Cách xây dựng báo cáo cho các doanh nghiệp bán lẻ

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Sự cạnh tranh và áp lực điều chỉnh là 2 thách thức lớn mà các nhà bán lẻ phải đối mặt. Giành được lợi thế giữa thị trường cạnh tranh khốc liệt và trở thành điểm đến yêu thích của khách hàng, đòi hỏi nhà bán lẻ phải hiểu được nhu cầu người tiêu dùng tại điểm tương tác và kiểm soát toàn bộ quá trình chăm sóc khách hàng. Song song với đó, áp lực điều chỉnh cũng yêu cầu họ phải giám sát mọi quy trình hoạt động, truy cập dữ liệu và nắm được báo cáo hiệu suất càng nhanh càng tốt để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, một dashboard báo cáo bán lẻ với các thông tin được tự động cập nhật theo thời gian thực và trực quan hoá sẽ là chìa khóa cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Bạn có thể tạo nên những báo cáo bán lẻ nào? Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1/ Retail Store Dashboard

Bạn có thể sử dụng mẫu báo cáo cho doanh nghiệp bán lẻ này để nắm được nhu cầu khách hàng và điều chỉnh chiến lược của mình sao cho phù hợp. Các chỉ số tổng quan cần theo dõi là lượng khách hàng hiện tại, lượt khách ghé thăm shop online, trung bình số sản phẩm trên một lần mua và trung bình giá trị một đơn hàng. Khi các chỉ số này được trực quan thành biểu đồ đường, bạn sẽ thấy bức tranh lớn về sự tăng trưởng. Tuy nhiên hãy thận trọng trong việc phân tích 2 chỉ số về giá trị trung bình, bởi chúng sẽ bị sai lệch so với số đông khi có một người mua nhiều hàng hoặc trả nhiều tiền hơn hẳn những người khác.

cach-xay-dung-bao-cao-cho-cac-doanh-nghiep-ban-le
Mẫu báo cáo cho các doanh nghiệp bán lẻ: Retail Store Dashboard

Sau khi thấy được bức tranh tổng quan bán hàng và thói quen của người tiêu dùng, việc tiếp theo là quản lý các sản phẩm và kho hàng của mình. Việc tạo ra bảng thống kê gồm TOP 5, TOP 10 mặt hàng bán chạy sẽ giúp bạn dự đoán lượng mua trong tương lai, nhằm nhập đúng và đủ sản phẩm. Không ai mong muốn việc hết hàng hay hàng không có sẵn, điều này thật phiền toái đối với người mua và nhiều khi gây ảnh hưởng xấu tới hình ảnh thương hiệu. Vì thế, việc kiểm soát chỉ số OOS (Out of stock – tình trạng hàng hóa không có sẵn để bán hoặc sử dụng ngay lập tức) là điều tiên quyết khi bạn mở cửa hàng bán lẻ. Nếu bạn thường phải đối mặt với tình trạng này, hãy xem lại cách quản lý kho và quản lý chuỗi cung ứng.  

Mẫu báo cáo bán lẻ này cũng sẽ cho bạn thông tin về khách hàng hiện tại của mình. Điều này rất giúp ích trong việc xây dựng và điều chỉnh chiến dịch marketing sao cho phù hợp với đối tượng. Theo như dashboard trên, phụ nữ đang là nhóm tạo doanh thu tốt nhất cho chuỗi cửa hàng. Và người chủ muốn đẩy thêm cả doanh thu từ khách hàng nam giới, nên anh ấy cần nghiên cứu sâu hơn về nhân khẩu học, hành vi của nhóm đối tượng mở rộng này nhằm xây dựng chiến dịch dành riêng cho họ. Việc nghiên cứu kỹ hành vi cũng rất quan trọng để bạn tăng tỉ lệ khách hàng quay lại. Có một sự thật rằng, tạo thêm doanh thu từ khách hàng hiện tại mất ít chi phí hơn nhiều so với thuyết phục một người mới, chuyển đổi họ sang mua hàng của bạn.

Đọc thêm: Có thể xây dựng Marketing Dashboard nào từ hệ thống dữ liệu nội bộ?

Thêm một cách giúp bạn phân tích nguồn doanh thu là phân chia theo khu vực, bạn sẽ biết từng cửa hàng đang hoạt động thế nào và so sánh chúng để đưa ra giải pháp cải thiện. Và hơn nữa, nếu 2 cửa hàng có tệp đối tượng giống nhau về nhân khẩu học, bạn còn có thể thử nghiệm chiến dịch A/B, kiểm tra xem chương trình khuyến mãi nào, hoạt động nào mang lại hiệu ứng tốt hơn.

2/ Retail Analytics Dashboard

Mở cửa hàng trực tuyến song song với cửa hàng offline đang trở thành xu hướng trong ngành bán lẻ. Vì vậy, một dashboard giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu trên hệ thống toàn bộ điểm chạm kinh doanh sẽ là công cụ hữu ích cho các nhà bán lẻ. Dashboard này cho bạn bảng dữ liệu theo thời gian thực, giúp bạn nắm bắt tình hình ngay lập tức và nhanh chóng đưa ra phương án tối ưu lợi nhuận.

cach-xay-dung-bao-cao-cho-cac-doanh-nghiep-ban-le
Mẫu báo cáo cho các doanh nghiệp bán lẻ: Retail Analytics Dashboard

Ở phía bên trái, bạn có thể thấy rõ tỷ lệ chuyển đổi của cửa hàng trực tuyến và cửa hàng thực theo từng mốc thời gian. Nếu như tỷ lệ chuyển đổi của cửa hàng thực có thể chạm tới mức 23% thì con số này của cửa hàng trực tuyến chỉ dừng ở mức 2%. Bởi sự thật rằng, khi một người bước vào cửa hàng trên phố, họ đã có ý định mua rất rõ ràng, không giống như lúc họ lướt mạng và bấm vào một vài shop xem có gì hay rồi thoát ra nhanh chóng. Bạn có thể so sánh cửa hàng đang có tỷ lệ chuyển đổi cao với những cửa hàng còn lại để xem sự khác biệt này đến từ đâu, từ đó đưa ra giải pháp bán hàng phù hợp hơn.

Tỷ lệ co rút (Sell Through) là tỉ số giữa số lượng hàng bán ra trên tổng số hàng có sẵn. Đây là cách tốt nhất để đánh giá hoạt động bán lẻ hiệu quả hay không, cho phép quản lý bán lẻ nắm được tốc độ lưu thông hàng để lên kế hoạch bổ sung hàng hóa thích hợp. Bên cạnh là dữ liệu về lợi nhuận trên đầu tư (Gross Margin Return on Investment – GMROI)tỷ lệ hoàn trả sản phẩm (Rate of return). Các cửa hàng thực sẽ có tỷ lệ hoàn trả sản phẩm thấp hơn so với online do khách hàng có thể trực tiếp thử sản phẩm trước khi quyết định trả tiền, trong khi đặt online, họ dễ gặp phải vấn đề về việc đồ không hợp hay không đúng ý.

Đọc thêm: Sử dụng hệ thống dữ liệu để quản lý tài chính như thế nào?

Cột bên phải là các chỉ số về lượng truy cập website, giỏ hàng bị bỏ quên (shopping cart abandonment) cho cửa hàng trực tuyến; và các dữ liệu về lượng khách bước vào cửa hàng, doanh thu trên 1m2 mặt bằngdoanh thu trên 1 nhân viên cho cửa hàng offline. Nhìn dashboard này, bạn sẽ ngay lập tức thấy sự tăng trưởng ổn định trong trong doanh thu của cửa hàng thực, cũng như doanh thu trên 1 nhân viên, đây là dấu hiệu tốt cho hệ thống bán lẻ. Tuy nhiên, lưu lượng truy cập trang web lại đang dao động và lượt bỏ quên giỏ hàng online cũng gặp phải tình trạng tương tự. Vậy điều cần làm là phân tích sâu hơn các dữ liệu khác về website và tìm hiểu xem nguyên nhân nào đằng sau sự dao động này. Có thể là do tổng chi phí trong giỏ hàng ở mức quá cao, hay còn nguyên nhân nào khác?

3/ Retail KPI Dashboard

Ở góc độ lấy đơn đặt hàng làm trung tâm thì các chỉ số liên quan tới khách hàng, đơn đặt hàng, quy trình quản lý đơn sẽ được quan tâm hơn cả. Quá trình xử lý đơn hàng, từ khi nhận được yêu cầu đến khi giao tới tay người tiêu dùng cần được kiểm soát chặt chẽ vì nó tác động lớn tới sự hài lòng của khách hàng. Kể cả bạn có từng xây dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng hay có dịch vụ chăm sóc tận tâm sau đó, cũng khó tránh khỏi bị phàn nàn nếu quá trình giao hàng xảy ra sai sót, chẳng hạn như giao hàng chậm hay giao nhầm, giao thiếu sản phẩm.

cach-xay-dung-bao-cao-cho-cac-doanh-nghiep-ban-le
Mẫu báo cáo cho các doanh nghiệp bán lẻ: Retail KPI Dashboard

Tỷ lệ khách hàng quay lại (customer retention rate) là một chỉ số quan trọng cần theo dõi. Nếu như doanh nghiệp có khả năng giữ chân khách hàng cao thì điều đó tương đồng với việc khách hàng đã quay lại mua sản phẩm những lần tiếp theo. Mục tiêu của các hoạt động giữ chân khách hàng là giúp các công ty giữ chân được càng nhiều khách hàng càng tốt để xây dựng mối quan hệ giữa thương hiệu với người dùng và để tối đa hóa doanh thu tính trên mỗi khách hàng. Việc giữ chân khách hàng thường nhanh hơn và chi phí thấp hơn nhiều so với việc mua lại khách hàng mới. Để duy trì chỉ số này cao nhất có thể, bạn có thể đưa ra các ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm, hay các chương trình tri ân, các mặt hàng phiên bản giới hạn,…

Tiếp theo là một dữ liệu khá thú vị trong ngành bán lẻ: tỷ lệ đơn hàng dự trữ (backorder rate). Đơn hàng dự trữ là một yêu cầu của nhà bán lẻ cho một nhà cung ứng hay nhà bán buôn về nguồn hàng bổ sung, nhằm đáp ứng đơn đặt hàng chưa được thanh toán của khách hàng. Nó có thể là một dấu hiệu của một mặt hàng bán chạy nhất, hoặc cho biết sự kém hiệu quả trong việc xử lý hàng tồn kho. Bạn cần đặt chỉ số này trong bối cảnh cụ thể để hiểu được nó. Ví dụ, bạn thấy backorder rate tăng, và nhìn vào lượng bán các mặt hàng, bạn biết rằng mình đang bán sản phẩm đúng xu hướng. Hàng hết nhanh chóng sau một thời gian. Khi đó, không có sẵn sản phẩm để bán và khách hàng không thể kiên nhẫn chờ đợi, họ ngay lập tức bỏ đi tìm nơi khác, điều này khiến cho backorder rate giảm. Sự giảm này là một điều không mấy tích cực vì bạn đang bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên theo lý thuyết, backorder rate giảm cũng đồng nghĩa với việc bạn đang quản lý kho tốt, hoàn toàn trái ngược với tình huống bạn gặp phải. Vì vậy đặt chỉ số backorder rate vào bối cảnh cụ thể cùng với hàng loạt chỉ số khác là điều nên làm, để bạn nắm được bức tranh tổng quan hiện tại.

Tỷ lệ hoàn trả sản phẩm (rate of return) cũng là số liệu quan trọng bạn nên theo dõi để trả lời câu hỏi: Có bao nhiêu đơn hàng bị gửi trả lại? Nhà bán lẻ tốt nhất nên giữ chỉ số này ở mức thấp: Do hàng trả lại bị tốn kém do quá trình chế biến bổ sung, hoặc do khiếm khuyết/ hư hỏng khiến mặt hàng đó không thể sử dụng được, hoặc được bán với giá không mang lại lợi nhuận. Hay thậm chí là do hàng giao đến nơi nhưng khách không có mặt tại địa điểm nhận hàng. Khi bạn đã có một điểm chuẩn về tỷ lệ hoàn trả sản phẩm nhờ các dữ liệu tổng hợp trong quá khứ, bạn sẽ có cơ sở để thiết lập KPI cho chỉ số này. Bên cạnh đó, việc bổ nhỏ chỉ số này theo từng loại sản phẩm cũng rất hữu ích trong việc phân tích nguyên nhân hoàn hàng.

4/ Sales and order overview dashboard

Mẫu báo cáo bán lẻ này tập trung nhiều hơn vào bán lẻ trực tuyến. Với các cửa hàng online, dữ liệu luôn có rất nhiều và khá dễ dàng để thu thập. Việc thu thập các dữ liệu này càng trở nên quan trọng trong thời đại kết nối, khi mà khách hàng đứng giữa rất nhiều lựa chọn và khó có thể trung thành với một thương hiệu nào đó. Vì vậy việc phân tích dữ liệu để tiếp cận và tối ưu trải nghiệm khách hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

cach-xay-dung-bao-cao-cho-cac-doanh-nghiep-ban-le
Mẫu báo cáo cho các doanh nghiệp bán lẻ: Sales & Order Dashboard

Bắt đầu với ước tính tổng lượng đơn đặt hàng, bạn sẽ có số liệu về giá trị đơn hàng theo thời gian. Bên cạnh đó, bạn có thể tính được trung bình mỗi khách hàng đặt số lượng bao nhiêu để biết về hành vi của họ. Số liệu này nên được theo dõi cả trong ngắn hạn, dài hạn, và so sánh để đưa ra mức trung bình chính xác nhất.

Tiếp theo là tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (perfect order rate), tỷ lệ này cho thấy hiệu quả của chuỗi cung ứng và dịch vụ giao hàng, không phát sinh bất kỳ sự cố nào trong quá trình xử lý đơn. Một đơn đặt hàng hoàn hảo bắt đầu khi khách hàng đặt một đơn hàng mới, và kết thúc khi họ nhận nó mà không có sự cố nào xảy ra trong toàn bộ quy trình. Việc giao hàng không đúng, hàng hoá hư hỏng, mất mát hoặc bị trả lại sẽ làm tổn hại đến hình ảnh của bạn và làm tăng lượng khách hàng không hài lòng, cũng như gây phát sinh nhiều loại chi phí khác. Vì vậy, sau khi đánh giá tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo, hãy đặt mục tiêu để đạt được và lưu ý rằng tỷ lệ này càng cao thì càng tốt.

Trong trường hợp hàng bị trả lại, điều quan trọng là tìm ra lý do tại sao. Có thể là bởi mặt hàng bị hư hỏng, giao hàng muộn hoặc sản phẩm không phù hợp,… bạn cần có thông tin chi tiết để tìm cách cải thiện chỉ số này.

Đọc thêm: Hệ thống dữ liệu – Trợ thủ đắc lực cho Sales Manager trong vận hành bộ phận kinh doanh

Tạm kết

Sử dụng dashboard bán lẻ, nơi các nguồn thông tin được đổ về tự động trên một bảng báo cáo, bạn có thể dễ dàng quản lý kho theo thời gian thực và có được dữ liệu về khách hàng, từ đó phân tích và đưa ra định hướng cải thiện quy trình vận hành, cũng như tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Để có được bản báo cáo tự động này, điều doanh nghiệp cần là một hệ thống dữ liệu, bao gồm quy trình từ thu thập đến lưu trữ và trực quan hoá từng nhóm thông tin thành biểu đồ trực quan. 

Bạn có thể đã nghe rất nhiều về cụm từ hệ thống dữ liệu và cho rằng đó là một thứ cao siêu mà chỉ các tổ chức lớn hay các công ty công nghệ mới có thể áp dụng. Tuy nhiên, hệ thống dữ liệu về bản chất là việc bạn tận dụng các công cụ và làm sao kết hợp chúng để ra được bảng dữ liệu quan trọng cần theo dõi. Bạn có thể thu thập và xử lý những dữ liệu này bằng những công cụ đơn giản với chi phí thấp, thậm chí không mất phí như Excel hay Google Sheet. Quan trọng là bạn cần xác định rõ bài toán của mình và hiểu được logic nội tại của từng phương pháp để có thể tận dụng chúng hiệu quả.Tất cả đều nằm ở tư duy khai thác và sử dụng dữ liệu cho vận hành. Nếu bạn muốn củng cố tư duy này qua các bài toán cụ thể của doanh nghiệp, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers! Sau khóa học, bạn sẽ hiểu phương pháp xây dựng một hệ thống dữ liệu nội bộ, dựa trên nhu cầu và bài toán cụ thể của doanh nghiệp, hiểu cơ bản các công cụ hỗ trợ và hiểu các thách thức trong xây dựng/ vận hành hệ thống dữ liệu đó.

Nguồn: Datapine

Tagged: