Tuyển dụng nội bộ: Khi ứng viên tiềm năng ở ngay trong doanh nghiệp của bạn

tuyển dụng nội bộ
marketing foundation

Tomorrow Marketers – Nguồn tuyển dụng nhân sự không chỉ đến từ bên ngoài, nó đến từ ngay trong đội ngũ của bạn. Những ứng viên tài năng nhất trong nội bộ doanh nghiệp có thể đang chờ được bạn tìm thấy và cân nhắc cho các vị trí còn trống. Tuyển dụng nội bộ không chỉ giúp bạn tận dụng nguồn lực hiệu quả, mà hơn hết nó tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực và sự nghiệp, từ đó tăng mức độ gắn kết của họ với công ty. 

Vậy có những hình thức tuyển dụng nội bộ nào và làm sao để thúc đẩy tuyển dụng nội bộ hiệu quả? Cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Những hình thức tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng nội bộ (internal hiring) là tuyển dụng chính các nhân sự đã và đang làm việc tại công ty. Đây là hình thức tuyển dụng phổ biến sau external hiring – tuyển dụng ngoài doanh nghiệp. Theo thống kê, tuyển dụng từ nguồn lực nội bộ tại các công ty Việt Nam chiếm khoảng 15-28%. Trong khi ở các tập đoàn quốc tế với lượng nhân sự khổng lồ, con số này lên đến 55% hoặc hơn. Nhìn chung, việc tuyển dụng nội bộ chiếm tỷ lệ nhiều hay ít phụ thuộc vào rất nhiều khía cạnh của một công ty, không có một tỷ lệ chính xác nào chung cho mọi công ty.

Dưới đây là một số hình thức tuyển dụng nội bộ phổ biến bạn có thể áp dụng:

  • Luân chuyển nhân sự giữa các bộ phận, phòng ban: Chuyển nhân viên từ vị trí hiện tại sang vị trí khác đang cần nhân lực hơn.
  • Tiến cử nhân viên lên vị trí cao hơn: Đề bạt những nhân viên đủ năng lực lên vị trí cao hơn với trách nhiệm lớn hơn và mức lương tốt hơn.
  • Mời nhân viên cũ về làm việc: Liên hệ lại với nhân viên cũ có năng lực tốt, từng đạt thành tựu trong thời gian làm việc tại công ty. 
  • Tuyển dụng nhân viên thời vụ/ bán thời gian thành nhân viên chính thức: Tuyển người qua việc đào tạo họ từ vị trí thực tập/ bán thời gian. Những ứng viên trẻ chưa có kinh nghiệm hoàn toàn có tiềm năng trở thành nhân sự tốt sau thời gian học nghề.
  • Giới thiệu nội bộ: Khuyến khích nhân sự nội bộ giới thiệu ứng viên tiềm năng cho các vị trí đang trống trong công ty. Thông thường, các công ty sẽ có chính sách thưởng cho những người giới thiệu thành công hồ sơ ứng tuyển.

2. Lợi ích của việc tuyển dụng nội bộ

Rút ngắn thời gian tuyển dụng

Hành trình để tuyển một ứng viên ngoài doanh nghiệp (external hiring) không hề đơn giản và nhanh chóng. Những người làm tuyển dụng phải đi qua một loạt công đoạn từ tìm ứng viên (qua việc tạo nguồn hoặc đăng tin tuyển dụng trực tiếp), đến đánh giá hồ sơ và thuyết phục họ gia nhập công ty. Tất cả những hoạt động này đều cần thời gian.

Trong khi đó, một ứng viên đến từ nội bộ công ty đã đang làm trong văn phòng của bạn, bạn không cần đi tìm đâu xa hay nghĩ cách để kết nối với họ. Bạn cũng dễ dàng có sự đánh giá chính xác về họ qua việc theo dõi hồ sơ của họ và những báo cáo kết quả, hiệu suất được lưu trữ trong dữ liệu công ty. Bản thân những người này cũng đã đi qua giai đoạn sàng lọc để phù hợp với văn hóa công ty bạn. Họ không cần thêm cuộc phỏng vấn với thời lượng dài để giới thiệu chi tiết về mình. Tất cả những lợi thế này sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng của mình.

Tiết kiệm thời gian Onboarding

Hầu hết mọi ứng viên đều mất khoảng thời gian đầu để làm quen với vị trí mới. Nhưng những nhân viên nội bộ sẽ nhanh chóng bắt kịp hơn ở khoản này, bởi họ đã biết cách công ty hoạt động cũng như các chính sách của công ty. 

Và nếu bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn sẽ không cần lo lắng họ “lệch pha” với đội nhóm, tập thể. Họ đã hòa nhập sẵn với những con người của bạn. Hay nếu họ chỉ đổi vị trí trong cùng một phòng ban hoặc chuyển sang phòng ban khác với vị trí tương tự, họ có thể đã biết rất rõ về công việc mới của mình.

Cắt giảm chi phí tuyển dụng

Các nghiên cứu đã chỉ ra việc tuyển dụng ngoài doanh nghiệp tiêu tốn gấp 1.7 lần tuyển trong nội bộ. Rõ ràng, khi chiêu mộ nhân tài từ nội bộ của mình, công ty không cần mất thêm chi phí cho việc:

  • Quảng cáo trên các trang tin tuyển dụng: Việc thông báo vị trí đang mở cho nhân viên nội bộ qua email hoặc newsletter nội bộ của công ty rất dễ dàng và hoàn toàn miễn phí.
  • Truy cập hồ sơ và dữ liệu ứng viên: Thay vì trả phí cho một số bên để có nguồn thông tin của ứng viên tiềm năng, bạn chỉ cần khảo sát các quản lý của từng phòng ban rằng có thành viên nào trong nhóm họ phù hợp với vị trí đang tuyển. Một số công ty lớn có riêng phần mềm quản lý nhân sự HRIS để người làm tuyển dụng có thể chủ động lọc ra những ứng viên nội bộ tiềm năng.
  • Xác minh lý lịch của ứng viên (background check): Một số công ty hiện nay trả phí cho các bên dịch vụ/ phần mềm để kiểm tra lý lịch ứng viên, nhằm xác minh lịch sử làm việc của họ có đúng như hồ sơ khai không, cũng như lý lịch cá nhân liệu có lành mạnh,… Nhân viên nội bộ đã trải qua một lần xác minh này khi được tuyển vào. Và bạn cũng đã nắm được năng lực của họ ở mức nào dựa trên phản ánh từ người quản lý và hồ sơ của họ.

Tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty

Việc tuyển dụng nội bộ truyền đi thông điệp rằng bạn coi trọng nhân viên của mình và muốn đầu tư vào họ. Dù đó là thăng tiến cho họ lên vị trí cao hơn đang trống, hay cho phép họ chuyển sang vị trí khác thuộc mảng họ quan tâm. Nhân viên của bạn sẽ hiểu rằng mình luôn có cơ hội để phát triển tại công ty. Từ đó, giúp bạn tăng mức độ gắn kết và giữ chân nhân viên.

3. Tuyển dụng nội bộ thế nào cho hiệu quả?

Có 2 yếu tố chính quyết định độ hiệu quả của hình thức tuyển dụng nội bộ: 

  • Bạn có tạo điều kiện cho việc luân chuyển giữa các vị trí nội bộ? Nếu bạn có bất cứ chính sách nào giới hạn việc luân chuyển vị trí trong công ty, khả năng cao bạn sẽ bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng nhất từ nội bộ của mình.
  • Bạn có xây dựng văn hóa doanh nghiệp khuyến khích, thúc đẩy sự phát triển của nhân viên? Nếu người quản lý thấy việc giữ nhân viên ở lại với đội nhóm của mình quan trọng hơn sự phát triển của họ, họ có thể vô tình cản trở mọi nỗ lực tuyển dụng nội bộ của bạn.

Như vậy để tuyển dụng nội bộ hiệu quả, dưới đây là một số lời khuyên cho bạn:

Thiết kế chính sách luân chuyển nội bộ linh hoạt

Giảm thiểu tối đa những điều khoản hạn chế việc luân chuyển và chỉ đặt ra một số giới hạn để đảm bảo tính công bằng. 

Chẳng hạn, điều khoản như nhân viên chỉ được phép chuyển vị trí khi có sự đồng ý từ quản lý cần được lược bỏ. Người quản lý đôi khi phản đối việc luân chuyển nội bộ vì không muốn mất đi các thành viên tốt trong nhóm. Hành động này có thể khiến nhân viên bất mãn rằng họ không được tạo điều kiện phát triển và muốn rời đi. Nếu họ là ứng cử viên sáng giá cho vị trí đó, việc ngăn họ chuyển công tác sẽ là một mất mát của công ty.

Để giải quyết vấn đề này, hãy làm “cách mạng tư tưởng” cho những người quản lý của bạn trong các cuộc họp hoặc đào tạo để nhấn mạnh thông điệp:

  • Luân chuyển nội bộ mang lại lợi ích cho công ty.
  • Nhân viên sẽ hài lòng và gắn bó với đội nhóm hơn khi được khuyến khích phát triển trong công ty.

Ngoài ra, hãy đảm bảo việc luân chuyển nội bộ này được thực hiện nhanh chóng thông qua các thủ tục giấy tờ tối thiểu. Một quy trình rườm rà sẽ gây khó dễ cho nhân viên của bạn khi họ đang ở giữa giai đoạn hoàn thiện trọng trách của vai trò cũ và thích nghi với vị trí mới.

Xây dựng quy trình giới thiệu nội bộ hiệu quả

Một quy trình là vô cùng cần thiết giúp bạn tiết kiệm thì giờ mỗi khi cần huy động tuyển dụng nội bộ. Bạn có thể thiết lập quy trình này bằng cách ứng dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Hệ thống này sẽ cho phép bạn gửi email tự động để yêu cầu nhân viên của mình giới thiệu ứng viên (đến từ nội bộ hoặc ngoài doanh nghiệp) cho các công việc khác nhau. Cụ thể như sau:

  • Gửi email cho tất cả nhân viên để nhắc nhở rằng họ có thể giới thiệu những đồng nghiệp có thể đủ tiêu chuẩn cho vị trí này.
  • Gửi một email riêng cho người quản lý, khuyến khích họ đề cử các thành viên trong nhóm – người họ tin rằng đã sẵn sàng cho bước tiếp tiến theo trong sự nghiệp.

Lên sẵn kế hoạch kế nhiệm các vị trí trong nội bộ

Kế hoạch kế nhiệm, hay còn gọi là kế hoạch thay thế (succession planning), là chiến lược đào tạo cho nhân viên các kỹ năng lãnh đạo, quản lý,… để họ sẵn sàng lấp vào các vị trí quan trọng của công ty khi có người rời đi. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho tuyển dụng nội bộ hiệu quả. Kế hoạch này cần được cân nhắc dựa trên nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai của công ty, cũng như tiềm năng của nhân viên.

Khi xây dựng kế hoạch kế nhiệm, hãy để các quản lý của bạn tham gia càng nhiều càng tốt. Quá trình này sẽ thúc đẩy người quản lý suy nghĩ về con đường sự nghiệp của các thành viên trong nhóm và tìm cách giúp họ sẵn sàng cho các vị trí khác nhau.

Ngoài ra, khi triển khai các chương trình đào tạo cho mục đích kế nhiệm, hãy đảm bảo nhân viên của bạn có định hướng rõ ràng và đầy đủ các điều kiện để học những kĩ năng mới và phát triển một cách chuyên nghiệp. Bạn cũng nên gặp mặt các trưởng bộ phận để thảo luận về ngân sách đào tạo, đồng thời, yêu cầu các quản lý phổ biến về cơ hội này với nhóm của họ.

Giới thiệu và lan tỏa các thông tin hấp dẫn về vị trí cần tuyển tới nội bộ 

Sau khi đã có chính sách phù hợp, hãy quảng cáo các vị trí đang trống để lôi cuốn các tài năng nội bộ của bạn. Áp dụng ngay hướng dẫn sau:

Viết mô tả công việc (Job Description) hấp dẫn 

Có một số điểm sau bạn cần điều chỉnh nếu muốn thu hút ứng viên nội bộ của mình:

  • Mô tả cụ thể về tình hình của phòng ban/ bộ phận: Bên cạnh giới thiệu về nhiệm vụ của bộ phận đó, những gì nhóm đang làm hiện tại cũng như trong tương lai, hãy phân tích kĩ hơn rằng nhân viên nội bộ của bạn sẽ phù hợp thế nào với đội ngũ mới này. 

Ví dụ: “Team Product Marketing đang nỗ lực thu hút sự chú ý của khách hàng tới sản phẩm và thuyết phục đối tượng tiềm năng đăng ký dùng thử. Nhóm đang chuẩn bị tham gia các triển lãm thương mại và tổ chức một số sự kiện nội bộ với mong muốn hiện thực hóa mục tiêu trên. Để thực thi tốt các hoạt động này, team cần thêm sự trợ giúp của một người điều phối sự kiện (event coordinator) từ nội bộ công ty”.

  • Nhấn mạnh những lợi ích sẽ nhận được: Để thu hút được các ứng viên nội bộ có năng lực nhất, hãy cung cấp lý do khiến họ muốn chuyển từ vị trí hiện tại của họ sang vị trí mới. Chẳng hạn, bạn có thể cho họ biết rằng vai trò mới này sẽ có mức thưởng hậu hĩnh hơn đi kèm các đặc quyền khác.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về quá trình ứng tuyển: Hãy phổ biến chi tiết quy trình ứng tuyển của ứng viên nội bộ, rằng họ phải đi qua những bước nào. Đồng thời, đảm bảo quá trình đó dễ dàng và đơn giản hết mức có thể (chẳng hạn, thiết kế biểu mẫu ứng tuyển ngắn gọn, chỉ mất ít phút điền thông tin). Bên cạnh đó, hãy giữ bí mật về đơn ứng tuyển của họ, bởi nếu không may “hụt” vị trí đó, họ có thể sẽ khó đối mặt với các thành viên trong nhóm cũ.

Lan tỏa tin tuyển dụng dưới nhiều hình thức

Để đảm bảo quảng cáo việc làm của bạn được toàn bộ công ty nhìn thấy, hãy cố gắng phân phối nó theo nhiều cách nhất có thể:

  • Đăng trên trang mạng nội bộ của công ty
  • Đính kèm dưới newsletter của công ty
  • In thông tin dán lên bảng thông báo (bulletin board) của công ty
  • Gửi email cho toàn công ty

Và không dừng lại ở đó, bạn cũng có thể chúc mừng, khen ngợi công khai những ứng viên nội bộ đã thành công ở vị trí mới của họ qua hệ thống email công ty hoặc các cách khác tương tự. Điều này sẽ gián tiếp thúc đẩy nhân viên ứng tuyển, đồng thời cho họ thấy mình luôn được cổ vũ và tạo điều kiện để luân chuyển và phát triển trong công ty bạn!

Tạm kết

Doanh nghiệp có thể tìm thấy những ứng viên tài năng nhất ngay trong nội bộ. Để huy động nguồn lực nội bộ hiệu quả, hãy có những cách tạo điều kiện cho việc luân chuyển giữa các vị trí nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp khuyến khích, thúc đẩy sự phát triển của nhân viên.

Nếu bạn mong muốn tìm hiểu sâu hơn về các chiến lược và kênh tuyển dụng thu hút nhân viên nội bộ cũng như ứng viên tiềm năng, tham khảo ngay khóa học Employer Branding & Hiring của Tomorrow Marketers. Khóa học được thiết kế để giúp bạn ứng dụng Marketing vào hoạt động tuyển dụng, trọng tâm vào các nội dung như:

  • Thu hút ứng viên qua content, PR & event
  • Ứng dụng mạng xã hội
  • Tối ưu các nền tảng tuyển dụng
  • Quản lý nguồn ứng viên qua phần mềm

Tìm hiểu ngay khóa học Employer Branding & Hiring.

khóa học employer branding & hiring

Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!

Tagged: