10 Tips tránh micro-management cho nhà quản lý

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Nhiều Account/ Brand Manager trẻ mới được bổ nhiệm, với tinh thần trách nhiệm cao độ thường chọn cách quản lý Micromanagement để kiểm soát team của mình để đảm bảo không có một sai sót nào xảy ra, đặc biệt trong thời COVID-19 khi phải làm việc từ xa. Cách quản lý này sẽ rất hợp với các nhân viên mới chưa rành việc, hoặc người không có tính tự giác, kỉ luật cao, cần được đốc thúc. Tuy nhiên điểm yếu của micromanagement là tiêu tốn quá nhiều thời gian của manager, gây cảm giác bị kiểm soát, áp lực cao độ cho nhân viên. Vậy làm sao để tránh micromanagement nhưng vẫn đảm bảo dự án chạy mượt và không trễ deadline? 

1. Tách mình ra khỏi tập thể

Nhiều nhà quản lý mặc dù đã bàn giao công việc cho nhân viên nhưng lại không thực sự “rời đi”, thậm chí có người còn một mình ôm đồm tất cả công việc nhằm đảm bảo hiệu quả công việc ở mức tối đa. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy mình không được tin tưởng. Do đó, thay vì cố gắng giữ quyền kiểm soát, nhà quản lý chỉ cần nói cho nhân viên biết mục tiêu cuối cùng – đích đến (where to go) và tạo điều kiện cho nhân viên được lựa chọn hướng đi (how to get there). Ví dụ, nhà quản lý có thể đặt mục tiêu “tăng 20% lượng engagement trong tháng 4 trên social media cho sản phẩm dầu gội đầu trị gàu Thái Dương 3”, sau đó để nhân viên thoải mái suy nghĩ và tìm ra những cách khác nhau để đạt được mục tiêu này. Tất nhiên manager sẽ phải tham gia vào duyệt plan và đánh giá kết quả mỗi tuần.  

2. Giao đúng việc cho đúng người

Trong một nhóm hoặc một công ty, người quản lý cần hiểu rõ năng lực của nhân viên để giao việc cho người có khả năng hoàn thành nó tốt nhất. Một người quản lý giỏi là người có khả năng giao việc tốt, biết chọn đúng người ngồi vào đúng ghế. Ví dụ, nhân viên A biết sử dụng thành thạo Photoshop và Illustrator, hãy giao cho A việc thiết kế các ấn phẩm truyền thông. Nhân viên B có khả năng ngoại ngữ, viết lách tốt, hãy giao cho B việc dịch các tài liệu, báo cáo và viết bài đăng trên website. Bằng cách này, mỗi nhân viên sẽ có cơ hội phát huy tối đa năng lực của bản thân, các công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp cả team tiến đến mục tiêu chung một cách dễ dàng hơn. Thay vì tập trung khắc phục điểm yếu, nhiều nhà quản lý hiện nay đã chọn tập trung phát huy điểm mạnh của nhân viên.  

3. Đã giao việc là cần trao niềm tin cho nhân viên

Lý do đằng sau sự khắt khe quá mức của đa số các micromanager đó là sự thiếu tin tưởng nhân viên. Họ không đặt niềm tin vào nhân viên của mình vì cho rằng không ai có thể làm tốt công việc hơn chính bản thân họ. Tuy nhiên, lúc này các micromanager cần xem xét kỹ lưỡng để tin tưởng đúng người – giao việc cho những nhân viên có tính tự giác, tinh thần trách nhiệm cao để đảm bảo hiệu quả công việc. Sức mạnh của niềm tin rất lớn, do đó, nếu biết tận dụng, các nhà quản lý sẽ có thể tạo động lực làm việc cho nhân viên, giúp nhân viên thêm tự tin và nỗ lực hết mình vì công việc. 

4. Hoan nghênh những đổi mới, sáng tạo

Đội ngũ nhân viên trong công ty sẽ không thể phát triển nếu chỉ biết làm những việc được giao. Là một nhà quản lý – đặc biệt là trong ngành Marketing, hãy luôn khuyến khích nhân viên bày tỏ quan điểm cá nhân, đưa ra những sáng kiến độc đáo để xây dựng và phát triển công ty. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy mình có tiếng nói trong tập thể, những góp ý của họ được trân trọng, từ đó luôn nỗ lực làm việc với tinh thần trách nhiệm cao và đóng góp nhiều giá trị cho công ty hơn. Ví dụ, một bạn thực tập sinh tại Ogilvy có ý tưởng sáng tạo cho một quảng cáo mới của client cũng nên được hoan nghênh, dù có thể ý tưởng đó còn cần phải gọt giũa lại nhiều. Đặc biệt khi Covid tới, nhiều thứ tưởng là bất khả thi trước kia lại đang trở nên thật hợp lý. 

5. Có cái nhìn tích cực hơn về những sai lầm

Quá cầu toàn cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến micromanagement. Vì vậy, thay vì cố gắng khiến mọi việc trở nên hoàn hảo từng bước từng bước một, các nhà quản lý nên để cho nhân viên được mắc sai lầm. Hãy nhìn nhận những sai lầm của nhân viên theo hướng tích cực hơn bởi đó là cách để họ học tập và rút kinh nghiệm. Nếu công việc nhân viên làm chưa đạt yêu cầu, người quản lý cần bắt tay vào cùng thực hiện nó cho đến khi đạt yêu cầu, sau đó cùng ngồi lại trao đổi với nhân viên để giúp họ nắm được tiêu chuẩn chung, từ đó cải thiện cách làm trong tương lai. Điều này cũng giúp nhân viên có thêm động lực hoàn thiện mình, có thái độ cầu tiến, dám nghĩ dám làm, biết đứng lên từ những sai lầm để tìm ra phương án tối ưu nhất cho công việc.

6. Đưa ra phản hồi nhanh chóng và phù hợp

Ai cũng cần những ý kiến phản hồi để hoàn thiện bản thân và cải thiện kết quả công việc. Tuy nhiên, những chỉ trích hoặc nhận xét tiêu cực sẽ không mang lại lợi ích gì cho người nghe. Đối với những nhà quản lý, việc đưa ra những phản hồi nhanh chóng kịp thời, có tính xây dựng sẽ giúp nhân viên hiểu mình nên/ không nên làm gì để đạt được mục tiêu. Cách đưa ra phản hồi cũng vô cùng quan trọng, bởi người quản lý cần cân nhắc xem khi nào nên phản hồi chi tiết, khi nào nên phản hồi tổng quan để tạo cơ hội cho nhân viên cùng suy nghĩ và hành động, thay vì lúc nào cũng cầm tay chỉ việc từng chút một cho nhân viên. 

7. Quản lý các mục tiêu thay vì quản lý các nhiệm vụ

Đa số các nhà quản lý dành rất nhiều thời gian để yêu cầu nhân viên làm các nhiệm vụ, nhưng đôi khi nhân viên lại không biết mục tiêu cụ thể của từng nhiệm vụ đó là gì. Một nhà quản lý giỏi sẽ truyền đạt đến từng nhân viên trong công ty về mục tiêu cuối cùng của công việc, tiến trình công việc (timeline) và thời hạn (deadline) cụ thể của từng công việc để biến nó thành tầm nhìn chung của cả tập thể. Ví dụ, nhãn hàng Closeup đặt mục tiêu tăng 30% mức độ nhận diện trên social media cho sản phẩm kem đánh răng chanh muối biển mới trong tháng 4. Lúc này, nhân viên sẽ phải đưa ra các phương án cụ thể nhằm hiện thực hóa mục tiêu, và nhiệm vụ của người quản lý là theo dõi tiến độ công việc để có những tư vấn, định hướng phù hợp cho cả team. Ngoài ra, những công cụ, ứng dụng, phần mềm quản lý cũng sẽ giúp các nhà quản lý điều phối, theo dõi và đánh giá tiến độ công việc tốt hơn, tránh việc lo lắng quá mức và đi vào lối mòn của micromanagement.

8. Hiểu rõ phạm vi công việc của mình

Ở vị trí của một người quản lý, 80% thời gian cần được sử dụng cho việc quản lý chung và 20% còn lại dành cho việc tìm ra những giải pháp hoặc hướng đi mới cho tập thể. Nếu chỉ chăm chăm vào quản lý nhân viên một cách quá chi tiết, người quản lý sẽ không có thời gian để suy nghĩ và đưa ra những sáng kiến mới giúp công ty phát triển hơn. Do đó, điều quan trọng là các nhà quản lý cần đào tạo nhân viên để họ có thể làm tốt công việc của mình và dành thời gian cho những việc lớn hơn. Nếu nhận thấy 100% thời gian của mình đang dành để quản lý team và không có thời gian để nghĩ về những định hướng mới, thì chắc chắn nhà quản lý phải điều chỉnh lại quỹ thời gian của mình ngay. 

9. Xây dựng văn hóa làm việc tự giác, trách nhiệm

Những nhà quản lý thông minh là những người quan tâm đến việc xây dựng văn hóa công ty hơn là quản lý con người một cách máy móc. Họ là những người có khả năng tạo ra những giá trị, niềm tin và cách ứng xử chuẩn mực nơi công sở, khiến mọi suy nghĩ và hành động của nhân viên đều vừa thoải mái, lại vừa mang tính kỉ luật, trách nhiệm cao. Tới lúc này thì người quản lý sẽ không cần quá bận tâm đến micromanagement nữa. Ví dụ, team Planning thường nước đến chân mới nhảy, dẫn tới giờ làm việc không khoa học, hay trễ deadline, và nhà quản lý có thể đặt ra các rule “làm ra làm, chơi ra chơi” chẳng hạn. 

10. Trao đổi với nhân viên về cách quản lý mà họ mong muốn

Cách đơn giản và hiệu quả nhất để điều chỉnh cách quản lý đó là đặt câu hỏi và thoải mái đón nhận những phản hồi từ nhân viên. Điều này không chỉ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin quan trọng, mà còn xây dựng niềm tin và sự tự chủ đối với nhân viên – một giải pháp giúp đôi bên cùng có lợi. Ví dụ, bộ phận Marketing của nhãn hàng Rejoice đang chuẩn bị tung dòng sản phẩm dầu gội Rejoice Micellar mới ra thị trường Việt Nam. Lúc này, người quản lý có để trao đổi trực tiếp với nhân viên xem họ có cần sự giúp đỡ nào không, họ muốn được hỗ trợ như thế nào để vừa tạo không gian thoải mái cho cả team, vừa đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Đọc thêm: Cách ly với các cám dỗ khi làm việc ở nhà như thế nào?

Tạm kết 

Đối với việc quản lý, đào tạo nhân viên mới hoặc những nhân viên có tính kỷ luật kém, micromanagement sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn. Còn đối với những nhân viên có tính tự giác cao, có khả năng quản lý công việc tốt, các nhà quản lý nên trao quyền cho họ, tránh kiểm soát quá mức gây mất tinh thần làm việc. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý có thêm thời gian suy nghĩ, lên kế hoạch và đưa ra những chiến lược dài hơi hơn nhằm phát triển công ty. Tham khảo khóa học Marketing Foundation của Tomorrow Marketers ngay hôm nay để trang bị tư duy bài bản về Marketing và kinh doanh cùng các Brand Managers nhé!

kiến thức nền tảng Marketing