4 mẫu báo cáo giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất

marketing foundation

Tomorrow Marketers –  Sự kém hiệu quả là kẻ phá hoại của bất kỳ quy trình sản xuất nào, bạn phải luôn cảnh giác và theo dõi mọi vấn đề, xu hướng có thể gây hại cho quy trình. Đó là lý do tại sao việc tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực là điều rất quan trọng trong ngành công nghiệp sản xuất – nơi ngay cả những lượng dữ liệu nhỏ nhất cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Vậy doanh nghiệp sản xuất có thể xây dựng những loại báo cáo nào để quản lý tiến độ và chất lượng? Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Kiểm soát hoạt động sản xuất tổng thể (Production Dashboard)

Ở mẫu báo cáo đầu tiên này, chúng ta sẽ xem xét năng lực sản xuất tổng thể của một doanh nghiệp. Việc nắm được tất cả các KPI quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan nhằm phục vụ cho việc tối ưu hoá.

Quản lý quy trình sản xuất

Biết được tổng khối lượng sản xuất (production volume) là yêu cầu tiên quyết. Bằng cách đó, bạn biết được khối lượng công việc mà máy móc đang phải xử lý hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Bạn nên so sánh quá trình sản xuất với các giai đoạn tương tự trước đó và chú ý tới những điểm khác biệt, phân tích chúng và cố gắng tìm ra nguyên nhân ẩn sau: thiếu bảo trì dẫn đến sự cố, thiết bị thiếu dẫn đến mức độ sản xuất kém, quá tải nhân viên dẫn đến nhiều lỗi trong quá trình sản xuất? Đây chính là điểm xuất phát cho quá trình phân tích của bạn. Đối chiếu khối lượng sản xuất đó với số lượng đặt hàng cũng là một việc cần thiết: bạn có thể xem liệu doanh nghiệp mình có xoay sở để đáp ứng được nhu cầu sản xuất hay không. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. 

Đọc thêm: Data Analysis – Phân tích số liệu bắt đầu từ đâu?

Khi nhắc đến production dashboard, một điểm quan trọng nữa là bạn cần biết về thiết bị máy móc của mình. Khả năng sản xuất của từng thiết bị sẽ cho bạn biết tầm quan trọng của chúng và để ý hơn tới những thiết bị có năng suất cao nhất. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mọi máy móc đều cần được bảo trì và chăm sóc, ngay cả khi nó chỉ đóng góp một tỷ lệ nhỏ trong quá trình sản xuất của bạn. Bằng cách đánh giá những yếu tố này, bạn nắm được rõ hơn về các tài sản, nguồn lực của mình cũng như mức độ hiệu quả tương ứng. Việc duy trì một hệ thống production dashboard rõ ràng sẽ giúp hạn chế những rắc rối sau này.

Cuối cùng, tương tự như đối với ngành bán lẻ, các mẫu báo cáo sản xuất như thế này cần đánh giá được tỷ lệ trả hàng (rate of returns) – đây là một tiêu chính quan trọng để đánh giá mức độ hiệu quả của doanh nghiệp. Chúng ta đều biết rằng tỷ lệ trả hàng càng thấp càng lý tưởng. Bạn nên đặt ra một mức mong muốn, và nếu tỷ lệ thực tế cao hơn mức này, bạn cần đào sâu để tìm ra nguyên nhân hàng bị trả: sản phẩm bị lỗi, không có lý do cụ thể,… Chỉ khi bạn hiểu được gốc rễ vì sao khách hàng trả lại đơn hàng, bạn mới có thể tránh tình trạng này lặp đi lặp lại trong tương lai.

Đọc thêm: Data Visualization là gì? Các loại biểu đồ giúp bạn trực quan hoá dữ liệu

Kiểm soát chất lượng sản xuất (Production Quality Dashboard)

Khi bạn đã đánh giá được tổng thể khả năng sản xuất của các nhà máy, bước tiếp theo là đánh giá chất lượng của chúng. Sản xuất đủ số lượng sản phẩm đề ra là tốt, nhưng quan trọng hơn là chất lượng sản phẩm cũng đáp ứng tiêu chuẩn – nếu không, hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp sẽ bị tổn hại và bạn cũng sẽ khó có được những khách hàng trung thành. Do đó, việc kiểm soát chất lượng sản xuất là vô cùng quan trọng.

Mẫu báo cáo giúp doanh nghiệp sản xuất kiểm soát chất lượng

Ở mẫu báo cáo thứ hai này, có 4 chỉ số được hiển thị. Chỉ số đầu tiên liên quan trực tiếp đến KPI cuối cùng được nếu ra ở mẫu báo cáo production dashboard (về tỷ lệ trả hàng). Như chúng ta đã biết, việc đo lường tỷ lệ trả hàng là rất quan trọng để đánh giá hiệu suất của chuỗi cung ứng, từ khâu sản xuất đến khâu giao hàng. Mục tiêu của việc đo lường tỷ lệ này chính là hạ nó xuống thấp nhất có thể, thông qua việc cải thiện quy trình sản xuất. Để giảm tỷ lệ trả hàng, bạn sẽ cần phải tìm xem nguyên nhân gốc rễ nằm ở đâu – trong quá trình sản xuất sản phẩm hay sau đó. Bên cạnh KPI này là một KPI tương tự nhưng mang sắc thái đối lập: càng cao càng tốt. Đó chính là tỉ lệ “right first time” (đúng ngay từ lần đầu tiên) – thể hiện việc quy trình sản xuất đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm cộng trong mắt khách hàng: Họ không chỉ hài lòng với đơn hàng nhận được mà còn chẳng tìm được lý do nào để phàn nàn về dịch vụ của bạn. Bên cạnh đó, bạn sẽ tránh được những khoản chi phí phát sinh từ việc xử lý các đơn hàng bị hoàn trả.

Chỉ số thứ hai được đánh giá trong mẫu dashboard này chính là các sai sót (defects). Khi một sản phẩm bị sai sót, nó được coi là vô giá trị – ngay cả khi bạn áp dụng chính sách giá với các sản phẩm bị lỗi, việc này vẫn gây thiệt hại lớn đến lợi nhuận của bạn. Hãy thống kê số lượng hãng lỗi được sản xuất mỗi tháng và kiểm soát con số này một cách chặt chẽ. Cũng giống như trường hợp tỷ lệ trả hàng, bạn cần tìm ra nguyên nhân dẫn đến những khiếm khuyết của sản phẩm: là do vấn đề đóng gói, không làm đúng thông số thuật hay không tuân thủ các quy trình sản xuất,… Thông qua việc đánh giá này, bạn sẽ biết phải giải quyết điều gì đầu tiên và phân bổ thêm nguồn lực ở đâu để đảm bảo chất lượng sản xuất phù hợp và tránh các sản phẩm lỗi trong tương lai.

Với những manufacturing dashboard như thế này, bạn có thể trực quan hoá các số liệu phân tích phù hợp vào đúng thời điểm cần thiết, và tận dụng những phần mềm sản xuất báo cáo hiện đại. Nhờ đó, bạn có được sự linh hoạt, tính cập nhật và duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường toàn cầu với rất nhiều thách thức như hiện nay.

Kiểm soát chi phí sản xuất (Manufacturing Cost Management Dashboard)

Trong nền kinh tế ngày nay, ngành công nghiệp sản xuất đang gặp thách thức ở nhiều góc độ: bộ máy sản xuất phải chạy hiệu quả nhất có thể, với chất lượng cao nhất có thể trong khi phải giữ chi phí ở mức thấp nhất có thể. Bạn có thể thở phào và thư giãn vì mọi chỉ số về quản lý chi phí (cost management) đều có thể được tìm thấy ở mẫu dashboard thứ ba này.

Mẫu báo cáo giúp doanh nghiệp sản xuất kiểm soát chi phí

Tiếp tục với các ví dụ về bảng điều khiển tự động hóa, bạn cần lưu ý rằng bạn đang phát triển trong một ngành công nghiệp nặng về tài sản (assets), do đó, việc biết tài sản của bạn là gì và hiểu được giá trị của chúng là tối quan trọng. Việc đo lường tỷ lệ quay vòng tài sản (asset turnover ratio) sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quý báu, bởi nó thể thể hiện doanh thu bán hàng của bạn so với giá trị tài sản của bạn. Nói chung, tỷ lệ này càng cao thì càng tốt cho doanh nghiệp vì nó có nghĩa là bạn đang tạo ra nhiều giá trị hơn cho mỗi đô la trong tổng tài sản mà bạn có. Để có cái nhìn toàn diện hơn về mức độ hiệu quả, bạn có thể so sánh tỷ lệ của mình với các doanh nghiệp cùng ngành khác. Tương tự với chỉ số này là chỉ số lợi tức trên tài sản (return on asset) – dùng để đo lường khả năng tạo ra lợi nhuận từ mỗi đô la chi tiêu cho tài sản. 

Khi nói về chi phí trong sản xuất, bảo trì là một khía cạnh không thể không nhắc tới vì nó liên quan đến những vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp. Chi phí bảo trì lúc đầu có thể chiếm một phần lớn trong ngân sách nhưng về lâu dài, bạn cần hạ thấp nó. Chi phí bảo trì sẽ không bao giờ hoàn toàn biến mất, nhưng việc kiểm soát và cải thiện tốt sẽ giúp bạn tránh mất những khoản phí không cần thiết trong tương lai. 

Số liệu cuối cùng của cost management dashboard chính là chi phí trên một đơn vị (unit costs). Nó cho bạn biết cần bao nhiêu tiền để sản xuất ra một sản phẩm, từ đó, bạn có thể đặt ra mức giá phù hợp để đạt được lợi nhuận mong muốn từ sản phẩm này. Theo thời gian, chỉ số này thường đi xuống bởi doanh nghiệp của bạn ngày càng nhiều kinh nghiệm hơn, trong khi mức đầu tư vào thiết bị sẽ giảm giảm dần. 

Thu thập dữ liệu và làm việc chi tiết với chúng chính là điều giúp bạn tăng lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác trong cùng ngành sản xuất. Tuy nhiên, đây mới chỉ là điểm xuất phát. Hãy tìm hiểu bạn có thể làm gì hơn nữa với mẫu dashboard tiếp theo nhé.

Theo dõi KPI sản xuất (Manufacturing KPI Dashboard)

Phần cuối cùng này sẽ tập trung vào các chỉ số “cấp cao” – thường dành cho các lãnh đạo, giám đốc điều hành – những người cần có bức tranh tổng quan về doanh nghiệp để lên những kế hoạch chiến lược. Được tạo bằng phần mềm báo cáo sản xuất, mẫu báo cáo trong hình được thiết kế theo phong cách KPI scorecard, thể hiện 4 khía cạnh chính: hiệu quả (effectiveness), chất lượng và hiệu suất (quality & performance), sản xuất (production), chi phí và doanh thu (cost & revenue). Mỗi  khía cạnh này cho phép các nhà quản lý cấp cao giám sát và tối ưu hóa các chỉ số liên quan, đồng thời cải thiện các chiến lược kinh doanh.

Mẫu báo cáo giúp doanh nghiệp sản xuất theo dõi KPI

Đọc thêm: Dữ liệu vận hành trong doanh nghiệp là gì? Ví dụ về Metrics và KPI cho từng phòng ban

Mẫu dashboard này bắt đầu với hiệu quả hoạt động tổng thể (OOE), hiệu quả của thiết bị (OEE), hiệu quả của tổng hiệu suất thiết bị (TEEP)mức tận dụng công suất (capacity utilization). Để hiểu, đo lường và nâng cao hiệu suất hiện tại, các chỉ số này cần được theo dõi thường xuyên. Chúng sẽ giúp bạn dự báo chính xác, lập kế hoạch và lên lịch cho các công đoạn khác nhau của quy trình sản xuất cũng như đảm bảo việc vận hành ổn định cho khách hàng của bạn. Trong ví dụ này, chúng ta có thể thấy rằng hầu hết các chỉ số của tháng hiện tại đều hơn tháng trước – một dấu hiệu của sự cải tiến thành công. 

Hãy tiếp tục ở phía phình bên phải. Dashboard có hiển thị chất lượng và hiệu suất (Quality/Performance), số lượng sản xuất (production volume) chỉ số giao hàng đúng hạn (on-time delivery metrics) – so sánh trực quan giữa tháng hiện tại và tháng trước đó. Bạn có thể thấy tháng hiện tại hoạt động tốt hơn tháng trước ở tất cả các khía cạnh, ngoại trừ chỉ số giao hàng đúng hạn. Trong trường hợp này, tuy độ chênh lệch chỉ là 1%, bạn cũng nên tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng. 

Phần sản xuất (Production) tập trung vào yếu tố thời gian: thời gian sản xuất (production time), thời gian lên lịch (scheduled time), thời gian vận hành (operating time) và thời gian ngừng hoạt động (downtime). Các chỉ số này được sắp xếp giống như các chỉ số trước – đi kèm các so sánh và các cột mốc quan trọng giữa tháng hiện tại và tháng trước. Chúng ta có thể thấy rằng thời gian sản xuất tăng lên trong khi thời gian ngừng hoạt động giảm xuống – điều đó cho thấy máy móc hoạt động khá tốt và có ít vấn đề cần xử lý hơn, hoặc có thể là bạn đã tổ chức thời gian bảo trì tốt hơn nhiều. 

Cuối cùng, phần chi phí và doanh thu (Cost/Revenue) của dashboard thể hiện khía cạnh tài chính và giúp các giám đốc điều hành xác định liệu các ​​chiến lược của họ có mang lại kết quả kinh doanh tích cực hay không. Trong trường hợp này, chúng ta có thể thấy rằng doanh thu cao hơn khoảng 20% ​​so với tháng trước, nhưng không dừng lại ở đó, mà doanh thu trên mỗi nhân viên (revenue per employee)mỗi sản phẩm (revenue per item) cũng tăng lên. Mục cuối cùng trên dashboard này hiển thị chi phí (cost) – đã tăng lên so với tháng trước và đáng để tìm hiểu lý do. Nguyên nhân có phải do khối lượng sản xuất và thời gian sản xuất cũng tăng lên hay không? Dù sao đi nữa, bảng dashboard này đã cung cấp một giải pháp đơn giản để theo dõi kế hoạch và mục tiêu chiến lược với sự trợ giúp của phần mềm hiện đại. Bằng cách đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất và đỡ tốn thời gian cho việc tính toán, báo cáo thủ công.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp (Có giải thích chi tiết các chỉ số)

Tạm kết

Trong ngành sản xuất, chúng ta phải kiểm soát chặt chẽ cùng một lúc rất nhiều dữ liệu, mà chỉ cần một chút lơ là cũng sẽ phá vỡ dây chuyền và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Vì vậy, việc hiểu chỉ số để tận dụng mọi tiềm năng từ nó, cũng như xây dựng cho mình một báo cáo tự động theo thời gian thực là một điều vô cùng cần thiết. Và hệ thống dữ liệu sẽ giúp bạn tự động hoá tất cả các luồng dữ liệu, đưa chúng về nơi lưu trữ, trực quan hoá thành biểu đồ, bạn có thể tập trung vào tối ưu quy trình từ sản xuất, tài chính, kiểm soát chất lượng và kịp thời xử lý tất cả các vấn đề phát sinh. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống dữ liệu, từ tư duy khai thác dữ liệu vận hành đến hiểu logic hoạt động của các công cụ hỗ trợ hệ thống, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers!

Tagged: