Xây dựng báo cáo quản trị logistics giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả vận hành

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Các hoạt động quản trị logistics đều nhắm tới mục tiêu chung là làm sao cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với tổng chi phí thấp nhất, phải làm sao để tối ưu hoá dịch vụ, vừa đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, vừa đảm bảo khả năng sinh lợi nhuận. Cụ thể, các nhánh mục tiêu nhỏ bao gồm: Đáp ứng nhanh, tối thiểu hóa các sai lệch và đảm bảo mục tiêu chi phí. Vì vậy, tính hệ thống là yêu cầu căn bản của logistics, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ từ quản trị vận tải hàng hóa xuất và nhập, quản lý đội tàu, kho bãi, nguyên vật liệu, đến quản lý thực hiện đơn hàng, hoạch định cung/cầu, quản trị nhà cung cấp dịch vụ thứ ba. 

Vậy doanh nghiệp có thể xây dựng những dashboard nào giúp quản lý hiệu quả hoạt động logistics? Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1/ Báo cáo vận tải (Transportation Dashboard)

Quản trị logistics - Báo cáo vận tải
Quản trị logistics – Báo cáo vận tải

Mẫu báo cáo trên đưa ra 5 chỉ số và mỗi chỉ số đều cung cấp những thông tin rất hữu ích cho việc quản lý vận tải. Việc theo dõi thời gian xếp hàng & trọng lượng (Loading Time & Weight) là KPI quan trọng nhất bởi nó sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố còn lại của hiệu quả vận chuyển. Biết được thời gian xếp hàng và trọng lượng tương ứng sẽ giúp bạn đo lường được cần bao nhiêu thời gian cho mỗi tấn hàng, từ đó đặt ra mục tiêu hợp lý cho thời gian bốc hàng. Do đó, tối ưu hóa thời gian này sẽ cho phép bạn xếp và vận chuyển nhiều hàng hơn. Tuy nhiên, hãy giữ cho các mục tiêu của bạn thực tế, vì một chuyến hàng quá gấp rút thường xảy ra nhiều sự cố và rủi ro. Giám sát chỉ số này cũng giúp bạn xác định các xu hướng có tác động tích cực hoặc tiêu cực tới hiệu quả vận chuyển chung. Ngoài ra, những thông tin này khi được đào sâu còn giúp bạn trả lời một số vấn đề như: Những đơn hàng nào nặng và cần nhiều người xếp hàng hơn? Có đơn hàng nào không nặng về trọng lượng nhưng lại tốn thời gian để xếp không? Thông qua những phân tích này, bạn có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý về hệ thống vận chuyển cũng như chuỗi cung ứng của mình. 

Đội xe và đội ngũ người vận chuyển là tài sản quan trọng nhất của bạn. Bạn cần duy trì hệ thống này càng hiệu quả càng tốt, bằng cách tối ưu hoá công suất sử dụng xe, đồng thời giảm lượng khí thải CO2 cũng như mức tiêu thụ nhiên liệu. Quản lý các tuyến đường là một khía cạnh quan trọng khác. Việc giao hàng – bước cuối cùng trong quá trình – chính là minh chứng rõ ràng nhất cho sự hiệu quả và uy tín của công ty bạn. Hàng cần được giao một cách nguyên vẹn, không bị lỗi, theo đúng thời gian cam kết với khách hàng. Chỉ cần một trong những tiêu chí này không được đáp ứng, doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ bị tổn hại nhất định. 

Đọc thêm: 9 KPI và Metrics quan trọng trong ngành logistics

2/ Báo cáo Quản lý kho hàng (Warehouse KPI Dashboard)

Với tư cách là người quản lý kho, bạn cần có cái nhìn tổng quan về cơ sở của mình và luôn cập nhật xem nhà máy của bạn có đang đáp ứng được các mục tiêu và vận hành một cách ổn định không. Để làm được điều này, bạn cần theo dõi các chỉ số cũng như các hoạt động phù hợp. Mẫu dashboard thứ 2 này sẽ hỗ trợ bạn làm việc đó.  

Quản trị logistics - Báo cáo quản lý kho hàng
Quản trị logistics – Báo cáo quản lý kho hàng

Đầu tiên là dữ liệu về “Các chuyến hàng đúng giờ” (On-time Shipments): nếu những chuyến hàng này bị trễ thì việc xếp hàng và giao hàng cũng sẽ bị lùi lại. On-time Shipments là tỷ lệ các đơn hàng được giao hàng đúng trong khung thời gian quy định, do đó, bạn cần đưa tỷ lệ này càng gần với 100% càng tốt. Chỉ số này nói lên mức độ hiệu quả của việc quản lý chuỗi cung ứng, nếu chỉ cố này quá thấp, nó có thể dẫn đến những rắc rối lớn trong quá trình đặt hàng và giao hàng. KPI tiếp theo bạn cần chú ý đến đó là “Độ chính xác của đơn hàng” (Order Accuracy). Tỷ lệ này càng cao càng đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, họ sẽ có lý do để tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn cũng như giới thiệu đến bạn bè, người thân. Một đơn hàng hoàn hảo là một đơn hàng được xử lý, vận chuyển và giao đến khách hàng mà không gặp phải bất cứ sự cố nào. Nhờ những đơn hàng thế này mà bạn sẽ tránh được các chi phí khi hàng bị hoàn trả hay phải vận chuyển lại. 

Trong mẫu dashboard này, bạn cũng có thể theo dõi chi phí vận hành (Operating Costs) của mình. Những chi phí này bao gồm các khía cạnh khác nhau của quản lý kho bãi, từ chi phí bao thiết bị, năng lượng tiêu thụ, nguyên vật liệu cho đến các chi phí liên quan đến con người như nhân nhân công, vận chuyển và giao hàng. Những thông tin này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các chi phí cần thiết để xử lý một đơn đặt hàng, từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Ngoài ra, nó còn giúp bạn xác định các chi phí đầu vào khác nhau và sự phát triển của chúng theo thời gian. So sánh những con số này ở thời điểm hiện tại so với một năm trước có thể đem đến những phát hiện thú vị. 

Đọc thêm: Sử dụng hệ thống dữ liệu để quản lý tài chính như thế nào?

Chỉ số cuối cùng là Tổng số chuyến hàng (Total Number Shipments). Chỉ số này rất hữu ích bởi nó đóng vai trò như một chỉ báo trong tương lai: khi bạn nắm được xu hướng thay đổi của số lượng chuyến hàng theo thời gian, bạn có thể dự đoán những khoảng thời gian cao điểm và thấp điểm sắp tới, từ đó phân bổ nguồn lực và hàng tồn một cách tương ứng. 

Tóm lại, điểm mấu chốt của mẫu dashboard này chính là để vận hành kho hàng trơn tru hơn, nâng cao hiệu quả quản lý và tăng doanh thu.

3/ Báo cáo Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Dashboard)

Để ứng phó với nền kinh tế toàn cầu và những thách thức đi kèm, các công ty logistics cần phải xem xét lại chuỗi cung ứng và chuyển đổi nó thành một chuỗi giá trị dựa trên dữ liệu (data-driven value chain). Mẫu dashboard này sẽ tập trung vào việc quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho.

Quản trị chuỗi cung ứng
Quản trị chuỗi cung ứng

Hãy bắt đầu với chỉ số “Inventory-to-Sales” – tỷ lệ giữa giá trị hàng trong kho so với tổng giá trị các đơn hàng của bạn. Nhìn chung, bạn nên giữ tỷ lệ này ở mức thấp. Kết hợp chỉ số này với chỉ số tiếp theo – vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover), bạn sẽ có bức tranh tổng quan về mức độ ổn định tài chính của doanh nghiệp mình. Inventory Turnover thể hiện số lần doanh nghiệp của bạn bán hết số hàng trong kho trong thời gian 1 năm. Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá mức độ hiệu quả, phản ánh được nhu cầu đặt hàng và cách bạn phản hồi: thu mua hàng tốt, quản lý thời gian vận chuyển tốt,… Tỷ lệ quay vòng càng cao càng tốt, còn tỷ lệ này thấp nghĩa là bạn đang gặp vấn đề trong việc chuyển đổi hàng hoá thành doanh thu.

KPI thứ ba của mẫu dashboard này là “Carry Cost of Inventory” – đo lường chi phí lưu trữ và bảo trì hàng hóa của bạn trong kho. Được biểu thị dưới dạng tỷ lệ phần trăm, nó đánh giá chi phí vốn, chi phí không gian lưu trữ, chi phí dịch vụ  và chi phí rủi ro của hàng tồn kho. Chi phí hàng năm của từng mục được cộng lại và chia cho mức đầu tư hàng tồn kho trung bình. Thông thường, tỷ lệ này sẽ trong khoảng 20 – 25%. Ai cũng biết rằng duy trì hàng tồn kho là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là bao nhiêu trong số hàng này là lỗi thời hoặc dư thừa? Nhiệm vụ của bạn là giảm thiểu các chi phí này trong khi vẫn giữ tỷ lệ quay vòng (inventory turnover) ở mức cao. Một vấn đề khác là việc hết hàng – tương ứng với độ lớn của chỉ số “Out-of-Stock”. Tỷ lệ này được tính bằng cách lấy số lượng hàng xuất kho khi có khách đặt cho số lượng hàng đang có trong kho. Duy trì chỉ số này thấp nhất có thể chính là cách hạn chế sự thất vọng từ phía khách hàng. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chính là chỉ số Inventory Accuracy – thể hiện độ chính xác của việc quản lý hàng tồn kho. Nếu phiên bản điện tử của hàng tồn kho không tương ứng với tình hình thực tế tại kho, doanh nghiệp của bạn sẽ gặp rắc rối. Việc có sự sai lệch nhất định là hoàn toàn dễ hiểu, nhưng bạn cần đặt ra một hạn mức nhất định và luôn cố gắng để tỷ lệ chính xác cao nhất có thể. Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn có thể nâng cao uy tín và tránh mất những chi phí không đáng có.

4/ Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng (Pick & Pack Scorecard)

Ví dụ cuối cùng là Pick & Pack Scorecard với chức năng theo dõi toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng. Về cơ bản, nó là quy trình từ khi một nhân viên kho đi tìm mặt hàng được khách đặt, đóng gói sản phẩm này rồi sau đó chuyển tới khách hàng. Nhờ các công nghệ hiện đại mà quy trình này ngày càng trở nên hiệu quả và tiết kiệm hơn. 

Quản trị logistics - Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng
Quản trị logistics – Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng

Mẫu dashboard này được chia thành 4 khía cạnh chính: tài chính (Financial), độ hiệu quả (Effectiveness), tối ưu hoá (Utilization) và chất lượng (Quality). Bắt đầu với khía cạnh tài chính, chúng ta có thể thấy chi phí chọn hàng và đóng gói (Pick & Pack Costs) – bao gồm tất cả các chi phí liên quan trong quá trình này. Bên cạnh đó là số liệu về chi phí trả hàng (Cost of Returns) – thể hiện khoản phí mà doanh nghiệp phải chịu khi một khách hàng hoàn trả hàng. Con số này do đó nên được giữ ở mức thấp nhất có thể. Tiếp theo, dashboard chia nhỏ các chi phí này thành 3 dòng khác nhau (Line A, Line B, Line C). Điều này giúp bạn tìm hiểu các phương án khác nhau và xem lựa chọn nào tối ưu hơn về mặt chi phí. Nếu bạn đang sử dụng cùng một phương án cho tất cả các dòng nhưng phát hiện ra một trong số chúng đang hoạt động kém hiệu quả, bạn có thể phân tích chi tiết để tìm ra nguyên nhân rồi thực hiện các hành động phù hợp để tối ưu hóa nó.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp (Có giải thích chi tiết các chỉ số)

Khía cạnh thứ hai là tối ưu hoá (Utilization). Đầu tiên, bạn sẽ thấy chi phí của vật liệu đóng gói (Cost of Packaging Materials) – nhiệm vụ ở đây là đảm bảo bạn không sử dụng vật liệu nhiều hơn mức cần thiết, nếu không chi phí của cả quá trình sẽ tăng lên. Ngoài ra, khía cạnh thân thiện với môi trường cũng là điều doanh nghiệp của bạn nên để tâm tới. Tiếp theo là chỉ số về tối ưu hóa thiết bị (Equipment Utilization) –  tỷ lệ này giúp bạn biết xem các thiết bị của mình có đáp ứng được yêu cầu về hiệu suất của nhà kho hay không. Nếu chỉ số này cao hơn 90%, nhân viên của bạn có thể sẽ phải đứng xếp hàng chờ sử dụng máy móc, và điều này sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ quy trình nói chungChuyển sang phía bên phải của dashboard là khía cạnh hiệu quả (Effectiveness) – nhằm đo lường thời gian chọn hàng và đóng gói trung bình. Những số liệu này rất hữu ích cho việc đánh giá năng suất của nhân viên cũng như hệ thống logistics của bạn. Cuối cùng là khía cạnh chất lượng (Quality). Tỷ lệ chọn hàng chính xác (Picking Accuracy) thống kê phần trăm những đơn hàng đã chính thức được chọn, còn tỷ lệ hoàn trả (Return rate) thể hiện phần trăm những sản phẩm lỗi được gửi tới khách hàng. Áp dụng những kỹ thuật chọn hàng hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu đáng kể tỷ lệ và chi phí hoàn trả hàng.

Tạm kết

Một dashboard báo cáo, nơi tự động cập nhật các chỉ số quan trọng, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả toàn hệ thống bằng việc bao quát tất cả các khâu của chuỗi Logistics, sắp xếp hợp lý để loại bỏ sai sót và sự thiếu liên kết trong công tác hậu cần, cũng như tối ưu hoá việc quản lý kho. Để xây dựng dashboard này, bạn cần hệ thống dữ liệu giúp tự động hóa các luồng thông tin từ nguồn dữ liệu tới nơi lưu trữ và trực quan hoá chúng để dễ dàng đánh giá, phân tích.Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống dữ liệu, từ hiểu cách khai thác dữ liệu vận hành (Nên lấy dữ liệu nào, lấy chúng từ đâu và phân tích ra sao) đến nắm được logic nội tại của các công cụ khai thác, hãy tham khảo khóa học Data System của Tomorrow Marketers!

Tagged: