Mẫu báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp (có giải thích chi tiết các chỉ số)

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Trong kinh doanh ngày nay, tốc độ là rất cần thiết; và các nhà quản lý cần thông tin thời gian thực để đưa ra quyết định trong môi trường có nhịp độ nhanh. Thế nhưng, việc thu thập và tổng hợp dữ liệu thủ công lại tốn quá nhiều thời gian, gây hạn chế trong quá trình phân tích đánh giá, và khiến cho các quyết định không được đưa ra kịp thời. Vì vậy, điều doanh nghiệp cần là một hệ thống dữ liệu giúp tự động hóa quy trình nhập dữ liệu và xử lý thông tin, cung cấp dữ liệu tài chính theo thời gian thực và trực quan hoá chúng để các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát dòng tài chính. Để sở hữu Dashboard dữ liệu tài chính này, bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu thu thập dữ liệu và đưa ra những chỉ số quan trọng cần theo dõi, phải làm sao để Financial Dashboard này thực sự phù hợp với doanh nghiệp và hỗ trợ tối đa trong việc ra quyết định chiến lược.

Trong bài viết dưới đây, Tomorrow Marketers sẽ giới thiệu bạn một số mẫu Dashboard dữ liệu tài chính doanh nghiệp để bạn có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình!

Đọc thêm: Sử dụng hệ thống dữ liệu để quản lý tài chính như thế nào?

1/ Cash Management Dashboard (Quản trị dòng tiền)

Mẫu báo cáo này cho phép kiểm soát tính thanh khoản (liquidity) và tình trạng dòng tiền hiện tại của doanh nghiệp. Ngay lập tức, bạn có thể nắm bắt và cải thiện tình hình bằng cách giải quyết các khoản chi và khoản thu sao cho hợp lý. Ngoài ra, Cash Management Dashboard cũng giúp bạn nhanh chóng biết được tỷ lệ thanh toán nhanh (quick ratio), tỷ số thanh toán ngắn hạn (current ratio), số dư tiền mặt (cash balance) và các khoản nợ quá hạn (outstanding debts) của doanh nghiệp.

Báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp
Dữ liệu báo cáo tài chính: Dashboard quản trị dòng tiền

Đầu tiên, bảng báo cáo quản trị dòng tiền sẽ tính toán và chỉ ra tỷ số thanh toán ngắn hạn (current ratio) của doanh nghiệp. Hệ số này được sử dụng để đo lường khả năng trả các khoản nợ ngắn hạn (như nợ và các khoản phải trả) bằng các tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho). Cụ thể, công thức tính chỉ số này được viết như sau: Current ratio = Current Assets / Current Liabilities = Số tài khoản hiện có / Số nợ hiện hành. Current ratio càng cao đồng nghĩa với việc công ty càng có khả năng chi trả các khoản nợ. Doanh nghiệp nên duy trì chỉ số này lớn hơn 1 để đảm bảo có thể thanh toán chi phí bất kỳ lúc nào, đảm bảo khả năng tài chính linh hoạt giữa cuộc cạnh tranh sống còn giữa thị trường khắc nghiệt.

Tỷ lệ thanh toán nhanh (Quick ratio) cho biết doanh nghiệp có bao nhiêu đồng vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền để thanh toán ngay cho một đồng nợ ngắn hạn. Tỷ lệ thanh toán nhanh bổ trợ cho việc tính toán số tài khoản có thể chuyển đổi thành tiền mặt nhằm loại bỏ các loại tài sản lưu động như ký quỹ, cổ phiếu hoặc các loại hàng hoá vẫn còn tồn kho. Quick ratio lớn hơn 1 là con số khả quan trong việc thanh toán nhanh các khoản nợ. Cả 2 chỉ số, current ratio và quick ratio, chịu tác động lớn bởi hệ số vòng quay khoản phải thu và phải chi (accounts payable and accounts receivable turnover), giúp bạn đánh giá tốc độ thanh toán hoá đơn cũng như tốc độ thu hồi nợ của doanh nghiệp.

Và tất cả các số liệu về tình trạng dòng tiền, ví dụ như các khoản phải chi hay các khoản phải thu hiện tại, đều được trực quan hoá qua các biểu đồ trong dashboard, nhanh chóng phản ánh mức chi tiêu và doanh thu. Từ đó, đảm bảo rằng không có khoản thanh toán nào bị tồn đọng quá lâu, cũng như tránh việc nợ quá hạn.

2/ Financial KPI Dashboard

Financial KPI Dashboard cung cấp bức tranh tài chính tổng quan dựa trên những KPI quan trọng và phổ biến nhất, những KPI mà bất cứ doanh nghiệp hay bộ phận tài chính nào cũng cần để chủ động trong quản trị vận hành. Hệ thống dữ liệu sẽ đổ thông tin về dashboard và giúp bạn trả lời những câu hỏi về tính thanh khoản, hoá đơn, ngân sách và sự ổn định tài chính của công ty.

Báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp
Dữ liệu báo cáo tài chính: Financial KPI Dashboard

Financial KPI Dashboard bắt đầu với dữ liệu về vốn lưu động hiện tại (current working capital), bao gồm tài sản lưu động (current assets)nợ ngắn hạn (current liabilities). Các thông tin này sẽ cho bạn biết, liệu công ty có tính thanh khoản, có hoạt động hiệu quả và khỏe mạnh về tài chính trong ngắn hạn hay không. Nếu số vốn lưu động cao, doanh nghiệp có tiềm năng để đầu tư và phát triển thêm. Ngược lại, nếu các khoản nợ ngắn hạn lớn hơn tài sản lưu động, doanh nghiệp có nguy cơ bị phá sản. Trong dashboard trên, vốn lưu động là $61000, tỷ số thanh toán ngắn hạn (current ratio) là 1.90, điều này có nghĩa rằng doanh nghiệp có đủ nguồn tài chính để chi trả trong thời điểm hiện tại.

Phần trung tâm của dashboard tập trung vào vòng quay tiền mặt (Cash Conversion Cycle – CCC) trong vòng 3 năm trở lại đây. Vòng quay tiền mặt tính đến việc công ty cần bao nhiêu thời gian để bán hàng tồn kho, mất bao nhiêu thời gian để thu hồi các khoản phải thu và mất bao nhiêu thời gian để thanh toán các khoản nợ mà không bị phạt. Xu hướng giảm hoặc ổn định các giá trị CCC qua nhiều thời kỳ là một dấu hiệu tốt cho doanh nghiệp.

Dưới biểu đồ về vòng quay tiền mặt là dữ liệu về trạng thái lập hoá đơn và thanh toán. Địa chỉ sai, thanh toán trùng lặp hay số tiền giao dịch không chính xác đều ảnh hưởng tới tỷ lệ lỗi thanh toán (Vendor payment error rate), một chỉ số đánh giá sự thận trọng trong việc xuất và thanh toán hoá đơn của bộ phận kế toán. Ở Dashboard trên, chúng ta có thể thấy tỷ lệ này tăng đột biến vào tháng 9. Vì vậy, điều cần làm là tìm hiểu sâu hơn để biết vấn đề gì đang xảy ra và quy trình nào cần điều chỉnh. Tháng tiếp theo cho thấy sự giảm đáng kể của chỉ số này, điều đó có nghĩa, doanh nghiệp đã đưa ra hướng đi đúng đắn và áp dụng nó hiệu quả trong việc vận hành.

Cuối cùng là biên lợi nhuận ròng (net profit margin), tỷ lệ thanh toán nhanh (quick ratio), tỷ số thanh toán ngắn hạn (current ratio)chênh lệch ngân sách (budget variance). Nếu như quick ratio và current ratio cho biết trạng thái thanh khoản của doanh nghiệp thì biên lợi nhuận ròng sẽ đo lường sức khỏe tài chính, thể hiện số tiền chuyển thành lợi nhuận trên mỗi đồng doanh thu mà một công ty thu được. Phần này của dashboard chứng minh rằng tình trạng tài chính của công ty đang đi đúng hướng và hoạt động tốt. Mức chênh lệch ngân sách (budget variance) sử dụng để định lượng sự khác biệt giữa bút toán ngân sách và số tiền chi thực tế cho một danh mục kế toán cụ thể. Chênh lệch ngân sách dương là khi doanh thu kiếm được cao hơn ngân sách được chi hoặc chi phí thấp hơn dự đoán. Kết quả có thể lợi nhuận lớn hơn dự báo ban đầu. Ngược lại, chênh lệch ngân sách âm xảy ra khi doanh thu giảm so với số tiền ngân sách được chi hay chi phí cao hơn dự đoán. Do đó, thu nhập ròng có thể thấp hơn mức dự kiến ban đầu. Hãy tính toán mức ngân sách chính xác nhất có thể dựa trên những giả thuyết hợp lý, công thức tính và dữ liệu chính xác để giảm thiểu sự chênh lệch này. Và hệ thống dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp bạn làm điều này bằng việc tự động tổng hợp mọi dữ liệu quá khứ, tìm ra quy luật và đưa ra mô hình dự báo trong tương lai.

3/ Profit and loss dashboard

Dashboard này cho phép bạn dễ dàng theo dõi dữ liệu tài chính doanh nghiệp, từ doanh thu tới lợi nhuận ròng, hỗ trợ bởi các dữ liệu liên quan khác. Dashboard bao gồm 4 chỉ số quan trọng chính: tỷ suất lợi nhuận gộp (gross profit margin), tỷ lệ chi phí hoạt động (OPEX ratio), tỷ suất lợi nhuận hoạt động (operating profit margin) và biên lợi nhuận ròng (net profit margin). Ngay đầu dashboard, bạn có thể nắm được xu hướng về tỷ lệ OPEX hàng tháng và các thành phần phụ cấu thành tỷ lệ OPEX đó, cũng như thống kê hàng năm về thu nhập trước lãi vay và thuế (EBIT) của doanh nghiệp.

Báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp
Dữ liệu báo cáo tài chính: Profit and Loss Dashboard

Chúng ta bắt đầu với các dữ liệu về doanh thu, bị tác động chính bởi giá bán và số lượng bán, chưa tính tới các khoản chi phí hay thuế. Doanh thu khi trừ đi giá vốn bán hàng sẽ cho biết lợi nhuận gộp (gross profit) doanh nghiệp thu về, cũng như thu nhập sau khi trừ đi các khoản chi phí (earnings after expenditures). Chi phí hoạt động (OPEX) là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu thông qua các hoạt động kinh doanh thông thường. Những chi phí “không thể tránh khỏi” này luôn tồn tại trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bắt buộc phải được hiểu và liệt kê đầy đủ. Trong ví dụ dashboard trên, OPEX bao gồm chi phí bán hàng, chi phí marketing, IT và các chi phí quản trị vận hành khác. Quan trọng không kém, lợi nhuận trước thuế và lãi (EBIT) và xu hướng của chỉ số này sẽ mô tả rõ tình trạng tài chính của một doanh nghiệp. 

Cuối cùng – sau khi (trừ đi) tất cả chi phí liên quan đến các khoản thanh toán lãi vay và thuế – bạn có lợi nhuận ròng, chỉ số này càng lớn thì hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp càng cao. Nếu lợi nhuận ròng nhỏ hơn hoặc bằng 0 thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đang bị lỗ, bản thân doanh nghiệp đứng trước nguy cơ phá sản. Lúc này đòi hỏi các nhà quản lý phải tìm ra một hướng đi mới cho doanh nghiệp. Do chỉ số lợi nhuận ròng của mỗi ngành nghề là khác nhau, để phân tích tình hình tài chính của một doanh nghiệp chúng ta phải đánh giá theo bình quân ngành hoặc giữa các doanh nghiệp cùng ngành tại cùng một thời điểm. Và với Profit & Loss Dashboard, bạn luôn có ngay trong tay các dữ liệu quan trọng theo thời gian thực để ra quyết định kịp thời.

4/ CFO Dashboard

Tiếp theo là mẫu dashboard dành cho các giám đốc tài chính. Họ thường quan tâm đến cả các chỉ số quản trị cấp cao, chẳng hạn như sự hài lòng của nhân viên và khách hàng, vượt ra ngoài giới hạn của dữ liệu tài chính đơn thuần. Những số liệu này đều được tổng hợp trong một mẫu báo cáo tự động duy nhất.

Báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp
Dữ liệu báo cáo tài chính: CFO Dashboard

CFO Dashboard tập trung vào 4 phần chính mà ban giám đốc thường quan tâm: Chi phí, mục tiêu bán hàng, lợi nhuận gộp và/hoặc mức độ hài lòng của đội ngũ nhân viên. Ở phía trên cùng bên trái, mẫu báo cáo tài chính tự động liệt kê số liệu về doanh thu, lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế và lãi – EBIT, chi phí vận hành và thu nhập ròng. Bằng cách này, các nhà quản lý tài chính có thể thấy được hiệu quả hoạt động qua từng thời kỳ trong năm. Và nhìn vào dashboard trên, rõ ràng rằng chi phí vận hành đang bị vượt quá mức ngân sách đặt ra. Từ đó, bạn sẽ đào sâu vấn đề, bắt đầu đặt câu hỏi, phân tích xem chuyện gì đang xảy ra và chúng ta cần làm gì để tránh gặp phải vấn đề này trong tương lai.

Ở cột bên phải, chi phí được chia ra theo từng phần nhỏ. Bạn sẽ biết được tiền đang được chi ra ở những khoản nào và tìm cách chi tiêu ở mức hợp lý. Dashboard này cũng có thêm 3 chỉ số về Giá trị gia tăng kinh tế (EVA), Berry ratio (Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên chi phí hoạt động của một công ty) và tỷ lệ người đi làm trong biên chế (payroll headcount ratio). 3 chỉ số này sẽ cho bạn thấy lợi nhuận kinh tế thực sự của doanh nghiệp, cho biết bạn đang thua lỗ hay tạo ra tiền, và lượng nhân viên hiện tại có đang hoạt động hiệu quả so với tổng số lương bỏ ra hay không.

Cuối dashboard là mức độ hài lòng của khách hàng và đội ngũ nhân viên trong vòng 3 tháng trở lại. Đây là chỉ số không trực tiếp liên quan đến dữ liệu tài chính truyền thống, nhưng mỗi CFO hiện đại cần nắm được. Vì mức độ hài lòng của 2 nhóm đối tượng này thấp sẽ gây ảnh hưởng đến khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Sử dụng hệ thống dữ liệu để phát triển bộ phận nhân sự như thế nào?

Tạm kết

Financial Dashboard cung cấp bức tranh dữ liệu toàn cảnh về hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chỉ vài thao tác đơn giản, bạn nắm được sức khoẻ tài chính của doanh nghiệp và đưa ra những dự báo tương lai. Để có Financial Dashboard, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ dựa trên mục tiêu kinh doanh cụ thể và dựa trên việc xác định những chỉ số quan trọng. Bởi luôn tồn tại hàng nghìn dữ liệu và không phải dữ liệu nào cũng thực sự cần thiết, cố gắng thu thập toàn bộ rất dễ dẫn đến việc bị nhấn chìm trong biển dữ liệu và lạc mất điểm sáng giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược tạo đột phá. Vì vậy, trước hết, bạn cần đặt đúng câu hỏi, xác định bài toán mà bạn muốn giải quyết. Hãy hiểu rõ bạn muốn gì, để biết nên đo lường chỉ số nào, và sau khi có những chỉ số đó, hãy xác định rõ bạn sẽ làm gì với những insight có được. Khi đã có một bản đồ rõ ràng về những gì bạn cần, bạn sẽ tìm được phương án xây dựng Financial Dashboard phù hợp với doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phương pháp xây dựng hệ thống dữ liệu và học hỏi từ các case study thực tế, ứng dụng dữ liệu giải quyết bài toán kinh doanh cụ thể, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers. Sau khóa học, bạn sẽ hiểu phương pháp xây dựng một hệ thống dữ liệu nội bộ, dựa trên nhu cầu và bài toán cụ thể của doanh nghiệp, hiểu cơ bản các công cụ hỗ trợ và hiểu các thách thức trong xây dựng/ vận hành hệ thống dữ liệu đó.

Tagged: