CEO Dashboard – Cách xây dựng báo cáo giúp kiểm soát quy trình làm việc

marketing foundation

Tomorrow Marketers – CEO chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ văn hoá làm việc, con người và cho đến các chiến lược kinh doanh và tài chính quan trọng. Vậy làm sao để tạo được những bản báo cáo có thể bao trùm toàn bộ việc vận hành, giúp các CEO dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định chiến lược? Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu một số mẫu dashboard quyền lực dành cho CEO và những lưu ý khi thiết kế dashboard này trong bài viết dưới đây.

5 mẫu CEO dashboard giúp kiểm soát quy trình và hiệu suất làm việc tổng thể

1. Dashboard về sức khỏe tài chính

CEO cần nắm được tình hình tài chính của công ty cũng như các thông tin tổng quan về đội nhóm và khách hàng, từ đó xây dựng các chiến lược phát triển phù hợp. Mẫu báo cáo đầu tiên này tập trung vào những yếu tố quan trọng này.

Bằng cách theo dõi sức khỏe tài chính với sự trợ giúp của các KPI như doanh thu (revenue), lợi nhuận trước thuế & lãi (EBIT), lợi nhuận ròng (net income), phân tích các loại chi phí (costs breakdown), các CEO sẽ có được cái nhìn từ tổng quan tới chi tiết, từ đó tối ưu hoá các hoạt động tài chính của công ty. Ngoài ra, các CEO cần duy trì kết nối với các phòng ban, đội nhóm và cả khách hàng để biết mức độ hài lòng của họ. Điều này rất quan trọng bởi trong thời đại số với rất nhiều cơ hội như hiện nay, nếu nhân viên và khách hàng của bạn không hài lòng, họ sẽ chuyển sang những lựa chọn khác.

Các chỉ số quan trọng cần đưa vào dashboard:

  • Gross profit margin: Tỷ suất lợi nhuận gộp

Chỉ số tài chính này thể hiện tổng doanh thu bán hàng mà bạn giữ được sau khi hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Chỉ số này rất quan trọng bởi nhờ nó bạn có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của các quy trình vận hành. Trong quá trình tính toán, bạn cần để ý tới tất cả các chi phí về nguyên vật liệu và nhân công của cơ sở sản xuất nhưng sẽ không tính tới các chi phí như tiền thuê địa điểm. Chỉ số margin càng cao nghĩa là bạn càng có nhiều lợi nhuận từ số tiền bán hàng của mình.

  • Operating expense ratio: Tỷ lệ chi phí vận hành

Chỉ số này cần xuất hiện trong mọi mẫu báo cáo tài chính dành cho CEO bởi nó cho bạn thấy doanh nghiệp của mình đang quản lý chi phí vận hành như thế nào trong tương quan với tổng doanh thu.

  • Cash conversion cycle – CCC: Vòng quay tiền mặt

Chuyển đổi các nguồn lực thành tiền mặt chính là trọng tâm của vòng quay tiền mặt. Một báo cáo của CEO gửi đến ban giám đốc thường đề cập tới chỉ số CCC nhằm thể hiện khoảng thời gian công ty cần để chuyển đổi các các khoản đầu tư (và những nguồn lực khác) thành dòng tiền từ việc bán hàng.

Đọc thêm: Doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào? | Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

2. Dashboard về quan hệ nhà đầu tư

Mẫu báo cáo này sẽ tập trung vào một trong những yếu tố then chốt của bất cứ doanh nghiệp thành công nào: quan hệ nhà đầu tư (investor relations).

Mẫu dashboard này tổng hợp nhiều chỉ số quan trọng nhằm giúp bạn duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà đầu tư, đồng thời vẫn đảm bảo các vấn đề về tài chính & tài sản của bạn luôn được bảo vệ cẩn thận. Bằng cách đào sâu vào các thông tin như tài sản hiện có, tỷ số lợi nhuận trên tài sản và vốn chủ sở hữu (return on assets & equity),… mẫu dashboard này sẽ rất hữu ích cho bạn cũng như các cổ đông.

Các chỉ số quan trọng cần đưa vào dashboard:

  • Return on assets: Tỷ số lợi nhuận trên tài sản
  • Return on equity: Tỷ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu
  • P/E ratio: Hệ số giá trên lợi nhuận của một cổ phiếu
  • Debt-equity ratio: Hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu
  • Share price: Giá cổ phiếu
  • Working capital ratio: Tỷ lệ vốn lưu động

3. Quản lý hoạt động marketing tổng thể

Ai cũng biết là trong thời đại số như hiện nay, việc đầu tư thời gian và tiền bạc vào những chiến lược marketing đa dạng là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một marketing dashboard – một công cụ củng cố, sắp xếp và phân tích các tệp dữ liệu khổng lồ một cách rõ ràng và trực quan. Nó sẽ giúp bạn có được cái cái nhìn tổng quan về hiệu quả của các hoạt động Marketing.

Kết hợp nhiều dữ liệu tổng quan, mẫu dashboard này sẽ giúp bạn tối ưu hoá hiệu quả Marketing – từ đó nâng cao nhận diện thương hiệu và doanh thu một cách mạnh mẽ. Trong bối cảnh hiện nay, đây là mẫu dashboard không thể thiếu cho bất cứ CEO & CMO nào!

Các chỉ số quan trọng cần đưa vào dashboard:

  • Customer lifetime value: Giá trị vòng đời khách hàng
  • Sales target & growth: Mục tiêu doanh số và tăng trưởng
  • Website-traffic-to-lead ratio: Tỷ lệ chuyển đổi của website (từ người truy cập sang khách hàng tiềm năng)
  • Cost per lead: Chi phí để có được 1 lead (khách hàng tiềm năng)
  • Lead-to-MQL ratio: Tỷ lệ từ Lead chuyển thành Marketing Qualified Lead
  • MQL-to-SQL ratio: Tỷ lệ từ Marketing Qualified Lead chuyển thành Sales Qualified Lead

Đọc thêm: Làm thế nào để xây dựng văn hoá dữ liệu khi không có data team?

4. Dashboard dữ liệu Sales

Ở vị trí CEO, chắc chắn bạn hiểu rằng sales là yếu tố trực tiếp quyết định sự sinh tồn của doanh nghiệp. Nếu không có doanh thu bán hàng, công ty của bạn sẽ sống sót như thế nào?

Mẫu sales dashboard này tập trung vào mọi lĩnh vực quan trọng trong sales, cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn giảm tỷ lệ khách hàng rời đi, tăng hiệu quả kinh tế, tối ưu hoá các chiến dịch bán hàng và tận dụng các hoạt động thúc đẩy doanh thu như upselling & cross-selling (bán thêm & bán kèm). Mẫu dashboard này sẽ giúp bạn tạo nên những báo cáo bán hàng rõ ràng và dễ hiểu, khiến quá trình ra quyết định của bạn thuận tiện hơn rất nhiều.

Là lãnh đạo doanh nghiệp, việc để mắt tới các hoạt động bán hàng là vô cùng cần thiết. Mẫu báo cáo này không chỉ giúp bạn theo dõi các KPI quan trọng mà còn hé lộ những chỉ dẫn liên quan trực tiếp đến việc tăng trưởng doanh thu & lợi nhuận.

Các chỉ số quan trọng cần đưa vào dashboard:

  • Sales target: Mục tiêu bán hàng

Vì doanh số bán hàng là một phần quan trọng của mọi chiến lược kinh doanh, các CEO cần theo dõi chặt chẽ xem đội ngũ của mình có đạt được các chỉ tiêu bán hàng để đề ra không. Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn trực quan hoá các dữ liệu quan trọng về kết quả sales. 

Chỉ số này sẽ cho bạn thấy các hoạt động bán hàng của mình có đang đi đúng hướng hay cần sự điều chỉnh nhất định. Điểm mấu chốt ở đây là hoàn thành, và lý tưởng là vượt qua những chỉ tiêu đã được đề ra.

  • Customer churn rate: Tỷ lệ khách hàng rời đi

Mất đi khách hàng là một điều đáng tiếc, thế nhưng bạn cần theo dõi nghiêm ngặt chỉ số này để có thể đánh giá, dự đoán các xu hướng cũng như cải thiện các chiến lược để giữ chân khách hàng.

 Các chỉ số liên quan khác:

  • Upsell & cross-sell rates: Tỷ lệ bán thêm và bán kèm
  • Profit margin per sales rep: Tỷ suất lợi nhuận trên một nhân viên bán hàng
  • Incremental sales by campaign: Mức tăng trưởng bán hàng thông qua chiến dịch

5. Dashboard quản lý doanh nghiệp SaaS

Công nghệ số ngày càng phát triển, SaaS (software as a service – phần mềm dạng dịch vụ) ngày càng trở nên phổ biến. Nếu bạn là CEO của một công ty SaaS, mẫu dashboard dưới đây sẽ giúp bạn đạt được và thậm chí là vượt mục tiêu đã đề ra. 

Có 4 KPI được thiết kế để theo dõi và đo lường: tỷ lệ khách hàng rời đi (customer churn), chi phí để có được khách hàng (customer acquisition costs – CAC), doanh thu định kỳ hàng tháng (recurring monthly revenue) và doanh thu trung bình trên mỗi đơn vị (average revenue per unit – ARPU). Mẫu CEO dashboard này cung cấp những dữ liệu quan trọng phục vụ cho việc tăng trưởng, nâng cao hiệu suất, tính linh hoạt và lên kế hoạch chiến lược.

Cho dù doanh nghiệp SaaS của bạn chỉ mới thành lập hay đã hoạt động được một thời gian và đang tìm cách mở rộng đối tượng khách hàng, mẫu dashboard quản lý này chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực của bạn.

Các chỉ số quan trọng cần đưa vào dashboard:

  • Customer Acquisition Costs – CAC: Chi phí để có được khách hàng

CAC là một KPI quan trọng cho bất cứ doanh nghiệp SaaS nào bởi nó cho bạn biết bao nhiêu chi phí đã được bỏ ra để có thể thuyết phục một khách hàng tiềm năng mua sản phẩm/dịch vụ của mình. Số liệu này cần được theo dõi thường xuyên để từ đó có được những phân tích đắt giá.

  • Monthly Recurring Revenue – MRR: Doanh thu định kỳ hàng tháng

Các CEO của công ty Saas thường theo dõi chặt chẽ chỉ số MRR vì nó là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp có đang phát triển tốt không. Đặc biệt, nó còn giúp bạn đưa ra những dự báo tài chính chính xác dựa vào lượng đăng ký (subscription) của khách hàng.

Một SaaS dashboard hoàn chỉnh sẽ đề cập tới MRR như một trong những chỉ số quan trọng nhất, đặc biệt là đối với các lãnh đạo cấp điều hành, bởi doanh thu định kỳ hàng tháng giữ một vai trò then chốt trong việc phát triển kinh doanh.

  • Average Revenue Per Unit – ARPU: Doanh thu trung bình trên mỗi đơn vị

ARPU là doanh thu trung bình trên mỗi đơn vị (ở đây là trên mỗi người dùng hoặc tài khoản). Chỉ số này rất quan trọng bởi nó nói lên doanh thu có được từ khách hàng từ tổng doanh số bán hàng. Điểm mấu chốt ở đây là duy trì chi phí có được khách hàng (customer acquisition cost) thấp hơn ARPU, như vậy thì bạn mới có được lợi nhuận bền vững.

3 chú ý khi xây dựng CEO dashboard giúp quản lý hiệu quả quy trình vận hành

1. Xác định các KPI và số liệu quan trọng, phù hợp

Để đảm bảo dashboard của bạn đem đến những thông tin giá trị, việc xác định các KPI phù hợp là một điều kiện tiên quyết. Nếu mẫu báo cáo của bạn đề cập tới những KPI không liên quan, chẳng phải chúng sẽ trở nên thừa thãi và vô ích hay sao?

Hãy ngồi xuống và làm việc cùng đội nhóm của bạn với một tinh thần cởi mở, hợp tác và kiểm tra lại các quy trình hiện tại cũng như các đề xuất về mục tiêu kinh doanh. Khi bạn đã thiết lập các mục tiêu và nắm rõ các quy trình, bạn sẽ xác định được các KPI phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó tạo nên một mẫu báo cáo có tính thuyết phục cao.

2.  Sử dụng hình ảnh trực quan hoá phù hợp

Sau khi đã thiết lập các KPI phù hợp, bạn cần thiết kế dashboard của mình một cách tương ứng. Các KPI khác nhau sẽ cần được thiết kế & minh hoạ khác nhau sao cho phù hợp với tính chất và công dụng của từng loại.

3. Tổng hợp bức tranh vận hành marketing, tài chính, sales,.. – tất cả trong một

Là một CEO, bạn sẽ cần truy cập tới rất nhiều loại dữ liệu của công ty, liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau. Do đó, bạn cần một cái nhìn toàn cảnh và đầy đủ về tình trạng doanh nghiệp, nhưng đồng thời vẫn nắm bắt được những thông tin quan trọng nhất ở một vài khía cạnh cốt lõi. 

Để tận dụng được sức mạnh của dữ liệu trong việc quản lý, bạn cần tích hợp và bao quát được thông tin toàn cảnh (về marketing, sales, tài chính,…). Thông thường, các mẫu báo cáo sẽ được tuỳ chỉnh theo mục đích & yêu cầu của bạn, thế nhưng, hãy chắc chắn rằng các báo cáo có khả năng cung cấp cho bạn một bức tranh toàn diện, thay vì chỉ tập trung vào một vài khía cạnh phiến diện.

Đây là tư duy mà khoá học Data System của Tomorrow Marketers muốn truyền tải, để giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hoá dữ liệu và khai phá những tiềm năng tăng trưởng ngay từ dữ liệu nội bộ. Khóa học Data System sẽ giúp bạn hiểu rõ:

  • Tầm quan trọng của hệ thống dữ liệu nội bộ đối với sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
  • Cấu trúc của hệ thống dữ liệu nội bộ: Hiểu rõ các thành phần của một hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh.
  • Tư duy xây dựng quy trình và số hoá quy trình kinh doanh nhằm thu thập được dữ liệu qua thời gian
  • Tư duy xây dựng đường ống dữ liệu và nhà kho dữ liệu, giúp doanh nghiệp chuẩn hoá dữ liệu từ sớm.
  • Tư duy khai thác dữ liệu để xây dựng báo cáo quản trị, cung cấp bức tranh toàn cảnh của kinh doanh và giám sát hoạt động. 

Tìm hiểu về khóa học ngay tại đây.

Bài viết bởi Datapine và được biên dịch bởi Tomorrow Marketer, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!

Tagged: