marketing foundation

Tomorrow Marketers – Vận hành một doanh nghiệp đòi hỏi người quản lý phải có khả năng phân tích kỹ lưỡng về kết quả công việc, doanh số, cân đối tài chính,… Tuy nhiên, tất cả những điều trên chắc chắn sẽ không thể thực hiện được nếu không có các metrics và KPI liên quan để đo lường. Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu tầm quan trọng của dữ liệu vận hành trong doanh nghiệp và cách chọn metrics & KPI phù hợp cho từng phòng ban nhé! 

Dữ liệu vận hành (Operational Metrics & KPI) là gì? Tầm quan trọng của Metrics & KPI trong doanh nghiệp?

Dữ liệu vận hành (Operational Metrics & KPI) là những là chỉ số, giá trị có thể định lượng, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong một thời gian ngắn xác định. Operational KPI được sử dụng trong rất nhiều ngành khác nhau nhằm theo dõi các quy trình trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện hiệu quả, hiệu suất và giúp doanh nghiệp đánh giá được kết quả kinh doanh.

Bằng việc lựa chọn và phân tích các KPI vận hành phù hợp cho một ngành hàng hoặc phòng ban cụ thể, doanh nghiệp có thể giảm lượng thời gian đánh giá hiệu suất tổng thể, từ đó tiến tới thành công bền vững và duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Đọc thêm: KPI và Metric – 2 khái niệm các doanh nghiệp cần phân biệt

Chọn KPI và Metrics nào để đo lường việc vận hành?

Các doanh nghiệp khác nhau có cách vận hành nội bộ khác nhau, do đó, các doanh nghiệp cần hiểu việc vận hành để tự lựa chọn, đưa ra các metrics & KPI của riêng mình. Vậy làm thế nào để biết metrics nào sẽ đo lường hoạt động doanh nghiệp hiệu quả?

 Để xác định các chỉ số vận hành phù hợp với doanh nghiệp, bạn hãy trả lời 4 câu hỏi sau:

  • Đâu là yếu tố quan trọng trong việc vận hành, nhất thiết phải đo lường?
  • Ai sẽ là người đo lường các chỉ số đó?
  • Khoảng thời gian giữa các lần đo là bao lâu?
  • Tần suất thông tin được gửi đến cấp quản lý?

Việc sắp xếp các tập dữ liệu này thành bảng dashboard sẽ giúp chủ doanh nghiệp theo dõi được những metrics quan trọng, cung cấp một cái nhìn toàn diện về hệ thống kinh doanh trong doanh nghiệp.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm có khả năng phân tích dữ liệu vận hành, “hô biến” các con số thành những biểu đồ trực quan, giúp nhà quản lý tìm ra được các insight dễ dàng bị bỏ qua khi phân tích số liệu bằng báo cáo truyền thống. Tuy nhiên, sử dụng quá nhiều Metrics và KPI có thể khiến bạn bị “ngợp” trong dữ liệu, vì vậy, việc lựa chọn dữ liệu vận hành phù hợp để đo lường là vô cùng quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng nên kết hợp sử dụng nhiều chỉ số đo lường cùng lúc để có một cái nhìn tổng thể về hiệu suất và hiệu quả làm việc của các phòng ban trong doanh nghiệp.

Top 10 Metrics quan trọng theo các bộ phận trong doanh nghiệp.

1. Marketing

CPC (Cost-per-Click)

Cost-per-Click (viết tắt là CPC) là một chỉ số thường dùng trong Marketing để đo lường hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo trực tuyến. CPC cho phép doanh nghiệp biết chi phí phải bỏ ra mỗi lần khách hàng click chuột vào quảng cáo của bạn. Bằng cách so sánh CPC của các chiến dịch Marketing online, các marketers và nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả của quảng cáo và thực hiện những thay đổi cần thiết. Tuy nhiên, CPC nên được đặt trong mối quan hệ với những metrics khác để có được những insight cụ thể.

CPA (Cost-per-Acquisition)

Một dữ liệu vận hành khác nên được đo lường tại phòng ban Marketing đó là CPA (Cost-per-Acquisition). CPA là chi phí để doanh nghiệp có được một khách hàng, được tính dựa trên một lần khách hàng thực hiện hành động thông qua đường link của doanh nghiệp như đăng ký tài khoản, điền form, mua hàng,… Vì thế, chỉ số CPA có thể đánh giá cụ thể hiệu suất của chiến dịch Marketing, chứ không chỉ đơn thuần dựa trên số lần nhấp chuột vào trang web của bạn.

Từ những metrics và KPI trên, nhà quản lý có thể đánh giá liệu các kế hoạch Marketing có đang thu được kết quả như mong muốn hay không, đồng thời đưa ra chiến lược để tối ưu hóa chi phí bỏ ra cho Marketing.

2. Human Resources

Absenteeism Rate (Tỷ lệ nhân sự vắng mặt)

Trong phòng ban HR, tỷ lệ nhân sự vắng mặt phản ánh sự gắn bó, nghiêm túc của nhân viên đối với công việc và công ty của bạn. Đây là một metrics cực kỳ quan trọng trong ngành HR, bởi Absenteeism Rate sẽ giúp nhà quản lý đưa ra những chính sách và kế hoạch phù hợp liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp. Khi nắm được chính xác số lượng nhân viên xin nghỉ ốm, nghỉ làm hay thậm chí bỏ việc, người quản lý sẽ xác định được tác động của vấn đề này tới hiệu quả làm việc của công ty, đặc biệt là tác động về lâu dài. 

Overtime Hours (Thời gian làm thêm giờ)

Số giờ làm thêm của nhân viên chính là một dữ liệu vận hành quan trọng phản ảnh khối lượng công việc của công ty. Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thiếu nhân lực hoặc nhân viên phải chịu áp lực từ việc làm thêm giờ quá nhiều, chỉ số này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ vắng mặt. Chỉ số về thời gian làm thêm giờ nên được theo dõi thường xuyên và chi tiết, bởi tùy theo bối cảnh mà nhà quản lý có thể hiểu dữ liệu này theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, nhân viên đang phải làm thêm giờ vì doanh nghiệp có nhiều khách hàng, nhiều đơn đặt hàng hơn, hay lý do là bởi nhân viên làm việc với hiệu suất thấp?

Các dữ liệu vận hành liên quan tới HR không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên, hay thái độ của nhân viên với công việc, mà quan trọng hơn, các nhà quản lý sẽ hiểu được tác động của các dữ liệu này tới tình hình tài chính của cả doanh nghiệp. Từ đó, những nhà quản lý doanh nghiệp mới có thể xây dựng được một môi trường làm việc hiệu quả, tối ưu hóa chi phí vận hành và tạo ra động lực làm việc cho nhân viên.

3. Sales

Lead-to-Opportunity Ratio (Tỷ lệ chuyển đổi người quan tâm tới sản phẩm thành khách hàng tiềm năng)

Tỷ lệ Lead-to-Opportunity cung cấp thông tin chi tiết về số lượng khách hàng tiềm năng mà phòng Sales cần chuyển đổi được từ số Lead để đạt được mục tiêu về doanh thu. Metrics này sẽ được đo lường ở giai đoạn nhận biết (awareness) trong phễu Marketing. Với Lead-to-Opportunity Ratio, doanh nghiệp có thể biết chính xác các khách hàng tiềm năng của mình có đặc điểm như thế nào, đến từ kênh nào để có thể cải thiện hoạt động bán hàng và Marketing.

Lead Conversion Ratio (Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng)

Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng là một trong những sales metrics quan trọng nhất, và là dữ liệu chính đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng. Metrics này nên được theo dõi chặt chẽ, bởi dữ liệu này giúp xác định số lượng khách hàng đã đem về doanh thu so với lượng khách hàng tiềm năng Marketing thu hút được trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu tỷ lệ chuyển đổi thấp, nguyên nhân có thể là do Marketing chưa nhắm được tới những khách hàng tiềm năng có khả năng trở thành khách hàng thực tế, hoặc team Sales chưa đưa được khách hàng từ giai đoạn cân nhắc (consideration) đến chi trả (purchase) trên phễu marketing-sale.

Tạm kết

Có thể nói, các metrics đặc trưng của từng phòng ban đã góp phần tạo nên một bộ dữ liệu vận hành trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi hoạt động của doanh nghiệp, dự đoán cơ hội tương lai và đề xuất cách để tăng hiệu quả công việc. Chính vì vậy, tư duy phân tích dữ liệu nhằm hệ thống hoá và kết nối số liệu là vô cùng quan trọng để có thể làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, nhận biết được các metrics trong bộ dữ liệu vận hành doanh nghiệp là chưa đủ. Đến với khóa học Data Analysis của Tomorrow Marketers, bạn sẽ học cách lựa chọn những metrics quan trọng để vận hành doanh nghiệp, đồng thời biết cách đo lường, đọc hiểu số liệu để đưa ra quyết định phù hợp nhất.