Kinh nghiệm làm việc với content freelancer: làm sao để tuyển dụng, đào tạo và giữ chân người tài?

marketing foundation

Tomorrow Marketers – Freelancer dần trở thành “cần câu cơm” được nhiều người tìm đến, đặc biệt với xu hướng làm việc ngoài văn phòng dần trở nên phổ biến. Song song với đó, nhiều doanh nghiệp cũng tìm tới freelancer để có thêm nguồn nhân lực với chi phí tối ưu hơn so với việc xây dựng một đội ngũ Inhouse đầy đủ chức năng và vị trí. Trong bài viết sau, hãy cùng TM tìm hiểu một số bí quyết giúp doanh nghiệp có thể liên hệ, tuyển dụng, đào tạo và có mối quan hệ làm việc hiệu quả với content freelancer. 

1. Bạn có thực sự cần tìm tới freelancer không, hay việc sử dụng nguồn lực Inhouse vẫn mang lại nhiều ích lợi hơn?

Tuyệt vời nhất là doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ content Inhouse bởi họ là những người có chuyên môn cao về ngành hàng, thấu hiểu công ty, đặc điểm sản phẩm/dịch vụ đang cung cấp.

Tuy nhiên, để đội ngũ content này hoạt động mang lại hiệu quả:

  • Giám đốc điều hành (CEO) hiểu và đồng ý với việc nhân viên có thể đầu tư thời gian vào việc tạo ra nội dung.
  • Bản thân nhân viên muốn đóng góp và xây dựng giá trị mới cho blog (song song với việc doanh nghiệp cần khuyến khích, tạo động lực cho họ)
  • Doanh nghiệp cần có content manager/leader có thể quản lý định hướng nội dung và deadline.
  • Doanh nghiệp cần phân bổ ít nhất 5% thời gian của nhân viên cho các hoạt động viết nội dung. 

Nếu không thể đáp ứng các yêu cầu phía trên, có thể doanh nghiệp bạn đang cần liên hệ tới các freelancer rồi. Liên hệ và làm việc với một nhóm các freelancer có thể giúp hoạt động nội dung của doanh nghiệp bạn có thể mở rộng quy mô. Một lời khuyên nhỏ: Một đội ngũ content nên có 3-5 thành viên trong nhóm, liên tục đóng góp và bồi đắp thêm nội dung mới cho đa nền tảng (đặc biệt là đối với blog trong phạm vi bài viết này).   

2. Làm sao để kết nối & tuyển dụng những content freelancer phù hợp và sáng giá? 

Một số nền tảng kết nối mà bạn có thể tìm đến bao gồm:

  • Các hội nhóm chuyên môn trên các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn,… Đặc biệt LinkedIn là một “điểm đến” tốt nhất để tuyển dụng những content freelancer có chuyên môn cao trong những ngành hàng đặc thù không quá phổ biến: từ nội dung khó nhằn của tài chính cho tới những nội dung kén người như xe côn ga,… 
  • Các mạng lưới kết nối giữa nhà tuyển dụng và content freelancer như Vlance.vn, Freelancerviet.vn, Upwork.com,…
  • Hoặc liên hệ các headhunter khác

Xây dựng bộ tài liệu giới thiệu thông tin khái quát

Để có được các thông tin giới thiệu hấp dẫn ứng viên và giúp họ có thể hình dung được khái quát, bạn sẽ cần tạo ra một bản tài liệu gồm 5 phần:

Giới thiệu về doanh nghiệp/công ty

Phần này cung cấp một số thông tin cơ bản cần biết về công ty của bạn, bao gồm:

  • Mô hình kinh doanh của công ty
  • Thị trường mục tiêu
  • Tầm nhìn (Vision), sứ mệnh (Mission) và câu chuyện thương hiệu (Brand Story) đằng sau lý do tại sao nó được thành lập
  • Thông tin về sản phẩm/dịch vụ
  • Giới thiệu ngắn gọn về chiến lược nội dung của công ty
  • Người đọc mục đích là ai, loại nội dung bạn đang tìm kiếm, mục tiêu của công ty với blog, v.v.

Mẫu bài viết

Trong phần này, bạn có thể nên đưa ra một số mẫu bài viết mà công ty đang định hướng tới. Đó có thể là những bài viết từ blog của bạn hoặc từ các trang web khác. 

Chỉ ra điều bạn thích ở các bài blog – mood & tone, định dạng, thể loại, hoặc bạn có thể điểm đáng chú ý trong cách truyền tải nội dung.

Phong cách nội dung mà công ty đang hướng tới

Ví dụ: 

  • Tông giọng của blog nhã nhặn, lịch sự và hữu ích với đầy đủ thông tin chuyên môn.
  • Tất cả các bài đăng trên blog phải đi sâu vào chủ đề bạn đang viết
  • Độ dài bài đăng trên blog phải từ 1000–1400 từ

Bài kiểm tra (Test)

Đây là một phần quan trọng giúp bạn có thể kiểm tra năng lực và khả năng của freelancer. Không chỉ vậy, đây cũng là bước quan trọng giúp bạn đánh giá một số tố chất cần có như mức độ tâm huyết, khả năng nghiên cứu và tìm hiểu,… Nếu vượt qua bài kiểm tra này, bạn có thể tiếp tục phỏng vấn hoặc bắt đầu ký hợp đồng để làm việc ngay. Cần lưu ý rằng, trước khi gửi bài kiểm tra, bạn cần thông báo trước cho họ nhằm cam kết không sử dụng những nội dung kiểm tra vào bất kỳ mục đích gì khác. 

  • Phần 1 của bài kiểm tra: Bạn có thể yêu cầu họ đưa ra 3 ý tưởng và outline ngắn cho 3 bài viết (và một câu mô tả quá trình suy nghĩ của họ cho mỗi ý tưởng) mà họ muốn viết dựa trên những gì họ tìm hiểu được chỉ trong phạm vi của tài liệu giới thiệu. Nếu các ý tưởng có khả năng và thực sự hay thì họ có tiềm năng để phát triển hơn nữa nếu có thêm thông tin và sự hướng dẫn.
  • Phần 2 của bài kiểm tra: Tiếp theo, bạn có thể yêu cầu họ chọn ra một trong ba ý tưởng đó để viết thành một bài viết hoàn chỉnh. Phần kiểm tra này giúp bạn có thể đánh giá khả năng viết thực tế của họ (creation). Nếu bài viết chỉ phải chỉnh sửa lại các lỗi tối thiểu và có thể phát triển nội dung đúng theo yêu cầu đã đề ra, bạn đã có thể thực hiện một cuộc gọi 30 phút để thảo luận sâu hơn về blog, công ty và các điều khoản làm việc, thanh toán và chi tiết hơn.

Một số tips bạn có thể tham khảo để tuyển dụng một content freelancer phù hợp

  • Đối với những lĩnh vực không quá phổ biến và đòi hỏi sự am hiểu, hãy thử tìm các bài viết chuyên môn trước tiên: Bạn có thể tìm đọc các ấn phẩm đã phát thành nhằm tiếp cận tới người viết thông qua các thông tin liên hệ như email hay tài khoản mạng xã hội. 
  • Đặc biệt “kỹ tính” đối với content quảng cáo hoặc bài viết mang tính chuyển đổi: Đừng chỉ nói rằng bạn đang tìm người viết mô tả sản phẩm ô tô. Giả sử bạn đang tìm người viết mô tả sản phẩm cho “nội thất, thùng xe và các bộ phận động cơ cho Ford Mustang thế hệ đầu tiên”. Bạn có thể ghi chú rằng “Nếu bạn không hiểu sự khác biệt giữa Mustang 1966 và 1967, hãy tiếp tục tìm hiểu thêm thông tin nhé.”
  • Yêu cầu bài viết mẫu thay vì một bản CV: Có những freelancer không có bằng cấp trong lĩnh vực viết lách, thế nhưng thậm chí họ còn viết ra những nội dung tốt hơn những người có bằng MBA về nội dung. 

5 tiêu chí đánh giá một content freelancer chất lượng

  • Không bao giờ ăn cắp ý tưởng: Bạn hẳn sẽ không muốn nhìn thấy những bài viết vừa đăng tải trên blog của doanh nghiệp lại được vay mượn hay thậm chí là giống hệt câu từ ở blog của đối thủ đâu. 
  • Kỹ tính, chú trọng chi tiết và chính xác: Nếu ứng viên không có khả năng nghiên cứu và tìm hiểu về kiến thức mới, họ nên dừng bước tại đây trước khi khiến bạn đau đầu với chất lượng nội dung quá kém hoặc quá nông. 
  • Tôn trọng deadline: “Quá tam ba bận” – Ba lần trễ hạn nộp là quá đủ! 
  • Họ chú tâm tới content direction/brief/outline: Tất cả các content freelancer đều được cung cấp định hướng và mẫu nội dung của doanh nghiệp. Vì vậy, việc content freelancer chú tâm tới định hướng và các thông tin trong outline là điều quan trọng, đặc biệt nếu bạn muốn tuyến nội dung đi đúng hướng và cách triển khai không lạc đề. 
  • Họ chỉ mắc những lỗi ngữ pháp / lỗi chính tả tối thiểu: Người viết cũng có thể mắc phải lỗi sai. Nhưng “tối thiểu”, việc đúng chính tả và ngữ pháp sẽ cho thấy họ có tính cẩn thận.

3. Đào tạo cho các content freelancer như nào?

Các chủ agency hoặc chủ doanh nghiệp thường có hai xu hướng: đánh giá quá cao phần này hoặc hoàn toàn bỏ qua nó. Đào tạo các content freelancer và giữ cho họ phát triển không chỉ có lợi cho bạn mà còn giúp xây dựng một mối quan hệ dựa trên sự tôn trọng và có lợi cho họ. Khi các content freelancer hài lòng với công việc, họ thường có xu hướng tạo ra nội dung có chất lượng tốt nhất.

  • Liên tục chủ động cung cấp cơ hội học tập trong nâng cao kỹ năng viết và các kiến thức về lĩnh vực hiện tại: Việc liên tục đọc và cập nhật kiến thức về một lĩnh vực nhất định có thể làm khó các content freelancer. Vì vậy, bạn có thể cung cấp cho họ các cơ hội tiếp cận kiến thức mới như gửi sách, trả phí cho các webinar,… 
  • Thử thách họ bằng các nội dung ngoài lĩnh vực ngách (out-of-niche): content freelancer càng làm nhiều, họ càng học nhiều hơn khi nghiên cứu sâu về một chủ đề. Khi một content freelancer cảm thấy thoải mái khi viết nội dung trong phạm vi chuyên môn của mình thì việc đặt ra những thử thách mới là điều quan trọng để phát triển năng lực. Bạn có thể bắt đầu bằng việc yêu cầu họ kết hợp nội dung chuyên môn với những nội dung của lĩnh vực khác dưới góc nhìn đơn giản hóa.

4. Mức phí chi trả cho content freelancer như thế nào là hợp lý?

Lương thưởng và tiền nong luôn là câu chuyện tế nhị trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại là vấn đề cần được thảo luận và làm rõ nhất. Hãy trao đổi ngay từ email đầu tiên trước khi ký kết hợp đồng nhằm đảm bảo cả bạn và content freelancer đều không lãng phí thời gian. Một lưu ý nhỏ ngoài lề là hãy đảm bảo hợp đồng của bạn có ràng buộc hợp pháp về tính bảo mật thông tin và quyền sở hữu trí tuệ của các nội dung. Ngoài ra, đừng quên thanh toán ngay khi bài viết được trả lại đủ chất lượng và công việc được đánh dấu là hoàn thành. 

Vậy tính tiền thanh toán cho content freelancer theo phương thức nào?

Rõ ràng, trả lương theo giờ sẽ không mang lại hiệu quả. Content freelancer lựa chọn một công việc chủ động nhằm giúp họ linh hoạt trong thời gian, môi trường làm việc và phân bổ năng suất, chứ không phải với một mức lương tương đương với cách tính của nhân viên trong công ty. 

Vì vậy, bạn có thể suy nghĩ tới phương thức thanh toán trên mỗi bài viết hoàn chỉnh. Thông thường, những gì bạn cần làm là ấn định số lượng bài viết mỗi tháng và ước lượng khoảng thời gian nhất định cho mỗi bài viết cần hoàn thành, từ đó ước tính chi phí cho hoạt động sản xuất nội dung. Đây sẽ là cơ sở để bạn kiểm soát hoạt động của đội nhóm content freelancer, đồng thời dễ dàng trong việc đo lường ROI của nội dung.

Ngân sách bao nhiêu cho mỗi bài viết?

Điều này phụ thuộc rất nhiều vào mức độ phức tạp của định dạng nội dung, tính chuyên môn đòi hỏi, độ dài của bài viết, các yêu cầu về SEO,… 

Theo kinh nghiệm của agency chuyên về nội dung grow & convert tại thị trường Mỹ, thông thường, ngân sách rơi vào khoảng từ $350-450 cho mỗi bài viết. Bạn có thể tham khảo các con số và cách phân chia các cấp mức độ cho mỗi bài viết như dưới đây:

  • 200$ cho mỗi bài viết thử nghiệm: trước khi bắt đầu chính thức, bạn nên yêu cầu content freelancer một bài viết thử nghiệm để khẳng định mức độ phù hợp. Đối với những bài viết này, doanh nghiệp nên yêu cầu content freelancer nghe một cuộc phỏng vấn được ghi âm trước, chia sẻ quan điểm và các ý chính của bài viết và giao nhiệm vụ viết phần mô tả và ý chính đầu tiên dựa trên các thông tin đã cung cấp.
  • 350$ đối với các bài viết dao động từ 1000-3000 từ và với các nội dung có độ khó ở mức cơ bản: đây là những bài viết chỉ cần thuật lại từ phỏng vấn các chuyên gia và sẽ cần chỉnh sửa, bổ sung thêm từ các bài viết nhận được.
  • 450$ đối với các bài viết có chuyên môn cao và đòi hỏi người viết phải có kinh nghiệm, kiến thức và khả năng viết “chắc tay”. Thông thường, các content writer có thể đạt tới mức giá này khi đã làm việc 3-4 tháng với doanh nghiệp và đã làm quen với quy trình làm việc, có hiểu biết sâu hơn với các thông tin như sứ mệnh của doanh nghiệp, tính cách thương hiệu,… Việc nâng giá theo độ khó của bài viết không chỉ đảm bảo chất lượng nội dung được trả giá đúng mức mà còn giúp khuyến khích content freelancer làm việc hiệu quả hơn.

Mức chi phí này có thể điều chỉnh và thương lượng với Freelancer, miễn sao 2 bên cảm thấy thoải mái khi hợp tác cùng nhau.

5. Làm thế nào để tạo động lực cho content freelancer và giữ chân họ?

  • Hãy nhớ rằng mỗi người đều có những khoảng thời gian khác nhau trong “thăng hoa” sáng tạo: Không khó để bắt gặp các content freelancer gửi lại bài viết vào những thời điểm ngoài giờ hành chính, thậm chí là sau nửa đêm. Hãy đưa ra deadline thực tế và đừng kiểm soát những tiểu tiết. 
  • Đừng tạo ra quá nhiều áp lực về thời hạn: Bạn không thể khiến các content freelancer viết liên tục trong nhiều giờ, hoặc yêu cầu họ phải trả bài chỉ sau 1 ngày (hoặc phụ thuộc vào độ khó và mức chi tiết của nội dung). Để viết tốt, họ cần có thời gian viết và nghỉ tương đương nhau, điều này cho phép tâm trí của người viết sảng khoái và sẽ rõ ràng hơn trong mạch suy nghĩ.
  • Có các hình thức khuyến khích bằng hiện vật, tiền mặt và các cơ hội phát triển bản thân: Bạn có thể thêm vào hóa đơn một khoản tiền nhỏ giống như hoa hồng như một phần thưởng cảm ơn cho những bài viết chất lượng và hiệu suất làm việc tăng cao. Không cần quá thường xuyên, nhưng phải đủ để content freelancer có thể cảm nhận được sự tôn trọng thời gian và công sức của họ. Thông thường con số này là 10% hóa đơn và với tần suất vài tháng một lần. Ngoài ra, bạn còn có thể khích lệ họ bằng cách gửi tặng những cuốn sách về sở thích của họ hoặc các cơ hội học tập và phát triển khác. 
  • Giao tiếp liên tục: Lên kế hoạch cho các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng, ngay cả khi chỉ là một cuộc gọi tóm tắt kéo dài 15 phút để thảo luận về quy trình làm việc. Ngoài ra, hãy gửi email / nhắn tin cho họ ít nhất hàng tuần để hỏi xem họ có đang gặp khó khăn với bất cứ điều gì hoặc cần giúp đỡ công việc hay không. Tôi gửi email cho từng freelancer vào thứ Hai hàng tuần, hỏi họ xem liệu họ có đang đạt mục tiêu về thời hạn hay không và có cần trợ giúp gì không.
  • Tạo cho họ cảm giác sở hữu và đang đóng góp vào thành công của blog: Mục tiêu của bạn là xây dựng mối quan hệ lâu dài với content freelancer thay vì chỉ làm việc trong một vài bài viết rồi thôi. Đừng chỉ coi mối quan hệ hợp tác chỉ đơn thuần là vấn đề tiền bạc giá cả. Để làm được điều này, bạn có thể chia sẻ các chỉ số đo lường của bài viết với content freelancer hàng tháng để giữ họ tương tác và chia sẻ phản hồi về hoạt động của bài đăng. Điều này cung cấp cho họ phản hồi về bài đăng nào hiệu quả nhất và giúp họ tiến bộ hơn theo thời gian.

Đọc thêm: Làm sao để xây dựng và phát triển team content Inhouse?

Tạm kết

Hy vọng những kinh nghiệm chia sẻ trên có thể giúp bạn tuyển dụng một (hoặc đội ngũ) content freelancer chất lượng trong tăng trưởng và phát triển doanh nghiệp. Content Marketing được thực thi hiệu quả phải đến từ một bản chiến lược cụ thể, biết nên đầu tư kênh nào, phân chia nội dung theo phễu như thế nào. Từ đó, các manager/leader có thể phân chia kế hoạch nhân sự phù hợp, biết nên tận dụng lợi thế của từng người để đạt mục tiêu chung như thế nào, khối lượng nhân sự như vậy đã đủ hay chưa, nếu cần thêm freelancer thì sẽ là freelancer cho phần việc gì…. Nếu bạn còn đang gặp khó khăn trong việc lập chiến lược nội dung và xây dựng đội ngũ content marketing, tham gia ngay khóa học Content Marketing của Tomorrow Marketers nhé!

Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!

Tagged: