanh nghiệp sẽ luôn ở tâm thế đi trước một bước và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi biến động. Nhất là trong tình hình kinh tế/kinh doanh gặp khó khăn, chu kỳ quản trị dòng tiền càng trở nên quan trọng để bạn phản ứng nhanh chóng với mọi thay đổi của thị trường và tiết kiệm được các khoản tiền lãng phí không cần thiết.

Cash Management

Theo dõi hiệu suất tài chính (Finance Performance)

Hệ thống dữ liệu cho phép bạn theo dõi sát sao các KPI hiệu suất quan trọng, bảng cân đối kế toán tổng thể, quản lý tài chính hiệu quả. Từ đó, bạn có thể phát hiện ra những điểm bất thường và xử lý chúng kịp thời.  Bạn cũng có thể thiết lập cảnh báo thông minh để ngăn chặn bất kỳ vấn đề nhỏ nào trở nên nghiêm trọng và tránh những cuộc khủng hoảng tài chính tiềm ẩn trong tổ chức của bạn.

Finance Performance

Nên bắt đầu từ đâu để xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ?

Đầu tiên, hãy xác định rõ mục đích của bạn là gì để lựa chọn đúng các KPI tài chính cần theo dõi và liên kết các điểm dữ liệu đó thành một luồng chảy phác hoạ sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Cho dù bạn cần theo dõi vòng quay các khoản phải trả, vốn lưu động, chu kỳ chuyển đổi tiền mặt hay phương sai ngân sách, sự kết hợp của các chỉ số sẽ tạo ra một câu chuyện dữ liệu mà ngay cả những người không phải chuyên gia phân tích tài chính cũng có thể hiểu và so sánh với quy trình của họ. Điều này sẽ tạo tiếng nói chung giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, vì họ đều hiểu tầm nhìn của công ty và họ đang phấn đấu vì một nhiệm vụ lớn của doanh nghiệp. 

Sau khi đã nắm trong tay các chỉ số quan trọng, bạn cần tạo một dashboard cho phép người dùng so sánh kết quả vận hành theo thời gian, tương tác với các số liệu trên màn hình và thiết lập chu kỳ xuất báo cáo tự động, tiết kiệm hàng giờ tổng hợp và xử lý dữ liệu thủ công. Hệ thống dữ liệu lúc này đóng vai trò như trợ lý, giúp đội ngũ nhân viên tập trung nhiều hơn vào kết quả thay vì bị nhấn chìm trong hàng trăm cột số liệu, thậm chí có nguy cơ hiểu sai các thông tin tài chính và dẫn đến các vấn đề kinh doanh nghiêm trọng.

Đọc thêm: Doanh nghiệp SMEs xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào?- Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

Tạm kết

“Time is money” – Việc giảm thiểu các hoạt động rườm rà và kém năng suất giúp doanh nghiệp đầu tư nguồn lực vào việc vận hành tạo ra doanh thu. Và với hệ thống dữ liệu, bạn sẽ không phải mất hàng giờ đồng hồ đi thu thập và xử lý hàng nghìn dữ liệu tài chính phức tạp. Bên cạnh đó, việc tổng hợp mọi dữ liệu liên quan và cập nhật tự động theo thời gian thực giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả, có cái nhìn toàn cảnh về dòng tiền và hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp, lường trước rủi ro, luôn trong tâm thế chuẩn bị và đi trước một bước so với các biến động trên thị trường.

Hệ thống dữ liệu về bản chất là việc kết hợp các công cụ để luồng chảy dữ liệu được hợp nhất và trực quan hoá, quan trọng hơn là bạn sẽ lựa chọn đo lường những gì, tối ưu các luồng chảy dữ liệu như thế nào, đặt quy tắc tự động và thiết lập tiêu chuẩn mô hình dự báo ra sao để ra được quyết định chiến lược. Tất cả đều nằm ở tư duy khai thác và sử dụng dữ liệu cho vận hành. Nếu bạn muốn củng cố tư duy này qua các bài toán cụ thể của doanh nghiệp, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers! Sau khóa học, bạn sẽ hiểu phương pháp xây dựng một hệ thống dữ liệu nội bộ, dựa trên nhu cầu và bài toán cụ thể của doanh nghiệp, hiểu cơ bản các công cụ hỗ trợ và hiểu các thách thức trong xây dựng/ vận hành hệ thống dữ liệu đó.

Tagged: